Alle Register ziehen: die digitale Personalakte
Die Personalakte in der Hängemappe offenbart sich als heilloses Durcheinander? Die digitale Personalakte im maßgeschneiderten ECM-System sorgt für Abhilfe. Und für effiziente Prozesse.
19.06.2021
E-Signatur: Der Arbeitsvertrag wird digital
Mit Stift auf Papier signieren – sonst war die Unterschrift unter Arbeitsverträgen nicht rechtsgültig. So war das früher. Heute erlaubt die E-Signatur digitale Arbeitsverträge.
Jeder Arbeitsvertrag braucht eine rechtsverbindliche Unterschrift, ergo: Stift auf Papier. Mit dieser Logik wird in vielen Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen das Bollwerk „Büroabläufe auf Papier“ gegen den Angreifer „Digitale Workflows“ verteidigt. Jetzt bröckeln die Mauern: Die rechtsverbindliche Unterschrift muss nicht per Stift auf Papier erfolgen, digitale Unterschriften sind ebenso rechtsverbindlich.
Die Grundlagen dafür hat die Europäische Union gelegt. Die Verordnung 920/2014 eIDAS gewährleistet, dass juristisch keine Grauzone bleibt. Mittlerweile gibt es ausgereifte Technologien, die diese rechtlichen Vorgaben umsetzen, daher lösen zertifizierte E-Signaturen allmählich die Unterschrift auf Papier ab.
Jeder Arbeitsvertrag braucht eine rechtsverbindliche Unterschrift, ergo: Stift auf Papier. Mit dieser Logik wird in vielen Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen das Bollwerk „Büroabläufe auf Papier“ gegen den Angreifer „Digitale Workflows“ verteidigt. Jetzt bröckeln die Mauern: Die rechtsverbindliche Unterschrift muss nicht per Stift auf Papier erfolgen, digitale Unterschriften sind ebenso rechtsverbindlich.
Die Grundlagen dafür hat die Europäische Union gelegt. Die Verordnung 920/2014 eIDAS gewährleistet, dass juristisch keine Grauzone bleibt. Mittlerweile gibt es ausgereifte Technologien, die diese rechtlichen Vorgaben umsetzen, daher lösen zertifizierte E-Signaturen allmählich die Unterschrift auf Papier ab.
E-Signaturen sind rechtsgültig
TA Triumph-Adler arbeitet bei E-Signaturen mit dem Anbieter DocuSign zusammen, was folgendermaßen funktioniert: Unsere Kunden melden sich mit einem (kostenlosen) Benutzer-Account bei DocuSign an und wählen das zu signierende Dokument aus, etwa den Arbeitsvertrag. Festgelegt wird, welche Felder – etwa das Datum – auszufüllen sind. Dann signieren die künftigen Angestellten den Vertrag, entweder mit vorgefertigter Signatur oder per digitalem Stift. Anschließend auf „Finish“ klicken – und fertig. Da direkt über den Anbieter signiert wird, ist das Verfahren nach den eIDAS-Vorgaben rechtsgültig.
Damit zerbröselt ein weiteres Bollwerk gegen digitale Prozesse. Zum Glück. Denn digitale Workflows steigern die Effizienz, senken die Kosten – und sind deutlich bequemer. Für einen problemlosen Einstieg sorgen Dokumenten-Management-Systeme, kurz DMS: Sie erlauben das Erfassen, Speichern, Bearbeiten und Archivieren von Dokumenten auf festgelegten Workflows. Die Fortgeschrittenen-Variante sind ECM-Systeme mit maßgeschneiderten Abläufen. Der Vorteil beider Systeme: Sie sind modular aufgebaut. Niemand muss seine gesamten Prozesse von einem Tag auf den anderen umstellen. Sinnvoller ist es, sich bei einem Pilotprojekt zu vergewissern, wie einfach der Umstieg auf digitale Abläufe ist. Beliebte Felder für solche Pilotprojekte sind Personalakten und das Vertragsmanagement.
Damit zerbröselt ein weiteres Bollwerk gegen digitale Prozesse. Zum Glück. Denn digitale Workflows steigern die Effizienz, senken die Kosten – und sind deutlich bequemer. Für einen problemlosen Einstieg sorgen Dokumenten-Management-Systeme, kurz DMS: Sie erlauben das Erfassen, Speichern, Bearbeiten und Archivieren von Dokumenten auf festgelegten Workflows. Die Fortgeschrittenen-Variante sind ECM-Systeme mit maßgeschneiderten Abläufen. Der Vorteil beider Systeme: Sie sind modular aufgebaut. Niemand muss seine gesamten Prozesse von einem Tag auf den anderen umstellen. Sinnvoller ist es, sich bei einem Pilotprojekt zu vergewissern, wie einfach der Umstieg auf digitale Abläufe ist. Beliebte Felder für solche Pilotprojekte sind Personalakten und das Vertragsmanagement.
Vertrags- und Personalakten digital
Verträge digital zu managen, vermeidet neben Ärger auch unnötiges Suchen. Arbeitsverträge sind dabei oft die kleinste Baustelle. Andere Verträge sind tendenziell umfangreicher. Vor allem Lieferanten-, aber auch Miet-, Kredit- und Serviceverträge sind – schon wegen der komplexen, sich häufig ändernden Konditionen – prädestiniert für das digitale Vertragsmanagement.
Ähnlich attraktiv ist das Umsteigen auf digitale Personalakten. Ihre Stärken liegen darin, Informationen aus verschiedenen Systemen zu bündeln. Was vorher mühsam händisch erledigt werden musste, passiert jetzt mit einem Mausklick. Wer die Frage „Wie oft war Mitarbeiter Meyer in den letzten beiden Jahren krank?“ beantwortet haben will, muss nicht länger in Hänge- oder Aktenordner abtauchen, sondern klickt einfach auf den Ordner „Krankmeldungen“.
Dessen Nachbar ist übrigens der Ordner „Arbeitsverträge“. Die dürfen nicht nur digital sein – sie sollten es sein. Weil es das Arbeiten erleichtert.
Ähnlich attraktiv ist das Umsteigen auf digitale Personalakten. Ihre Stärken liegen darin, Informationen aus verschiedenen Systemen zu bündeln. Was vorher mühsam händisch erledigt werden musste, passiert jetzt mit einem Mausklick. Wer die Frage „Wie oft war Mitarbeiter Meyer in den letzten beiden Jahren krank?“ beantwortet haben will, muss nicht länger in Hänge- oder Aktenordner abtauchen, sondern klickt einfach auf den Ordner „Krankmeldungen“.
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