Dennis Ebert
Teamleiter Presales ECM & ICT
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Telefonnummer: +49 178 2800039
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15.03.2021
Outsourcing: Externes Knowhow für die eigene IT
Ob Großkonzern oder Mittelständler: Viele Unternehmen beschäftigen externe Dienstleister für ihre IT-Administration. Eine oftmals kluge strategische Entscheidung – vor allem im Gesundheitswesen. Dennis Ebert, Solution Expert CSE bei TA Triumph-Adler, verrät, welche Fehler man vermeiden sollte und wie erfolgreiches Outsourcing geht.
Eigentlich versteht es sich von selbst: Wenn man etwas nicht weiß, fragt man jemanden, der sich auskennt. Was im Alltag funktioniert, stimmt für die Arbeit genauso: Outsourcing, sprich Expertise von außen einzukaufen, ist strategisch klug. Trotzdem sind manche Unternehmen zögerlicher damit, als sie es gerne wären. Das ist zumindest eines der Ergebnisse der Sourcing Studie 2018 der IDG Research Services. Dabei hat Outsourcing vor allem im IT-Bereich viele Vorteile.
Eigentlich versteht es sich von selbst: Wenn man etwas nicht weiß, fragt man jemanden, der sich auskennt. Was im Alltag funktioniert, stimmt für die Arbeit genauso: Outsourcing, sprich Expertise von außen einzukaufen, ist strategisch klug. Trotzdem sind manche Unternehmen zögerlicher damit, als sie es gerne wären. Das ist zumindest eines der Ergebnisse der Sourcing Studie 2018 der IDG Research Services. Dabei hat Outsourcing vor allem im IT-Bereich viele Vorteile.
Welches Knowhow wird wirklich gebraucht?
Immer dann, wenn das notwendige Wissen innerhalb des Unternehmens fehlt, kommt Outsourcing ins Spiel. „Dabei ist die Auslagerung von IT-Themen ein absoluter Klassiker“, sagt TA-Experte Dennis Ebert. „Hier kommen wir als sogenannter Knowhow-Träger ins Spiel. Meine Aufgabe ist es, dem Kunden beratend zur Seite zu stehen und bei der Planung und Umsetzung mitzuwirken.“
Das geschieht in mehreren Stufen, sagt Ebert: Am Anfang steht immer ein Gespräch mit der Klinik oder dem Klinikverbund. „Danach analysieren Kollegen von uns vor Ort die Ist-Situation, denn über lange Zeit gewachsene Prozesse und Strukturen müssen oftmals erneuert werden.“ Im ersten Schritt geht es um die Hardware, zum Beispiel Output-Systeme (Drucker, Faxgeräte usw.): Die TA-Experten prüfen zunächst, ob diese modernen Standards entsprechen und über alle erforderlichen Funktionalitäten, wie z. B scannen, verfügen. Fehlen diese, sind die Arbeitsabläufe ineffizient – und teurer. „Wir schauen uns die einzelnen Büros und alle Drucker, Faxgeräte usw. an. Die Mitarbeiter fragen wir, ob sich Arbeitsprozesse verändert haben und ob sie mit der Hardware zufrieden sind. Das hilft uns, die tatsächlichen Probleme zu identifizieren.“ Im Rahmen weiterer Gespräche kristallisiert sich dann heraus, was wirklich gebraucht wird.
Das geschieht in mehreren Stufen, sagt Ebert: Am Anfang steht immer ein Gespräch mit der Klinik oder dem Klinikverbund. „Danach analysieren Kollegen von uns vor Ort die Ist-Situation, denn über lange Zeit gewachsene Prozesse und Strukturen müssen oftmals erneuert werden.“ Im ersten Schritt geht es um die Hardware, zum Beispiel Output-Systeme (Drucker, Faxgeräte usw.): Die TA-Experten prüfen zunächst, ob diese modernen Standards entsprechen und über alle erforderlichen Funktionalitäten, wie z. B scannen, verfügen. Fehlen diese, sind die Arbeitsabläufe ineffizient – und teurer. „Wir schauen uns die einzelnen Büros und alle Drucker, Faxgeräte usw. an. Die Mitarbeiter fragen wir, ob sich Arbeitsprozesse verändert haben und ob sie mit der Hardware zufrieden sind. Das hilft uns, die tatsächlichen Probleme zu identifizieren.“ Im Rahmen weiterer Gespräche kristallisiert sich dann heraus, was wirklich gebraucht wird.
Darum sollten Krankenhäuser outsourcen
Krankenhäuser haben einen großen IT-Bedarf, aber zunehmend weniger eigenes Personal dafür: „Viele Kliniken werden im Zuge der Digitalisierung in Verbünden zusammengeschlossen. Wenn dann zum Beispiel ein ITler aus einem Krankenhaus in Rente geht, schrumpft das IT-Personal im kompletten Klinikverbund. In der Regel ist es dann so, dass niemand Neues eingestellt wird“, sagt Ebert. Die verbleibenden ITler haben dann mit laufenden Projekten wie der Umsetzung der DSGVO, der digitalen Patientenakte, Archivierung und Krankenhausinformationssystemen alle Hände voll zu tun. „Dementsprechend froh sind sie, Aufgaben an externe Spezialisten abgeben zu können.“
Das ist gerade bei kritischen Themen wie zum Beispiel Datenschutz und IT-Security oder dringend nötigen Zertifizierungen wichtig. Begrenzte Kapazitäten sowie fehlende Skalierbarkeit, Performance und Flexibilität sind weitere Gründe, warum Krankenhäuser ihre IT am besten auslagern sollten. „Die IT inhouse zu betreiben ist für viele Krankenhäuser risikoreich und kostspielig,“ sagt Ebert.
Das ist gerade bei kritischen Themen wie zum Beispiel Datenschutz und IT-Security oder dringend nötigen Zertifizierungen wichtig. Begrenzte Kapazitäten sowie fehlende Skalierbarkeit, Performance und Flexibilität sind weitere Gründe, warum Krankenhäuser ihre IT am besten auslagern sollten. „Die IT inhouse zu betreiben ist für viele Krankenhäuser risikoreich und kostspielig,“ sagt Ebert.
Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:
- Zeit und Kosten sparen: Beim Outsourcen sind die Kosten von Beginn an klar. Statt einen neuen Mitarbeiter einzustellen und in technische Hilfsmittel zu investieren, lohnt es sich, die IT einem erfahrenen Anbieter zu überlassen. Das spart außerdem Zeit.
- Wettbewerb sichern: Datenschutzrichtlinien ändern sich regelmäßig und auch die IT-Technik entwickelt sich ständig weiter. Lagert man seine IT-Bereiche aus, ist die Soft- und Hardware immer auf dem aktuellsten Stand. Das ist besonders bei patientenbezogenen Daten wichtig, die einem besonderen Schutz unterliegen.
- Langfristig planen: Das Unternehmen wächst und benötigt mehr Leistung? Kein Problem mit einem externen Dienstleister. Der Vorteil: Es gibt zu jedem Zeitpunkt festdefinierte Workflows und volle Transparenz über Kosten und Standards.
- Konstante Verfügbarkeit: Beim Outsourcing ist das externe Fachpersonal für Remote- oder Vor-Ort-Einsätze über einen Service-Desk erreichbar. Interne Ausfälle beeinflussen die Tagesprozesse nicht mehr.
- Interne Entlastung: Die eigene IT wird entlastet, sodass personelle Ressourcen für andere, wichtige Aufgaben und Projekte verfügbar werden.
Ebert fasst zusammen: „Die Kommunikationswege laufen weiterhin über die Krankenhaus-IT. Allein die Verhaltensweise der IT selbst verändert sich, weil sie bestimmte Dinge direkt nach außen gibt. Stets informiert bleiben die internen ITler aber trotzdem. Die Ärzte und das Pflegepersonal usw. bemerken dagegen keine Veränderung und arbeiten weiter wie gehabt.“
Typische Fehler vermeiden
Erfolgreiches Outsourcing basiert auf persönlichen Absprachen und präzisen Anweisungen. Damit externe Dienstleister wie Dennis Ebert die „Schmerzen der IT“ erkennen können, müssen Entscheider und ITler Zeit in Gespräche investieren. „Wir wollen nicht nach Schema F vorgehen, sondern dem Kunden genau das liefern, was er auch wirklich braucht“, sagt Ebert. Speziell beim Umgang mit sensiblen, personenbezogenen Daten spielt deren Sicherheit und die Einhaltung der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eine enorm große Rolle. (TA Triumph-Adler unterstützt dies vollumfänglich, hilft Schwachstellen zu analysieren und natürlich zu beseitigen.)
Fazit: Die IT auszulagern birgt nicht nur für Krankenhäuser viele Vorteile, auch andere Branchen profitieren von der Entlastung. Der Erfolg beruht auf einem strukturierten Vorgehen – und vielen Gesprächen: „Ein ‚Darüber-reden-wir-später-nochmal‘ sollte es zu keinem Zeitpunkt geben“, sagt TA-Experte Dennis Ebert. „Eine gute Kommunikation ist das A und O.“
Fazit: Die IT auszulagern birgt nicht nur für Krankenhäuser viele Vorteile, auch andere Branchen profitieren von der Entlastung. Der Erfolg beruht auf einem strukturierten Vorgehen – und vielen Gesprächen: „Ein ‚Darüber-reden-wir-später-nochmal‘ sollte es zu keinem Zeitpunkt geben“, sagt TA-Experte Dennis Ebert. „Eine gute Kommunikation ist das A und O.“
Outsourcing sorgt für Entlastung: Mehr Zeit für wichtigere Dinge!
Immer mehr Aufgaben, immer weniger Fachpersonal: EineHerausforderung für Krankenhäuser. Schnelles Handeln ist aber gerade in medizinischen Einrichtungen, in denen das Wohl der Patienten an erster Stelle stehen sollte, unverzichtbar. Geben Sie die Betreuung Ihrer Printserver deshalb in die zuverlässigen Hände eines Branchenexperten, der sich mit den Bedürfnissen, Prozessen und Strukturen in Krankenhäusern bestens auskennt.
Das können wir Ihnen bieten:
- Hardware-Ausstattung auf Basis einer Bedarfsanalyse
- individuelle Printserver-Management-Konzepte für reibungslosen Betrieb inkl.
- Druckdatenverteilung
- Treiber-Management
- Printserver-Redundanz
- Load Balancing
- Follow-Me-Printing
- Scan-Management
- Remote-Zugriff
- Hochsicher und hochverfügbar
Sie sind an einem individuellen Outsourcing-Konzept mit vielen möglichen Betriebsmodellen interessiert? Dann vereinbaren Sie gern telefonisch unter +49 40 52849-0 oder per E-Mail an beratung@triumph-adler.net einen persönlichen Termin mit unseren IT-Experten.
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