So klappt es mit dem papierlosen Büro
Ob in Behörden oder Unternehmen – Unterlagen aus Papier werden immer häufiger durch digitale Dokumente ersetzt. Doch wie gelingt die Umstellung? Durch cleveres Dokumentenmanagement und schrittweises Vorgehen.
30.04.2024
Papierloses Büro – Schlüssel zur Nachhaltigkeit
Ist ein papierloses Büro realistisch? TA Triumph-Adler erklärt, was mit moderner Bürosoftware heute möglich ist und wie sich im Büro Ressourcen schonen lassen.
Papierloses Büro –
Schlüssel zur Nachhaltigkeit
Verantwortungsbewusster Umgang mit Ressourcen und Nachhaltigkeit – große Themen, an denen heute kein Unternehmen mehr vorbeikommt. In diesem Zuge rückt auch ein Konzept wieder in den Fokus, das eigentlich alles andere als neuartig ist: das papierlose Büro. Die Vorstellung, in modernen Büros werde kein Papier mehr benötigt, ist praktisch so alt wie die ersten Ansätze der Digitalisierung in der Arbeitswelt. Tatsächlich sind wir aber heute mit dem Papierverzicht nicht so weit, wie es technisch möglich wäre. Denn obwohl die Digitalisierung gedruckte Papierdokumente in immer mehr Bereichen überflüssig macht und meterlange Aktenschränke durch sinnvoll strukturierte Dateiorder auf Festplatten oder in der Cloud ersetzt werden könnten, wird in deutschen Unternehmen und in der öffentlichen Verwaltung nach wie vor viel (zu viel) ausgedruckt. Das heißt: wurde – denn langsam, so scheint es, tut sich was.
Auf dem Weg in ein papierloses Büro?
Während in einer Infobroschüre des Umweltbundesamtes von 2012 noch Druck-, Presse und Büropapiere als Hauptverursacher für den – im internationalen Vergleich extrem hohen – Pro-Kopf-Verbrauch an Papier in Deutschland angeführt wurden, zeigen sich ein knappes Jahrzehnt später andere Zahlen: Der Verbrauch an sogenannten „grafischen Papieren“, zu denen alles gehört, was im Büro ausgedruckt wird, ist im Verhältnis zu den Spitzenwerten vom Beginn des Millenniums um 40 Prozent gesunken. Die Gründe für den massiven Rückgang dürften aber wohl nur teilweise mit dem Bestreben nach Nachhaltigkeit zu tun haben. Vielmehr zeichnen hohe Druckkosten und die zeitweilig durch Lieferkettenengpässe aufgrund der Corona-Pandemie verursachte Papierknappheit dafür verantwortlich. Doch aus der Not lässt sich ja bekanntlich auch eine Tugend machen. Wer einmal erkannt hat, dass Workflows in digitalisierter Form mindestens so gut laufen „wie gedruckt“ und manches – Stichwort: Arbeit aus dem Homeoffice – dank digitaler Tools überhaupt erst ermöglicht wird, möchte mit Sicherheit auch in Zukunft nicht mehr zu den alten, papierbasierten Prozessabläufen zurückkehren. Die aktuellste Version des Bitkom Digital Office Index zum Stand der Digitalisierung in deutschen Unternehmen untermauert diese These: Jedes zwölfte der befragten Unternehmen mit 20 oder mehr Beschäftigten konnte 2022 ein weitestgehend papierloses Büro vorweisen. Nur vier Jahre früher war es gerade einmal jedes hundertste. Über die Hälfte aller Befragten gab an, im Arbeitsalltag weniger Dokumente auszudrucken als vor einem Jahr. Und ebenso viele, nämlich 55 Prozent, digitalisieren mittlerweile standardmäßig ihren Papiereingang (Quelle: Bitkom Research 2022). Tendenz: steigend.
Gehören auch Sie zu den Unternehmern, die auf mehr Nachhaltigkeit durch ein papierloses Büro setzen? Oder sind Sie noch skeptisch, wie Sie vertraute Abläufe ins Digitale transferieren sollen – ohne dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich überrollt fühlen? In den nachfolgenden Kapiteln zeigen wir Ihnen auf,
Gehören auch Sie zu den Unternehmern, die auf mehr Nachhaltigkeit durch ein papierloses Büro setzen? Oder sind Sie noch skeptisch, wie Sie vertraute Abläufe ins Digitale transferieren sollen – ohne dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich überrollt fühlen? In den nachfolgenden Kapiteln zeigen wir Ihnen auf,
- warum wir alle unseren Papierverbrauch reduzieren sollten,
- was Cybersicherheit, der Trend zum Homeoffice und Ihre Multifunktionsdrucker damit zu tun haben und
- welche Vorteile papierreduziertes Arbeiten mit sich bringt.
Und wir geben Tipps für Pilotprojekte rund um das papierlose Büro.
Warum überhaupt Papier sparen?
Papier erscheint vielen als „Naturprodukt“, hergestellt aus nachwachsendem Rohstoff (Holz) und vollständig biologisch abbaubar. Doch der Schein trügt: Papier ist – vor allem im Herstellungsprozess – alles andere als nachhaltig. Das verwendete Holz stammt nicht selten aus tropischen Wäldern oder illegalen Abholzungen. Bei der Papierproduktion werden Unmengen von Wasser verbraucht – ein einziges DIN-A4-Blatt verbraucht bereits 10 Liter (Quelle: SZ). Teilweise kommen umwelt- und gesundheitsschädliche Chemikalien zum Einsatz, die über das Abwasser wieder in die Umwelt gelangen. Die Ökobilanz von Recyclingpapier sieht besser aus, doch auch hier werden immerhin noch rund 30 Prozent des Wassers und 40 Prozent der Energie benötigt, die bei der Herstellung von Papier aus Frischfasern anfallen.
Mehr Nachhaltigkeit durch ein papierloses Büro
Besser also: kein Papier verwenden oder zumindest Papier sparen, wo es nur geht. Ein paar sinnvolle Tipps, die sich in jedem Büro umsetzen lassen – vom Duplexdruck bis zum Verzicht auf farbige Grafiken im Ausdruck – haben wir Ihnen hier zusammengestellt. Übrigens bedeutet Papierverzicht nicht nur, dass weniger Holz verbraucht und Wälder geschont werden. Es gelangen auch weniger Rückstände aus Toner und Druckertinte in den Wertstoffkreislauf. Außerdem gewinnen Sie Platz, wenn Aktenschränke und Archivräume überflüssig werden. Ein weiterer Benefit: Sie sparen jede Menge Transportkosten für Dokumente, zum Beispiel auf dem Postweg oder im Falle eines Umzugs. Alles Stellschrauben, mit denen Ressourcen geschont werden und Nachhaltigkeit im Unternehmen gefördert wird.
Und wenn doch etwas gedruckt werden muss? Gibt es Möglichkeiten, die anfallenden Emissionen zumindest zu kompensieren. Bei TA Triumph-Adler beschäftigen wir uns intensiv mit dem Thema Nachhaltigkeit im Büro und suchen nach Lösungen, um unsere eigenen Produkte – und die Workflows unserer Kunden – so umweltverträglich wie möglich zu gestalten. Zum Beispiel mit unseren Angeboten zum klimaneutralen Drucken und der Beteiligung an ausgewählten Klimaschutzprojekten. Mittelfristiges Ziel sollte aber immer sein, den Papierverbrauch weiter zu senken. Die Chancen dafür stehen heute besser denn je.
Und wenn doch etwas gedruckt werden muss? Gibt es Möglichkeiten, die anfallenden Emissionen zumindest zu kompensieren. Bei TA Triumph-Adler beschäftigen wir uns intensiv mit dem Thema Nachhaltigkeit im Büro und suchen nach Lösungen, um unsere eigenen Produkte – und die Workflows unserer Kunden – so umweltverträglich wie möglich zu gestalten. Zum Beispiel mit unseren Angeboten zum klimaneutralen Drucken und der Beteiligung an ausgewählten Klimaschutzprojekten. Mittelfristiges Ziel sollte aber immer sein, den Papierverbrauch weiter zu senken. Die Chancen dafür stehen heute besser denn je.
Wozu braucht man heute noch Papier am Arbeitsplatz?
- Zur Geschäfts- und Kundenkorrespondenz?
Wie viele Anfragen von Kunden oder Partnern erhalten Sie heute noch per Briefpost? Die E-Mail in der Geschäftskorrespondenz ist definitiv gekommen, um zu bleiben – und mittlerweile auch als verbindliches Kommunikationsmittel anerkannt, wenn beispielsweise Kunden ihr Abo per E-Mail kündigen. Wichtige Infos zum Status Ihrer Lieferungen sind im ERP-System sowieso mit Sicherheit besser aufgehoben als in der Poststelle. Und die Weihnachtskarte für Ihre Partner? Wie wäre es dieses Jahr mit einem Kurzvideo, in dem die gesamte Belegschaft frohe Festtage wünscht? Anstelle der immer gleichen silbernen Tannenbäume im Schnee auf Kartonpapier … - Für Rechnungen?
Die Zeiten, in denen Rechnungen, wenn schon nicht im Briefumschlag versendet, dann auf jeden Fall beim Empfänger ausgedruckt und zu Archivzwecken auf Papier vorgehalten werden mussten, sind zum Glück vorbei. Heutige ECM-Systeme ermöglichen eine vollständig digitale Verarbeitung vom Erstellen des Rechnungsdokuments bis zur (dauerhaften) Ablage im Archiv. Mehr darüber, wie Sie auch in Ihrem Unternehmen auf ein digitales Rechnungswesen umstellen und damit nicht nur jede Menge Papier sparen können, verraten wir Ihnen hier. - Für Verträge, Bilanzen und sonstige rechtlich relevante Dokumente?
Dokumente, die eine Unterschrift benötigen, können mithilfe digitaler Signaturen mittlerweile rechtssicher erstellt werden, ohne dass ein Ausdruck erforderlich ist. Dank der automatischen Versionierung im ECM-System sind Ihre Dokumente auch sicher vor versehentlicher nachträglicher Änderung oder gar Manipulation. - Zum Archivieren?
Digitale Archivierungslösungen können heutzutage alles, was Aktenschränke im Keller früher auch konnten. Und mehr: Die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen lässt sich automatisiert sicherstellen. Die Versionierung über das ECM-System sorgt dafür, dass jedes abgelegte Dokument auch in seinen früheren Zuständen einsehbar bleibt, und ermöglicht so eine revisionssichere Archivierung. Wer sein digitales Archiv bei einem Cloud-Speicherservice hinterlegt, profitiert zudem von der permanenten ortsunabhängigen Verfügbarkeit aller Dokumente. Und last but not least: Dank Funktionen wie der Volltextindexierung lassen sich Unterlagen im Archiv blitzschnell finden und zuordnen. Versuchen Sie das mal in Ihren Kellerregalen! - Zum spontanen Festhalten von Gedanken?
Zugegeben: Manchmal kommen einem die besten kreativen Einfälle mit einem Stift in der Hand. Dessen digitale Äquivalente haben allerdings in den letzten Jahren bemerkenswerte Fortschritte in Sachen Nutzerfreundlichkeit gemacht. Gerade auf mobilen Endgeräten mit Touchscreen wie Smartphones und Tablets lassen sich handschriftliche Notizen und Zeichnungen mit Apps mittlerweile ähnlich intuitiv erstellen wie auf Papier. Und beim Zerknüllen fällt höchstens noch Datenmüll an.
Game Changer ECM-System:
weniger Papier, mehr Effizienz
Sie haben es sicher längst bemerkt: Das papierlose Büro ist ein digitales Büro. Erst die vollständige Umstellung auf digitale Dokumente ermöglicht Papierverzicht im großen Stil, ansonsten wäre das Einsparpotenzial (etwa durch Duplexdruck oder indem man zum Beispiel auf Mehrfachausdrucke desselben Dokuments verzichtet) begrenzt. Werden die Digitalversionen im Alltagshandling hingegen zur Norm und die Version auf Papier zur Ausnahme, dann sind wir einen großen Schritt weiter auf dem Weg zum papierfreien Arbeiten.
Eine Grundvoraussetzung, um das zu erreichen: Digitalisiert werden nicht nur die Dokumente selbst, sondern auch die Abläufe, die mit ihnen in Verbindung stehen. Genau das gelingt mit einem Enterprise-Content-Management- oder kurz: ECM-System. Im Unterschied zu einfacherer Dokumenten-Management-Software lassen sich mit ECM-Systemen maßgeschneiderte Workflows erstellen, die exakt zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passen. Ein großer Vorteil: Vertraute analoge Prozesse lassen sich viel detailgenauer in die digitale Welt übertragen. Entsprechend leichter fällt die Umstellung und die Akzeptanz bei den Beschäftigten ist in der Regel höher.
Die Benefits digitaler Arbeitsabläufe zeigen sich meist schon kurz nach der Einführung. Denn die alten, papierbasierten Workflows sind langsamer, fehleranfälliger und intransparenter als ihre digitalen Pendants. Wer hatte noch mal die Papierrechnung des neuen Lieferanten zuletzt im Ablagekorb gehabt? Wo ist das Post-it mit den Anmerkungen aus der Buchhaltung geblieben? Warum wurden die Infos nicht auch in der Buchhaltungssoftware vermerkt? Wann kann die Original-Rechnung ins Archiv überstellt werden und wer kümmert sich darum? Aber bitte vorher noch zwei Kopien mit Datumsstempel fürs Rechnungswesen und den Einkauf anfertigen! Mit einem ECM-System entfallen die meisten dieser Arbeitsgänge oder laufen automatisiert im Hintergrund ab. Dafür können alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die befugt sind, die Rechnung zu bearbeiten, auf einen Blick sehen, an welchem Punkt im Workflow sich das Dokument gerade befindet, wer wann darauf zugegriffen hat und was als Nächstes ansteht. Und das alles, ohne ein einziges Blatt Papier in die Hand zu nehmen. ECM-Systeme machen Arbeitsprozesse schneller, schlanker und effizienter. Für Ihre Beschäftigten bedeutet das vor allem: weniger „Zeitfresser“ im Job und mehr Raum für Wertschöpfendes. Auch darin liegt eine Form von Nachhaltigkeit.
Sie überlegen noch, wie ein für Ihr Unternehmen geeignetes ECM-System ausgestaltet sein müsste? Eventuell möchten Sie es auch erst einmal lieber mit einer Teillösung versuchen, beispielsweise für einzelne Abteilungen oder speziell für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice? Sie haben Sicherheitsbedenken, was den Umgang mit geteilten Dateien angeht? Bei TA Triumph-Adler treffen Sie auf Expertinnen und Experten in allen Fragen rund um die moderne Bürokommunikation – analog wie digital. Wir stehen Ihnen in allen Phasen der Digitalisierung zur Seite – beratend und als Servicedienstleister rund um Hardware und Software.
➜Hier können Sie sich über unser aktuelles Softwareangebot informieren.
Eine Grundvoraussetzung, um das zu erreichen: Digitalisiert werden nicht nur die Dokumente selbst, sondern auch die Abläufe, die mit ihnen in Verbindung stehen. Genau das gelingt mit einem Enterprise-Content-Management- oder kurz: ECM-System. Im Unterschied zu einfacherer Dokumenten-Management-Software lassen sich mit ECM-Systemen maßgeschneiderte Workflows erstellen, die exakt zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passen. Ein großer Vorteil: Vertraute analoge Prozesse lassen sich viel detailgenauer in die digitale Welt übertragen. Entsprechend leichter fällt die Umstellung und die Akzeptanz bei den Beschäftigten ist in der Regel höher.
Die Benefits digitaler Arbeitsabläufe zeigen sich meist schon kurz nach der Einführung. Denn die alten, papierbasierten Workflows sind langsamer, fehleranfälliger und intransparenter als ihre digitalen Pendants. Wer hatte noch mal die Papierrechnung des neuen Lieferanten zuletzt im Ablagekorb gehabt? Wo ist das Post-it mit den Anmerkungen aus der Buchhaltung geblieben? Warum wurden die Infos nicht auch in der Buchhaltungssoftware vermerkt? Wann kann die Original-Rechnung ins Archiv überstellt werden und wer kümmert sich darum? Aber bitte vorher noch zwei Kopien mit Datumsstempel fürs Rechnungswesen und den Einkauf anfertigen! Mit einem ECM-System entfallen die meisten dieser Arbeitsgänge oder laufen automatisiert im Hintergrund ab. Dafür können alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die befugt sind, die Rechnung zu bearbeiten, auf einen Blick sehen, an welchem Punkt im Workflow sich das Dokument gerade befindet, wer wann darauf zugegriffen hat und was als Nächstes ansteht. Und das alles, ohne ein einziges Blatt Papier in die Hand zu nehmen. ECM-Systeme machen Arbeitsprozesse schneller, schlanker und effizienter. Für Ihre Beschäftigten bedeutet das vor allem: weniger „Zeitfresser“ im Job und mehr Raum für Wertschöpfendes. Auch darin liegt eine Form von Nachhaltigkeit.
Sie überlegen noch, wie ein für Ihr Unternehmen geeignetes ECM-System ausgestaltet sein müsste? Eventuell möchten Sie es auch erst einmal lieber mit einer Teillösung versuchen, beispielsweise für einzelne Abteilungen oder speziell für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice? Sie haben Sicherheitsbedenken, was den Umgang mit geteilten Dateien angeht? Bei TA Triumph-Adler treffen Sie auf Expertinnen und Experten in allen Fragen rund um die moderne Bürokommunikation – analog wie digital. Wir stehen Ihnen in allen Phasen der Digitalisierung zur Seite – beratend und als Servicedienstleister rund um Hardware und Software.
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Wie werden wir das Papier im Büro los?
Tipps für Pilotprojekte
- Digitalisieren Sie Ihren Posteingang (und reden Sie darüber!)
Alles, was auf dem Postweg im Unternehmen eingeht, wird umgehend gescannt und digital weiterverarbeitet. Um die Briefpost weiter zu reduzieren, hat es sich auch bewährt, die offene Kommunikation mit Partnern und Zulieferern zu suchen und sie ebenfalls zum Papierverzicht zu ermuntern. Vielleicht finden Sie ja sogar ein paar Anregungen dafür in diesem Artikel! - Nutzen Sie digitale Signaturlösungen!
E-Signaturen sind mittlerweile für die meisten geschäftlichen Vorgänge als rechtsverbindlich anerkannt. Nutzen Sie diese Option, um die Freigabeprozesse bei Verträgen zu beschleunigen. Ergänzend dazu bietet es sich an, Software zur übersichtlichen Verwaltung von Vertragsdokumenten einzusetzen, die bei TA Triumph-Adler ein Modul unserer ECM-Systeme bildet. - Setzen Sie auf digitale Kommunikationslösungen
Es muss nicht immer E-Mail sein: Mittlerweile gibt es zahlreiche Messaging und Kollaborationstools, die auf die Zusammenarbeit in einem Business-Umfeld zugeschnitten sind. Dokumente einsehen und gemeinsam daran arbeiten? Erwünscht! Ganz ohne Druck. Großer Benefit: Die Tools fördern den internen kreativen Austausch im Team, auch über zeitliche und räumliche Grenzen hinweg. New Work lässt grüßen! - Digitalisieren Sie Ihr Archiv (oder lassen Sie es digitalisieren)
Regalkilometer an Aktenordnern selbst scannen und auf Servern oder in der Cloud speichern? Möglich – aber aufwendig und unnötig. Scan-on-Demand-Spezialisten übernehmen Ihren gesamten Aktenbestand und archivieren ihn sicher in wasserdichten und feuerfesten Spezialcontainern. Wird ein Dokument benötigt, wird es am Scanner digitalisiert und elektronisch verschickt. Ihr Vorteil: Sie müssen keinen Platz fürs Archiv mehr vorhalten und haben trotzdem jederzeit Zugriff darauf. Bei TA Triumph-Adler übernimmt unser Partner Lager 3000 diesen Service. - Extratipp: Der Papiersparmonat
Gehen Sie die Sache doch mal spielerisch an: Jede Abteilung im Unternehmen bekommt für vier Wochen ein Papierkontingent. Wer am Ende des Papiersparmonats den geringsten Verbrauch nachweisen kann, bekommt eine Belohnung – und die sollte so attraktiv sein, dass sich alle richtig ins Zeug legen. Denn Nachhaltigkeit darf auch Spaß machen!
Sie haben ein Match: Wie der Trend zum papierlosen Büro weitere Innovationen befeuert
Nachhaltigkeit hat viele Dimensionen. Nicht nur die zu Beginn dieses Artikels beschriebenen ökologischen Aspekte machen die Umstellung auf ein papierloses Büro für Unternehmen jeder Größe attraktiv. Drei Beispiele:
Match 1: Papierloses Büro und Sicherheit
Papierfans müssen jetzt stark sein: Digitalisierte Workflows sorgen für mehr Datenschutz und bieten größere Sicherheit vor Manipulation und Datenverlusten als gedruckte Dokumente. ECM-Systeme arbeiten mit einem klar geregelten Rechte- und Rollenmanagement: Nur wer ein Dokument bearbeiten soll, kann dies auch wirklich tun. Die automatische Versionierung verhindert, dass Infos verloren gehen, und ermöglicht so die gesetzlich vorgeschriebene revisionssichere Archivierung. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen lassen sich ins ECM-System implementieren und werden dann automatisch eingehalten. Wer zudem auf Cloud-Speicher und Software-as-a-Service-Angebote aus der Cloud – wie zum Beispiel yuuvis® RAD von TA Triumph-Adler – setzt, kann noch effizienter und sicherer papierlos arbeiten. Das Sicherheitslevel liegt bei Cloud-Angeboten mittlerweile meist deutlich über dem, was unternehmenseigene IT-Abteilungen leisten können. Große (europäische) Rechenzentren, wie sie auch TA Triumph-Adler für seine Cloud-Angebote nutzt, arbeiten mit höchsten Standards in puncto Cybersicherheit und garantieren die strikte Einhaltung von DSGVO und Co.
Match 2: Papierloses Büro und Homeoffice
Auch für die Arbeit im Homeoffice gilt: Weniger Papier bedeutet schnellere und effizientere Arbeitsabläufe. Durch die Anbindung ans ECM-System erhalten mobile Beschäftigte jederzeit Zugriff auf alles, was sie für die Erledigung ihrer Aufgaben brauchen – eingebettet in dieselben digitalen Workflows, mit denen auch ihre Kolleginnen und Kollegen vor Ort im Büro arbeiten.
Dabei sollten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice natürlich so wenig wie möglich selbst zu Hause ausdrucken müssen. Mittlerweile gibt es Optionen wie TA Cloud Print and Scan, die es ermöglichen, auch von unterwegs einen Druckauftrag zu versenden. Gedruckt wird dann am Multifunktionsdrucker in der Firma, den es – dazu gleich mehr – auch im papierreduzierten Büro wohl noch eine Weile geben wird.
Weiterer Benefit, wenn papierlos gearbeitet werden kann: Auch Abteilungen, die zuvor zwingend vor Ort anwesend sein mussten, um den Papiereingang zu bearbeiten – wie Rechnungswesen oder HR –, können nun zumindest zeitweilig ortsunabhängig eingesetzt werden. Ein nicht zu überschätzender Vorteil für Unternehmen auf Bewerbersuche.
Dabei sollten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice natürlich so wenig wie möglich selbst zu Hause ausdrucken müssen. Mittlerweile gibt es Optionen wie TA Cloud Print and Scan, die es ermöglichen, auch von unterwegs einen Druckauftrag zu versenden. Gedruckt wird dann am Multifunktionsdrucker in der Firma, den es – dazu gleich mehr – auch im papierreduzierten Büro wohl noch eine Weile geben wird.
Weiterer Benefit, wenn papierlos gearbeitet werden kann: Auch Abteilungen, die zuvor zwingend vor Ort anwesend sein mussten, um den Papiereingang zu bearbeiten – wie Rechnungswesen oder HR –, können nun zumindest zeitweilig ortsunabhängig eingesetzt werden. Ein nicht zu überschätzender Vorteil für Unternehmen auf Bewerbersuche.
Match 3: Papierloses Büro und Multifunktionsdrucker
Klingt erst mal wie ein Widerspruch, ist aber tatsächlich keiner: Moderne Multifunktionsprinter bilden die perfekte Schnittstelle zwischen digitaler und analoger Welt und unterstützen dabei, vertraute Workflows ins Digitale zu übertragen. Eine aktuelle Druckerflotte arbeitet zudem energiesparender und mit weniger Toner- und Papierverbrauch, als dies früher denkbar gewesen wäre, und leistet so einen aktiven Beitrag zu mehr Nachhaltigkeit im Unternehmen. Wie das konkret aussehen kann, zeigen wir Ihnen gerne am Beispiel unserer eigene Druckerflotten-Schaltzentrale: TA Cockpit® Green. Die Software kennt das Energieprofil jedes einzelnen Druckers und schlägt Ansatzpunkte für das ressourcenschonende Nutzen der Druckerflotte vor.
Im Überblick: Benefits durch papierreduziertes Arbeiten
- Kostenersparnis
Durch die Umstellung auf weitgehend digitales Dokumentenmanagement lassen sich Papier- und Druckkosten drastisch reduzieren. - Effizienzsteigerung
Digitale Workflows ermöglichen eine schnellere und effizientere Bearbeitung von Dokumenten, da diese mit einem Klick verfügbar und nach einem Schlagwortindex durchsuchbar sind. - Nachhaltigkeit und Umweltschutz
Die Reduzierung des Papierverbrauchs trägt in erheblichem Maße zum Umweltschutz bei, indem Ressourcen wie Holz, Wasser und Energie gespart werden. Die CO2-Emissionen durch verbleibende Druckprozesse können durch Ausgleichsprojekte kompensiert werden, was klimaneutrales Drucken möglich macht. - Mehr Platz
Die Lagerung von Papierdokumenten erfordert oft viel Raum. Unternehmen, die vorwiegend digital unterwegs sind, können Büroflächen reduzieren oder die Räumlichkeiten anders nutzen, zum Beispiel als Begegnungsräume für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder für besondere Teamprojekte. - Sicherheit und Datenschutz
Digitale Dokumente lassen sich dank moderner Verschlüsselungstechniken und durch klare Zugriffsbeschränkungen inzwischen sogar besser schützen als Papierdokumente, was die Sicherheit beim Umgang mit sensiblen Informationen erhöht und nicht zuletzt auch die Einhaltung von GoBD und DSGVO gewährleistet. - Flexibilität und Mobilität
Im papierlosen Büro kann jederzeit und von überall auf Dokumente zugegriffen werden – auch von Beschäftigten aus dem Homeoffice oder von anderen Standorten. Zusammenarbeit in hybriden Teams wird so überhaupt erst möglich. Unternehmen erhöhen ihre Attraktivität als Arbeitgeber, indem sie flexible Arbeitszeiten und -orte für immer mehr Bereiche anbieten können.
Warum arbeiten wir nicht längst alle papierlos?
Jedes Unternehmen kann mit den Möglichkeiten heutiger Kommunikationstechnologie papiersparend arbeiten. Eigentlich. Denn zwischen Theorie und Praxis klafft, wie so oft, eine Lücke.
Gerade kleinere Betriebe und Mittelständler sehen sich oft nicht in der Lage, den personellen und finanziellen Aufwand zu stemmen, den Transformationsprozesse tatsächlich – mitunter aber auch nur vermeintlich – mit sich bringen. Auch bürokratische Hürden spielen nach wie vor eine Rolle. Zwar ist auch in der Zusammenarbeit mit Behörden und öffentlichen Einrichtungen die Digitalisierung in vollem Gange, doch dauert die Umstellung auf neue Workflows – nicht zuletzt aufgrund komplexer Genehmigungsverfahren – hier oft sehr viel länger als in der Privatwirtschaft. Für Unternehmen, die in Sachen Digitalisierung bereits weiter sind, ist dann Geduld gefragt. Etwa, wenn wichtige Formulare zwar als PDF angefordert werden können, anschließend aber zwingend ein Ausdruck erforderlich ist, weil die zuständige Behörde die Rücksendung auf dem Postweg verlangt.
Doch nicht immer kommen die Hindernisse auf dem Weg zum papierreduzierten Arbeiten von außen. Welche Rolle das Festhalten an eigenen, oft jahrzehntelang vertrauten Gewohnheiten dabei spielt, sollte nicht unterschätzt werden – auch fast 50 Jahre nachdem der Begriff vom „papierlosen Büro“ erstmals formuliert wurde. Das amerikanische Wirtschaftsmagazin „Businessweek“ hatte 1975 Führungskräfte der US-Technologiebranche zu ihren Prognosen für das „Büro der Zukunft“ befragt. Mit bemerkenswerten Resultaten: Die Interviewpartner sahen unter anderem den Siegeszug des PC am Arbeitsplatz, Geschäftskommunikation über E-Mails und die breite Verfügbarkeit von Dokumenten in elektronischer Form voraus. In einem wichtigen Punkt allerdings sollten die Tech-Visionäre unrecht behalten: Spätestens um 1990 herum werde man dank Digitalisierung in den Büros überwiegend papierlos arbeiten, so die damalige Überzeugung. Das Gegenteil war der Fall. Ab Mitte der 1980er Jahre stieg der Papierverbrauch der Unternehmen sprunghaft an. Ermöglicht in erster Linie durch das Aufkommen immer günstigerer und leistungsfähigerer Desktop-Drucker. Mit deren Hilfe wurden die noch unvertrauten digitalen Dokumente aus dem Computer wieder greifbar – als gedrucktes Blatt in der Hand. Denn die meisten Menschen machen Dinge nun einmal gerne so, wie sie es gewohnt sind. Diese Entwicklung hatte man 1975 offenbar nicht auf dem (digitalen) Zettel gehabt.
Gerade kleinere Betriebe und Mittelständler sehen sich oft nicht in der Lage, den personellen und finanziellen Aufwand zu stemmen, den Transformationsprozesse tatsächlich – mitunter aber auch nur vermeintlich – mit sich bringen. Auch bürokratische Hürden spielen nach wie vor eine Rolle. Zwar ist auch in der Zusammenarbeit mit Behörden und öffentlichen Einrichtungen die Digitalisierung in vollem Gange, doch dauert die Umstellung auf neue Workflows – nicht zuletzt aufgrund komplexer Genehmigungsverfahren – hier oft sehr viel länger als in der Privatwirtschaft. Für Unternehmen, die in Sachen Digitalisierung bereits weiter sind, ist dann Geduld gefragt. Etwa, wenn wichtige Formulare zwar als PDF angefordert werden können, anschließend aber zwingend ein Ausdruck erforderlich ist, weil die zuständige Behörde die Rücksendung auf dem Postweg verlangt.
Doch nicht immer kommen die Hindernisse auf dem Weg zum papierreduzierten Arbeiten von außen. Welche Rolle das Festhalten an eigenen, oft jahrzehntelang vertrauten Gewohnheiten dabei spielt, sollte nicht unterschätzt werden – auch fast 50 Jahre nachdem der Begriff vom „papierlosen Büro“ erstmals formuliert wurde. Das amerikanische Wirtschaftsmagazin „Businessweek“ hatte 1975 Führungskräfte der US-Technologiebranche zu ihren Prognosen für das „Büro der Zukunft“ befragt. Mit bemerkenswerten Resultaten: Die Interviewpartner sahen unter anderem den Siegeszug des PC am Arbeitsplatz, Geschäftskommunikation über E-Mails und die breite Verfügbarkeit von Dokumenten in elektronischer Form voraus. In einem wichtigen Punkt allerdings sollten die Tech-Visionäre unrecht behalten: Spätestens um 1990 herum werde man dank Digitalisierung in den Büros überwiegend papierlos arbeiten, so die damalige Überzeugung. Das Gegenteil war der Fall. Ab Mitte der 1980er Jahre stieg der Papierverbrauch der Unternehmen sprunghaft an. Ermöglicht in erster Linie durch das Aufkommen immer günstigerer und leistungsfähigerer Desktop-Drucker. Mit deren Hilfe wurden die noch unvertrauten digitalen Dokumente aus dem Computer wieder greifbar – als gedrucktes Blatt in der Hand. Denn die meisten Menschen machen Dinge nun einmal gerne so, wie sie es gewohnt sind. Diese Entwicklung hatte man 1975 offenbar nicht auf dem (digitalen) Zettel gehabt.
Das papierlose Büro ist ein Prozess
Und heute? Das Büro wird vielleicht noch längere Zeit nicht gänzlich papierlos sein, doch papierreduziertes Arbeiten wird tatsächlich immer bequemer und leichter umsetzbar – für einzelne Anwender ebenso wie für ein komplettes Unternehmen. Damit das aber auch von allen Beteiligten so wahrgenommen wird, ist es von entscheidender Bedeutung, den Übergang so zu gestalten, dass sich niemand übergangen oder mit etwaigen Fragen und Bedenken nicht ernst genommen fühlt. Die Tools und Geräte, die dann letztlich zum Einsatz kommen, sollten für alle Beschäftigten intuitiv zu bedienen sowie sicher und effizient einsetzbar sein – für exakt den Zweck, dem sie zugedacht sind. Unser Tipp zum Schluss: Gerade weil dieses Thema so wichtig ist, sollten Sie nichts überstürzen. Gehen Sie mit Bedacht vor, holen Sie alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Anfang an mit ins Boot und nehmen Sie bei Bedarf auch die Unterstützung externer Experten in Anspruch. TA Triumph-Adler ist Ihr Partner auf dieser Reise. Gemeinsam finden wir Lösungen, die wirklich zu Ihnen und Ihrer Belegschaft passen, und begleiten Sie auf Ihrem persönlichen Weg ins papierlose – oder doch zumindest stark papierreduzierte – Büro.
Die Umwelt und letztlich natürlich wir alle profitieren in erheblichem Maße, wenn sich beim Thema Papierverbrauch eine neue, nachhaltige Sichtweise durchsetzt.
Die Umwelt und letztlich natürlich wir alle profitieren in erheblichem Maße, wenn sich beim Thema Papierverbrauch eine neue, nachhaltige Sichtweise durchsetzt.
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