18.09.2024

Was heißt Dokumenten-Lifecycle-Management?

TA Triumph-Adler zeigt, was es mit dem „Lebenszyklus“ von Dokumenten auf sich hat und warum das Verständnis davon essenziell ist für erfolgreiche digitale Workflows.

Dokumenten-Lifecycle-Management: Wie gut kennen Sie den „Lebenslauf“ Ihrer Dokumente?

Wir nehmen uns da selbst nicht aus: Wenn es um die Digitalisierung von Prozessen im Unternehmen geht, dann lautet eines der meistgenannten Versprechen, dass vertraute Abläufe dadurch viel einfacher und gleichzeitig effizienter werden sollten. Tatsächlich aber erleben die Beschäftigten in vielen Unternehmen während der – sich nicht selten über längere Zeiträume hinziehenden – Umstellung auf digitale Workflows erst einmal genau das Gegenteil: ein Neben- und mitunter auch Durcheinander verschiedener Systeme und technischer Entwicklungsstände.

Während eine Abteilung ihren Dokumenten-Workflow bereits voll digitalisiert hat, wird in einer anderen noch überwiegend mit Papierausdrucken gearbeitet. Abteilung A setzt auf Software X, während in Abteilung B alles für die Nutzung von Software Y optimiert wurde. Zudem haben auch noch alle Bereiche, vom Rechnungswesen über die HR bis zum Vertrieb, ihr ganz eigenes Ablagesystem, das beim Übergang ins Digitalzeitalter einfach unhinterfragt übernommen wurde, denn: „So haben wir das schließlich schon immer gemacht!“

Die Folgen? Abteilungsübergreifendes Arbeiten wird stark erschwert und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kommunizieren aneinander vorbei. Abläufe ziehen sich in die Länge. Wichtige Dokumente werden unter Umständen zu spät, falsch oder doppelt zugeordnet und bearbeitet. Schlimmstenfalls gehen wertvolle Informationen sogar verloren, weil sie zum Beispiel nur auf einem einzigen Rechner lokal gespeichert waren oder nur eine Person darauf Zugriff hatte. Die Diagnose in so einem Fall: Datensilo. Das Risiko, dass Daten und Dokumente irgendwo im Unternehmen auf diese Weise „hängenbleiben“, ist immer dann besonders hoch, wenn ein einheitlicher Überblick über die bestehenden Workflows fehlt.

Das beste Mittel dagegen: ein klug aufgesetztes digitales Dokumenten-Management-System (DMS), am besten als Teil eines unternehmensweit nutzbaren Enterprise Content Management (ECM). Denn die Abläufe sind ja bereits vorhanden und müssen bei der Digitalisierung nicht völlig neu erfunden werden. Ein digitales Dokument durchläuft auf seinem Weg durchs Unternehmen prinzipiell dieselben Stationen wie sein gedrucktes Pendant – mit wenigen Ausnahmen, die es im Workflow zu berücksichtigen gilt. „Keine Struktur ist grundsätzlich gut oder schlecht“, weiß Thomas Neubecker, Produktmanager ECM bei TA Triumph-Adler. „Ausschlaggebend ist, dass eine Struktur für alle gleich ist.“ In einem DMS – und erst recht mit einem umfassenden ECM – werden alle Dokumente nach einem einheitlichen System verschlagwortet und sind damit überall schnell auffindbar. Dann gibt es auch keine Datensilos.

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Einer der größten Vorteile von ECM-Systemen – ob sie nun als Teil der eigenen IT-Infrastruktur wie bei enaio oder wie bei yuuvis® RAD as a Service in der Cloud betrieben werden – besteht zweifelsohne darin, dass sie tatsächlich den gesamten sogenannten „Document Lifecycle“ abbilden können. Doch um diesen Vorteil nutzen zu können, sollten Ihre Beschäftigten den typischen „Lebenslauf“ der Dokumente, mit denen sie tagtäglich arbeiten, eben auch wirklich kennen und verinnerlicht haben.

Document Lifecycle: Was ist mit diesem Begriff gemeint

Zugegeben, der Ausdruck klingt zunächst etwas seltsam. Der „Lebenslauf“ von Dokumenten – was soll das sein? Mit Lebensläufen beschäftigt sich doch eigentlich nur die Personalabteilung, oder?

Tatsächlich ist „Document Lifecycle“ ein fester Begriff, der sich wie folgt definieren lässt: Als Dokumenten-Lebenszyklus werden zusammenfassend alle Phasen beschrieben, die ein Dokument über die Ausgabe, Verteilung und Verwendung in einer Organisation durchläuft – vom Moment seiner Erstellung bis zu dem Zeitpunkt, an dem es dauerhaft archiviert oder gelöscht wird.

Nun könnte man argumentieren, dass in einem Unternehmen ja täglich viele verschiedene Arten von Dokumenten im Umlauf sind, die sich auch in ihren Nutzungszwecken so stark voneinander unterscheiden, dass sie sich wohl kaum alle einheitlich in einem Ordnungssystem abbilden lassen würden.

Doch wenn Sie sich einmal im Detail verdeutlichen, welche Stationen ein Dokument typischerweise ab dem ersten Moment seines Auftauchens im Unternehmen durchläuft, werden Sie wahrscheinlich erstaunt feststellen, dass es dabei doch sehr viele Gemeinsamkeiten gibt. Egal ob es sich um eine Rechnung, einen Vertrag, Formulare, den jüngsten Geschäftsbericht oder das Anschreiben eines Lieferanten handelt: Geschäftliche Dokumente haben offenbar tatsächlich so etwas wie einen charakteristischen „Lebenslauf“.

Wie sieht dieser nun aber aus?

Den Dokumenten-Lifecycle verstehen:
vier Phasen und sieben Zustände

Im Allgemeinen wird der Document Lifecycle in vier Hauptphasen unterteilt, die praktisch jedes Dokument – ob digital oder analog – mehr oder weniger vollständig durchläuft:

Auf die Generierung des Dokuments folgt die
Bearbeitungsphase, sprich: der übliche Workflow, der für ein spezifisches Dokument im Unternehmen vorgesehen ist.
Nach der abschließenden Freigabe durch eine dafür autorisierte Person muss für einen gewissen Zeitraum die Archivierung – mit der Option auf Wiedervorlage – sichergestellt werden, so lange, bis irgendwann
eine endgültige Obsoleszenz des Dokuments eintritt, woraufhin (nicht zwingend, aber häufig) die Löschung erfolgt.

Während das Dokument nacheinander durch diese vier Phasen wandert, kann es dabei bis zu sieben verschiedene typische Zustände annehmen:

In Bearbeitung:
Ein Dokument wird erstmalig neu erstellt oder trifft von außen kommend im Unternehmen ein und wird – händisch durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder automatisch im ECM – in den üblichen Lauf, zum Beispiel für Rechnungen oder Arbeitsverträge, gegeben. Alternativ kann es sich auch um die neue Version eines zu einem früheren Zeitpunkt erstellten Dokuments handeln, die erneut zur Bearbeitung vorgelegt wird.
Vorgelegt: Das Dokument hat einen bestimmten Bearbeitungsstand erreicht – beispielsweise wurden die gewünschten Änderungen eingepflegt oder das Formular wurde ausgefüllt – und wartet nun auf eine Genehmigung.
Genehmigt: Das Dokument wurde in der vorgelegten Form durch eine dafür autorisierte Person genehmigt. Das bedeutet auch: Um weiterhin bearbeitet zu werden, zum Beispiel von einer anderen Abteilung, muss nun eine neue Version dieses Dokuments erstellt werden. In ECM-Systemen lässt sich der Versionierungsvorgang vollständig automatisieren.
Freigegeben: Das Dokument hat in seiner aktuellen Version das Ende des vorgesehenen Workflows erreicht und wird – in der Regel durch eine Person in leitender Funktion – endgültig freigegeben. Das kann etwa bedeuten, dass eine Rechnung nun bezahlt oder ein von allen Parteien unterschriebener Arbeitsvertrag in der Personalakte abgelegt werden kann. Die Freigabe ist auch Voraussetzung dafür, ein Dokument in die revisionssichere Archivierung überführen zu können.
Abgelehnt: Statt einer Genehmigung oder Freigabe wird die vorgelegte Dokumentversion abgelehnt – entweder weil sie formal fehlerhaft ist oder weil sich die Rahmenbedingungen im Prozessablauf geändert haben. Beispiele wären etwa eine Rechnung, die ein falsches Datum aufweist, oder ein bereits ausgehandelter Vertrag, der nun doch nicht zustande kommt. In solchen Fällen wird das Dokument entweder neu versioniert und wieder in den Workflow gegeben oder aber endgültig gelöscht.
Zurückgezogen: Auch wenn ein Dokument bereits freigegeben wurde, besteht die Option, es zurückzuziehen. Dies kann aber in der Regel nur die Person vornehmen, die zuvor die Freigabe erteilt hatte. Die betroffene Version wird für eine weitere Bearbeitung gesperrt, muss jedoch unter Umständen trotzdem archiviert werden.
Obsolet: Das Dokument ist in seiner vorliegenden Form inhaltlich oder formal veraltet und soll nicht mehr verwendet werden. Zudem sind alle eventuellen Aufbewahrungsfristen abgelaufen. Das Dokument kann bzw. sollte gelöscht werden.

Das hört sich jetzt alles einigermaßen kompliziert an? Ist es tatsächlich aber gar nicht! Wir verdeutlichen den Dokumenten-Lebenszyklus nachfolgend einfach einmal an einem Beispiel, das so oder ganz ähnlich auf jedes Unternehmen passen könnte: dem Rechnungs-Workflow.

Beispiel Rechnungslauf: So geht effizientes Dokumenten-Lifecycle-Management

Wenn Unternehmen Ihre Workflows digitalisieren – etwa durch die Implementierung eines ECM-Systems –, dann wird für Pilotprojekte auf diesem Gebiet nicht von ungefähr sehr oft das Rechnungswesen ausgewählt. Rechnungen erstellen, empfangen und verarbeiten müssen nun einmal faktisch alle Unternehmen. Kaum ein anderer Unternehmensbereich ist derart von wiederkehrenden Routinen geprägt. Selbst wenn Fehler oder Unklarheiten in einem Rechnungsdokument auftauchen, gibt es in der Regel einen festgelegten Workflow, wie damit zu verfahren ist. Hinzu kommt: Wenn doch einmal etwas schiefläuft, kann das für das Unternehmen sehr schnell sehr teuer werden.

Rechnungsdokumente müssen mehrfach geprüft und nach strengen Kriterien, wie sie etwa die GoBD vorgeben, abgelegt werden. Analoge Prozesse sind hier sehr fehleranfällig; der Zeitaufwand für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Prüfung und Verwaltung von Papierdokumenten ist oft enorm hoch. Mit der Umstellung auf digitale Workflows zeigen sich daher gerade im Rechnungswesen positive Mitnahmeeffekte besonders schnell. „Für das Pilotprojekt sollte man den Bereich und den Prozess mit der größten Wertschöpfung identifizieren“, empfiehlt denn auch Stefan Halupka, Business Unit Director ECM & ICT DACH bei TA Triumph-Adler, und merkt auch im Hinblick auf die kommende Verpflichtung zur E-Rechnung an: „An digitalisierten Rechnungsprozessen kommt kein Unternehmen mehr vorbei.“

Vom Eintreffen bis zur Löschung – der Lebenszyklus von Rechnungsdokumenten

Die nachfolgenden Schritte stellen den typischen „Lebenslauf“ eines Rechnungsdokuments dar, so wie er Ihnen höchstwahrscheinlich auch aus dem eigenen Unternehmen vertraut sein wird. Dabei spielt es zunächst keine Rolle, ob die Rechnungen in Papierform oder digital bearbeitet werden. Allerdings lassen sich in einem digitalen Workflow, wie ihn ein ECM ermöglicht, an vielen Stellen Vorgänge erheblich verkürzen oder automatisieren.

1.Alles auf Anfang: der Rechnungseingang
Eine Rechnung trifft per E-Mail, Fax, ZUGFeRD, EDI oder – wenn auch nur noch für kurze Zeit möglich – in Papierform im Unternehmen ein. Die Papierrechnung wird sofort am MFP gescannt, damit der digitale Workflow angestoßen werden kann. Die Weiterleitung an die zuständigen Beschäftigten der Rechnungsabteilung erfolgt im ECM automatisch. Im alten, händischen Workflow konnte es oft schon an dieser Stelle zu ersten Verzögerungen kommen: Wer ist wirklich zuständig? Wer hat die Rechnung gerade auf dem Tisch? Und bis wann muss sie weitergeleitet werden, damit zum Beispiel kein Skonto verschenkt wird? Moderne Software, so wie in den ECM-Systemen von TA Triumph-Adler, sorgt hingegen automatisiert im Hintergrund dafür, dass jede eingehende Rechnung sofort indexiert wird und damit einfach und dauerhaft auffindbar ist.

2.Alles Routine: die Rechnung in Bearbeitung
Die Rechnung wird entsprechend allen Vorgaben formal und sachlich geprüft. Im digitalen Workflow lassen sich hierbei erneut viele Routine-Arbeitsschritte automatisieren und damit optimieren. Rechnungen lassen sich elektronisch weiterleiten, digital freigeben und automatisch genehmigen. Die dazu notwendigen Workflows sind in dem entsprechenden Modul „Rechnungswesen“ der ECM-Systeme von TA Triumph-Adler bereits integriert und können bei Bedarf leicht an individuelle Anforderungen angepasst werden. Ein kurzer Gegencheck durch die zuständigen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter genügt, bevor die Rechnung bereit ist für den nächsten Arbeitsschritt – ein riesiger Zeitgewinn gegenüber der Arbeit mit Papierdokumenten. Werden bei der automatischen Prüfung Formfehler entdeckt, zieht das ECM die Rechnung sofort aus dem Workflow und schickt eine Aufforderung zum erneuten Versand an den Rechnungssteller. Den Beschäftigten bleibt viel Arbeit erspart.

3.Alles passt: Rechnung freigeben und buchen
Was früher mit Kontierungsstempeln auf Papier erfolgte, lässt sich im digitalen Rechnungslauf mit wenigen Klicks erledigen. Die endgültige Zahlungsfreigabe durch eine dafür autorisierte Führungskraft kann im ECM-System ebenfalls mit automatisierter Vorlage und damit erheblich schneller als im Analogzeitalter erfolgen. Das ECM erinnert zudem rechtzeitig an alle Zahlungsziele und Fristen.

4.Alles erledigt? Dann ab ins Archiv
Die letzte Station im „Leben“ unseres Rechnungsdokuments stellt die den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entsprechende revisionssichere Archivierung dar. Im ECM-System – ob On Premises auf eigenen Servern wie bei unserer ECM-Lösung enaio oder in der Cloud wie bei yuuvis® RAD as a Service – wird die ursprüngliche Eingangsversion der Rechnung nebst digitalem Datumsstempel ebenso im Archiv gespeichert wie alle nachfolgend durch Bearbeitung entstandenen Versionen. So bleibt der gesamte Lebenszyklus der Rechnung transparent abrufbar – auch für etwaige Nachprüfungen durch Steuerbehörden oder für interne Checks.

5.Alles hat ein Ende: Die Rechnung kann gelöscht werden
Nach Ablauf sämtlicher gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und im Einklang mit etwaigen firmeninternen Compliance-Regeln, die über die behördlichen Anforderungen zur Archivierung hinausgehen können, besteht keine Veranlassung mehr, das (digitale) Rechnungsdokument noch länger aufzubewahren. Es darf nun getrost von allen Datenspeichern gelöscht werden. Damit dieser Vorgang aber bloß nicht zu früh eingeleitet wird, hilft wieder das ECM-System und sperrt automatisch alle Dokumente, bei denen noch eine Aufbewahrungsfrist läuft, für den Löschbefehl.

➔Noch mehr darüber, wie Sie Ihren Rechnungslauf digitalisieren und damit zahlreiche Prozesse vereinfachen und Kosten sparen können, erfahren Sie in unserem Whitepaper „So geht’s: Rechnungen digital managen“

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Machen Sie Ihren Dokumenten das „Leben“ so angenehm wie möglich – mit ECM-Software von TA Triumph-Adler

Ob, wie in diesem Beitrag exemplarisch aufgeführt, bei der Arbeit mit Rechnungsdokumenten, bei den Personalakten Ihrer HR-Abteilung oder auch beim Vertragsmanagement – überall gilt gleichermaßen: Alle wichtigen Dokumente im Unternehmen durchlaufen wiederkehrende Stationen. Wer sie kennt und versteht, was in den einzelnen Prozessabschnitten passiert, hat bei der Überführung der eigenen Workflows in die digitale Arbeitswelt von heute und morgen von Anfang an einen großen Vorteil.

Wir bei TA Triumph-Adler haben bei der Entwicklung unserer Softwareangebote und der zugehörigen Serviceleistungen stets die typischen Dokumenten-Lebenszyklen im Blick, die den Arbeitsalltag unserer Kunden prägen. Wir unterstützen Unternehmen aus dem Mittelstand gezielt dabei, ihre bestehenden Prozessabläufe zu analysieren und zu optimieren. „Unsere Projektleiter finden gemeinsam mit den Verantwortlichen im Unternehmen die passenden Lösungen, um Dokumentenprozesse digitaler zu machen und effizienter zu gestalten“, so Director ECM & ICT Steffen Halupka. „Als ganzheitlicher Lösungsanbieter decken wir dabei das ganze Feld digitaler Dokumentenprozesse ab, von On-Premises-Angeboten bis hin zu innovativen Cloud-Lösungen.“

Für einen digitalen Dokumenten-Lifecycle, in dem jederzeit alles klappt, und zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die dadurch mehr Zeit haben für das Wesentliche, nämlich den Erfolg des Unternehmens gemeinsam voranzutreiben.

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