Unser DMS-Whitepaper
Sie möchten sich vertraut machen mit den Vorteilen und Funktionen des digitalen Dokumentenmanagements? Dafür gibt es unser Whitepaper „So geht's: Dokumentenmanagement digital!“.
Wie geht die revisionssichere Archivierung?
Unternehmen müssen viele Dokumente aus steuerrechtlichen Gründen jahrelang aufbewahren. Um die Unterlagen vor Manipulationen zu schützen, gelten fürs digitale Archivieren hohe Standards.
Steuerrechtlich relevante Unterlagen müssen sechs oder sogar zehn Jahre nachvollziehbar, auffindbar, unveränderbar und verfälschungssicher aufbewahrt werden. Und zwar so, dass Wirtschafts- und Steuerprüfer nichts zu meckern haben – dann sind sie „revisionssicher“ archiviert. So steht es in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Zudem müssen alle Prozesse und die Arbeitsweise der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter festgelegt, dokumentiert und in sich schlüssig sein. Ebenso legen die GoBD fest, dass IT-Software und die verwendete Technik tauglich sein müssen – was das Unternehmen nachweisen muss.
Was eigentlich selbstverständlich klingt, könnte bei digitalen Dokumenten potenziell für Probleme sorgen. Der Sinn und Zweck des Dokumentenmanagements besteht ja darin, digitale Unterlagen zu bearbeiten – und damit werden sie verändert. Bei digitalen Dokumenten gibt es eben keine handschriftlichen Anmerkungen am Original. Ebenso ist es überflüssig, eine endlich freigegebene Version „ins Reine“ abzutippen. Der bequeme Workflow, bei dem verschiedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Dokument bearbeiten und einen Schritt weiterschieben, macht ja die Stärke des digitalen Dokumentenmanagements aus.
Steuerrechtlich relevante Unterlagen müssen sechs oder sogar zehn Jahre nachvollziehbar, auffindbar, unveränderbar und verfälschungssicher aufbewahrt werden. Und zwar so, dass Wirtschafts- und Steuerprüfer nichts zu meckern haben – dann sind sie „revisionssicher“ archiviert. So steht es in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Zudem müssen alle Prozesse und die Arbeitsweise der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter festgelegt, dokumentiert und in sich schlüssig sein. Ebenso legen die GoBD fest, dass IT-Software und die verwendete Technik tauglich sein müssen – was das Unternehmen nachweisen muss.
Was eigentlich selbstverständlich klingt, könnte bei digitalen Dokumenten potenziell für Probleme sorgen. Der Sinn und Zweck des Dokumentenmanagements besteht ja darin, digitale Unterlagen zu bearbeiten – und damit werden sie verändert. Bei digitalen Dokumenten gibt es eben keine handschriftlichen Anmerkungen am Original. Ebenso ist es überflüssig, eine endlich freigegebene Version „ins Reine“ abzutippen. Der bequeme Workflow, bei dem verschiedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Dokument bearbeiten und einen Schritt weiterschieben, macht ja die Stärke des digitalen Dokumentenmanagements aus.
Revisionssicher archivieren mit DMS
Alle Unterlagen, die nicht mehr für die tägliche Arbeit benötigt werden, landen im digitalen Archiv. Die archivierten Dokumente sind verschlagwortet und daher mit einem Mausklick zu finden. Da ein Dokumenten-Management-System (DMS), das den gesetzlichen Vorgaben nicht genügt, unbrauchbar wäre, ist die revisionssichere Archivierung mit zeitgemäßen DMS- und ECM-Lösungen längst selbstverständlich. Allerdings müssen die Anwender sicherstellen, dass das gewählte DMS- oder ECM-System sämtliche rechtlichen Voraussetzungen – etwa was Ablauffristen, Zugriffsrestriktionen oder Verfahrensdokumentationen angeht – erfüllt. Wer auf Nummer sicher gehen will, greift zu Lösungen, die mit einer Bescheinigung nach IDW PS880 zertifiziert sind.
Selbst ohne juristische Pflicht ist es sinnvoll, dass Dokumenten-Management-Systeme sämtliche Versionen wiedererkennbar abspeichern. Jede Bearbeiterin und jeder Bearbeiter will schließlich wissen, ob die Version auf dem Bildschirm tatsächlich die aktuelle ist. Und falls im Dokument etwas Merkwürdiges auffällt, ist es hilfreich, sich alle früheren Versionen anschauen zu können, um herauszufinden, wer wann was gemacht hat. Deshalb wird jede Version mit Datum und Uhrzeit sowie dem Namen des Bearbeiters abgespeichert.
Was die tägliche Arbeit erleichtert, erfreut auch das Finanzamt sowie Wirtschafts- und Steuerprüfer. Sie können sich darauf verlassen, dass Unternehmen die zehn Kriterien für eine revisionssichere Archivierung kennen – und umsetzen.
Selbst ohne juristische Pflicht ist es sinnvoll, dass Dokumenten-Management-Systeme sämtliche Versionen wiedererkennbar abspeichern. Jede Bearbeiterin und jeder Bearbeiter will schließlich wissen, ob die Version auf dem Bildschirm tatsächlich die aktuelle ist. Und falls im Dokument etwas Merkwürdiges auffällt, ist es hilfreich, sich alle früheren Versionen anschauen zu können, um herauszufinden, wer wann was gemacht hat. Deshalb wird jede Version mit Datum und Uhrzeit sowie dem Namen des Bearbeiters abgespeichert.
Was die tägliche Arbeit erleichtert, erfreut auch das Finanzamt sowie Wirtschafts- und Steuerprüfer. Sie können sich darauf verlassen, dass Unternehmen die zehn Kriterien für eine revisionssichere Archivierung kennen – und umsetzen.
10 Kriterien für eine revisionssichere Archivierung
1. Ordnungsmäßigkeit
Jeder Beleg und alle relevanten Aufzeichnungen müssen nach rechtlichen Kriterien und internen Vorgaben ordnungsgemäß archiviert werden.
2. Vollständigkeit
Kein Dokument darf verloren gehen oder vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Alle Aufzeichnungen müssen vollständig vorliegen.
3. Sicherheit des Gesamtverfahrens
Für jedes Dokument müssen sämtliche Prozessschritte dokumentiert und lückenlos protokolliert werden.
4. Schutz vor Veränderung und Verfälschung
Digitale Dokumente müssen hundertprozentig mit dem ursprünglichen Original übereinstimmen und dürfen nicht im Nachhinein verändert werden.
5. Sicherung vor Verlust
Es gilt zu verhindern, dass Dokumente, Informationen und Daten gelöscht werden können. Backups sind Pflicht.
6. Nutzung nur durch Berechtigte
In einem Berechtigungskonzept ist geregelt, wer wann wie auf Dokumente zugreifen kann. Dieses Konzept ist über das DMS umzusetzen.
7. Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Steuerlich relevante Aufzeichnungen dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist aus dem Archiv gelöscht werden.
8. Dokumentation des Verfahrens
Die Abläufe der Archivierung sowie alle möglichen Einstellungen, Änderungen und Prozesse am und im Archivsystem müssen dokumentiert werden.
9. Nachvollziehbarkeit
Die Struktur der Daten und Dokumente muss in sich schlüssig, alle Bearbeitungen für Außenstehende (wie etwa Finanzprüfer) müssen nachvollziehbar sein.
10. Prüfbarkeit
Das gesamte Verfahren der digitalen Archivierung muss – technisch wie organisatorisch – durch externe Experten jederzeit überprüfbar sein.
Jeder Beleg und alle relevanten Aufzeichnungen müssen nach rechtlichen Kriterien und internen Vorgaben ordnungsgemäß archiviert werden.
2. Vollständigkeit
Kein Dokument darf verloren gehen oder vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Alle Aufzeichnungen müssen vollständig vorliegen.
3. Sicherheit des Gesamtverfahrens
Für jedes Dokument müssen sämtliche Prozessschritte dokumentiert und lückenlos protokolliert werden.
4. Schutz vor Veränderung und Verfälschung
Digitale Dokumente müssen hundertprozentig mit dem ursprünglichen Original übereinstimmen und dürfen nicht im Nachhinein verändert werden.
5. Sicherung vor Verlust
Es gilt zu verhindern, dass Dokumente, Informationen und Daten gelöscht werden können. Backups sind Pflicht.
6. Nutzung nur durch Berechtigte
In einem Berechtigungskonzept ist geregelt, wer wann wie auf Dokumente zugreifen kann. Dieses Konzept ist über das DMS umzusetzen.
7. Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Steuerlich relevante Aufzeichnungen dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist aus dem Archiv gelöscht werden.
8. Dokumentation des Verfahrens
Die Abläufe der Archivierung sowie alle möglichen Einstellungen, Änderungen und Prozesse am und im Archivsystem müssen dokumentiert werden.
9. Nachvollziehbarkeit
Die Struktur der Daten und Dokumente muss in sich schlüssig, alle Bearbeitungen für Außenstehende (wie etwa Finanzprüfer) müssen nachvollziehbar sein.
10. Prüfbarkeit
Das gesamte Verfahren der digitalen Archivierung muss – technisch wie organisatorisch – durch externe Experten jederzeit überprüfbar sein.
Das könnte Sie auch interessieren:
Trendsport Scannen: damit Papier digital wird
Die Digitalisierung in den Büros beginnt am MFP, dem Multifunktionsprinter. Hier werden Papierdokumente gescannt, um sie anschließend digital bearbeiten und speichern zu können.
