Ein ZUGFeRD für die Digitalisierung von Rechnungen
Sie können Rechnungen aufwendig manuell bearbeiten – oder auf digitale Rechnungsprüfung und -bearbeitung umsteigen und damit Zeit und Geld sparen. Dabei hilft der ZUGFeRD-Standard.
15.03.2021
Was ist der ePen überhaupt?
Mobile Datenerfassung leicht gemacht: Der ePen – auch digitaler Kugelschreiber genannt – nimmt handschriftliche Aufzeichnungen auf. Daten werden ganz einfach über USB oder Mobilfunk auf dem PC gespeichert und automatisch archiviert. Wie genau das funktioniert? Und welche Vorteile es bringt? Mehr dazu lesen Sie hier.
Wie der Name schon andeutet, handelt es sich im Prinzip um einen Kugelschreiber – oder besser gesagt um ein „System zur automatisierten Erfassung von handschriftlich erstellten Protokollen“. Dabei ist der Stift selbst nur eine von mehreren Komponenten: Ergänzt wird er von einem Client, der der Datenübertragung dient, und von speziellen Formularen, die mit einem patentierten Punkteraster versehen sind.
Natürlich ist der ePen selbst kein normaler Stift, sondern ein mit digitaler Technik vollgepacktes Tool, das dank integrierter Infrarotkamera, Prozessor, Speicher und USB-Zugang die Handschrift des Nutzers in digitaler Form erfassen kann. Über eine USB-Dockingstation, Bluetooth oder Handy (GPRS) werden die so gespeicherten Daten schließlich an den Clientrechner übertragen, wo sie gemäß den Userbedürfnissen bearbeitet, verwaltet und archiviert werden können.
Die sichere, fehlerfreie Erfassung der Texte wird durch ein spezielles Rastersystem gewährleistet, das in die existierenden Formulare integriert werden kann. Diese können anschließend wie gewohnt auf ganz gewöhnlichem Papier ausgedruckt werden.
Wie der Name schon andeutet, handelt es sich im Prinzip um einen Kugelschreiber – oder besser gesagt um ein „System zur automatisierten Erfassung von handschriftlich erstellten Protokollen“. Dabei ist der Stift selbst nur eine von mehreren Komponenten: Ergänzt wird er von einem Client, der der Datenübertragung dient, und von speziellen Formularen, die mit einem patentierten Punkteraster versehen sind.
Natürlich ist der ePen selbst kein normaler Stift, sondern ein mit digitaler Technik vollgepacktes Tool, das dank integrierter Infrarotkamera, Prozessor, Speicher und USB-Zugang die Handschrift des Nutzers in digitaler Form erfassen kann. Über eine USB-Dockingstation, Bluetooth oder Handy (GPRS) werden die so gespeicherten Daten schließlich an den Clientrechner übertragen, wo sie gemäß den Userbedürfnissen bearbeitet, verwaltet und archiviert werden können.
Die sichere, fehlerfreie Erfassung der Texte wird durch ein spezielles Rastersystem gewährleistet, das in die existierenden Formulare integriert werden kann. Diese können anschließend wie gewohnt auf ganz gewöhnlichem Papier ausgedruckt werden.
Wie und wo wird der ePen eingesetzt?
Die Anwendungsgebiete sind fast ebenso vielfältig wie die eines normalen Stifts. Auch in der Gesundheitsbranche, zum Beispiel in Kliniken und Krankenhäusern, wird der Stift schon erfolgreich eingesetzt. Und das laut Aussage von Judith Meincke, Abteilungsleiterin Operations & Business Management bei TA Triumph-Adler, sogar besonders effektiv. So hat TA Triumph-Adler den ePen gerade bei einem Leverkusener Klinikum als Optimierungslösung für einen wichtigen Kernprozess eingeführt: bei der digitalen Patientenaufnahme. „Die Kosten- und Zeiteinsparungen sind beachtlich – wir reden von einem siebenstelligen Betrag, der vor Einführung des ePens nicht mit den Krankenkassen abgerechnet werden konnte, weil die erforderlichen Patientenunterschriften nicht rechtmäßig authentifiziert werden konnten.“
Und genau hier liegt auch der vermeintliche Hauptgrund für den Erfolg der ePen-Technologie: Mit dem Inkrafttreten der eIDAS-Verordnung, die seit 2014 auf europäischer Ebene die elektronische Identifizierung und die elektronischen Vertrauensdienste regelt, hat die digitale Unterschrift ständig an Bedeutung gewonnen. Mit dem ePen präsentiert Triumph-Adler nun eine Technologie, die eine intuitive, einfach umsetzbare Antwort auf konkrete Kundenbedürfnisse liefert. Dabei halten die vom ePen erstellten Signaturen jeglichen Prüfungsmechanismen stand und sind somit mit einer traditionellen handschriftlich erstellten Unterschrift durchaus vergleichbar – wenn nicht sogar sicherer.
Und genau hier liegt auch der vermeintliche Hauptgrund für den Erfolg der ePen-Technologie: Mit dem Inkrafttreten der eIDAS-Verordnung, die seit 2014 auf europäischer Ebene die elektronische Identifizierung und die elektronischen Vertrauensdienste regelt, hat die digitale Unterschrift ständig an Bedeutung gewonnen. Mit dem ePen präsentiert Triumph-Adler nun eine Technologie, die eine intuitive, einfach umsetzbare Antwort auf konkrete Kundenbedürfnisse liefert. Dabei halten die vom ePen erstellten Signaturen jeglichen Prüfungsmechanismen stand und sind somit mit einer traditionellen handschriftlich erstellten Unterschrift durchaus vergleichbar – wenn nicht sogar sicherer.
Ist der ePen auch etwas für mein Unternehmen?
Über den E-Health-Bereich hinaus ist eine Anwendung grundsätzlich in jeder Branche denkbar, in der eine Datenerfassung in Papierform noch unerlässlich ist: von Autohäusern, Versicherungswesen und Verwaltungswesen bis hin zu Logistik oder Hotellerie. Die Einstiegshürden gestalten sich sehr gering: Schließlich muss nur der Stift ersetzt werden, und neue Formulare müssen gedruckt werden – etablierte Prozesse können die Nutzer beibehalten, Dokumente werden wie gewohnt in handschriftlicher Form ausgefüllt.
Die Zukunft des ePens sieht vielversprechend aus. Deshalb: Halten Sie bei Ihrem nächsten Arzttermin die Augen offen, Sie könnten ihn schon live im Einsatz sehen!
Die Zukunft des ePens sieht vielversprechend aus. Deshalb: Halten Sie bei Ihrem nächsten Arzttermin die Augen offen, Sie könnten ihn schon live im Einsatz sehen!
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