Digitalisieren beginnt mit Scannen

Scanner sind unverzichtbar beim Digitalisieren von Papierunterlagen. Moderne Scan-Programme haben aber weit mehr drauf und verarbeiten die digitalisierten Dokumente direkt weiter.

Solange Rechnungen und Lieferscheine per Post eintrudeln, wird Papier nicht aus den Büros verschwinden. Das ist hinderlich für Unternehmen, die ihre Abläufe digitalisieren wollen, um so für Effizienz, Transparenz und bequemere Workflows zu sorgen. Was also tun? Ganz einfach: Papierdokumente werden sofort gescannt (und damit digitalisiert) und automatisch in den richtigen Ordnern abgelegt, damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter direkt auf sie zugreifen können. Was Scan-Programme leisten, veranschaulichen zwei Lösungen von TA Triumph-Adler: ScannerVision und TA Capture Manager.

Der TA Capture Manager ist für Unternehmen mit einem überschaubaren Eingang an Papierdokumenten gedacht. Mit dem Programm werden Dokumente erfasst und in ein passendes lesbares Format umgewandelt. Das gilt außer für Papierdokumente auch für E-Mails und andere digitale Formate. Der TA Capture Manager kann Barcodes und OMR-Markierungen (etwa in Multiple-Choice-Fragebögen) erkennen und so umwandeln, dass sie im Verarbeitungsprozess berücksichtigt werden.

Die Rechnung auf Papier – als Beispiel – wird am Multifunktionsdrucker gescannt und dabei in ein lesbares Format umgewandelt. Zur Auswahl steht die gesamte Dateiformat-Palette mit DOCX, PDF, XLSX, PPTX und XML. Damit ist die Rechnung nicht nur digital lesbar, sondern kann auch verarbeitet werden.

Der Bonus ist die Dokumentenerkennung. Der TA Capture Manager kann beispielsweise Rechnungsnummer und -betrag ausgewählter Rechnungssteller erkennen, die benötigten Daten extrahieren und sie entsprechend (strukturiert) ablegen. Damit entfällt das Suchen, wo genau die Rechnungen denn jetzt wohl abgespeichert sind. In diese Ordner kommen natürlich auch alle elektronisch eingehenden Dokumente.

All das kann ScannerVision ebenfalls – und noch mehr. Mit den zusätzlichen Funktionen von ScannerVision können mit minimalem Zeit- und Arbeitsaufwand weitere Workflows eingerichtet werden. Das ermöglicht beispielsweise, gescannte Dokumente direkt auf eine Vielzahl von Webservern, Online-Webdiensten und Anwendungen von Drittanbietern hochzuladen. Metadaten werden automatisch gefiltert, können aber auch individuell konfiguriert werden. Zu den Metadaten zählen Erstelldatum und Uhrzeit, aber auch Inhalte des Dokuments.

Mit ScannerVision wird der Multifunktionsprinter (MFP) zum intelligenten Dokumentenmanager, der erfasst, editiert und verteilt. Das Programm sorgt dafür, dass etwa Rechnungen und Verträge strukturiert abgelegt werden und problemlos zu finden sind. In Datenbanken und in DMS- oder ECM-Systemen können sie problemlos weiterverarbeitet und verwaltet werden. ScannerVision erkennt und verarbeitet ebenfalls Barcode-Inhalte und garantiert eine sichere, verschlüsselte Datenübertragung.

Eine der leistungsstärksten Funktionen von ScannerVision ist das metadatenabhängige, intelligente Routing. Damit kann der Zielort des Scans über seinen Inhalt bestimmt werden. Um das an einem Beispiel zu illustrieren: Wird anhand eines Barcodes erkannt, dass es sich bei dem Dokument um einen Vertrag handelt, wird dieser im Netzwerkordner „Verträge“ gespeichert – und die Rechtsabteilung erhält eine Kopie per E-Mail.