Digitalisierung: Gekommen, um zu bleiben

Die Er­geb­nisse des „Digital Office Index 2022“­ zeigen: Das papierlose Büro kommt und Vi­deo­kon­fe­ren­zen boomen. Aber damit sind die Möglichkeiten längst noch nicht ausgeschöpft.

Deutschland steckt mitten im digitalen Wandel. Könnte schneller gehen, finden viele, und zeigen auf Nachbarländer wie Dänemark, Finnland und Schweden. Tatsächlich aber hat sich auch bei uns eine Menge getan: Noch vor zehn Jahren gab es die meisten der digitalen Lösungen nicht, die uns heute das Leben erleichtern. Zoom-Konferenzen oder Tools wie Microsoft Teams, Slack oder Google Workspace? Fehlanzeige. Der Wechsel vom Büro ins Homeoffice wäre mit der IT von damals undenkbar gewesen.

Die Corona-Pandemie hat die Digitalisierung der Wirtschaft noch einmal deutlich befeuert. Zu diesem Ergebnis kommt die Studie „Digital Office – Wie digital arbeiten deutsche Unternehmen?“ des Digitalverbands Bitkom. Die gute Nachricht: Die Befragten werten die pandemiebedingten Entwicklungen in den deutschen Büros als nachhaltig. Eher problematisch: die Kosten, die Datensicherheit und die Zufriedenheit der Beschäftigten. 

Laut Studie gibt es so gut wie keine Zweifel mehr an dem wirtschaftlichen Nutzen der Digitalisierung: Der Anteil der Unternehmen, die dem Thema grundsätzlich aufgeschlossen gegenüberstehen, liegt bei 89 Prozent und damit auf einem ähnlich hohen Niveau wie 2020. Mittlerweile wird die Digitalisierung allerdings deutlich strategischer angegangen: 83 Prozent der Unternehmen verfolgen eine Digitalisierungsstrategie, 79 Prozent haben inzwischen sogar Digitalisierungsbeauftragte beschäftigt. Auch die Erkenntnis, dass eine digital befähigte Belegschaft produktiver arbeitet, hat sich herumgesprochen: 7 von 10 Befragten würden Geld in die Hand nehmen für entsprechende Fort- und Weiterbildungen.

Mehr als die Hälfte der Unternehmen gab an, dass weniger ausgedruckt wird als vor einem Jahr. Zugleich erklärten 86 Prozent der Befragten, dass ihr Unternehmen das Ziel habe, Briefpost durch digitale Kommunikation zu ersetzen. Seit der Pandemie boomen digitale Rechnungen: Zum ersten Mal ist die Gruppe der Unternehmen, die ihre Rechnungen überwiegend elektronisch erstellen, am größten. Nur noch ein Viertel der Befragten erstellt die meisten Rechnungen auf Papier, 32 Prozent nutzen digitale und analoge Wege etwa zu gleichen Teilen. Bei der Frage nach den Vorteilen digitalisierter Bürolösungen stimmen 74 Prozent der Aussage zu, dass Compliance-Richtlinien besser eingehalten werden, 70 Prozent sehen eine steigende Performance in ihren Geschäfts- und Verwaltungsprozessen und 66 Prozent eine höhere Kundenzufriedenheit.  

Inzwischen haben 76 Prozent der Unternehmen mindestens eine Anwendung für Enterprise Content Management (ECM) im Einsatz, die unter anderem eine digitale Verwaltung geschäftlicher Dokumente ermöglicht. Ebenfalls drei Viertel nutzen eine Customer-Relationship-Management-Anwendung (CRM) zur digitalen Verwaltung von Kundenkontakten. Und sogar 95 Prozent setzen Enterprise Ressource Planning (ERP) ein, also die digitale Planung und Steuerung von Ressourcen wie Material oder Personal.

Von allen Branchen setzt der Dienstleistungssektor am stärksten auf Enterprise Content Management. Die meisten Unternehmen haben hier eine maßgeschneiderte Lösung im Einsatz. Lediglich ein knappes Viertel aller Befragten hat sich noch nicht mit digitaler Dokumentenverwaltung beschäftigt.

In Sachen Kommunikation zeigte sich der Digitalisierungsschub am deutlichsten: 83 Prozent der Unternehmen setzen heute auf den Austausch über Firmen-Smartphones, noch vor vier Jahren waren es 51 Prozent. Eine ähnliche Entwicklung gibt es beim Einsatz von Videokonferenzen: 72 Prozent nutzen sie derzeit, 2018 waren es nur 48 Prozent.

Negativ bewertet werden beim Thema Digitalisierung ein zu hoch empfundener Investitionsbedarf, die Angst vor Datenklau sowie zu wenig qualifiziertes Personal. Daneben nennt rund jedes zweite Unternehmen fehlende Zeit, Sorge vor Datenverlust und fehlende Standards als Hürde auf dem Weg zum digitalen Büro. Rechtliche und regulatorische Bestimmungen, zu hohe Anforderungen an den Datenschutz und die IT-Sicherheit werden als weitere Unsicherheitsfaktoren empfunden.

Beim Einsatz von Kollaborationslösungen wie Microsoft Teams, Slack & Co. überwiegt momentan noch die Nutzung einfacherer Anwendungen. Jeweils 8 von 10 Unternehmen greifen auf Audio- oder Videokonferenzen zurück, nutzen das Terminmanagement, setzen Chats ein oder verwenden die Dateiablage für die Zusammenarbeit an Dokumenten. Dabei gibt es noch viel mehr Möglichkeiten, um mit diesen Tools Effizienzgewinne zu erzielen – sie werden aber deutlich seltener in den Arbeitsalltag und die Unternehmensprozesse integriert. Dazu zählen Anwendungen wie die Verteilung und Verfolgung von Aufgaben, die Zusammenarbeit mit externen Partnern wie Kunden oder Zulieferern, das Wissensmanagement oder die Nutzung virtueller Arbeitsräume.