DMS – kleiner Schritt, große Wirkung
Wie der Umstieg von Papier- auf digitale Dokumente mit einem Dokumenten-Management-System gelingt, das verrät das brandneue Whitepaper „DMS – kleiner Schritt, große Wirkung“.
22.03.2021
Ein ZUGFeRD für die Digitalisierung von Rechnungen
Sie können Rechnungen aufwendig manuell bearbeiten – oder auf digitale Rechnungsprüfung und Rechnungsbearbeitung umsteigen und damit Zeit und Geld sparen. Dabei hilft der ZUGFeRD-Standard.
Viele Unternehmen schlagen sich täglich mit Hunderten von Rechnungen und Lieferscheinen herum. Der Zeitaufwand für Papierprüfung und -ablage ist enorm, das Procedere anfällig für Fehler. Rechnungen digital mit einem festgelegten Workflow durchs Unternehmen zu leiten, beschleunigt die Prozesse für Prüfung, Freigabe und Bezahlung spürbar und senkt Kosten. Stefan Halupka, National Sales Director – Content Services bei TA Triumph-Adler, sagt daher: „An digitalisierten Rechnungsprozessen kommt kein Unternehmen mehr vorbei.“
Die wahren Vorteile beim Umstieg von manuellen Verfahren auf digitale DMS- oder ECM-Systeme liegen nicht bei sinkenden Druck- oder Portokosten, sondern in den effizienteren Workflows. Das liegt nicht zuletzt daran, dass die elektronischen Rechnungen – anders als die auf Papier – in wenigen, vorher vereinbarten Formaten eingehen.
Für die Standardisierung sorgen die „Zentralen User Guidelines des Forums elektronische Rechnung Deutschland“, kurz ZUGFeRD, die sich auch jenseits der Grenzen etablieren. Sie beschreiben, wie alle Informationen einer Rechnung, also Text und grafische Elemente, in einer PDF-Datei gespeichert werden. Das Besondere: Der Standard ist so definiert, dass zum Beispiel Absenderfirma, Rechnungsdatum und -nummer, Beträge und Bankverbindungen immer an der gleichen, festgelegten Stelle der XML-Daten gespeichert werden. Auf diese Weise können die Rechnungsdaten von jedem Programm automatisch weiterverarbeitet werden.
Sollten Sie gerade darüber nachdenken, ihre Rechnungen nach den ZUGFeRD-Richtlinien zu standardisieren: Hier listen wir die wichtigsten rechtlichen und steuerlichen Regeln zum Umgang mit Rechnungen auf.
Viele Unternehmen schlagen sich täglich mit Hunderten von Rechnungen und Lieferscheinen herum. Der Zeitaufwand für Papierprüfung und -ablage ist enorm, das Procedere anfällig für Fehler. Rechnungen digital mit einem festgelegten Workflow durchs Unternehmen zu leiten, beschleunigt die Prozesse für Prüfung, Freigabe und Bezahlung spürbar und senkt Kosten. Stefan Halupka, National Sales Director – Content Services bei TA Triumph-Adler, sagt daher: „An digitalisierten Rechnungsprozessen kommt kein Unternehmen mehr vorbei.“
Die wahren Vorteile beim Umstieg von manuellen Verfahren auf digitale DMS- oder ECM-Systeme liegen nicht bei sinkenden Druck- oder Portokosten, sondern in den effizienteren Workflows. Das liegt nicht zuletzt daran, dass die elektronischen Rechnungen – anders als die auf Papier – in wenigen, vorher vereinbarten Formaten eingehen.
Für die Standardisierung sorgen die „Zentralen User Guidelines des Forums elektronische Rechnung Deutschland“, kurz ZUGFeRD, die sich auch jenseits der Grenzen etablieren. Sie beschreiben, wie alle Informationen einer Rechnung, also Text und grafische Elemente, in einer PDF-Datei gespeichert werden. Das Besondere: Der Standard ist so definiert, dass zum Beispiel Absenderfirma, Rechnungsdatum und -nummer, Beträge und Bankverbindungen immer an der gleichen, festgelegten Stelle der XML-Daten gespeichert werden. Auf diese Weise können die Rechnungsdaten von jedem Programm automatisch weiterverarbeitet werden.
Sollten Sie gerade darüber nachdenken, ihre Rechnungen nach den ZUGFeRD-Richtlinien zu standardisieren: Hier listen wir die wichtigsten rechtlichen und steuerlichen Regeln zum Umgang mit Rechnungen auf.
- Zustimmung des Empfängers:
Der Empfänger muss dem Rechnungsversand mindestens stillschweigend zustimmen. - Gleichbehandlung aller Rechnungen:
Alle Rechnungen müssen die umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben erfüllen und die Pflichtangaben aus §§ 14 Abs. 4 und 14a UStG enthalten. - Authentizität und Integrität:
Sie müssen die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung gewährleisten können, ebenso dass durch die Rechnung eine Zahlungsverpflichtung entstanden ist und dass die Leistung erbracht wurde. Beides können Sie durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sicherstellen. Wie das aussieht, können Sie selbst entscheiden. - Lesbarkeit:
Dokumente müssen während der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren angezeigt werden können. Dokumenten-Management-Lösungen sollten daher über den gesamten Zeitraum die Lesbarkeit ehemaliger und aktueller Formate (TIFF und/oder PDF) unterstützen. - Aufbewahrungspflicht:
Bewahren Sie alle Rechnungen unveränderbar auf. Zum Beispiel sollte der Zugriff auf Rechnungen kontrolliert werden. Marktüblich ist der Einsatz von dokumentenechten Dateiformaten wie TIFF oder PDF. Diese wurden für eine langfristige Archivierung entwickelt. Außerdem können Sie damit überprüfen, ob ein Dokument verändert wurde. - Speicherung im Originalformat:
Auch elektronische Rechnungen müssen Sie im Original aufbewahren. Sobald Sie elektronische Rechnungen in ein neues Format konvertieren, müssen Sie neben der Originaldatei auch alle entstandenen Konvertierungsergebnisse aufbewahren. - Scannen und vernichten:
Papierrechnungen dürfen Sie scannen und vernichten, wenn Sie dabei die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) beachten. Diese Verwaltungsvorschrift des Bundesfinanzministeriums hat Anfang 2015 die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GdPdU) abgelöst. - Nachvollziehbarkeit:
Die Vorgänge zur Rechnungsprüfung müssen Sie nachträglich nachweisen können. Auch diese Anforderung können Sie über Ihr innerbetriebliches Kontrollmanagement erfüllen. Beachten Sie dabei, dass Sie die Prozessdokumentation ebenfalls zehn Jahre aufbewahren.
Der ZUGFeRD-Standard
Die „Zentralen User Guidelines des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ wurden vom „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ sowie von Ministerien, Verbänden und Unternehmen entwickelt. Der Standard entspricht allen gesetzlichen Vorgaben und beschreibt, wie alle Informationen einer Rechnung – Text und alle grafischen Elemente – in einer PDF-Datei gespeichert werden. Das Besondere: ZUGFeRD ist so definiert, dass zum Beispiel Absenderfirma, Rechnungsdatum und -nummer, Beträge und Bankverbindungen immer an der gleichen, festgelegten Stelle der XML-Daten gespeichert werden. Auf diese Weise können die Rechnungsdaten von jedem Programm automatisch weiterverarbeitet werden. Weitere Informationen finden Sie hier.
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