Arbeitsfähig dank Digital Office

Die Digitalisierung in deutschen Büros hat Tempo aufgenommen, zeigt der „Bitkom Digital Office Index 2020“. Digitale Prozesse werden normal. Gerade weil die Zeiten nicht normal sind.

Digitale Prozesse werden zum Standard in deutschen Büros. Mehr als zwei Drittel der Unternehmen benutzen mittlerweile DMS-Lösungen und ECM-Systeme zum Bearbeiten, Speichern und Archivieren von digitalen Dokumenten mit festgelegten Workflows. „Das Digital Office ist in den vergangenen Monaten ein Inbegriff für Arbeitsfähigkeit und Zusammenarbeit geworden“, sagt Peter R. Collenbusch vom Branchenverband Bitkom. Der hat für die Studie „Digital Office Index 2020“ mehr als 1.100 Unternehmen befragt, wie schnell und wie weit die Digitalisierung bei ihnen vorangeht. Antwort: zügig, nicht zuletzt dank Corona.

74 Prozent der befragten Unternehmen verfügen über eine Digitalisierungsstrategie. Sie nehmen ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch Fort- und Weiterbildungen mit auf diese Reise, die bei vielen trotzdem langsamer verläuft als erhofft. Woran liegt das? Angeblich am Investitionsbedarf: Den schätzen 70 Prozent der befragten Manager als „zu hoch“ ein.

Eine gefährliche Schutzbehauptung. Gerade während der Corona-Lockdowns hat sich gezeigt, dass Unternehmen ohne digitale Workflows kaum arbeitsfähig sind. Der Zugriff auf Daten muss auch vom Homeoffice problemlos möglich sein. Unternehmen haben sich an spezialisierte Anbieter wie TA Triumph-Adler gewandt, die „von jetzt auf gleich“ Digital Workplaces für die Mitarbeiter eingerichtet haben – damit die auch vom heimischen Schreibtisch aus problemlos arbeiten können. Ohne das Budget zu sprengen.

Was die technische Ausstattung angeht, hat sich das Arbeiten im Homeoffice zurechtgeruckelt und damit in den Unternehmen die Scheu vor digitalen Prozessen erkennbar gesenkt. 87 Prozent sind beim Thema „Digitalisierung“ aufgeschlossen – zwei Jahre zuvor waren es laut Bitkom-Studie erst 74 Prozent.

Häufiger Ansatzpunkt: das Umstellen auf digitale Rechnungen. Der Anteil von Firmen, die auf Papierrechnungen setzen, ist seit 2018 von 44 auf 33 Prozent gesunken. Bei größeren Unternehmen mit mindestens 500 Mitarbeitern liegt diese Quote bereits im einstelligen Bereich. Wie rasch die „Schluss mit Papier“-Entwicklung abläuft, zeigt ein Rückblick auf 2016: Damals setzte noch jedes zweite dieser Großunternehmen auf Papier!

So schont die Digitalisierung auch die Umwelt, denn es wird weniger Papier benötigt. Zahlen dafür liefert der „Digital Office 2020“-Index ebenfalls: Jedes zweite Unternehmen in Deutschland verbraucht weniger Papier als im Jahr zuvor.