Hybrides Arbeiten in der Cloud: Überwinden von Herausforderungen
Mal zu Hause arbeiten? Ein verständlicher Wunsch. Damit der Wechsel zwischen Büro und Homeoffice klappt, braucht es an beiden Orten die passende Technik – als Digital Workplace.
14.08.2024
Digital Workplace: Arbeitsplatz der Zukunft
TA Triumph-Adler klärt auf: Was echte Digital Workplace Solutions ausmacht, wie Unternehmen sich bei der Ausgestaltung unterstützen lassen können – und welche Vorteile das mit sich bringt.
Digital Workplace Solutions:
So klappt es mit der Zukunft am Arbeitsplatz
Der voll beladene Schreibtisch mit diversen Papierablagen hat ausgedient. Sein würdiger Nachfolger für das 21. Jahrhundert: der Digital Workplace. Und damit der adäquat umgesetzt werden kann, müssen vor allem zwei Bereiche im Unternehmen eng verzahnt zusammenwirken: die IT und das Dokumentenmanagement im Allgemeinen.
Kein Geheimnis: Die Digitalisierung verändert die Arbeitswelt und unser Verständnis davon, wie wir arbeiten – und arbeiten wollen – von Grund auf. In allen Branchen und Berufen. Für die meisten Unternehmen bedeutet das nicht weniger als einen Kulturwandel. Und der ist bereits in vollem Gange. Während die Automatisierung von Routineprozessen – lange vornehmlich mit der industriellen Fertigung verbunden – inzwischen auch die Büros erreicht hat, verfestigt sich die Nachfrage nach zeit- und ortsunabhängigeren Jobmodellen. Fünf Tage die Woche ins Büro und von morgens bis abends am selben Schreibtisch sitzen? Das war einmal. Bis vor wenigen Jahren, bevor die Corona-Pandemie den gewohnten Zeitrhythmus und Arbeitsstil der meisten Menschen auch hierzulande komplett durcheinandergewirbelt hat. Bevor das für deutsche Betriebe exotisch anmutende Konzept Homeoffice plötzlich ein „neues Normal“ wurde. Aber eben auch: Bevor es stabile Videokonferenz-Systeme und digitale Kollaborations-Tools gab, mit denen sich Teams über alle Grenzen von Ort und Zeit hinweg gegenseitig austauschen, Dokumente teilen und gemeinsam arbeiten konnten, als säßen sie im selben Büro. Die entscheidende Voraussetzung, um eine solche Arbeitsweise zu ermöglichen: Alles, was die Beschäftigten für die Ausübung ihrer Tätigkeit brauchen, muss jederzeit und überall digital verfügbar und der eigene Arbeitsplatz entsprechend technisch auf dem Stand sein. Vorhang auf für den Digital Workplace und seinen „besten Freund“ – das ECM-System!
Kein Geheimnis: Die Digitalisierung verändert die Arbeitswelt und unser Verständnis davon, wie wir arbeiten – und arbeiten wollen – von Grund auf. In allen Branchen und Berufen. Für die meisten Unternehmen bedeutet das nicht weniger als einen Kulturwandel. Und der ist bereits in vollem Gange. Während die Automatisierung von Routineprozessen – lange vornehmlich mit der industriellen Fertigung verbunden – inzwischen auch die Büros erreicht hat, verfestigt sich die Nachfrage nach zeit- und ortsunabhängigeren Jobmodellen. Fünf Tage die Woche ins Büro und von morgens bis abends am selben Schreibtisch sitzen? Das war einmal. Bis vor wenigen Jahren, bevor die Corona-Pandemie den gewohnten Zeitrhythmus und Arbeitsstil der meisten Menschen auch hierzulande komplett durcheinandergewirbelt hat. Bevor das für deutsche Betriebe exotisch anmutende Konzept Homeoffice plötzlich ein „neues Normal“ wurde. Aber eben auch: Bevor es stabile Videokonferenz-Systeme und digitale Kollaborations-Tools gab, mit denen sich Teams über alle Grenzen von Ort und Zeit hinweg gegenseitig austauschen, Dokumente teilen und gemeinsam arbeiten konnten, als säßen sie im selben Büro. Die entscheidende Voraussetzung, um eine solche Arbeitsweise zu ermöglichen: Alles, was die Beschäftigten für die Ausübung ihrer Tätigkeit brauchen, muss jederzeit und überall digital verfügbar und der eigene Arbeitsplatz entsprechend technisch auf dem Stand sein. Vorhang auf für den Digital Workplace und seinen „besten Freund“ – das ECM-System!
Was versteht man unter Digital Workplace Solutions?
Eine einheitliche Definition für den Begriff „Digital Workplace“ gibt es bislang noch nicht. Entsprechend unterscheiden sich die Konzepte für die Umsetzung von einem Unternehmen zum anderen – und mit ihnen die Antwort auf die Frage, wann alle Voraussetzungen erfüllt sind, um eine Arbeitsumgebung so zu bezeichnen. Zumal auch noch weitere Begriffe in der Diskussion auftauchen, wie etwa „Digital Office“ und „Digital Workspace“, deren Abgrenzung zueinander oft kaum erkennbar verläuft.
Ganz allgemein gesprochen, lässt sich ein Digital Workplace als Gesamtkonzept einer modernen Arbeitsumgebung charakterisieren, in der auf Basis von Technologie und Softwarelösungen – idealerweise ein unternehmensweit einheitliches ECM-System – komplette Workflows digitalisiert ablaufen und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zeit- und standortunabhängig auf alle erforderlichen Ressourcen für ihre Tätigkeit zugreifen können. Der Digital Workplace bündelt sämtliche Anwendungen – Dokumente, Datenzugänge und Kollaborationstools –, die für den Ablauf der Workflows nötig sind, und stellt sie über eine einheitliche, nach strikten Sicherheitsstandards konzipierte und dabei dennoch leicht zu bedienende Arbeitsplattform im virtuellen Raum zur Verfügung.
Häufig ist dieser virtuelle Raum in der Cloud angesiedelt. Denn damit alle elektronischen Funktionen wie gewünscht nahtlos miteinander verknüpft werden können und der Zugriff für die Beschäftigten über möglichst viele verschiedene Endgeräte – eben nicht nur vom Firmen-PC aus – und von möglichst vielen Orten aus erfolgen kann – ob Homeoffice, Coworking Space oder Hotelzimmer –, sind Cloud-Lösungen oft der beste Weg, um einen Digital Workplace zu verwirklichen.
➔ Zum Weiterlesen: Wie Digital Workplaces Unternehmen zu mehr Innovationsgeist anspornen.
Ganz allgemein gesprochen, lässt sich ein Digital Workplace als Gesamtkonzept einer modernen Arbeitsumgebung charakterisieren, in der auf Basis von Technologie und Softwarelösungen – idealerweise ein unternehmensweit einheitliches ECM-System – komplette Workflows digitalisiert ablaufen und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zeit- und standortunabhängig auf alle erforderlichen Ressourcen für ihre Tätigkeit zugreifen können. Der Digital Workplace bündelt sämtliche Anwendungen – Dokumente, Datenzugänge und Kollaborationstools –, die für den Ablauf der Workflows nötig sind, und stellt sie über eine einheitliche, nach strikten Sicherheitsstandards konzipierte und dabei dennoch leicht zu bedienende Arbeitsplattform im virtuellen Raum zur Verfügung.
Häufig ist dieser virtuelle Raum in der Cloud angesiedelt. Denn damit alle elektronischen Funktionen wie gewünscht nahtlos miteinander verknüpft werden können und der Zugriff für die Beschäftigten über möglichst viele verschiedene Endgeräte – eben nicht nur vom Firmen-PC aus – und von möglichst vielen Orten aus erfolgen kann – ob Homeoffice, Coworking Space oder Hotelzimmer –, sind Cloud-Lösungen oft der beste Weg, um einen Digital Workplace zu verwirklichen.
➔ Zum Weiterlesen: Wie Digital Workplaces Unternehmen zu mehr Innovationsgeist anspornen.
Digital in der Cloud
Gilt also tatsächlich: Digital Workplace Solution = Cloud Solution? Nicht zwingend. Auch Lösungen, die nur eine begrenzte Zahl an Endgeräten über das hauseigene Intranet verbinden, sind denkbar und werden entsprechend umgesetzt. Oder Hybrid-Konzepte, etwa mit der sogenannten Private Cloud, bei der Unternehmen ihre Cloud-Speicher zum Beispiel auf eigenen Servern am Standort oder als fest angemietete Kapazitäten in einem (meist lokalen) Rechenzentrum betreiben. Wichtig dabei ist, dass sie eine dedizierte Instanz für den Kunden bilden. Lange Zeit waren es vor allem kleinere und mittlere Unternehmen, die – wenn überhaupt in den virtuellen Raum ausgelagert wurde – auf solche teilstationären Konzepte setzten. Denn den Cloud-Lösungen großer internationaler Tech-Konzerne haftete der Ruf an, datenschutzrechtlich problematisch zu sein und zudem die Unternehmensdaten einer erhöhten Gefahr durch Cyberkriminalität auszusetzen. Doch dieses Bild wandelt sich, nicht zuletzt weil immer mehr Anbieter – darunter auch wir bei TA Triumph-Adler – inzwischen explizit auf eine Zusammenarbeit mit europäischen Rechenzentren für Cloud-Modelle setzen.
Wartung und Sicherheit obliegen bei Private-Cloud-Lösungen normalerweise nach wie vor der Haus-IT – und genau darin offenbart sich häufig eine Schwäche dieser Idee: Denn begrenzte finanzielle und vor allem personelle Ressourcen sorgen dafür, dass viele Mittelständler deutlich schlechtere Voraussetzungen als Konzerne haben, sich effektiv gegen Cyberangriffe wappnen zu können. „Gemeinsam mit spezialisierten Partnern möchten wir daher IT-Sicherheitslösungen auf Enterprise-Niveau für den Mittelstand einfacher zugänglich machen“, so TA Triumph-Adler Geschäftsführer Christopher Rheidt im Interview mit dem Wirtschaftsmagazin FACTS. Unternehmen, die in Erwägung ziehen, ihren Digital Workplace in der Cloud zu verankern, haben die Möglichkeit, dabei auf unser Angebot als Managed Services Provider zuzugreifen. Unter anderem bieten wir ihnen im Vorfeld eine ausführliche Schwachstellenanalyse ihrer IT-Systeme an. Tatsächlich sind es gerade die Sicherheitsfragen, die immer mehr Unternehmen – gerade aus dem früher so skeptischen Mittelstand – dazu bewegen, in die Cloud umzuziehen. Denn die Standards, mit denen Cloud-Anbieter heute in puncto IT Security aufwarten können, sind für kleinere Firmen gar nicht und selbst für große oft kaum zu toppen. Auch in Fragen des Datenschutzes sind aktuelle Cloud-Angebote wie die von Ta Triumph-Adler voll und ganz auf der Höhe der Zeit – und aller rechtlichen Vorgaben. Tools und relevante Informationen für digitale Workflows sind also über die Cloud nicht nur stets verfügbar, sondern – entgegen alten Vorurteilen – auch bestens gesichert.
Wie eine 2022 erhobene Umfrage des Branchenverbands Bitkom zum Digitalisierungsstand in deutschen Unternehmen zeigt, werden Digital-Office- bzw. Digital-Workplace-Lösungen mittlerweile von einer breiten Mehrheit eingesetzt – zunehmend auch in der Cloud.
„Die Cloud wird zum Mainstream und ist nun endgültig im Mittelstand angekommen“, stellt Christopher Rheidt fest. „Bei Cloud-Produkten für das digitale Dokumentenmanagement wird es nun vermehrt darum gehen, dass sie einfach zu benutzen sind und die Unternehmens-IT in Zeiten des Fachkräftemangels entlasten.“
Wir von TA möchten unseren vielen mittelständischen Kunden daher in erster Linie ein verlässlicher Partner sein auf ihrem Weg zu einer sicheren und jederzeit reibungslos funktionierenden digitalen Organisation.
➔ Zum Weiterlesen: Wie die Cloud ihren Ruf verbessern konnte und wie Sie mit TA Triumph-Adler und yuuvis® RAD as a Service digitales Arbeiten in Ihrem Unternehmen ermöglichen.
Wartung und Sicherheit obliegen bei Private-Cloud-Lösungen normalerweise nach wie vor der Haus-IT – und genau darin offenbart sich häufig eine Schwäche dieser Idee: Denn begrenzte finanzielle und vor allem personelle Ressourcen sorgen dafür, dass viele Mittelständler deutlich schlechtere Voraussetzungen als Konzerne haben, sich effektiv gegen Cyberangriffe wappnen zu können. „Gemeinsam mit spezialisierten Partnern möchten wir daher IT-Sicherheitslösungen auf Enterprise-Niveau für den Mittelstand einfacher zugänglich machen“, so TA Triumph-Adler Geschäftsführer Christopher Rheidt im Interview mit dem Wirtschaftsmagazin FACTS. Unternehmen, die in Erwägung ziehen, ihren Digital Workplace in der Cloud zu verankern, haben die Möglichkeit, dabei auf unser Angebot als Managed Services Provider zuzugreifen. Unter anderem bieten wir ihnen im Vorfeld eine ausführliche Schwachstellenanalyse ihrer IT-Systeme an. Tatsächlich sind es gerade die Sicherheitsfragen, die immer mehr Unternehmen – gerade aus dem früher so skeptischen Mittelstand – dazu bewegen, in die Cloud umzuziehen. Denn die Standards, mit denen Cloud-Anbieter heute in puncto IT Security aufwarten können, sind für kleinere Firmen gar nicht und selbst für große oft kaum zu toppen. Auch in Fragen des Datenschutzes sind aktuelle Cloud-Angebote wie die von Ta Triumph-Adler voll und ganz auf der Höhe der Zeit – und aller rechtlichen Vorgaben. Tools und relevante Informationen für digitale Workflows sind also über die Cloud nicht nur stets verfügbar, sondern – entgegen alten Vorurteilen – auch bestens gesichert.
Wie eine 2022 erhobene Umfrage des Branchenverbands Bitkom zum Digitalisierungsstand in deutschen Unternehmen zeigt, werden Digital-Office- bzw. Digital-Workplace-Lösungen mittlerweile von einer breiten Mehrheit eingesetzt – zunehmend auch in der Cloud.
„Die Cloud wird zum Mainstream und ist nun endgültig im Mittelstand angekommen“, stellt Christopher Rheidt fest. „Bei Cloud-Produkten für das digitale Dokumentenmanagement wird es nun vermehrt darum gehen, dass sie einfach zu benutzen sind und die Unternehmens-IT in Zeiten des Fachkräftemangels entlasten.“
Wir von TA möchten unseren vielen mittelständischen Kunden daher in erster Linie ein verlässlicher Partner sein auf ihrem Weg zu einer sicheren und jederzeit reibungslos funktionierenden digitalen Organisation.
➔ Zum Weiterlesen: Wie die Cloud ihren Ruf verbessern konnte und wie Sie mit TA Triumph-Adler und yuuvis® RAD as a Service digitales Arbeiten in Ihrem Unternehmen ermöglichen.
Digital Workplace: das „Überall und immer da“-Büro
In Kombination mit einem von allen Abteilungen im Unternehmen genutzten ECM-System und dank der praktisch endlos skalierbaren Vernetzungsmöglichkeiten über die Cloud wird der Digital Workplace tatsächlich zum vollwertigen Pendant zum klassischen PC-Arbeitsplatz im Büro. Jedes mit entsprechenden Berechtigungen versehene und im System angemeldete Endgerät kann, von jedem Ort aus und zu jeder Zeit, dieser Arbeitsplatz sein. Inklusive der Option, Dokumente bearbeiten, weiterleiten oder gar digital unterschreiben zu können. Und selbstverständlich sollten auch Drucken und Scannen aus der Cloud möglich sein. Ganz ohne Hardware im Büro geht es eben auch im Cloud-Zeitalter nicht. Die vernetzte Druckerflotte im Unternehmen leistet mit ihren hochmodernen MFPs nämlich ebenfalls einen wichtigen Beitrag zum Digital Workplace.
Alles digital oder was? Warum Insellösungen das Gegenteil von Digital Workplace Solutions sind
Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen – das wissen auch alle, die regelmäßig unseren Ratgeber-Blog „TAlking Future“ lesen – ist nichts, was man mal eben nebenbei während des Tagesgeschäfts „erledigt“. Entsprechend gehen viele Unternehmen das Thema eher behutsam an: Schritt für Schritt wird eine Abteilung nach der anderen an digitale Workflows herangeführt. Daran ist auch erst einmal nichts verkehrt. Auch wir bei TA Triumph-Adler empfehlen ein Vorgehen in Etappen.
Doch wenn Abteilungen ihre Digitalisierungsprojekte isoliert voneinander und ohne einen übergeordneten Plan im Unternehmen vorantreiben, kommt es zu einem mitunter unübersichtlichen Potpourri aus diversen verschiedenen Anwendungen und Prozessen, die untereinander nicht oder nur wenig kompatibel sind. Es droht die Entstehung von Datensilos. Der Wartungsaufwand für die IT wird in die Höhe getrieben, was gerade für kleinere Unternehmen schnell zur Kostenfalle werden kann. Statt das Arbeiten zu erleichtern, scheint so eine verunglückte Digitalisierung Abläufe sogar ineffizienter zu machen. Einfacher Datenaustausch zwischen den Geschäftsbereichen? Fehlanzeige! Ein Dokument auf seinem Weg durch die Abteilungen jederzeit auffinden und zuordnen können? Vergessen Sie es! Noch schlimmer: Mitunter finden sich in den unausgereiften digitalen Ordnerstrukturen gleich mehrere Versionen eines Dokuments. Welche davon ist die „richtige“? Und wie soll auf diesem Wege jemals eine revisionssichere Archivierung gelingen
Sie ahnen es: Mit solchen digitalen Insellösungen ist kein Staat – besser gesagt: kein Digital Workplace – zu machen. Statt Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kostbare Arbeitszeit mit dem Hin- und Herswitchen zwischen verschiedenen Anwendungen und der Fehlersuche in einem unübersichtlichen Ordnerdschungel verbringen zu lassen, planen Sie lieber vom ersten Pilotprojekt an mit einer übergeordneten Digitalstrategie im Hintergrund und lassen alle Abteilungen auf ein und derselben digitalen Plattform aufsetzen. Mit einem ECM-System ist genau diese Grundvoraussetzung für erfolgreiches Digitalisieren gegeben. Ihre Beschäftigten sollen schließlich zuverlässig und schnell auf alle für sie relevanten Informationen zugreifen können und dabei auf einer einheitlichen Nutzeroberfläche agieren sowie bequem miteinander kommunizieren können – auch abteilungsübergreifend. Denn nur so entstehen fehlerfreie, schlanke und effiziente Prozesse, spürbare Erleichterungen im Arbeitsalltag – und ein echter Digital Workplace.
➔ Zum Weiterlesen: Warum sich gerade das Rechnungswesen so gut als Pilotprojekt für digitale Workflows eignet und ein Praxisbeispiel von einem unserer Kunden: Hitachi Europe.
Doch wenn Abteilungen ihre Digitalisierungsprojekte isoliert voneinander und ohne einen übergeordneten Plan im Unternehmen vorantreiben, kommt es zu einem mitunter unübersichtlichen Potpourri aus diversen verschiedenen Anwendungen und Prozessen, die untereinander nicht oder nur wenig kompatibel sind. Es droht die Entstehung von Datensilos. Der Wartungsaufwand für die IT wird in die Höhe getrieben, was gerade für kleinere Unternehmen schnell zur Kostenfalle werden kann. Statt das Arbeiten zu erleichtern, scheint so eine verunglückte Digitalisierung Abläufe sogar ineffizienter zu machen. Einfacher Datenaustausch zwischen den Geschäftsbereichen? Fehlanzeige! Ein Dokument auf seinem Weg durch die Abteilungen jederzeit auffinden und zuordnen können? Vergessen Sie es! Noch schlimmer: Mitunter finden sich in den unausgereiften digitalen Ordnerstrukturen gleich mehrere Versionen eines Dokuments. Welche davon ist die „richtige“? Und wie soll auf diesem Wege jemals eine revisionssichere Archivierung gelingen
Sie ahnen es: Mit solchen digitalen Insellösungen ist kein Staat – besser gesagt: kein Digital Workplace – zu machen. Statt Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kostbare Arbeitszeit mit dem Hin- und Herswitchen zwischen verschiedenen Anwendungen und der Fehlersuche in einem unübersichtlichen Ordnerdschungel verbringen zu lassen, planen Sie lieber vom ersten Pilotprojekt an mit einer übergeordneten Digitalstrategie im Hintergrund und lassen alle Abteilungen auf ein und derselben digitalen Plattform aufsetzen. Mit einem ECM-System ist genau diese Grundvoraussetzung für erfolgreiches Digitalisieren gegeben. Ihre Beschäftigten sollen schließlich zuverlässig und schnell auf alle für sie relevanten Informationen zugreifen können und dabei auf einer einheitlichen Nutzeroberfläche agieren sowie bequem miteinander kommunizieren können – auch abteilungsübergreifend. Denn nur so entstehen fehlerfreie, schlanke und effiziente Prozesse, spürbare Erleichterungen im Arbeitsalltag – und ein echter Digital Workplace.
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Acht Vorteile, die ein echter Digital Workplace bietet
Beschäftigte in Hamburg, Barcelona und Kyoto, die Marketing-Abteilung der deutschen Dependance im Großraumbüro in Hannover versammelt und dann noch zwei Kollegen von der IT aus dem Homeoffice zugeschaltet – ein gemeinsamer Digital Workplace lässt alle diese Menschen zusammenarbeiten, als säßen sie einander direkt gegenüber. Egal ob vom Firmenrechner, heimischen Laptop oder Smartphone aus. Neben diesem wohl offenkundigsten Vorteil von Digital-Workplace-Lösungen gibt es im Detail noch viele weitere. Wir haben Ihnen einmal die aus unserer Sicht wichtigsten zusammengefasst:
- Vorteil 1: Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten wird möglich. Moderne Formen der Zusammenarbeit wie virtuelle Teams und Hybridmodelle, bei denen ein Teil der Belegschaft am Standort tätig ist und der andere von außerhalb, im Außendienst oder aus dem Homeoffice „remote“ teilnimmt, lassen sich endlich verwirklichen.
- Vorteil 3: Besserer Informationsaustausch zwischen den Beteiligten. Digital Workplace Solutions arbeiten bewusst mit integrierten Social-Media-Elementen. Die Einbindung von Bild- und Videomaterial in Chats ist in der Regel einfach und schnell möglich. Durch Schnittstellen zu Videokonferenz-Tools wird die Zusammenarbeit im virtuellen Raum weiter erleichtert. Die Kolleginnen und Kollegen daheim oder am anderen Ende der Welt sind buchstäblich nur einen Mausklick – oder einen Touch auf dem Screen – entfernt.
- Vorteil 4: Größere Transparenz für alle. Mit dem Digital Workplace wird eine transparentere Arbeitsumgebung geschaffen, in der alle im Team jederzeit die Möglichkeit haben, den Status ihrer Projekte zu verfolgen. Vorgesetzte können mit wenigen Klicks Aufgaben zuweisen und Fristen festlegen. In der Folge sinkt die Zahl überflüssiger Meetings und Absprachen, was sich positiv auf den gesamten Workflow auswirkt.
- Vorteil 2: Automatisierung von Routineprozessen. Mit einem Digital Workplace lassen sich simple, repetitive Vorgänge wie die Freigabe von Dokumenten oder wiederholte Dateneingaben automatisieren. Die Beschäftigten werden von oft als lästig empfundenen administrativen Aufgaben entlastet und gewinnen Zeit, um sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren. Das steigert die Zufriedenheit der Belegschaft.
- Vorteil 5: Schluss mit Insellösungen. Mit der Einführung eines Digital Workplace gehören kleinteilige Insellösungen und die gefürchteten Datensilos innerhalb der IT-Infrastruktur endlich der Vergangenheit an. Informationen werden abteilungsübergreifend in einer einheitlichen Datenbank- und Ordnerstruktur gespeichert und stehen allen Berechtigten jederzeit zur Verfügung. Alle im Unternehmen arbeiten auf derselben Plattform und mit einheitlicher Nutzeroberfläche, was die Kommunikation zwischen den Abteilungen zusätzlich erleichtert.
- Vorteil 6: Mehr Sicherheit und Datenschutz. Ein vor dem Roll-out aufgesetztes und entsprechend den Aufgabenbereichen aller Beschäftigten konzipiertes Rechte- und Rollensystem sorgt dafür, dass sämtliche Dokumente und Daten am Digital Workplace stets vor unberechtigten Zugriffen geschützt sind und nur diejenigen damit arbeiten können, die auch damit arbeiten sollen. Sogar Teilbereiche eines Dokuments lassen sich individuell sperren, während andere möglicherweise offener zugänglich sein können. So können beispielsweise personenbezogene Daten in einem im ECM-System gespeicherten Arbeitsvertrag ausgeblendet, aber allgemeine Passagen gleichzeitig angezeigt werden. Das erleichtert es Unternehmen, die strengen europäischen Datenschutzvorschriften einzuhalten.
- Vorteil 7: Weniger IT-Kosten. In diesem Punkt hat mal wieder die Cloud die Nase vorn: Wenn Unternehmen sich für eine cloudgestützte Digital-Workplace-Lösung entscheiden – man spricht hier vom Prinzip Software as a Service –, können Aufgaben wie die Bereitstellung der Speicherkapazitäten, der User-Support und die komplette IT Security nebst Updates, Patches und Upgrades ausgelagert werden. Bei TA Triumph-Adler haben wir uns mit unserem Cloud-ECM-System yuuvis® RAD as a Service auf genau dieses Angebotssegment spezialisiert.
- Vorteil 8: Attraktivität als Arbeitgeber steigern. Wer einen echten Digital Workplace anbietet, kann damit unter anderem auch sicherstellen, dass Fachkräfte aus dem Homeoffice tätig sein können, ohne gegenüber den Kolleginnen und Kollegen im Büro Nachteile befürchten zu müssen. Denn zum Digital Workplace gehört die technische Ausstattung des Arbeitsplatzes – ob stationär oder mobil – und dessen vollumfängliche Anbindung an die IT-Systeme im Unternehmen. Das Versprechen, vollständig digital und flexibel arbeiten zu können, ist also auch ein echtes Pfund, mit dem Arbeitgeber für sich werben können. Unbezahlbar in Zeiten des Fachkräftemangels.
Ein Digital Workplace, der alle oben genannten Vorzüge bietet, avanciert im Unternehmen zum unverzichtbaren Fundament für eine hybride Arbeitsweise – und die, so hat es Stefan Halupka, Direktor der Business Unit ECM & ICT DACH bei TA Triumph-Adler, erst kürzlich in einem Gastbeitrag für das Fachmagazin „Digital Business Cloud“ formuliert, ist definitiv „gekommen, um zu bleiben“.
Der nächste logische Schritt:
der Digital Workplace als Managed Workplace
Wie in diesem Artikel bereits angesprochen, müssen Unternehmen die Gestaltung und Aufrechterhaltung ihrer Digital Workplaces nicht zwangsläufig allein stemmen, sondern können sich von einem externen Dienstleister unterstützen lassen. Man spricht dann von einem Managed Services Provider und analog dazu vom Managed Workplace. Bei TA Triumph-Adler haben wir unser Angebot in diesem Bereich in den letzten Jahren stark ausgebaut. Zum Service gehören:
- Ausführliche Bestandsaufnahme des Ist-Zustands – sowohl was den Stand der ICT betrifft, etwa durch eine Schwachstellenanalyse, als auch bezogen auf bestehende Workflows und deren etwaigen Optimierungsbedarf bei der Umstellung auf digitale Abläufe.
- Die Bereitstellung von moderner Hardware und Software für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Dazu gehören etwa MFPs für eine vernetzte Druckerflotte, eine zeitgemäße und breit skalierbare ECM-Software – wie zum Beispiel yuuvis® RAD as a Service – und passend konfigurierbare Endgeräte – sowohl PCs als auch Notebooks, Tablets und Smartphones
- Installation und – falls erforderlich – Umzüge von IT-Arbeitsplätzen
- Updates, Upgrades und Migration von IT-Systemen
- Bei Bedarf die Deinstallation veralteter Systeme, ohne dass es dadurch zu Datenverlusten kommt
Die größten Vorteile von Managed Workplaces
Gerade für Unternehmen aus dem Mittelstand ist die Option Managed Workplace oftmals interessant und bietet erhebliches Einsparpotenzial gegenüber einer selbst verwalteten Digital-Workplace-Lösung.
Einige der Vorteile bei diesem Konzept:
Einige der Vorteile bei diesem Konzept:
- Effizienteres Risikomanagement. Auch ein Managed Workplace ist nicht völlig gefeit vor technischen Störfällen oder Sicherheitslücken. Doch durch die Einbindung von Expertinnen und Experten mit speziellen Kenntnissen in Fragen der IT-Sicherheit lässt sich das Risiko für schwere Schäden durch Stör- und Ausfälle erheblich senken. Nicht umsonst sind wir bei TA Triumph-Adler nach ISO 27001 zertifiziert und geben unsere Erfahrungen und Best Practices gerne an unsere Kunden weiter.
- Mehr Kostenkontrolle. Die Kosten für den Betrieb jedes einzelnen (Cloud-) Arbeitsplatzes können über das ECM-System einfach und schnell den einzelnen Abteilungen und Kostenstellen zugeordnet werden.
- Mehr Gestaltungsspielraum. Managed Workplaces haben keine starre Infrastruktur, die, einmal implementiert, nicht ohne Weiteres an neue Gegebenheiten angepasst werden kann. Unternehmen können Ausstattung und Funktionsumfang ihrer Digital Workplaces immer wieder nach oben oder unten skalieren – ganz dem aktuellen Bedarf entsprechend. Das spart Kosten und weitere Ressourcen.
- Mehr Freiräume für die IT. Die hauseigene IT-Abteilung muss nicht länger einen Großteil ihrer Arbeitszeit mit Systemwartung und Fehlersuche in Routineprozessen verbringen. Die Fachkräfte werden entlastet und können sich endlich voll und ganz auf strategische Aufgaben konzentrieren.
- Weniger Komplexität. Standardisierte IT-Arbeitsplätze sorgen für optimierte und damit schnellere und schlankere Prozesse. Das sorgt für Zeit- und Kostenersparnis in vielen Bereichen – unter anderem übrigens auch beim Onboarding neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – dank der intuitiven Bedienbarkeit aller Tools am Digital Workplace.
- Mehr Aktualität der Systeme. Nie wieder ein wichtiges Upgrade verpassen oder gar eine kritische Sicherheitslücke ungepatcht lassen! Der Managed Services Provider kümmert sich mit viel Einsatz darum, die IT-Infrastruktur stets auf dem neuesten verfügbaren Stand zu halten.
Managed Workplaces mit TA Triumph-Adler
TA Triumph-Adler bietet an, jeden Arbeitsplatz so auszustatten, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter die spezifischen Aufgaben effizient erledigen kann – ob im Büro, im Homeoffice oder von unterwegs. Von der prozessbegleitenden Beratung im Vorfeld über die Bereitstellung und Konfiguration von Software und Geräten bis hin zu Monitoring und Support bieten wir eine breite Palette von Serviceleistungen rund um den Digital Workplace an. Unsere Lösungen für das Dokumentenmanagement umfassen dabei sowohl On-Premises-Angebote, die die Unternehmen weitestgehend selbst managen und hosten, als auch Cloud-Lösungen, damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch mobil und im Homeoffice auf vertraute Tools und gewohnte Prozesse zurückgreifen können. Wie lange es dauert, bis alles läuft? Mit uns tatsächlich nur ein paar Stunden!
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