Mal im Büro, mal im Homeoffice, mal anderswo tätig sein – das ist hybrides Arbeiten. Damit das klappt, braucht es flexible und sichere technische Lösungen. Die bietet TA Triumph-Adler.
Die tägliche Präsenzpflicht im Büro ist ein Auslaufmodell. Das wissen auch alle Chefinnen und Chefs, auch wenn sich manche von ihnen noch schwer damit tun. Immer mehr Angestellte arbeiten von zu Hause aus, im Homeoffice. Oder von unterwegs. Oder im Café. Oder im Coworking Space … All diese Beispiele gelten als hybrides Arbeiten, denn bei dieser Arbeitsform „vermischen“ sich mindestens zwei unterschiedliche Arbeitsorte. Wenn aber alles unter „hybrid“ zusammengefasst wird, ist unklar, was exakt gemeint ist. Wer genauer hinschaut, stellt fest: Die Möglichkeiten hybriden Arbeitens unterscheiden sich zum Teil stark voneinander.
Die tägliche Präsenzpflicht im Büro ist ein Auslaufmodell. Das wissen auch alle Chefinnen und Chefs, auch wenn sich manche von ihnen noch schwer damit tun. Immer mehr Angestellte arbeiten von zu Hause aus, im Homeoffice. Oder von unterwegs. Oder im Café. Oder im Coworking Space … All diese Beispiele gelten als hybrides Arbeiten, denn bei dieser Arbeitsform „vermischen“ sich mindestens zwei unterschiedliche Arbeitsorte. Wenn aber alles unter „hybrid“ zusammengefasst wird, ist unklar, was exakt gemeint ist. Wer genauer hinschaut, stellt fest: Die Möglichkeiten hybriden Arbeitens unterscheiden sich zum Teil stark voneinander.
Als Beispiele stellen wir fünf Modelle von hybrider Arbeit vor: von „viel Büro“ bis „fast gar kein Büro“.
- Office first
Das Arbeiten im Büro bleibt weiterhin der Normalfall. In – beispielsweise geregelten oder frei vereinbarten – Ausnahmefällen kann aber auch anderswo gearbeitet werden, beispielsweise auf Dienstreisen, im Zug oder auch im Homeoffice. - Synchron-hybrid
Es werden vom Arbeitgeber feste Homeoffice- bzw. Bürotage festgelegt. Damit wissen alle Angestellten, wer wann wo ist: Entweder sind alle im Büro oder alle sind im Homeoffice. Das vereinfacht Abstimmungen und Meetings ungemein. - Statisch-hybrid
Die Angestellten legen individuell mit ihrem Arbeitgeber fest, an welchen Tagen sie an welchem Ort arbeiten. Diese Tage sind dann allerdings verbindlich (daher statisch-hybrid). Abstimmungen mit Kolleginnen und Kollegen müssen sich erst einspielen. - Voll flexibel
Die Angestellten können spontan und völlig flexibel entscheiden, wann sie wo arbeiten wollen. Das erlaubt es, auch während der Mittagspause den Arbeitsort zu wechseln. Trotzdem kann eine Kernarbeitszeit festgelegt werden – muss aber nicht. - Homeoffice first
Noch sind Beispiele aus der Praxis rar, bei denen das Arbeiten im Homeoffice der Normalfall ist und nur in Ausnahmefällen im Büro gearbeitet wird. Auch für das Modell „Homeoffice first“ können Kernarbeitszeiten festgelegt werden.
Hybride Arbeit: die Grenzen von Flexibilität
An welchen Beispielen aus der Praxis sich Arbeitgeber orientieren und für welches Modell sie sich entscheiden, hängt davon ab, was sie sich von ihrer Wahl erwarten. Je skeptischer das Unternehmen in Bezug auf selbstverantwortliches Arbeiten ist und je höher das Kontrollbedürfnis, desto eher wird es eine „Office first“-Variante bevorzugen. Wenn hingegen im Vordergrund steht, Büroflächen und damit Kosten einzusparen, wird es eher Modell 4 oder 5 wählen.
Allerdings stoßen Modell 4 und 5 gerade aufgrund ihrer Flexibilität nicht bei allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf Begeisterung. Beispiele aus der Praxis zeigen: So gern Freiheiten genutzt werden, um Familie und Beruf besser zu vereinbaren und beispielsweise aufs nervige Pendeln verzichten zu können – nie zu wissen, wann man die Kolleginnen und Kollegen mal zu sehen bekommt, steigert den Koordinationsaufwand und verlangsamt Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse.
Allerdings stoßen Modell 4 und 5 gerade aufgrund ihrer Flexibilität nicht bei allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf Begeisterung. Beispiele aus der Praxis zeigen: So gern Freiheiten genutzt werden, um Familie und Beruf besser zu vereinbaren und beispielsweise aufs nervige Pendeln verzichten zu können – nie zu wissen, wann man die Kolleginnen und Kollegen mal zu sehen bekommt, steigert den Koordinationsaufwand und verlangsamt Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse.
Hybride Arbeit braucht passende Software
Ärger um verlangsamte Arbeitsprozesse lässt sich leicht vermeiden, indem Dokumente für alle Beschäftigten zugänglich sind – egal wann und wo sie arbeiten. Es braucht dafür technisch entsprechend ausgestattete Digital Workplaces, im Büro ebenso wie an allen anderen Arbeitsorten. Ideal dafür ist eine Dokumentenverwaltung mit ECM-Modulen. ECM-Systeme erfassen, speichern und verwalten digitale Dokumente über maßgeschneiderte Workflows. Bei ECM – das Kürzel steht für Enterprise Content Management – sind alle Dokumente samt jeglicher damit verbundenen Arbeitsschritte jederzeit verfügbar, auch im Homeoffice. Solche ECM-Systeme können in die eigene IT-Architektur integriert werden. Der Trend geht allerdings dahin, ECM-Leistungen über die Cloud abzurufen, etwa mit yuuvis® RAD as a Service. Unternehmen nutzen alle Vorteile digitaler Abläufe, ohne sich um die Technik kümmern zu müssen.
Dieselben Vorteile der Cloud greifen auch bei TACIM, dem TA Triumph-Adler Content Information Manager. TACIM ermöglicht es gerade kleineren Unternehmen, ihre Dokumentenverwaltung ohne großen Aufwand risikolos in die Cloud zu verlegen.
Auch Druckaufträge lassen sich aus der Cloud erstellen: TA Cloud Print and Scan erlaubt ortsunabhängiges Drucken und Scannen bei höchsten Sicherheitsstandards. Aufträge werden zentral in der Cloud verwaltet und verschlüsselt verarbeitet. Einsetzbar ist TA Cloud Print and Scan von jetzt auf gleich – genauso wie TACIM.
Was die Effizienz und den Informationsaustausch angeht, spricht also nichts gegen hybrides Arbeiten im Digital Office. Trotzdem gibt es einen Grund, warum viele Angestellte sich durchaus öfter mal im Büro blicken lassen wollen: Karriere und Homeoffice gehen noch nicht selbstverständlich Hand in Hand. „Karriere wird nach fünf gemacht“ lautet ein alter Spruch und der gilt oft leider auch noch in Zeiten von „New Work“. Was fast noch wichtiger ist: Der Arbeitsplatz ist auch ein sozialer Ort. Die meisten Menschen möchten sich mit anderen Menschen austauschen. Und das klappt analog immer noch besser als digital.
Dieselben Vorteile der Cloud greifen auch bei TACIM, dem TA Triumph-Adler Content Information Manager. TACIM ermöglicht es gerade kleineren Unternehmen, ihre Dokumentenverwaltung ohne großen Aufwand risikolos in die Cloud zu verlegen.
Auch Druckaufträge lassen sich aus der Cloud erstellen: TA Cloud Print and Scan erlaubt ortsunabhängiges Drucken und Scannen bei höchsten Sicherheitsstandards. Aufträge werden zentral in der Cloud verwaltet und verschlüsselt verarbeitet. Einsetzbar ist TA Cloud Print and Scan von jetzt auf gleich – genauso wie TACIM.
Was die Effizienz und den Informationsaustausch angeht, spricht also nichts gegen hybrides Arbeiten im Digital Office. Trotzdem gibt es einen Grund, warum viele Angestellte sich durchaus öfter mal im Büro blicken lassen wollen: Karriere und Homeoffice gehen noch nicht selbstverständlich Hand in Hand. „Karriere wird nach fünf gemacht“ lautet ein alter Spruch und der gilt oft leider auch noch in Zeiten von „New Work“. Was fast noch wichtiger ist: Der Arbeitsplatz ist auch ein sozialer Ort. Die meisten Menschen möchten sich mit anderen Menschen austauschen. Und das klappt analog immer noch besser als digital.
