Überall so arbeiten, als säße man sich im Büro gegenüber – mit direktem Zugriff auf alle relevanten Informationen und Dokumente: Wie Digital Workplaces die Zukunft des Arbeitens prägen.
Es flattert noch jede Menge Papier durch die Büros, doch immer mehr Prozesse werden verlagert in die digitale Welt. Dokumente elektronisch zu bearbeiten und zu verwalten, sorgt gleichzeitig für mehr Effizienz und für mehr Transparenz. Finden statt Suchen! Damit wandelt sich der Arbeitsplatz im Büro. Die Schreibmaschine ist längst weg, nun verschwinden auch die Aktenordner: Dokumente werden digital erfasst, bearbeitet, weitergeleitet, freigegeben, gespeichert und archiviert. Damit das alles auch klappt, braucht es im Büro entsprechend ausgestattete Arbeitsplätze – Digital Workplaces.
Unabhängig davon, ob Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in verschiedenen Städten, im selben Büro oder im Homeoffice arbeiten – mit einem digitalen Arbeitsplatz klappt alles so, als säße man sich direkt gegenüber. Das ist der wohl ausschlaggebende Vorteil eines Digital Workplace.
Was allerdings genau ein Digital Workplace ist, dazu gibt es je nach Perspektive unterschiedliche Definitionen. Die Arbeitswissenschaft betont das agile und vernetzte Arbeiten, aus technischer Sicht ist Digital Workplace ein Sammelbegriff für alle IT-Werkzeuge, die dieses agile und vernetzte Arbeiten ermöglichen. Um diese begriffliche Verwirrung aufzulösen, benutzen wir für alle Arbeitsgeräte (Computer, Laptop, Smartphone) sowie für die digitalen Tools und Softwarelösungen des Digital Workplace den Begriff Digital Workspace.
Der Digital Workplace erlaubt es Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, losgelöst von Arbeitsort und Zeitzone alle für sie relevanten Programme und Systeme, Tools und Softwarelösungen zu nutzen. Dafür müssen nicht nur alle notwendigen Dokumente und Funktionen per Computer zu erreichen und zu bedienen sein, ebenso wichtig ist eine leistungsfähige IT-Infrastruktur im Hintergrund. Ihre Aufgabe: Daten aus den eingesetzten Softwaresystemen zusammenzubringen auf einer zentralen Plattform, auf die alle Berechtigten zugreifen können.
Sechs Vorteile von Digital Workplaces
Da viele Unternehmen vorsichtig Schritt für Schritt digitalisieren, gibt es statt einer zentralen Plattform häufig verschiedene Programme, die weder miteinander vernetzt sind noch Daten austauschen. Das ist zwangsläufig ineffizient. Hinzu kommen mitunter unausgereifte digitale Ordnerstrukturen, die es erschweren, benötigte Dokumente schnell zu finden. Noch unübersichtlicher wird es, wenn sich auf den Servern verschiedene Versionen ein- und desselben Dokuments befinden. Umso sinnvoller ist es, umzusteigen auf in sich stimmige Digital Workplaces. Das hat gleich sechs Vorteile:
- Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten wird möglich. Das erlaubt den Einsatz von standortübergreifenden virtuellen Teams, auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice werden problemlos integriert. Dasselbe gilt für „Remote Work“, also wenn Angestellte unterwegs sind (etwa bei Kunden oder auf Veranstaltungen wie Messen).
- Das Interesse an der Option „Homeoffice“ ist seit Corona deutlich gestiegen. Ein Digital Workplace im Homeoffice sorgt für die technische Anbindung an die IT-Systeme des Arbeitsgebers. Zugleich steigern Arbeitgeber durch solche Angebote ihre Attraktivität für künftige Angestellte.
- Der Digital Workplace löst in der IT-Infrastruktur kleinteilige Insellösungen ab, die selten gut miteinander harmonieren. Werden Daten nicht automatisiert ausgetauscht, müssen sie von einem System ins andere kopiert werden, was zeit- und fehleranfällig ist.
- Mit einem Digital Workplace lassen sich repetitive Prozesse wie die Freigabe von Rechnungen oder wiederholte Dateneingaben, die oft viel Zeit in Anspruch nehmen, automatisieren. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben dadurch mehr Zeit, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren.
- Digital Workplaces sorgen dafür, dass sämtliche Dokumente und Anwendungen jederzeit zur Verfügung stehen. Zudem fördern sie den Informationsaustausch. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können ihr Wissen oder Dokumente schnell und einfach mit anderen teilen, zusammen an Projekten arbeiten oder in Online-Meetings sitzen.
- Ein Digital Workplace schafft eine transparentere Arbeitsumgebung, in der alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit den Status jeder Aufgabe, an der sie beteiligt sind, verfolgen können. So können zeitaufwendige Meetings oder Absprachen vermieden werden.
Die Erfolgsfaktoren für Digital Workplaces
Das Neue hat es schwer. Menschen verabschieden sich ungern von vertrauten und bewährten Abläufen. Ihre Skepsis lässt sich am besten auflösen, wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst feststellen, dass der Digital Workplace ihnen die Arbeit erleichtert. Weil nervige Abstimmungsschleifen entfallen. Weil das Feedback schon ins Dokument eingearbeitet wurde. Weil der Kollege auch dann Input liefert, wenn er auf Geschäftsreise ist. Damit Digital Workplaces mit ihren elektronischen Workflows akzeptiert werden, müssen die Beschäftigten die Vorteile, die für sie in der täglichen Arbeit herausspringen, sehen und annehmen. Dafür sind drei Erfolgsfaktoren essenziell:
- Bevor über konkrete Tools diskutiert wird, muss der Arbeitgeber verstehen, wie seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten, was an den Abläufen funktioniert und was verbessert werden könnte. Auf dieser Basis lässt sich der Digital Workplace so entwickeln, dass sich die Angestellten gehört, verstanden und mitgenommen fühlen.
- Ist die Entscheidung für konkrete Tools gefallen, gilt es, auf das Feedback der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu hören, vor allem wenn es um Anwendbarkeit und Praxisnähe der neuen Technologien geht. Schließlich besteht das Ziel darin, die Arbeit einfacher zu machen.
- Neue Technologien können viel, doch nicht alles wird von allen gebraucht. Schon gar nicht zum Start. Statt die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ultrakomplexen Tools zu überfordern, ist es sinnvoller, erst einmal mit den wichtigsten Funktionen anzufangen.
Auf jeden Fall bietet es sich an – Erfolgsfaktor Nummer 4 –, mit Pilotprojekten zu starten. Die bleiben überschaubar und bieten daher die Gelegenheit, aus Fehlern zu lernen.
In sechs Schritten zum Digital Workplace
Schneller Austausch, direkter Zugriff auf Informationen und effiziente Prozesse: Digital Workplaces verändern die Art, wie wir miteinander arbeiten. Das gelingt in sechs Schritten.
1. Ist-Analyse: Technik
Damit Arbeitgeber einschätzen können, wie weit der Weg zum Ziel „Digital Workplace“ ist, müssen sie um den Ist-Zustand wissen. Daher gilt es im ersten Schritt, den aktuellen Zustand der IT-Infrastruktur zu analysieren. Welche Systeme sind vorhanden und wie werden sie eingesetzt?
2. Ist-Analyse: Prozesse
Von außen übergestülpte Prozesse werden häufig von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern abgelehnt. Deshalb ist es wichtig, zu verstehen, welche Arbeitsabläufe sich bewährt haben und bei welchen es Optimierungspotenziale gibt. Wünsche der Angestellten und Möglichkeiten der IT sollten miteinander verzahnt werden.
3. Anforderungsprofile festlegen
Was wollen wir und was brauchen wir überhaupt? Antworten auf diese Frage können von Abteilung zu Abteilung unterschiedlich aussehen – nicht jeder braucht dasselbe. Entsprechend variabel können Digital Workplaces gestaltet und eingerichtet werden.
4. Standard- und Speziallösungen unterscheiden
Bestimmte Systeme wie etwa Office-Programme oder Systeme für das Dokumentenmanagement werden an nahezu jedem Arbeitsplatz benötigt. Hier ist es sinnvoller – und preiswerter –, auf Standardlösungen zu setzen. So wird klarer, wo überhaupt speziell zugeschnittene Individuallösungen gefragt sind.
5. Speziallösungen auswählen
Im Kern des Digital Workplace steht ein reibungsloser Austausch von Dokumenten und Informationen. Für bestimmte Abteilungen können Data-Analytics-Software und spezielle CRM- oder Digitalmarketing-Tools wichtig sein. Herauszufinden, wer welche Speziallösung braucht, legt die Basis für passgenaue Digital Workplaces.
6. An IT-Sicherheit denken
Je mehr Informationen digital ausgetauscht werden, desto wichtiger wird die IT-Sicherheit. Um die Risiken minimal zu halten, muss entschieden werden, ob – und welche – Daten in die Cloud ausgelagert wird. Außerdem müssen Arbeitgeber mit Blick auf Datenschutz und -sicherheit festlegen, ob Angestellte ausschließlich Firmengeräte für ihre Arbeit nutzen sollen oder auf ihre eigenen mobilen Endgeräte zurückgreifen können.
1. Ist-Analyse: Technik
Damit Arbeitgeber einschätzen können, wie weit der Weg zum Ziel „Digital Workplace“ ist, müssen sie um den Ist-Zustand wissen. Daher gilt es im ersten Schritt, den aktuellen Zustand der IT-Infrastruktur zu analysieren. Welche Systeme sind vorhanden und wie werden sie eingesetzt?
2. Ist-Analyse: Prozesse
Von außen übergestülpte Prozesse werden häufig von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern abgelehnt. Deshalb ist es wichtig, zu verstehen, welche Arbeitsabläufe sich bewährt haben und bei welchen es Optimierungspotenziale gibt. Wünsche der Angestellten und Möglichkeiten der IT sollten miteinander verzahnt werden.
3. Anforderungsprofile festlegen
Was wollen wir und was brauchen wir überhaupt? Antworten auf diese Frage können von Abteilung zu Abteilung unterschiedlich aussehen – nicht jeder braucht dasselbe. Entsprechend variabel können Digital Workplaces gestaltet und eingerichtet werden.
4. Standard- und Speziallösungen unterscheiden
Bestimmte Systeme wie etwa Office-Programme oder Systeme für das Dokumentenmanagement werden an nahezu jedem Arbeitsplatz benötigt. Hier ist es sinnvoller – und preiswerter –, auf Standardlösungen zu setzen. So wird klarer, wo überhaupt speziell zugeschnittene Individuallösungen gefragt sind.
5. Speziallösungen auswählen
Im Kern des Digital Workplace steht ein reibungsloser Austausch von Dokumenten und Informationen. Für bestimmte Abteilungen können Data-Analytics-Software und spezielle CRM- oder Digitalmarketing-Tools wichtig sein. Herauszufinden, wer welche Speziallösung braucht, legt die Basis für passgenaue Digital Workplaces.
6. An IT-Sicherheit denken
Je mehr Informationen digital ausgetauscht werden, desto wichtiger wird die IT-Sicherheit. Um die Risiken minimal zu halten, muss entschieden werden, ob – und welche – Daten in die Cloud ausgelagert wird. Außerdem müssen Arbeitgeber mit Blick auf Datenschutz und -sicherheit festlegen, ob Angestellte ausschließlich Firmengeräte für ihre Arbeit nutzen sollen oder auf ihre eigenen mobilen Endgeräte zurückgreifen können.
Der Digital Workplace als Managed Workplace
Werden Digital Workplaces im Büro oder auch im Homeoffice von einem externen Dienstleister – einem Managed Services Provider – betreut, spricht man von einem Managed Workplace. Dabei werden sämtliche Produkte und Prozesse ganzheitlich koordiniert und gesteuert. Der Service umfasst üblicherweise
- die Bereitstellung von moderner Hardware und Software
- die Installation und – bei Bedarf – Umzüge von IT-Arbeitsplätzen
- Updates, Upgrades und Migrationen von IT-Systemen
- bei Bedarf die De-Installation von Systemen
sowie diverse Zusatzoptionen vom Hardware-Rollout bis zur -Entsorgung. Auf Wunsch werden Kunden auch beraten, wie sie vom suboptimalen Ist-Zustand zum angestrebten Soll-Zustand kommen.
Die Vorteile von Managed Workplaces
- Mehr Transparenz: Die Kosten jedes Arbeitsplatzes können den einzelnen Abteilungen und Kostenstellen zugeordnet werden.
- Mehr Freiräume: Die hauseigene IT-Abteilung wird von Routinetätigkeiten entlastet und kann sich auf strategische Aufgaben konzentrieren.
- Weniger Risiken: Aufgrund der Expertise der Dienstleister wird das Risiko für Stör- oder Ausfälle minimiert.
- Weniger Komplexität: Standardisierte IT-Arbeitsplätze sorgen für optimierte und damit schnellere Prozesse.
- Bessere Infrastruktur: Über die Managed Workplaces wird eine sichere und zudem skalierbare Arbeitsplatz-Infrastruktur aufgebaut.
- Mehr Aktualität: Die IT-Infrastruktur ist immer auf dem neuesten Stand.
Vom Managed Workplace aus können Angestellte effizient arbeiten, egal von wo, mit schnellem Zugriff auf alle für sie relevanten Daten.
Digital Workplaces und Managed Workplaces mit TA Triumph-Adler
TA Triumph-Adler bietet an, jeden Arbeitsplatz so auszustatten, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter die spezifischen Aufgaben effizient erledigen kann – ob im Büro, im Homeoffice oder von unterwegs. Wir bieten die passende IT-Hardware sowie die dazugehörigen IT-Services – etwa Bereitstellung, Konfiguration, Monitoring und Support. Hinzu kommt die gewünschte Software. TA Triumph-Adler setzt auf bewährte Lösungen fürs Dokumentenmanagement, damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch mobil und im Homeoffice auf vertraute Tools und gewohnte Prozesse zurückgreifen können. Wie lange es dauert, bis alles läuft? Nur ein paar Stunden!
Den kompletten Support und die Pflege der Software übernimmt TA Triumph-Adler als Anbieter von Managed Workplaces auf Wunsch gleich mit. Dabei wird jedes Servicepaket individuell zugeschnitten, um die jeweiligen Anforderungen zu erfüllen. So entlasten Managed Workplaces die hauseigene IT-Abteilung: Gibt es ein Problem, steht TA Triumph-Adler als Dienstleister sofort bereit. Nicht der einzige Vorteil für Unternehmen, deren IT-Abteilungen sich auf wertschöpfende Aufgaben fokussieren können: Mit Managed Workplaces sind sie in Sachen IT-Technik immer auf dem neuesten Stand.
Den kompletten Support und die Pflege der Software übernimmt TA Triumph-Adler als Anbieter von Managed Workplaces auf Wunsch gleich mit. Dabei wird jedes Servicepaket individuell zugeschnitten, um die jeweiligen Anforderungen zu erfüllen. So entlasten Managed Workplaces die hauseigene IT-Abteilung: Gibt es ein Problem, steht TA Triumph-Adler als Dienstleister sofort bereit. Nicht der einzige Vorteil für Unternehmen, deren IT-Abteilungen sich auf wertschöpfende Aufgaben fokussieren können: Mit Managed Workplaces sind sie in Sachen IT-Technik immer auf dem neuesten Stand.
