TASIM ersetzt Suchen durch Finden
Elektronische Prozesse sind effizienter und vermeiden Frust. Das ist attraktiv – wäre nur der Einstieg weniger riskant. Das ändert sich durch TASIM, den TA Smart Information Manager.
15.03.2021
So geht das minimal-digitale Archiv
Seitdem mehr Menschen im Homeoffice arbeiten, steigt die Nachfrage nach „Scan on Demand“ deutlich an. Wir fragen Thomas Cybulski von Lager 3000, Partner von TA Triumph-Adler, wie das zusammenhängt.
Corona sorgt für einen Digitalisierungsschub. Dokumente über DMS- oder ECM-Lösungen digital zu bearbeiten, liegt im Trend. Herr Cybulski, zieht wegen dieses Schubs bei Lager 3000 die Nachfrage nach „Scan on Demand“ an?
Thomas Cybulski: Auf jeden Fall. Um das zu erklären, muss ich etwas ausholen: Akten zu lagern, ist das Geschäft von Lager 3000. Sobald die Regalmeter an Akten bei uns eingehen, werden sie indexiert – damit wir sie wiederfinden – und archiviert. Alle diese Akten zu digitalisieren, wäre möglich – aber teuer und unnötig. Bei uns landen vor allem alte Akten, die im Tagesgeschäft selten bis nie benötigt werden. Manchmal liegt der Anteil, der noch mal angefasst wird, im Promillebereich. Aber sobald doch mal ein Baugutachten von 1987 oder ein Kreditvertrag von 2004 benötigt wird, scannen wir genau diese benötigten Akten und schicken sie los. Das ist „Scan on Demand“.
Wie lange dauert es von der Bestellung bis zum Schicken der gescannten Akten?
Wenn die Bestellung bis mittags eingeht, gehen die Daten noch am selben Tag raus. Deshalb machen wir uns ja die Mühe, die Akten sofort zu indexieren. Das ist noch echte Handarbeit. Wenn mal wieder 100.000 Bauamtsakten oder Kreditakten auf einen Schlag reinkommen, sitzen da so einige Kolleginnen und Kollegen dran. Schon weil die Papierarchive in manchen Unternehmen nicht so aufgeräumt, beschriftet und übersichtlich sind, wie man hoffen möchte …
… und dann geht das Suchen los?
Bei uns eben nicht. Wir wissen genau, wo jede Akte ist. Bei uns sind sämtliche Akten ab Werktag 1 nach Abholung verfügbar. Wer seine Akten bei uns einlagert, weiß genau: Wird die Akte morgen gebraucht, dann ist sie morgen da.
Sprechen Sie jetzt von der Papierakte oder von der eingescannten digitalen Akte?
Wir schicken natürlich auch Papierakten los, wenn das gewünscht ist. Das ist aber immer seltener der Fall – was auch mit Corona zu tun hat. Meist werden wir gefragt, ob wir die Akten kurz einscannen können. Dieses „Scan on Demand“ hat nicht nur zu Corona-Zeiten überzeugende Vorzüge: Allen Mitarbeitern, die sich mit dieser Akte beschäftigen müssen, steht sie gleichzeitig zur Verfügung – egal, wo die Mitarbeiter gerade sitzen.
Zum Beispiel im Homeoffice.
Genau. Unternehmen und Behörden merken jetzt deutlich, dass die Effizienz im Homeoffice sinkt, falls die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter keinen schnellen und direkten Zugriff auf für sie wichtige Dokumente bekommen. Die Logik: „Ich brauche die Infos jetzt und nicht nächste Woche, wenn ich wieder im Büro bin.“ Da hat ein Umdenken eingesetzt. Niemand will extra ins Archiv, um an Informationen zu kommen. Das erledigen wir jetzt auf kurzem Wege – per „Scan on Demand“.
Thomas Cybulski: Auf jeden Fall. Um das zu erklären, muss ich etwas ausholen: Akten zu lagern, ist das Geschäft von Lager 3000. Sobald die Regalmeter an Akten bei uns eingehen, werden sie indexiert – damit wir sie wiederfinden – und archiviert. Alle diese Akten zu digitalisieren, wäre möglich – aber teuer und unnötig. Bei uns landen vor allem alte Akten, die im Tagesgeschäft selten bis nie benötigt werden. Manchmal liegt der Anteil, der noch mal angefasst wird, im Promillebereich. Aber sobald doch mal ein Baugutachten von 1987 oder ein Kreditvertrag von 2004 benötigt wird, scannen wir genau diese benötigten Akten und schicken sie los. Das ist „Scan on Demand“.
Wie lange dauert es von der Bestellung bis zum Schicken der gescannten Akten?
Wenn die Bestellung bis mittags eingeht, gehen die Daten noch am selben Tag raus. Deshalb machen wir uns ja die Mühe, die Akten sofort zu indexieren. Das ist noch echte Handarbeit. Wenn mal wieder 100.000 Bauamtsakten oder Kreditakten auf einen Schlag reinkommen, sitzen da so einige Kolleginnen und Kollegen dran. Schon weil die Papierarchive in manchen Unternehmen nicht so aufgeräumt, beschriftet und übersichtlich sind, wie man hoffen möchte …
… und dann geht das Suchen los?
Bei uns eben nicht. Wir wissen genau, wo jede Akte ist. Bei uns sind sämtliche Akten ab Werktag 1 nach Abholung verfügbar. Wer seine Akten bei uns einlagert, weiß genau: Wird die Akte morgen gebraucht, dann ist sie morgen da.
Sprechen Sie jetzt von der Papierakte oder von der eingescannten digitalen Akte?
Wir schicken natürlich auch Papierakten los, wenn das gewünscht ist. Das ist aber immer seltener der Fall – was auch mit Corona zu tun hat. Meist werden wir gefragt, ob wir die Akten kurz einscannen können. Dieses „Scan on Demand“ hat nicht nur zu Corona-Zeiten überzeugende Vorzüge: Allen Mitarbeitern, die sich mit dieser Akte beschäftigen müssen, steht sie gleichzeitig zur Verfügung – egal, wo die Mitarbeiter gerade sitzen.
Zum Beispiel im Homeoffice.
Genau. Unternehmen und Behörden merken jetzt deutlich, dass die Effizienz im Homeoffice sinkt, falls die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter keinen schnellen und direkten Zugriff auf für sie wichtige Dokumente bekommen. Die Logik: „Ich brauche die Infos jetzt und nicht nächste Woche, wenn ich wieder im Büro bin.“ Da hat ein Umdenken eingesetzt. Niemand will extra ins Archiv, um an Informationen zu kommen. Das erledigen wir jetzt auf kurzem Wege – per „Scan on Demand“.
Über Lager 3000
Lager 3000 holt als Partner von TA Triumph-Adler größere Aktenbestände oder komplette Archive mit der eigenen Spedition beim Auftraggeber ab. Es besteht die Option, diese Akten zu digitalisieren, sodass sie nach dem Scannen und Klassifizieren im Dokumenten-Management-System (DMS) oder ECM des Auftraggebers genutzt werden können. Alternativ können die Akten auch eingelagert werden – in überwachten, wasserdichten und feuerfesten Spezialcontainern. Wird eine dieser Papierakten in elektronischer Form benötigt, wird sie per „Scan on Demand“ digitalisiert. Ergänzt wird das Konzept um die hybride Einzeldokumentarchivierung für gescannte, aber auch für physisch dauerhaft eingelagerte Dokumente, die nicht vernichtet werden können oder dürfen.
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