Von überall aus und jederzeit auf alle relevanten Informationen und Dokumente zugreifen? Der Digital Workspace mit seinen Software-Tools und -Lösungen legt die Basis dafür.
Digitale Prozesse erobern das Büro. Dokumente werden digital erfasst, bearbeitet, weitergeleitet, freigegeben, gespeichert und archiviert. Damit das alles klappt, braucht es im Büro entsprechend ausgestattete Arbeitsplätze: Digital Workplaces. Sie bieten das Umfeld für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die orts- und zeitunabhängig auf alle für sie relevanten Dokumente und Programme zugreifen wollen. Den technischen Teilbereich dieses „digitalen Arbeitsplatzes“ bildet der Digital Workspace ab. Der Digital Workspace umfasst die Arbeitsgeräte (etwa Computer, Laptop, Smartphone) sowie die digitalen Tools und Softwarelösungen. So ermöglicht der Digital Workspace das vernetzte und agile Arbeiten am Digital Workplace.
Diese Definition ist allerdings (noch) nicht allgemein verbindlich. Mitunter wird auch „Digital Workplace“ genutzt als Sammelbegriff für alle IT-Werkzeuge, die das agile und vernetzte Arbeiten ermöglichen. Um beides auch begrifflich klar voneinander zu trennen, ist es aber sinnvoller, für alle Arbeitsgeräte, Tools und Softwarelösungen, die digitales Arbeiten ermöglichen, den Begriff „Digital Workspace“ zu benutzen.
Digitale Prozesse erobern das Büro. Dokumente werden digital erfasst, bearbeitet, weitergeleitet, freigegeben, gespeichert und archiviert. Damit das alles klappt, braucht es im Büro entsprechend ausgestattete Arbeitsplätze: Digital Workplaces. Sie bieten das Umfeld für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die orts- und zeitunabhängig auf alle für sie relevanten Dokumente und Programme zugreifen wollen. Den technischen Teilbereich dieses „digitalen Arbeitsplatzes“ bildet der Digital Workspace ab. Der Digital Workspace umfasst die Arbeitsgeräte (etwa Computer, Laptop, Smartphone) sowie die digitalen Tools und Softwarelösungen. So ermöglicht der Digital Workspace das vernetzte und agile Arbeiten am Digital Workplace.
Diese Definition ist allerdings (noch) nicht allgemein verbindlich. Mitunter wird auch „Digital Workplace“ genutzt als Sammelbegriff für alle IT-Werkzeuge, die das agile und vernetzte Arbeiten ermöglichen. Um beides auch begrifflich klar voneinander zu trennen, ist es aber sinnvoller, für alle Arbeitsgeräte, Tools und Softwarelösungen, die digitales Arbeiten ermöglichen, den Begriff „Digital Workspace“ zu benutzen.
Digital Workspaces: sicher arbeiten, auch im Homeoffice
Die Aufgabe beim Konfigurieren des Digital Workspace besteht vor allem darin, die verschiedenen Tools und Lösungen miteinander kompatibel zu gestalten. Desktops, Laptops und Smartphones müssen aufeinander abgestimmt werden. Die Zugänge zu den Betriebssystemen und ihren Schnittstellen müssen erst geschaffen und anschließend kontrolliert sowie bei Bedarf aktualisiert werden.
Das ist herausfordernd, da gerade mobiles Arbeiten mit verschärften Sicherheitsfragen einhergeht. Zu rigide Vorgaben würden ein Arbeiten von unterwegs oder vom Homeoffice weitgehend unmöglich machen. Gleichzeitig ist es unverzichtbar, den Level an IT-Sicherheit so hoch wie möglich zu halten, um die eigene IT-Infrastruktur zu schützen. Je flexibler, zuverlässiger und sicherer diese IT-Infrastruktur ist, desto verlässlicher und bequemer können die anfallenden Aufgaben erledigt werden. Deshalb ist es wichtig, Hardware- und Softwareprodukte bedarfsgerecht für den Digital Workspace auszuwählen, zu installieren und zu konfigurieren. Das Zusammenspiel der einzelnen Komponenten ist entscheidend für die Qualität der Digital Workspaces.
Das ist herausfordernd, da gerade mobiles Arbeiten mit verschärften Sicherheitsfragen einhergeht. Zu rigide Vorgaben würden ein Arbeiten von unterwegs oder vom Homeoffice weitgehend unmöglich machen. Gleichzeitig ist es unverzichtbar, den Level an IT-Sicherheit so hoch wie möglich zu halten, um die eigene IT-Infrastruktur zu schützen. Je flexibler, zuverlässiger und sicherer diese IT-Infrastruktur ist, desto verlässlicher und bequemer können die anfallenden Aufgaben erledigt werden. Deshalb ist es wichtig, Hardware- und Softwareprodukte bedarfsgerecht für den Digital Workspace auszuwählen, zu installieren und zu konfigurieren. Das Zusammenspiel der einzelnen Komponenten ist entscheidend für die Qualität der Digital Workspaces.
Digital Workspaces in der Cloud
Während die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nur das finale Ergebnis sehen – läuft alles rund? –, stehen die Verantwortlichen in den IT-Abteilungen vor weitreichenden Herausforderungen: Wie harmonisieren sie die einzelnen Komponenten und vereinfachen dabei die IT-Struktur? Wie klären sie Sicherheitsfragen? Um sich vor (unnötiger) Komplexität zu schützen, greifen Unternehmen und andere Organisationen zunehmend auf Cloud-Angebote zurück, die sie mieten. Damit übergeben sie zugleich Wartung, Updates und das Beheben potenzieller Probleme an den Cloud-Dienstleister. Werden das Bereitstellen und Betreiben des Digital Workspace an einen externen Dienstleister ausgelagert, spricht man von einem Managed Workspace. Das entsprechende Angebot heißt meist Workplace as a Service.
Zwei Gründe sprechen dafür, das Installieren und Betreiben des Digital Workspace auszulagern: Die eigene IT-Abteilung wird entlastet – und das spart Kosten. Aufgaben wie Softwareverteilung, Patches, Antiviren-Updates oder User-Support übernimmt der Cloud-Dienstleister. Die Ersparnis bei den Total Costs of Ownership (TCO) beziffert das Fraunhofer-Institut UMSICHT in einer Studie auf 47 bis 55 Prozent.
Zwei Gründe sprechen dafür, das Installieren und Betreiben des Digital Workspace auszulagern: Die eigene IT-Abteilung wird entlastet – und das spart Kosten. Aufgaben wie Softwareverteilung, Patches, Antiviren-Updates oder User-Support übernimmt der Cloud-Dienstleister. Die Ersparnis bei den Total Costs of Ownership (TCO) beziffert das Fraunhofer-Institut UMSICHT in einer Studie auf 47 bis 55 Prozent.
Drei Vorteile von Digital Workspaces
Der Digital Workspace erlaubt es Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, losgelöst von Arbeitsort und Tageszeit alle für sie relevanten Programme und Systeme, Tools und Softwarelösungen an ihrem Digital Workplace zu nutzen. Das hat gleich drei Vorteile:
- Orts- und Zeitunabhängigkeit erlaubt den Einsatz von standortübergreifenden virtuellen Teams, auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice werden problemlos integriert. Dasselbe gilt für „Remote Work“, also wenn Beschäftigte unterwegs sind (etwa bei Kunden oder auf Veranstaltungen wie Messen).
- Das Interesse an der Option „Homeoffice“ ist seit Corona deutlich gestiegen. Der passende Digital Workspace sorgt für die technische Anbindung. Zugleich steigern Arbeitgeber durch solche Angebote ihre Attraktivität für Angestellte.
- Der Digital Workspace löst in der IT-Infrastruktur kleinteilige Insellösungen ab, die selten gut miteinander harmonieren. Werden Daten nicht automatisiert ausgetauscht, müssen sie von einem System ins andere kopiert werden, was zeit- und fehleranfällig ist.
Der Digital Workspace als Managed Workspace
Werden Digital Workspaces im Büro oder auch im Homeoffice von einem externen Dienstleister – einem Managed Services Provider – betreut, spricht man von einem Managed Workspace. Dabei werden sämtliche Produkte und Prozesse ganzheitlich koordiniert und gesteuert. Der Service umfasst üblicherweise
- die Bereitstellung von moderner Hardware und Software
- die Installation und – bei Bedarf – Umzüge von IT-Arbeitsplätzen
- Updates, Upgrades und Migrationen von IT-Systemen
- bei Bedarf die De-Installation von Systemen
sowie diverse Zusatzoptionen vom Hardware-Rollout bis zur -Entsorgung.
Die Vorteile von Managed Workspaces
- Mehr Transparenz: Die Kosten jedes Arbeitsplatzes können den einzelnen Abteilungen und Kostenstellen zugeordnet werden.
- Mehr Freiräume: Die hauseigene IT-Abteilung wird von Routinetätigkeiten entlastet und kann sich auf strategische Aufgaben konzentrieren.
- Weniger Risiken: Aufgrund der Expertise der Dienstleister wird das Risiko für Stör- oder Ausfälle minimiert.
- Weniger Komplexität: Standardisierte IT-Arbeitsplätze sorgen für optimierte und damit schnellere Prozesse.
- Bessere Infrastruktur: Über die Managed Workspaces wird eine sichere und zudem skalierbare Arbeitsplatz-Infrastruktur aufgebaut.
- Mehr Aktualität: Die IT-Infrastruktur ist immer auf dem neuesten Stand.
Digital Workspaces und Managed Workspaces mit TA Triumph-Adler
TA Triumph-Adler bietet an, jeden Arbeitsplatz so auszustatten, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter die spezifischen Aufgaben effizient erledigen kann – ob im Büro, im Homeoffice oder von unterwegs. Wir bieten die passende IT-Hardware sowie die dazugehörigen IT-Services – etwa Bereitstellung, Konfiguration, Monitoring und Support. Hinzu kommt die gewünschte Software. TA Triumph-Adler setzt auf bewährte Lösungen fürs Dokumentenmanagement – gern auch, wie mit unserer ECM-Lösung yuuvis® RAD as a Service, über die Cloud –, damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch mobil und im Homeoffice auf vertraute Tools und gewohnte Prozesse zurückgreifen können.
Den kompletten Support und die Pflege der Software übernimmt TA Triumph-Adler als Anbieter von Managed Workspaces auf Wunsch gleich mit. Dabei wird jedes Servicepaket individuell zugeschnitten, um die jeweiligen Anforderungen zu erfüllen. So entlasten Managed Workspaces die hauseigene IT-Abteilung: Gibt es ein Problem, steht TA Triumph-Adler als Dienstleister sofort bereit. Nicht der einzige Vorteil für Unternehmen, deren IT-Abteilungen sich auf wertschöpfende Aufgaben fokussieren können: Mit Managed Workspaces sind sie in Sachen IT-Technik immer auf dem neuesten Stand.
Den kompletten Support und die Pflege der Software übernimmt TA Triumph-Adler als Anbieter von Managed Workspaces auf Wunsch gleich mit. Dabei wird jedes Servicepaket individuell zugeschnitten, um die jeweiligen Anforderungen zu erfüllen. So entlasten Managed Workspaces die hauseigene IT-Abteilung: Gibt es ein Problem, steht TA Triumph-Adler als Dienstleister sofort bereit. Nicht der einzige Vorteil für Unternehmen, deren IT-Abteilungen sich auf wertschöpfende Aufgaben fokussieren können: Mit Managed Workspaces sind sie in Sachen IT-Technik immer auf dem neuesten Stand.
