Hybrides Arbeiten in der Cloud: Überwinden von Herausforderungen

Mal zu Hause arbeiten? Ein verständlicher Wunsch. Damit der Wechsel zwischen Büro und Homeoffice klappt, braucht es an beiden Orten die passende Technik – als Digital Workplace.

Wenn Vorgesetzte von ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den Wunsch nach (mehr) Homeoffice hören, hält sich ihre Begeisterung oft in Grenzen. Wer nicht im Büro nebenan sitzt, oft nur wenige Türen von Chefin oder Chef entfernt, erscheint weniger verfügbar. Hinter einem Bildschirm fern des Unternehmens kann man sich leichter verstecken als im Kreise des Teams im Großraumbüro. Wer weiß schon, was im Homeoffice getan oder eben nicht getan wird? Fehlende Kontrolle oder die mangelnde technische Ausstattung am heimischen Schreibtisch waren jahrelang das Standardargument von Arbeitgebern, warum sie Forderungen nach Homeoffice ablehnten. Das hat sich seit Corona geändert. Solange das Büro „tabu“ war, mussten die Angestellten zu Hause arbeiten. Irgendwie ging das auch.

Die Zeiten des „Irgendwie“ sind ebenso vorbei wie die Pandemie. Stichwort „New Work“: Es ist mittlerweile völlig normal, einige Tage im Büro und einige Tage im Homeoffice zu verbringen oder auch von unterwegs zu arbeiten. „Hybrides Arbeiten“ heißt dieses Konzept, das es in vielerlei Varianten gibt. So wird in einigen Unternehmen ein festgelegter Tag, etwa der Mittwoch, zum Homeoffice-Tag für alle. Andere Unternehmen stellen es ihren Angestellten völlig frei, wann sie im Büro sind und wann nicht. 

Egal für welche Variante sie sich entscheiden, eines wissen mittlerweile alle Unternehmen: Damit das Arbeiten vom heimischen Schreibtisch auch wirklich produktiv ist, braucht es die passende technische Ausstattung. Aus dem „Irgendwie“ von gestern wird eine sinnvolle Strategie. Unternehmen statten Homeoffices mit Unterstützung eines erfahrenen Partners wie TA Triumph-Adler mit effizienten Geräten und der passenden Software aus – zugeschnitten auf die jeweiligen Bedürfnisse.

Digital Workplaces heißen diese Arbeitsplätze. Sie stehen für alles, was vom eigenen Arbeitsplatz aus den Zugang in die digitale Welt des Unternehmens ermöglicht – zu allen relevanten Dokumenten. Eine ihrer zentralen Eigenschaften ist ihre Flexibilität: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können von jedem Ort aus produktiv für das Unternehmen tätig sein. Digital Workplaces ermöglichen den Teammitgliedern, auch ohne Präsenz im Büro gemeinsam an Projekten zu arbeiten, Ideen auszutauschen und sich in Echtzeit abzustimmen. Virtuelle Meetings, gemeinsame Dokumentenbearbeitung und Chat-Funktionen sind nur einige Beispiele für die vielfältigen Möglichkeiten, die digitale Arbeitsplätze bieten.

Durch das Einrichten von Digital Workplaces lässt sich die größte Herausforderung des hybriden Arbeitens meistern: IT-Infrastruktur mit Zugriff auf alle relevanten Dokumente. Sie macht die Beschäftigten im Homeoffice überhaupt erst arbeitsfähig. Zugleich – und das lässt viele Arbeitgeber zögern – belasten sie damit allerdings auch ihre IT-Abteilung, die all diese Systeme ständig auf dem neuesten Stand halten muss. Aber muss das überhaupt die Aufgabe der IT-Abteilung sein?

Immer mehr Unternehmen lagern ihre Dateien und Dokumente in die Cloud aus. Dort haben alle berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Zugriff auf die für ihre Arbeit notwendigen Informationen. Um die Verfügbarkeit kümmert sich der Cloud-Anbieter, ebenso um die IT-Sicherheit. So kann auch die Dokumentenverwaltung samt Erfassen, Speichern und Verwalten mit ECM-Modulen gesteuert werden. Bei ECM – das Kürzel steht für Enterprise Content Management – sind alle Dokumente jederzeit verfügbar und werden über maßgeschneiderte Workflows bearbeitet. Zu den ECM-Lösungen in der Cloud zählen beispielsweise yuuvis^® RAD as a Service. TACIM, der Triumph-Adler Content Information Manager, ermöglicht es als smarte Dokumentenablage gerade kleineren Unternehmen, ihre Dokumentenverwaltung einfach und risikolos in die Cloud zu verlegen. Auch Druckaufträge lassen sich aus der Cloud erstellen: TA Cloud Print and Scan erlaubt ortsunabhängiges Drucken und Scannen bei höchsten Sicherheitsstandards. Aufträge werden zentral in der Cloud verwaltet und verschlüsselt verarbeitet. Einsetzbar sind yuuvis® RAD as a Service, TACIM und TA Cloud Print and Scan von jetzt auf gleich.

Mit Digital Workplaces und der Option auf Cloud-Lösungen lassen sich zwei der wichtigsten Herausforderungen des hybriden Arbeitens meistern. Die dritte allerdings hat nichts mit Technik zu tun: Der Mensch ist ein soziales Wesen und will seine Kolleginnen und Kollegen gelegentlich sehen – und das nicht nur auf dem Bildschirm.

Die größte Herausforderung des hybriden Arbeitens besteht deshalb darin, das Büro neu zu denken: als Ort der Begegnung und Inspiration. Denn die Schreibtischarbeit, die kann man auch zu Hause erledigen – dank der von TA Triumph-Adler eingerichteten Digital Workplaces.