Geschäftsunterlagen müssen aufbewahrt werden. Dafür werden die Dokumente archiviert. Worauf kommt es an, damit Archive sowohl sinnvoll strukturiert als auch rechtssicher sind?
In Archiven werden Dokumente geordnet gesammelt, aufbewahrt und nutzbar gemacht. Solche Unterlagen fallen als Rechnungen und Lieferscheine, Verträge und Belege, Geschäftsberichte und Jahresabschlüsse in jeder Organisation an. Früher waren sie aus Papier und wurden nach erledigter Arbeit in Aktenordnern abgelegt – schon um den rechtlichen Vorschriften Genüge zu tun.
Geschäftsbriefe, die mit Kunden oder Lieferanten ausgetauscht werden, müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Das gilt auch für den E-Mail-Verkehr über Angebote, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine. Die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsbücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventarlisten, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelege, zollrelevante Unterlagen sowie Rechnungen beträgt zehn Jahre. Die Frist läuft immer mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres ab. Eine Rechnung aus dem Januar 2023 muss also bis Ende 2033 aufbewahrt werden.
Diese rechtlichen Vorschriften gelten auch, wenn Dokumente digital erstellt, bearbeitet, gespeichert und archiviert werden. Heute muss niemand mehr lange in Aktenordnern suchen. Dokumente lassen sich zeitsparend auf Knopfdruck in sinnvoll strukturierten Ordnern finden. Wann wer was an einem digitalen Dokument bearbeitet hat, lässt sich über eine Versionierung nachvollziehen.
In Archiven werden Dokumente geordnet gesammelt, aufbewahrt und nutzbar gemacht. Solche Unterlagen fallen als Rechnungen und Lieferscheine, Verträge und Belege, Geschäftsberichte und Jahresabschlüsse in jeder Organisation an. Früher waren sie aus Papier und wurden nach erledigter Arbeit in Aktenordnern abgelegt – schon um den rechtlichen Vorschriften Genüge zu tun.
Geschäftsbriefe, die mit Kunden oder Lieferanten ausgetauscht werden, müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Das gilt auch für den E-Mail-Verkehr über Angebote, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine. Die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsbücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventarlisten, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelege, zollrelevante Unterlagen sowie Rechnungen beträgt zehn Jahre. Die Frist läuft immer mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres ab. Eine Rechnung aus dem Januar 2023 muss also bis Ende 2033 aufbewahrt werden.
Diese rechtlichen Vorschriften gelten auch, wenn Dokumente digital erstellt, bearbeitet, gespeichert und archiviert werden. Heute muss niemand mehr lange in Aktenordnern suchen. Dokumente lassen sich zeitsparend auf Knopfdruck in sinnvoll strukturierten Ordnern finden. Wann wer was an einem digitalen Dokument bearbeitet hat, lässt sich über eine Versionierung nachvollziehen.
Suchen und Finden: das Ablagesystem
Um Dokumente sinnvoll zu verwalten, müssen sie zweckmäßig so abgelegt werden, dass sie problemlos gefunden und zugeordnet werden können. Die Systeme für das Ablegen von Dokumenten heißen folgerichtig Ablagesysteme. Es gibt sie sowohl analog (für Papier) als auch elektronisch (für digitale Dokumente). Entscheidend beim Ablegen von Dokumenten ist, mit wenigen Blicken und Griffen das Benötigte wieder zur Hand zu haben.
Zu den analogen Ablagesystemen zählen Ordner, Mappen und Hefter, besonders verbreitet sind Aktenordner und Hängemappen. Diese werden wiederum in Regalen und Schränken aufbewahrt, die im Fall von Hängemappen über herausziehbare Schubladen verfügen.
Analoge Dokumente können durch Scannen am MFP in digitale Dokumente „verwandelt“ werden. Dokumentenmanagement- und ECM-Systeme helfen dabei: Sie fügen die digitalisierten Dokumente automatisch direkt am richtigen Platz in der Ordnerstruktur ein. Die Herausforderung im Vorfeld besteht also darin, eine sinnvolle Ordnerstruktur zu schaffen. Das gelingt in vier Schritten:
Zu den analogen Ablagesystemen zählen Ordner, Mappen und Hefter, besonders verbreitet sind Aktenordner und Hängemappen. Diese werden wiederum in Regalen und Schränken aufbewahrt, die im Fall von Hängemappen über herausziehbare Schubladen verfügen.
Analoge Dokumente können durch Scannen am MFP in digitale Dokumente „verwandelt“ werden. Dokumentenmanagement- und ECM-Systeme helfen dabei: Sie fügen die digitalisierten Dokumente automatisch direkt am richtigen Platz in der Ordnerstruktur ein. Die Herausforderung im Vorfeld besteht also darin, eine sinnvolle Ordnerstruktur zu schaffen. Das gelingt in vier Schritten:
- Vor dem Digitalisieren eine geeignete Ordnerstruktur überlegen
Je mehr Dokumente verwaltet werden müssen, desto komplexer wird die Ordnerstruktur. Privatpersonen kommen häufig mit einigen wenigen Ordnern aus. Unternehmen und andere Organisationen brauchen hingegen Ordner, die Unterordner haben (die häufig selbst über weitere Unterordner enthalten usw. …), um alle Dokumente sinnvoll abzulegen. Je klarer aus dem Ordnernamen hervorgeht, welche Inhalte er enthält, umso besser. Es lohnt, sich vor dem Start über die passende Ordnerstruktur ausreichend Gedanken zu machen, denn eine spätere Umstrukturierung sorgt für erheblichen Aufwand. - Das Ordnersystem mit Dateien füllen
Ein digitales Ordnersystem wird im ersten Schritt mit den bereits digital vorliegenden Dokumenten gefüllt. Häufig ist es verzichtbar, Papierdokumente in das digitale System einzuscannen. Erfahrungsgemäß werden ältere Dokumente nur noch selten zur Hand genommen. Eine Option ist es, das gesamte Papierarchiv auszulagern und bei Bedarf die benötigten Dokumente anzufordern, die dann eingescannt und damit digitalisiert werden. Dieser Service, den Lager 3000 als Partner von TA Triumph-Adler anbietet, heißt Scan on Demand. - Komplett auf digitale Dokumente umsteigen
Während ältere Papierdokumente nicht unbedingt digitalisiert werden müssen, sollten aktuelle Dokumente umgehend gescannt werden, um digital bearbeitet und gespeichert werden zu können. Nur so gelingt es, Schritt für Schritt komplett auf ein digitales Dokumentenmanagement umzusteigen und damit Zeit und Kosten zu sparen. - Die Daten schützen
Digital gespeicherte oder archivierte Dokumente sind dem potenziellen Zugriff von Cyberkriminellen ausgeliefert, wenn sie nicht entsprechend geschützt sind. Entsprechend wichtig sind angemessene Schutzmaßnahmen für die IT-Sicherheit. Um Dokumente intern zu schützen, ist es wichtig, Zugriffsrechte auf Ordner zurückhaltend zu vergeben.
Ab ins Archiv!
Archivieren bedeutet, Dokumente zeitlich unbegrenzt aufzubewahren. Dabei werden sie im Archiv (vom lateinischen „archivum“, Aktenschrank) in einem Zustand erhalten, der es jederzeit ermöglicht, sie bei Bedarf zu nutzen. Im Zuge der Digitalisierung werden viele Papierarchive allmählich durch elektronische Pendants ersetzt. Dokumente in Datei- statt in Papierform aufzubewahren, spart Platz und verringert die Raumkosten. Ebenso lässt sich durch digitale Archive vermeiden, dass Dokumente mehrfach vorgehalten werden müssen. Per Volltextrecherche lassen sich gesuchte Dokumente deutlich schneller finden.
Beim Archivieren geht es darum, aufbewahrungspflichtige oder -würdige Daten sicher und griffbereit vorzuhalten. Rechtlich wird von elektronischer Archivierung gesprochen, sobald Informationen datenbankgestützt gespeichert werden. Zu den Grundanforderungen zählt, dass diese Daten unveränderbar, sicher und dauerhaft aufbewahrt werden und dennoch jederzeit reproduzierbar sind. Dabei wird zwischen Langzeitarchivierung und revisionssicherer Archivierung unterschieden.
Beim Archivieren geht es darum, aufbewahrungspflichtige oder -würdige Daten sicher und griffbereit vorzuhalten. Rechtlich wird von elektronischer Archivierung gesprochen, sobald Informationen datenbankgestützt gespeichert werden. Zu den Grundanforderungen zählt, dass diese Daten unveränderbar, sicher und dauerhaft aufbewahrt werden und dennoch jederzeit reproduzierbar sind. Dabei wird zwischen Langzeitarchivierung und revisionssicherer Archivierung unterschieden.
Anforderungen an die elektronische Archivierung
Bei der Langzeitarchivierung müssen die Daten mindestens zehn Jahre vorgehalten werden. Sie sind „revisionssicher“, wenn dabei den Anforderungen der gesetzlich geltenden „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) entsprochen wird. Eingefordert werden Vollständigkeit, Sicherheit sowie Schutz vor Verfälschungen, Veränderungen oder Verlust. Ebenso wichtig: Nachvollziehbarkeit, Prüfbarkeit und das Einhalten gesetzlicher Fristen.
Zu den weiteren Kriterien für die elektronische Archivierung zählt, dass Dokumente in ihrem ursprünglichen Zustand abgelegt werden müssen, also mit dem Original übereinstimmen. Jede vorgenommene Änderung muss protokolliert werden. Dies gewährleistet die Integrität der Daten und erlaubt es, ihren ursprünglichen Zustand wiederherzustellen. Darüber hinaus müssen Informationen indiziert abgelegt werden, sodass sie sich mittels Suchfunktionen gezielt und schnell auffinden, wiederverwenden und reproduzieren lassen. Sie dürfen erst nach Ablauf der für sie festgelegten Aufbewahrungsfrist endgültig gelöscht werden. Egal, welche Lösung für das digitale Archiv genutzt wird: Sämtliche gespeicherten Daten müssen bei Bedarf verlustlos auf neue Plattformen, Medien oder Softwareversionen übertragbar sein.
Zu den weiteren Kriterien für die elektronische Archivierung zählt, dass Dokumente in ihrem ursprünglichen Zustand abgelegt werden müssen, also mit dem Original übereinstimmen. Jede vorgenommene Änderung muss protokolliert werden. Dies gewährleistet die Integrität der Daten und erlaubt es, ihren ursprünglichen Zustand wiederherzustellen. Darüber hinaus müssen Informationen indiziert abgelegt werden, sodass sie sich mittels Suchfunktionen gezielt und schnell auffinden, wiederverwenden und reproduzieren lassen. Sie dürfen erst nach Ablauf der für sie festgelegten Aufbewahrungsfrist endgültig gelöscht werden. Egal, welche Lösung für das digitale Archiv genutzt wird: Sämtliche gespeicherten Daten müssen bei Bedarf verlustlos auf neue Plattformen, Medien oder Softwareversionen übertragbar sein.
Die revisionssichere Archivierung
Alle Dokumente in einem Archiv müssen vollständig, ordnungsgemäß, zeitnah und regelmäßig, geordnet und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Revisionssicher ist die Archivierung allerdings erst, wenn nachgewiesen werden kann, dass die Dokumente im Originalzustand archiviert wurden. Bei digitalen Dokumenten müssen daher sämtliche Versionen eines Dokuments abgespeichert werden, um die Abläufe im Nachhinein dokumentieren zu können.
Dokumente müssen in dem Format gespeichert werden, in dem sie eingegangen sind. Wird beispielsweise eine Rechnung als Anhang einer E-Mail geschickt, muss auf alle Fälle der Anhang archiviert werden. Hat die E-Mail selbst den Charakter eines Handels- oder Geschäftsbriefs, muss sie ebenfalls (für sechs Jahre) gespeichert werden. Ausdrucken und abheften reicht nicht aus für eine revisionssichere Archivierung. Die E-Mail muss in digitaler Form, also im unveränderten Originalzustand, gespeichert werden.
Dokumente müssen in dem Format gespeichert werden, in dem sie eingegangen sind. Wird beispielsweise eine Rechnung als Anhang einer E-Mail geschickt, muss auf alle Fälle der Anhang archiviert werden. Hat die E-Mail selbst den Charakter eines Handels- oder Geschäftsbriefs, muss sie ebenfalls (für sechs Jahre) gespeichert werden. Ausdrucken und abheften reicht nicht aus für eine revisionssichere Archivierung. Die E-Mail muss in digitaler Form, also im unveränderten Originalzustand, gespeichert werden.
Revisionssicher archivieren: Es geht um das Verfahren
Um festzustellen, ob Revisionssicherheit gegeben ist, werden weniger die Dokumente als das eingesetzte Verfahren geprüft. Untersucht wird dabei
- der Nachweis der Verfahrensdokumentation,
- die ordnungsgemäße Nutzung des gewählten Verfahrens,
- der sichere Ablauf und Betrieb des Verfahrens und
- die Organisation des Unternehmens.
Die Software oder das eingesetzte Dokumenten-Management-System allein kann keine revisionssichere Archivierung gewährleisten, da immer auf das Verfahren geschaut wird. Die Lösungen müssen richtig eingesetzt und betrieben werden, die genutzten Prozesse und die Arbeitsweise der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen festgelegt, dokumentiert und nachvollziehbar sein.
Betriebsprüfer müssen innerhalb kurzer Zeit das Ablagesystem nachvollziehen und Belege auffinden können – daher ist eine schlüssige Verfahrensdokumentation so wertvoll. Die Dokumentation muss alle technischen und organisatorischen Prozesse aufführen und zeigen, wie die in den GoBD definierten Ordnungsvorschriften umgesetzt wurden.
Betriebsprüfer müssen innerhalb kurzer Zeit das Ablagesystem nachvollziehen und Belege auffinden können – daher ist eine schlüssige Verfahrensdokumentation so wertvoll. Die Dokumentation muss alle technischen und organisatorischen Prozesse aufführen und zeigen, wie die in den GoBD definierten Ordnungsvorschriften umgesetzt wurden.
Zehn Grundsätze fürs revisionssichere Archivieren
Der Fachverband VOI hat einen Leitfaden zusammengestellt, der zehn Grundsätze für ein revisionssicheres Archivieren enthält:
- Jedes Dokument muss ordnungsgemäß abgelegt werden, also entsprechend den geltenden Vorschriften.
- Jedes Dokument muss vollständig und sicher archiviert werden.
- Jedes Dokument muss auf dem schnellsten Weg archiviert werden.
- Jedes Dokument muss in der ursprünglichen Form archiviert werden. Änderungen müssen lückenlos dokumentiert werden und nachvollziehbar sein.
- Jedes Dokument muss mit einer entsprechenden Rechtefreigabe bzw. Zugriffsbeschränkung versehen werden.
- Jedes Dokument muss problemlos wiederauffindbar und reproduzierbar sein.
- Jedes Dokument muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist archiviert bleiben.
- Jede Aktivität im Archiv muss protokolliert und dokumentiert werden.
- Sachverständige müssen jederzeit den gesamten Archivierungsprozess überprüfen können. Daher sind Verfahrensdokumentationen und Systemprotokolle unverzichtbar. So wird die Archivierung revisionssicher.
- Werden die Archivsysteme modifiziert, müssen die neun oben genannten Grundsätze eingehalten werden (und das muss dokumentiert werden), weil sonst die Revisionssicherheit gefährdet ist.
Eine rechtssichere bzw. revisionssichere Archivierung von Dokumenten ist im Falle einer Betriebsprüfung zwingend notwendig. Sie sorgt für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorfälle. Bei Verstößen ist mit Bußgeldern, im schlimmsten Fall sogar mit Haftstrafen zu rechnen. Umso wichtiger ist eine sinnvolle und rechtlich sichere Archivierung von Dokumenten.
