So digitalisieren Sie Dokumente richtig
Schriftliches aller Art in elektronische Dokumente umwandeln und per Mausklick verfügbar machen? Früher unmöglich, heute kein Problem. Wie sich dadurch Prozesse nachhaltig optimieren lassen, lesen Sie hier.
Digital Office
Als Arbeitsplatz zum Erledigen von Verwaltungsaufgaben ist das Büro das Rückgrat der Wirtschaft: Hier wird geplant, organisiert und koordiniert, was alle anderen Tätigkeiten von Unternehmen überhaupt erst ermöglicht. Die Aufgaben im Büro haben sich im Laufe der Zeit wenig verändert – ganz im Gegensatz dazu, wie sie angepackt werden. Im 21. Jahrhundert ersetzen Computer die Schreibmaschine und digitale Workflows das Papier. Aus dem Büro wird das Digital Office.
Mit „Digital Office“ sind weniger die Büroräume gemeint als die Geräte und Prozesse, mit denen die tägliche Arbeit organisiert und digitalisiert wird. Ein Digital Office ermöglicht es, auch von unterwegs oder vom Homeoffice aus zu arbeiten.
Mit „Digital Office“ sind weniger die Büroräume gemeint als die Geräte und Prozesse, mit denen die tägliche Arbeit organisiert und digitalisiert wird. Ein Digital Office ermöglicht es, auch von unterwegs oder vom Homeoffice aus zu arbeiten.
Inhaltsverzeichnis
Unter unseren Artikeln finden Sie alle Informationen zum Digital Office
Als Arbeitsplatz zum Erledigen von Verwaltungsaufgaben ist das Büro das Rückgrat der Wirtschaft: Hier wird geplant, organisiert und koordiniert, was alle anderen Tätigkeiten von Unternehmen überhaupt erst ermöglicht. Die Aufgaben im Büro haben sich im Laufe der Zeit wenig verändert – ganz im Gegensatz dazu, wie sie angepackt werden. Im 21. Jahrhundert ersetzen Computer die Schreibmaschine und digitale Workflows das Papier. Aus dem Büro wird das Digital Office.
Mit „Digital Office“ sind weniger die Büroräume gemeint als die Geräte und Prozesse, mit denen die tägliche Arbeit organisiert und digitalisiert wird. Ein Digital Office ermöglicht es, auch von unterwegs oder vom Homeoffice aus zu arbeiten.
Mit „Digital Office“ sind weniger die Büroräume gemeint als die Geräte und Prozesse, mit denen die tägliche Arbeit organisiert und digitalisiert wird. Ein Digital Office ermöglicht es, auch von unterwegs oder vom Homeoffice aus zu arbeiten.
1. Was macht ein Büro zum Digital Office?
Die Aufgabe der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Büro besteht darin, „den Betrieb am Laufen zu halten“. Viele Tätigkeiten sind Routine-Aufgaben, deren Wert daher mitunter unterschätzt wird. Wie wichtig sie sind, zeigt sich häufig erst, wenn etwas schiefläuft. Wenn etwa Rechnungen nicht bezahlt werden und der Kunde die Geschäftsbeziehung kündigt. Das Gegenbeispiel: Je schneller Rechnungen bezahlt werden, desto besser und belastbarer wird die Kundenbeziehung.
Lange wurden Informationen im Büro handschriftlich erfasst und kontrolliert, bis im 20. Jahrhundert der Siegeszug der Schreibmaschine begann. Gleichwohl wurden Dokumente wie zuvor auf Papier verschickt, erfasst, bearbeitet und schließlich archiviert. Das ändert sich im Digital Office. Hier werden Dokumente elektronisch erfasst und bearbeitet. Beim Dokumentenmanagement per DMS- oder ECM-Lösung werden Dokumente durch vorgegebene Workflows geschickt. Das sorgt für Transparenz, da jederzeit klar ist, wo sich ein bestimmtes Dokument befindet und welcher Arbeitsschritt als nächster ansteht. Und es sorgt für Effizienz, da digitale Dokumente nie auf einem Schreibtisch verkramt werden können.
Das digitale Dokumentenmanagement mit seinen elektronischen Workflows ist das Zentrum des Digital Office. Diese Prozesse übernehmen das Erstellen und Erfassen, Ablegen und Verteilen, Versionieren und Speichern von Dokumenten. Anschließend werden die Dokumente – auf Wunsch revisionssicher – archiviert.
Lange wurden Informationen im Büro handschriftlich erfasst und kontrolliert, bis im 20. Jahrhundert der Siegeszug der Schreibmaschine begann. Gleichwohl wurden Dokumente wie zuvor auf Papier verschickt, erfasst, bearbeitet und schließlich archiviert. Das ändert sich im Digital Office. Hier werden Dokumente elektronisch erfasst und bearbeitet. Beim Dokumentenmanagement per DMS- oder ECM-Lösung werden Dokumente durch vorgegebene Workflows geschickt. Das sorgt für Transparenz, da jederzeit klar ist, wo sich ein bestimmtes Dokument befindet und welcher Arbeitsschritt als nächster ansteht. Und es sorgt für Effizienz, da digitale Dokumente nie auf einem Schreibtisch verkramt werden können.
Das digitale Dokumentenmanagement mit seinen elektronischen Workflows ist das Zentrum des Digital Office. Diese Prozesse übernehmen das Erstellen und Erfassen, Ablegen und Verteilen, Versionieren und Speichern von Dokumenten. Anschließend werden die Dokumente – auf Wunsch revisionssicher – archiviert.
2. Was braucht ein Digital Office?
Ein Dokumentenmanagement für ebenso effiziente wie bequeme Workflows. Dabei kommt es bei einem Dokumenten-Management-System (DMS) auf drei Faktoren an:
- Es ist leicht zu bedienen
Jede Software ist nur so gut wie ihre Nutzerfreundlichkeit. Je intuitiver, desto besser. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter muss ohne aufwendige Schulungen damit umgehen können, schließlich soll das DMS die Arbeit erleichtern. - Berechtigungen sind geklärt
Berechtigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können auf alle Dokumente zugreifen, unabhängig von Zeit und Ort. Wer „berechtigt“ ist, wird durch ein differenziertes Rechte- und Rollenmanagement geklärt. - Rechtlich ist alles sicher
Für sich genommen gewährleistet kein DMS den rechtskonformen Umgang mit Dokumenten, das System kann aber etwa mit der automatisierten Einhaltung von Löschfristen „aufgerüstet“ und in den Prozessrahmen für eine revisionssichere Archivierung eingebunden werden.
Einige DMS-Lösungen funktionieren über eine Software, die direkt auf dem Computer installiert wird (bei TA Triumph-Adler: TABO). Andere laufen über einen browserbasierten Webclient. Der Unterschied: Die Software wird nicht auf jedem einzelnen Rechner installiert. Diesen Vorteil haben auch Dokumenten-Management-Systeme, die über die Cloud verwaltet werden. Damit werden die eigenen Server – und IT-Fachkräfte – entlastet. Der Cloud-Anbieter übernimmt die Wartung der Cloud-DMS-Lösung und sorgt für einen reibungslosen Betrieb und regelmäßig automatisierte Backups.
Auf eine neue Stufe wird das Dokumentenmanagement mit ECM (Enterprise Content Management) gehoben: Es richtet die Workflows auf individuelle Wünsche und Bedürfnisse aus. Als Faustregel gilt: 80 Prozent standardisiert, 20 Prozent individualisiert. Aufwendiger (und entsprechend teurer) ist die Alternative: Das ECM-System wird 100-prozentig individualisiert konfiguriert.
Um ein Gefühl dafür zu erhalten, was ein ECM-System kann, beginnen Unternehmen in der Regel mit einem Pilotprojekt. Dadurch werden in überschaubarem Rahmen valide und tragfähige Ergebnisse erzielt. Zudem wird so zu einem frühen Zeitpunkt erkundet, welche Verfahrensschritte sich bewähren. Darauf lässt sich später aufbauen, denn ECM-Systeme sind modular strukturiert. Unternehmen und Organisationen können sich zum Start einzelne Module heraussuchen und peu à peu weitere Module – sprich: Bereiche oder Abteilungen – dazupacken. Die wichtigsten Module sind:
Auf eine neue Stufe wird das Dokumentenmanagement mit ECM (Enterprise Content Management) gehoben: Es richtet die Workflows auf individuelle Wünsche und Bedürfnisse aus. Als Faustregel gilt: 80 Prozent standardisiert, 20 Prozent individualisiert. Aufwendiger (und entsprechend teurer) ist die Alternative: Das ECM-System wird 100-prozentig individualisiert konfiguriert.
Um ein Gefühl dafür zu erhalten, was ein ECM-System kann, beginnen Unternehmen in der Regel mit einem Pilotprojekt. Dadurch werden in überschaubarem Rahmen valide und tragfähige Ergebnisse erzielt. Zudem wird so zu einem frühen Zeitpunkt erkundet, welche Verfahrensschritte sich bewähren. Darauf lässt sich später aufbauen, denn ECM-Systeme sind modular strukturiert. Unternehmen und Organisationen können sich zum Start einzelne Module heraussuchen und peu à peu weitere Module – sprich: Bereiche oder Abteilungen – dazupacken. Die wichtigsten Module sind:
- Digitale Rechnungsprüfung und -bearbeitung
- Digitale Personalakte
- Digitale Projektakte
- Digitales Vertragsmanagement
- Digitale Lieferantenakte
- Digitale Kfz-Akte
TA Triumph-Adler bietet beide Arten von ECM-Systemen an: sowohl ausgebaute standardisierte als auch komplett individuell konfigurierte Lösungen. Dabei können Kunden immer wählen, welche Module sie einsetzen wollen. Es ist jederzeit möglich, weitere Module aufzusatteln.
Vom Büroarbeitsplatz zum Digital Workplace
Digitales Dokumentenmanagement – ob als DMS- oder ECM-Lösung – erlaubt ein effizientes Arbeiten im Digital Office. Das funktioniert allerdings nur, wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter losgelöst von Arbeitsort und Tageszeit auf alle für sie relevanten Tools und die entsprechende Software zugreifen können. Dafür brauchen sie einen Digital Workplace, also einen technisch ausreichend eingerichteten Arbeitsplatz sowie im Back-end eine voll funktionsfähige IT-Infrastruktur. Das bedeutet zugleich: Ein Digital Workplace ist an keinen bestimmten Ort gebunden, er kann überall und jederzeit genutzt werden.
Damit wird das Digital Office zum Eckpfeiler der hybriden Arbeitswelt, in der die Präsenzpflicht aufgehoben wird. Angestellte arbeiten manchmal im Büro, manchmal im Homeoffice, manchmal an anderen Orten (Mobile Working). Die vier wichtigsten Vorteile des Digital Workplace sprechen sich allmählich herum:
Damit wird das Digital Office zum Eckpfeiler der hybriden Arbeitswelt, in der die Präsenzpflicht aufgehoben wird. Angestellte arbeiten manchmal im Büro, manchmal im Homeoffice, manchmal an anderen Orten (Mobile Working). Die vier wichtigsten Vorteile des Digital Workplace sprechen sich allmählich herum:
- Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten wird ermöglicht. Das erlaubt den Einsatz von standortübergreifenden virtuellen Teams, auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice werden problemlos integriert. Das Gleiche gilt für das Mobile Working, also wenn Angestellte unterwegs sind (etwa bei Kunden oder auf Veranstaltungen wie Messen).
- Das Interesse an der Option „Homeoffice“ ist seit Corona deutlich gestiegen. Die Beschäftigten haben entdeckt, dass es ihnen leichter fällt, privates und berufliches Leben auszutarieren. Ein Digital Workplace im Homeoffice sorgt für ihre Anbindung. Zugleich steigern Arbeitgeber durch solche Angebote im „War for Talents“ ihre Attraktivität für künftige Angestellte.
- Dank der digitalen Prozesse laufen Arbeitsprozesse bequemer ab, was gerade administrative Tätigkeiten beschleunigt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben mehr Zeit, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren.
- Digital Workplaces sorgen dafür, dass sämtliche Informationen und Anwendungen jederzeit zur Verfügung stehen, und fördern zudem den Informationsaustausch. Die Beschäftigten können ihr Wissen oder Dokumente schnell und einfach mit anderen teilen, zusammen an Projekten arbeiten oder Online-Meetings durchführen.
Um an dieser Stelle eine mögliche Begriffsverwirrung aufzulösen: Der Digital Workplace bietet ein digitales Umfeld für alle Beschäftigten, die orts- und zeitunabhängig auf alle für sie relevanten Dokumente und Programme zugreifen können. Außerdem gibt es, fast gleichlautend, Digital Workspaces. Der Digital Workspace bildet den technischen Teilbereich dieses digitalen Arbeitsplatzes ab, nämlich die Arbeitsgeräte (wie Computer, Laptop oder Smartphone) sowie die digitalen Tools und Softwarelösungen. So ermöglicht der Digital Workspace das vernetzte Arbeiten am Digital Workplace.
Digital Workplaces und Managed Services mit TA Triumph-Adler
TA Triumph-Adler ist Ihr Wegbegleiter für den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft. Bei uns bekommen Sie alles aus einer Hand, was Sie brauchen. Unsere Expertinnen und Experten besprechen mit Ihnen, was genau Sie wollen und benötigen. Denn digitale Abläufe müssen funktionieren. Punkt.
TA Triumph-Adler versorgt Sie mit geeigneter Hardware und Software, übernimmt die komplette Verantwortung für die Systeme und kümmert sich um die Wartung und um etwaige Probleme. Als Managed Service Provider richten wir Digital Workplaces nach dem neuesten Stand der Technik ein – und sorgen dafür, dass sie als Managed Workplaces auf dem neuesten Stand bleiben. Und Sie können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren!
TA Triumph-Adler versorgt Sie mit geeigneter Hardware und Software, übernimmt die komplette Verantwortung für die Systeme und kümmert sich um die Wartung und um etwaige Probleme. Als Managed Service Provider richten wir Digital Workplaces nach dem neuesten Stand der Technik ein – und sorgen dafür, dass sie als Managed Workplaces auf dem neuesten Stand bleiben. Und Sie können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren!
3. Wie arbeitet es sich im Digital Office?
Das digitale Dokumentenmanagement ist das Zentrum des Digital Office. Diese Softwarelösung steuert – ob als DMS- oder ECM-Lösung – das Erstellen und Erfassen, Ablegen und Verteilen, Versionieren und Speichern von Dokumenten bis hin zur Archivierung über digitale Workflows. Ihre vier wichtigsten Vorteile:
- Zeit sparen
DMS- und ECM-Lösungen importieren Dokumente automatisch gleich an den richtigen Ort. Wer das jeweilige Dokument benötigt, wird automatisch benachrichtigt. Und wer auf der Suche ist: Mithilfe einer Volltextsuche mit Filter- und Sortiermöglichkeit lassen sich Dokumente und Informationen rasch finden. - Unabhängigkeit gewinnen
Alle gespeicherten Dokumente stehen allen zugriffsberechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung. Dabei erlauben DMS- und ECM-Lösungen den Zugriff nicht nur vom Firmencomputer aus, sondern auch vom heimischen Laptop, vom Tablet oder auch vom Smartphone. So kann auch unterwegs oder vom Homeoffice aus auf die Dokumente zugegriffen werden. - Sicher archivieren
Digitale Dokumente können verändert werden – was für Probleme sorgt, wenn die Ursprungsversion gefragt ist. Dokumenten-Management-Systeme speichern sowohl die Ursprungsversion als auch jeden Zwischenschritt ab und archivieren alle Versionen. - Kosten sparen
Abgesehen von effizienteren Prozessen, die dafür sorgen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Arbeitszeit nicht mit Suchen vergeuden: Wenn alles digital bearbeitet und gespeichert wird, sinken automatisch die Kosten für Papier, Drucker und Toner. Die Hauspost und auch die Umlaufmappen werden digital. Das spart Geld und hilft auch der Umwelt.
Um diese Vorteile nutzen zu können, müssen die Dokumente allerdings digital vorliegen. Das zu bewerkstelligen, ist glücklicherweise kein Problem.
Das Digitalisieren von Dokumenten
In modernen Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen werden Unterlagen nicht mehr in endlosen Reihen von Aktenordnern aufbewahrt, sondern elektronisch bearbeitet, gespeichert und archiviert. Digitalisiert werden die Papierdokumente durch Scannen am MFP.
Vor dem damit verbundenen Aufwand schrecken viele Unternehmen zurück. Sie wollen nicht ihren gesamten Aktenbestand scannen. Die gute Nachricht: Das müssen sie auch nicht. Sinnvoller ist es, das Papierarchiv auszulagern an spezialisierte Dienstleister. Die verwalten die Papierakten und scannen Dokumente, sollte doch mal eines gebraucht werden. Scan on Demand heißt diese Dienstleistung.
Die Vergangenheit muss nicht digitalisiert werden – nur die Gegenwart und die Zukunft! Wer auf digitale Workflows umsteigt, muss nur aktuelle Dokumente – sollten sie nicht ohnehin elektronisch vorliegen – am MFP digitalisieren. Dabei werden die Unterlagen in einem Format gespeichert, in dem sie problemlos bearbeitet werden können. Anschließend werden sie automatisiert richtig in der digitalen Ordnerstruktur abgelegt.
Vor dem damit verbundenen Aufwand schrecken viele Unternehmen zurück. Sie wollen nicht ihren gesamten Aktenbestand scannen. Die gute Nachricht: Das müssen sie auch nicht. Sinnvoller ist es, das Papierarchiv auszulagern an spezialisierte Dienstleister. Die verwalten die Papierakten und scannen Dokumente, sollte doch mal eines gebraucht werden. Scan on Demand heißt diese Dienstleistung.
Die Vergangenheit muss nicht digitalisiert werden – nur die Gegenwart und die Zukunft! Wer auf digitale Workflows umsteigt, muss nur aktuelle Dokumente – sollten sie nicht ohnehin elektronisch vorliegen – am MFP digitalisieren. Dabei werden die Unterlagen in einem Format gespeichert, in dem sie problemlos bearbeitet werden können. Anschließend werden sie automatisiert richtig in der digitalen Ordnerstruktur abgelegt.
So funktionieren digitale Workflows
Ein digitaler Workflow gibt vor, wie beim elektronischen Bearbeiten von Dokumenten bestimmte Arbeitsschritte aufeinander folgen, etwa beim Bearbeiten einer Rechnung von ihrem Eingang bis zum Bezahlen und Archivieren.
- Die Rechnung kommt per E-Mail an.
- Sie wird automatisch indexiert und der Workflow angestoßen.
- Die Buchhaltung erhält die Rechnung, prüft sie und gibt sie frei.
- Die Rechnung landet beim zuständigen Projektmanager, der sie freigibt.
- Die freigegebene Rechnung geht zurück an die Buchhaltung und wird kontiert.
- Parallel wird die Rechnung archiviert.
In analogen Zeiten wanderte die Rechnung von Schreibtisch zu Schreibtisch, bis sie archiviert wurde. Diese Abläufe waren zeitaufwendig, zudem war nicht immer klar, auf wessen Schreibtisch eine bestimmte Rechnung sich gerade befand. Das ändern digitale Workflows, indem sie – um beim Beispiel zu bleiben – Rechnungen automatisch Schritt für Schritt durch vorgegebene Workflows führen. Nur wer berechtigt ist, kann die Rechnung beim jeweiligen Prozessschritt bearbeiten. Von außen lässt sich jederzeit sehen und kontrollieren, bei welchem Schritt eine bestimmte Rechnung gerade ist.
Die festgelegten digitalen Workflows haben drei zentrale Vorteile:
Die festgelegten digitalen Workflows haben drei zentrale Vorteile:
- Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erledigen Aufgaben nach identischen Vorgaben, was eine gleichbleibend hohe Qualität garantiert.
- Menschliche Fehler oder Missverständnisse werden reduziert.
- Workflows, bei denen verschiedene Abteilungen involviert sind, werden für alle Beteiligten nachvollziehbarer, was Verständnis und Zusammenarbeit fördert.
Das Einsparpotenzial von digitalen gegenüber analogen Workflows ist beachtlich: Bis zu 70 Prozent der Kosten lassen sich gegenüber dem Handling von gedruckten Seiten einsparen.
Das Bearbeiten von Dokumenten in digitalen Workflows
Das Bearbeiten von Dokumenten ist eine der zentralen Aufgaben im Büro. Dabei gibt es zwei Varianten:
- Das Dokument wird geprüft und akzeptiert, ohne dabei inhaltlich verändert zu werden. Anschließend wandert es ins Archiv.
- Das Dokument wird beim Bearbeiten verändert.
Zu den Dokumenten, die nicht verändert werden, zählen beispielsweise Rechnungen oder Lieferscheine. Hier besteht die Aufgabe hauptsächlich darin, die Authentizität des Absenders und die Korrektheit des Inhalts zu verifizieren. Zu den Dokumenten, die verändert werden, gehören etwa Vertragsentwürfe. Das Bearbeiten des Dokuments bildet den „Work in Progress“ ab, der letztlich zum fertigen Vertrag führt.
Handschriftliche Ergänzungen am Rand oder durchgestrichene Textpassagen machen es auf Papierdokumenten vergleichsweise leicht, Änderungen nachzuvollziehen. Schwieriger wird es bei digitalen Dokumenten. Aus dem archivierten „fertigen“ Dokument erschließt sich keineswegs, wie dieses Dokument ursprünglich aussah und wie viele Versionen es während des „Work in Progress“ gab. Deshalb ist es für eine revisionssichere Archivierung rechtlich notwendig, sämtliche Versionen eines Dokuments abzuspeichern.
Bei diesem Versionieren werden alle Änderungen an Dokumenten festgehalten. Jeder Zwischenschritt – etwa durch Korrekturen, Ergänzungen, Löschungen oder Kommentare – wird dokumentiert. Das jeweilige Dokument wird bei jeder Änderung im Archiv als neue Version mit einer fortlaufenden Versionsnummer abgelegt. Diese Nummer unterscheidet eindeutig seine unterschiedlichen Bearbeitungsstände (Versionen).
Dokumenten-Management-Systeme übernehmen das Versionieren von Dokumenten automatisch. Sie legen die Dokumente in einem zentralen Verzeichnis oder in einer Datenbank ab. Die Protokollierung macht Änderungen transparent und nachvollziehbar: Es ist jederzeit klar, wer wann was geändert hat.
Im System lässt sich festlegen, wer auf das jeweilige Dokument zum Bearbeiten zugreifen darf und wer auf den „Nur lesen“-Modus beschränkt wird. Sobald ein archiviertes Dokument zum Bearbeiten geöffnet wird, ist es im Archiv gesperrt (Check-out). Damit wird verhindert, dass zeitgleich verschiedene Personen auf dieselbe Dokumentenversion zugreifen. Während des Check-out können andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Dokument nur lesen; bearbeitet werden kann es erst wieder, nachdem es wieder mit einer neuen Versionsnummer gespeichert und damit freigegeben ist (Check-in). Im System angezeigt wird im Normalfall immer die jeweils neueste Version.
Handschriftliche Ergänzungen am Rand oder durchgestrichene Textpassagen machen es auf Papierdokumenten vergleichsweise leicht, Änderungen nachzuvollziehen. Schwieriger wird es bei digitalen Dokumenten. Aus dem archivierten „fertigen“ Dokument erschließt sich keineswegs, wie dieses Dokument ursprünglich aussah und wie viele Versionen es während des „Work in Progress“ gab. Deshalb ist es für eine revisionssichere Archivierung rechtlich notwendig, sämtliche Versionen eines Dokuments abzuspeichern.
Bei diesem Versionieren werden alle Änderungen an Dokumenten festgehalten. Jeder Zwischenschritt – etwa durch Korrekturen, Ergänzungen, Löschungen oder Kommentare – wird dokumentiert. Das jeweilige Dokument wird bei jeder Änderung im Archiv als neue Version mit einer fortlaufenden Versionsnummer abgelegt. Diese Nummer unterscheidet eindeutig seine unterschiedlichen Bearbeitungsstände (Versionen).
Dokumenten-Management-Systeme übernehmen das Versionieren von Dokumenten automatisch. Sie legen die Dokumente in einem zentralen Verzeichnis oder in einer Datenbank ab. Die Protokollierung macht Änderungen transparent und nachvollziehbar: Es ist jederzeit klar, wer wann was geändert hat.
Im System lässt sich festlegen, wer auf das jeweilige Dokument zum Bearbeiten zugreifen darf und wer auf den „Nur lesen“-Modus beschränkt wird. Sobald ein archiviertes Dokument zum Bearbeiten geöffnet wird, ist es im Archiv gesperrt (Check-out). Damit wird verhindert, dass zeitgleich verschiedene Personen auf dieselbe Dokumentenversion zugreifen. Während des Check-out können andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Dokument nur lesen; bearbeitet werden kann es erst wieder, nachdem es wieder mit einer neuen Versionsnummer gespeichert und damit freigegeben ist (Check-in). Im System angezeigt wird im Normalfall immer die jeweils neueste Version.
Das Archivieren von digitalen Dokumenten
Archivieren bedeutet, Dokumente zeitlich unbegrenzt aufzubewahren. Dabei werden sie im Archiv in einem Zustand erhalten, der es ermöglicht, sie bei Bedarf zu nutzen. Aus rechtlichen Gründen sind Organisationen wie Unternehmen und Behörden verpflichtet, bestimmte Dokumente über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Dokumente mit steuerrelevanten Informationen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist startet mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde. Eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt, wenn es sich bei den Dokumenten um Handels- oder Geschäftsbriefe oder um Kopien dieser Geschäftsbriefe handelt.
Zu den Grundanforderungen an ein elektronisches Archiv zählt, dass die Dokumente unveränderbar, sicher und dauerhaft aufbewahrt werden und dennoch jederzeit reproduzierbar sind. Dabei wird zwischen Langzeitarchivierung und revisionssicherer Archivierung unterschieden.
Bei der Langzeitarchivierung müssen die Daten mindestens zehn Jahre vorgehalten werden. Sie sind „revisionssicher“, wenn dabei den Anforderungen der gesetzlich geltenden „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) entsprochen wird. Dabei werden Vollständigkeit, Sicherheit sowie Schutz vor Verfälschungen, Veränderungen oder Verlust eingefordert. Ebenso wichtig: Nachvollziehbarkeit, Prüfbarkeit und das Einhalten gesetzlicher Fristen.
Zu den weiteren Kriterien für die elektronische Archivierung zählt, dass Dokumente in ihrem ursprünglichen Zustand abgelegt werden müssen, also mit dem Original übereinstimmen. Jede vorgenommene Änderung muss protokolliert werden (über die Versionierung). Dies gewährleistet nicht nur die Integrität der Daten, sondern erlaubt es, ihren ursprünglichen Zustand wiederherzustellen. Und zu guter Letzt muss das für die Archivierung zum Einsatz kommende Dokumenten-Management-System so aufgebaut sein, dass sich sämtliche gespeicherten Daten bei Bedarf verlustlos auf neue Plattformen, Medien oder Softwareversionen übertragen lassen.
Zu den Grundanforderungen an ein elektronisches Archiv zählt, dass die Dokumente unveränderbar, sicher und dauerhaft aufbewahrt werden und dennoch jederzeit reproduzierbar sind. Dabei wird zwischen Langzeitarchivierung und revisionssicherer Archivierung unterschieden.
Bei der Langzeitarchivierung müssen die Daten mindestens zehn Jahre vorgehalten werden. Sie sind „revisionssicher“, wenn dabei den Anforderungen der gesetzlich geltenden „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) entsprochen wird. Dabei werden Vollständigkeit, Sicherheit sowie Schutz vor Verfälschungen, Veränderungen oder Verlust eingefordert. Ebenso wichtig: Nachvollziehbarkeit, Prüfbarkeit und das Einhalten gesetzlicher Fristen.
Zu den weiteren Kriterien für die elektronische Archivierung zählt, dass Dokumente in ihrem ursprünglichen Zustand abgelegt werden müssen, also mit dem Original übereinstimmen. Jede vorgenommene Änderung muss protokolliert werden (über die Versionierung). Dies gewährleistet nicht nur die Integrität der Daten, sondern erlaubt es, ihren ursprünglichen Zustand wiederherzustellen. Und zu guter Letzt muss das für die Archivierung zum Einsatz kommende Dokumenten-Management-System so aufgebaut sein, dass sich sämtliche gespeicherten Daten bei Bedarf verlustlos auf neue Plattformen, Medien oder Softwareversionen übertragen lassen.
4. Datensicherheit im Digital Office
Digitale Prozesse haben zahllose Vorteile – und einen Nachteil: Sie sind durch Cyberkriminelle angreifbar. Umso wichtiger ist es, die eigenen IT-Systeme vor Schäden und Bedrohungen zu schützen, angefangen von einzelnen Dateien über Computer und Netzwerke bis hin zu Rechenzentren. Zu den Aufgaben der IT-Sicherheit zählen beispielsweise:
- Sicherstellung einer guten Netzwerksicherheit
- Einrichtung und Aktualisierung von Firewalls
- Viren-Scans und sichere Programme
- Sicherung der Stromversorgung der Hardware
- Schulung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
Ein wichtiger Aspekt der IT-Sicherheit ist die Datensicherheit. Dabei geht es darum, geeignete Maßnahmen einzuführen, um den Schutz aller Daten zu gewährleisten. Datensicherheit umfasst vier Aspekte:
- Vertraulichkeit: Die Daten dürfen nur von berechtigten Personen eingesehen werden. Unbefugte Personen haben keine Zugriffsrechte.
- Integrität: Sie stellt sicher, dass Daten nicht unbemerkt verändert oder verfälscht werden.
- Verfügbarkeit: Sie gewährleistet, dass der Zugriff auf Daten jederzeit möglich ist – selbst bei einem Systemausfall.
- Authentizität: Sie bestätigt die Echtheit und Vertrauenswürdigkeit von Daten.
Ein wichtiger Schutz gegen Cyberangriffe besteht darin, Daten grundsätzlich nur verschlüsselt zu übermitteln. Außerdem sollte es immer eine Kopie bzw. ein Backup geben. Die Netzwerke sollten durch IT-Spezialisten gesichert sein, eine Firewall ist selbstverständlich. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen geschult werden, um Cyberangriffe besser zu erkennen und zu vereiteln.
Ein Hinweis zum Schluss: Die Begriffe „Datensicherheit“ und „Datenschutz“ werden häufig synonym benutzt. Wir sprechen von Datenschutz bei personenbezogenen Daten, Datensicherheit bezieht sich auch auf alle anderen Daten.
Ein Hinweis zum Schluss: Die Begriffe „Datensicherheit“ und „Datenschutz“ werden häufig synonym benutzt. Wir sprechen von Datenschutz bei personenbezogenen Daten, Datensicherheit bezieht sich auch auf alle anderen Daten.
5. Cloud und Cloud Computing
Eine Cloud ist ein mit dem Internet verbundenes Rechenzentrum, das Speicherplatz, Rechenleistung und Anwendungssoftware als Dienstleistung für seine Kunden zur Verfügung stellt. Die Wartung und Pflege der zugrunde liegenden Architektur übernimmt der Anbieter. Viele Unternehmen und andere Institutionen lagern ihre Daten in eine Cloud aus, weil sie dort besser geschützt sind und zudem die eigenen Server entlastet werden. PCs, Laptops oder Smartphones und Tablets benötigen über den Digital Workplace lediglich eine Internetverbindung sowie die passenden Zugangsdaten, um jederzeit von jedem Ort der Welt aus auf den Online-Speicher zugreifen zu können.
Es gibt drei gängige Cloud-Formen: Public Cloud, Private Cloud und Hybrid Cloud.
Es gibt drei gängige Cloud-Formen: Public Cloud, Private Cloud und Hybrid Cloud.
- Public Cloud: Angebot eines Providers, der seine Dienste offen über das Internet für jedermann zugänglich macht.
- Private Cloud: Aus Gründen von Datenschutz und IT-Sicherheit ziehen es manche Unternehmen vor, ihre IT-Dienste selbst zu betreiben. Können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen cloudtypische Mehrwerte wie eine skalierbare IT-Infrastruktur und installations- oder wartungsfreie IT-Anwendungen nutzen, spricht man von einer Private Cloud.
- Hybrid Cloud: Mischform dieser beiden Ansätze. Bestimmte Services laufen über Public Clouds, während alles Datenschutzkritische im Unternehmen bleibt. Voraussetzung für die Hybrid-Struktur ist eine konsequente Klassifizierung der im Unternehmen vorhandenen Daten.
6. Die Zukunft des Digital Office
In der hybriden Arbeitswelt verändert das Büro seine Funktion, denn die Routine-Aufgaben lassen sich überall erledigen. Das Büro erfindet sich neu als Ort des Austauschs, wo neue Ideen generiert und vorangetrieben werden. Das spiegelt sich in der Architektur wider, mit Rückzugsinseln und anderen Begegnungsorten – auch jenseits der Kaffeeküche.
Dieses Büro der Zukunft wird schon heute von den Angestellten eingefordert. Sie haben zwei Lehren aus dem Arbeiten unter Corona-Bedingungen gezogen: Im Homeoffice lässt sich produktiv(er) und eigenverantwortlich(er) arbeiten – aber sie vermissen vor allem den Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen im Büro. Diverse Studien belegen, dass die Mehrheit der Angestellten eine Balance zwischen Büro- und Homeoffice-Arbeit anstrebt.
Führungskräfte machen ähnliche Erfahrungen: Sie stellen fest, dass ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice produktiver und selbstständiger arbeiten als erwartet. Und dass keine Videokonferenz den direkten persönlichen Austausch ersetzen kann. Der Rückzug auf virtuelle Meetings führt dazu, dass gerade informell weitergereichte Informationen eben nicht mehr weitergereicht werden. Und es sorgt dafür, dass der produktive Austausch von Ideen – ob formell im Meeting oder informell in der Kaffeeküche – zum Erliegen kommt. Die Angst der Unternehmen: Zu viel Homeoffice schwächt ihre Innovationskraft.
Gute Gedanken wachsen im persönlichen Austausch
Umso wichtiger ist es, im Büro der Zukunft die Innovationskraft zu stärken. „Wir brauchen die Büros als modernes Lagerfeuer – für den persönlichen Kontakt“, sagt beispielsweise Cawa Younosi, Deutschland-Personalchef des Softwarekonzerns SAP. Als „Ladestation“ sieht der Stararchitekt Thomas Heatherwick das Büro der Zukunft, „wo sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Energie, Loyalität und Teamspirit aufladen“. Das Büro von morgen wird zur Kommunikationsfläche.
Um solche Ziele zu erreichen, muss sich das Aussehen der Räumlichkeiten verändern. Schmale Korridore und enge Räume weichen hellen und wandlosen „Open Space“-Konzepten. Ein weiterer Trend: verschiedene Räume für verschiedene Tätigkeiten. Gruppenarbeitsbereiche für die Teamarbeit, Sitzecken mit Lounge-Möbeln und Bistro-Tischen für das lockere Meeting. Es gibt Begegnungsorte zum Kennenlernen, Konzentrationszonen für die Einzelarbeit und sogar Telefonzellen für vertrauliche Gespräche. Genügend Platz ist vorhanden: Wenn immer ein Teil der Belegschaft im Homeoffice arbeitet, wird weniger Fläche für die klassische Schreibtisch-Stuhl-Computer-Kombination benötigt. Das schafft Raum für multimodale Lösungen, etwa mit klappbaren und rollbaren Möbeln.
Unverzichtbar: Digital Workplaces
Der Austausch mit Kolleginnen und Kollegen, die gerade im Homeoffice arbeiten, muss gleichwohl möglich sein. Das bedeutet, dass der heimische Schreibtisch kein Provisorium bleibt, sondern zum ernst zu nehmenden Digital Workplace wird. Dieser Workplace braucht den geeigneten Stuhl, den richtigen Arbeitstisch, die passende Beleuchtung und eine ausreichende technische Ausstattung. Das Homeoffice braucht digitale Verlässlichkeit, und das heißt für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Sie brauchen
Dieses Büro der Zukunft wird schon heute von den Angestellten eingefordert. Sie haben zwei Lehren aus dem Arbeiten unter Corona-Bedingungen gezogen: Im Homeoffice lässt sich produktiv(er) und eigenverantwortlich(er) arbeiten – aber sie vermissen vor allem den Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen im Büro. Diverse Studien belegen, dass die Mehrheit der Angestellten eine Balance zwischen Büro- und Homeoffice-Arbeit anstrebt.
Führungskräfte machen ähnliche Erfahrungen: Sie stellen fest, dass ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice produktiver und selbstständiger arbeiten als erwartet. Und dass keine Videokonferenz den direkten persönlichen Austausch ersetzen kann. Der Rückzug auf virtuelle Meetings führt dazu, dass gerade informell weitergereichte Informationen eben nicht mehr weitergereicht werden. Und es sorgt dafür, dass der produktive Austausch von Ideen – ob formell im Meeting oder informell in der Kaffeeküche – zum Erliegen kommt. Die Angst der Unternehmen: Zu viel Homeoffice schwächt ihre Innovationskraft.
Gute Gedanken wachsen im persönlichen Austausch
Umso wichtiger ist es, im Büro der Zukunft die Innovationskraft zu stärken. „Wir brauchen die Büros als modernes Lagerfeuer – für den persönlichen Kontakt“, sagt beispielsweise Cawa Younosi, Deutschland-Personalchef des Softwarekonzerns SAP. Als „Ladestation“ sieht der Stararchitekt Thomas Heatherwick das Büro der Zukunft, „wo sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Energie, Loyalität und Teamspirit aufladen“. Das Büro von morgen wird zur Kommunikationsfläche.
Um solche Ziele zu erreichen, muss sich das Aussehen der Räumlichkeiten verändern. Schmale Korridore und enge Räume weichen hellen und wandlosen „Open Space“-Konzepten. Ein weiterer Trend: verschiedene Räume für verschiedene Tätigkeiten. Gruppenarbeitsbereiche für die Teamarbeit, Sitzecken mit Lounge-Möbeln und Bistro-Tischen für das lockere Meeting. Es gibt Begegnungsorte zum Kennenlernen, Konzentrationszonen für die Einzelarbeit und sogar Telefonzellen für vertrauliche Gespräche. Genügend Platz ist vorhanden: Wenn immer ein Teil der Belegschaft im Homeoffice arbeitet, wird weniger Fläche für die klassische Schreibtisch-Stuhl-Computer-Kombination benötigt. Das schafft Raum für multimodale Lösungen, etwa mit klappbaren und rollbaren Möbeln.
Unverzichtbar: Digital Workplaces
Der Austausch mit Kolleginnen und Kollegen, die gerade im Homeoffice arbeiten, muss gleichwohl möglich sein. Das bedeutet, dass der heimische Schreibtisch kein Provisorium bleibt, sondern zum ernst zu nehmenden Digital Workplace wird. Dieser Workplace braucht den geeigneten Stuhl, den richtigen Arbeitstisch, die passende Beleuchtung und eine ausreichende technische Ausstattung. Das Homeoffice braucht digitale Verlässlichkeit, und das heißt für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Sie brauchen
- den Zugriff auf alle relevanten Daten – wie im Büro – und
- eine technische Ausrüstung, die intuitiv verständlich und zu nutzen ist.
Umgekehrt braucht es im Büro genügend Orte, wo man sich mit den Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice – etwa per Videokonferenz – austauschen kann, ohne die anderen zu stören. Womit sich zeigt: Das Digital Office bleibt auch künftig in Bewegung – um das Arbeiten so effizient und bequem wie möglich zu machen!
Übrigens: TA Triumph-Adler richtet Digital Workplaces innerhalb eines halben Tages ein.
Übrigens: TA Triumph-Adler richtet Digital Workplaces innerhalb eines halben Tages ein.