Alles, was Sie schon immer über DMS wissen wollten
Modernes Dokumentenmanagement ist digital: Weg mit den Aktenordnern! DMS- und ECM- Lösungen steuern das Erstellen und Erfassen, Ablegen und Verteilen, Versionieren und Speichern von Dokumenten bis hin zur revisionssicheren Archivierung über digitale Workflows. So macht Dokumentenmanagement das Arbeiten im Büro einfacher, bequemer und effizienter.
TA Triumph-Adler hat passende Lösungen für das Dokumentenmanagement im Angebot, die den Einstieg in digitale Prozesse erleichtern. Wer gegenüber standardisierten Workflows passgenau konfigurierte Abläufe bevorzugt, setzt auf die ECM-Systeme von TA Triumph-Adler. Ihr Bonus: Sie sind modular aufgebaut und können auf die Bedürfnisse einzelner Fachbereiche zugeschnitten werden.
Inhalt
1. Vom Dokumentenmanagement zum Digital Workplace
2. Dokumenten-Management-Systeme – worauf kommt es an?
3. Dokumente digitalisieren
4. Das Bearbeiten von digitalen Dokumenten
5. Die revisionssichere Archivierung
6. Die verschiedenen Module im Dokumentenmanagement
7. „As a Service“-Lösungen
TA Triumph-Adler hat passende Lösungen für das Dokumentenmanagement im Angebot, die den Einstieg in digitale Prozesse erleichtern. Wer gegenüber standardisierten Workflows passgenau konfigurierte Abläufe bevorzugt, setzt auf die ECM-Systeme von TA Triumph-Adler. Ihr Bonus: Sie sind modular aufgebaut und können auf die Bedürfnisse einzelner Fachbereiche zugeschnitten werden.
Inhalt
1. Vom Dokumentenmanagement zum Digital Workplace
2. Dokumenten-Management-Systeme – worauf kommt es an?
3. Dokumente digitalisieren
4. Das Bearbeiten von digitalen Dokumenten
5. Die revisionssichere Archivierung
6. Die verschiedenen Module im Dokumentenmanagement
7. „As a Service“-Lösungen
Unter unseren Artikeln finden Sie alle Informationen zu Dokumentenmanagement
1. Vom Dokumentenmanagement zum Digital Workplace
Ob Rechnungen oder Bescheinigungen, Formulare oder Verträge: Früher wurde alles auf Papier gelesen, bearbeitet und in Aktenordnern abgeheftet. Heute lösen digitale Workflows das Papier ab. Digitales Dokumentenmanagement kümmert sich um das Erstellen und Erfassen, Ablegen und Verteilen, Versionieren und Speichern von Dokumenten. Anschließend werden sie (am liebsten revisionssicher) archiviert. Ermöglicht werden diese Workflows durch Dokumenten-Management-Systeme, kurz DMS.
So ermöglichen DMS-Lösungen digitale Workflows und als Ergebnis das „Digital Office“. Dieser Begriff bezeichnet die Geräte und Prozesse im Büro, mit denen die tägliche Arbeit organisiert wird. Mit der eingesetzten Software werden interne Abläufe geplant, gesteuert und kontrolliert. So können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beispielsweise an verschiedenen Standorten – etwa vom Homeoffice aus – über Collaboration Tools gemeinsam arbeiten.
Dafür brauchen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sogenannte Digital Workplaces. Zu ihnen gehört ein Arbeitsplatz mit Computer, der über alle notwendigen Softwareprogramme verfügt, sowie übergreifend eine voll funktionsfähige IT-Infrastruktur. Das Grundprinzip des Digital Workplace ist die Kombination von Kollaboration und Integration: Daten aus den eingesetzten Softwaresystemen werden auf einer Plattform zusammengebracht, auf die alle Berechtigten zugreifen können, und hier bearbeitet.
So ermöglichen DMS-Lösungen digitale Workflows und als Ergebnis das „Digital Office“. Dieser Begriff bezeichnet die Geräte und Prozesse im Büro, mit denen die tägliche Arbeit organisiert wird. Mit der eingesetzten Software werden interne Abläufe geplant, gesteuert und kontrolliert. So können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beispielsweise an verschiedenen Standorten – etwa vom Homeoffice aus – über Collaboration Tools gemeinsam arbeiten.
Dafür brauchen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sogenannte Digital Workplaces. Zu ihnen gehört ein Arbeitsplatz mit Computer, der über alle notwendigen Softwareprogramme verfügt, sowie übergreifend eine voll funktionsfähige IT-Infrastruktur. Das Grundprinzip des Digital Workplace ist die Kombination von Kollaboration und Integration: Daten aus den eingesetzten Softwaresystemen werden auf einer Plattform zusammengebracht, auf die alle Berechtigten zugreifen können, und hier bearbeitet.
4 Vorteile von Digital Workplaces
- Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten wird ermöglicht. Das erlaubt den Einsatz von standortübergreifenden Teams, auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice werden problemlos integriert. Das Gleiche gilt für das Mobile Working, also wenn Angestellte unterwegs sind (etwa bei Kunden oder auf Veranstaltungen wie Messen).
- Das Interesse an der Option „Homeoffice“ ist seit Corona deutlich gestiegen. Die Beschäftigten haben entdeckt, dass es ihnen leichter fällt, privates und berufliches Leben auszutarieren. Ein Digital Workplace im Homeoffice sorgt für Anbindung. Zugleich steigern Arbeitgeber durch solche Angebote ihre Attraktivität für künftige (und aktuelle) Angestellte.
- Dank der digitalen Prozesse laufen Arbeitsprozesse bequemer ab, was insbesondere administrative Tätigkeiten beschleunigt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben mehr Zeit, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren.
- Digital Workplaces sorgen dafür, dass sämtliche Informationen und Anwendungen jederzeit zur Verfügung stehen, und fördern zudem den Informationsaustausch. Die Beschäftigten können ihr Wissen oder Dokumente schnell und einfach mit anderen teilen, zusammen an Projekten arbeiten oder Online-Meetings durchführen.
Um diese Vorteile wirklich nutzen zu können, braucht es allerdings immer ein Dokumenten-Management-System, gern auch als individualisierte ECM-Lösung.
2. Dokumenten-Management-Systeme – worauf kommt es an?
Dokumenten-Management-Systeme, kurz DMS, sorgen im Büro für effizientere und bequemere Abläufe. Die vier größten Benefits:
- Zeit sparen
DMS-Lösungen importieren Dokumente automatisch gleich an den richtigen Ort. Wer das jeweilige Dokument benötigt, wird automatisch benachrichtigt. Und wer auf der Suche ist: Mithilfe einer Volltextsuche mit Filter- und Sortiermöglichkeit lassen sich Dokumente und Informationen rasch finden. - Unabhängigkeit gewinnen
Alle gespeicherten Dokumente stehen allen berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung. Dabei erlauben DMS-Lösungen den Zugriff nicht nur vom Firmencomputer aus, sondern auch vom Laptop, Tablet oder Smartphone. So kann auch unterwegs oder vom Homeoffice aus auf die Dokumente zugegriffen werden. - Sicher archivieren
Digitale Dokumente können verändert werden – was für Probleme sorgt, wenn aufgrund rechtlicher oder steuerlicher Fragen die Ursprungsversion gebraucht wird. Deshalb speichern Dokumenten-Management-Systeme sowohl die Ursprungsversion als auch jeden Zwischenschritt ab und archivieren alle Versionen. - Kosten sparen
Mal abgesehen von effizienteren Prozessen, die dafür sorgen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Arbeitszeit nicht mit Suchen vergeuden: Wenn alles digital bearbeitet und gespeichert wird, sinken automatisch die Kosten für Papier, Drucker und Toner. Die Hauspost und auch die Umlaufmappen werden digital. Das spart nicht nur Geld, sondern hilft auch der Umwelt.
Je konkreter die Ziele, desto leichter fällt die Auswahl der passgenauen Lösung. Geht es umfassend um betriebliche Abläufe, die optimiert werden sollen? Oder sollen bestimmte Aufgaben digitalisiert werden?
Digitale Workflows mit DMS
Damit Dokumente elektronisch bearbeitet und verwaltet werden können, braucht es digitale Workflows. DMS-Software gibt vor, wie bestimmte Arbeitsschritte aufeinander folgen, etwa beim Bearbeiten einer Rechnung von ihrem Eingang bis zum Bezahlen und Archivieren.
- Die Rechnung kommt per E-Mail an.
- Sie wird automatisch indexiert und der Workflow angestoßen.
- Die Buchhaltung erhält die Rechnung, prüft sie und gibt sie frei.
- Die Rechnung landet beim zuständigen Projektmanager, der sie freigibt.
- Die freigegebene Rechnung geht zurück an die Buchhaltung und wird kontiert.
- Parallel wird die Rechnung archiviert.
In analogen Zeiten wanderte die Rechnung von Schreibtisch zu Schreibtisch, bis sie archiviert wurde. Diese Abläufe waren zeitaufwendig, zudem war nicht immer klar, auf wessen Schreibtisch eine bestimmte Rechnung sich gerade befand. Das ändern digitale Workflows, indem sie – um beim Beispiel zu bleiben – Rechnungen automatisch Schritt für Schritt durch den vorgegebenen Workflow führen. Nur wer berechtigt ist, kann die Rechnung beim jeweiligen Prozessschritt bearbeiten und gegebenenfalls freigeben. Zudem lässt sich beim digitalen Dokumentenmanagement jederzeit sehen und kontrollieren, bei welchem Schritt eine bestimmte Rechnung gerade ist. Die festgelegten Abläufe haben drei zentrale Vorteile:
- Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erledigen Aufgaben nach identischen Vorgaben, was eine gleichbleibend hohe Qualität garantiert.
- Menschliche Fehler oder Missverständnisse werden reduziert.
- Workflows, bei denen verschiedene Abteilungen involviert sind, werden für alle Beteiligten nachvollziehbarer, was Verständnis und Zusammenarbeit fördert.
Das Einsparpotenzial von digitalen gegenüber analogen Workflows ist beachtlich: Bis zu 70 Prozent der Kosten lassen sich gegenüber dem Handling von gedruckten Seiten einsparen.
Was muss ein DMS können? Auf drei Dinge kommt es an
- Es ist leicht zu bedienen
Jede Software ist nur so gut wie ihre Nutzerfreundlichkeit. Je intuitiver, desto besser. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter muss ohne aufwendige Schulungen damit zurechtkommen. Deshalb ist es sinnvoll, die Beschäftigten im Vorfeld der Einführung einzubinden. Sie kennen die Probleme in den aktuellen Abläufen und haben oft konkrete Vorschläge, wie es besser geht. Werden diese Vorschläge in den neuen, digitalen Abläufen umgesetzt, erleichtert das die Arbeit – und erhöht die Akzeptanz. - Berechtigungen sind geklärt
Berechtigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können auf alle Dokumente zugreifen, unabhängig von Zeit und Ort. Wer „berechtigt“ ist, wird durch ein differenziertes Rechte- und Rollenmanagement geklärt. Zugleich muss das DMS an andere Softwaresysteme (wie ERP) im Unternehmen andocken können, damit Daten reibungslos in beide Richtungen fließen. - Rechtlich ist alles sicher
Die Datenschutz-Grundverordnung DSGVO legt einheitliche Datenschutzstandards für die gesamte Europäische Union fest. Das hat erhebliche Konsequenzen für Unternehmen und die öffentliche Hand, insbesondere im Hinblick auf den Umgang mit persönlichen Daten und Informationen. Für sich genommen gewährleistet kein DMS den rechtskonformen Umgang mit Dokumenten, es kann aber entsprechend „aufgerüstet“ werden. Wichtig ist, dass alle Bearbeitungsschritte nachvollziehbar bleiben (Versionierung).
Wer eine DMS-Lösung einführen will, sollte mit einem überschaubaren Pilotprojekt starten. Oft wird dafür der Rechnungseingang, die Personalverwaltung oder das Vertragsmanagement gewählt.
Blick hinter die Kulissen: Wie funktionieren DMS technisch?
Sobald ein digitales Dokument eintrifft, wird es automatisch erfasst und kategorisiert. Bestimmte Informationen werden ausgelesen und eine Dokumenten-ID wird vergeben. Dank der ID bleibt das Dokument jederzeit klar identifizierbar.
Um Papier zu digitalisieren, wird der MFP als Scanner genutzt. Die Optical Character Recognition (OCR) sorgt dafür, dass die Papierdokumente – etwa Rechnungen als PDF – elektronisch lesbar sind. Über die OCR-Software verfügen die meisten Dokumenten-Management-Systeme. Andere Rechnungsformate wie EDI (Electronic Data Interchange), ZUGFeRD oder XRechnung kommen bereits elektronisch an und werden vom DMS automatisch verarbeitet.
Jedes Dokument wird mitsamt Metadaten wie Erstelldatum, Version, Status, Kostenstelle, Projektnummer und -bezeichnung etc. verschlüsselt in einer Datenbank gespeichert. Diese Metadaten können häufig automatisiert aus dem Dokument gezogen werden, mitunter müssen sie durch manuelle Verschlagwortung hinzugefügt werden. So helfen die Metadaten später bei der schnellen Suche.
Dokumente eines Vorgangs lassen sich in sogenannten Mappen, auch elektronische Akten genannt, zusammenfassen. In welchen Mappen die Dokumente letztlich gespeichert werden, erkennt das DMS anhand der Kategorisierung. Das System „weiß“, ob es einen Lieferschein, einen Frachtbrief oder einen Miet- oder einen Servicevertrag verarbeitet – und stößt den passenden Workflow an.
Das Dokument wird automatisch an die zuständigen Bearbeiter gesendet, genauer gesagt: verschickt wird ein Hyperlink. Das Dokument selbst bleibt im System und ist daher während des gesamten Workflows auch für andere Bearbeiter greifbar.
Um Papier zu digitalisieren, wird der MFP als Scanner genutzt. Die Optical Character Recognition (OCR) sorgt dafür, dass die Papierdokumente – etwa Rechnungen als PDF – elektronisch lesbar sind. Über die OCR-Software verfügen die meisten Dokumenten-Management-Systeme. Andere Rechnungsformate wie EDI (Electronic Data Interchange), ZUGFeRD oder XRechnung kommen bereits elektronisch an und werden vom DMS automatisch verarbeitet.
Jedes Dokument wird mitsamt Metadaten wie Erstelldatum, Version, Status, Kostenstelle, Projektnummer und -bezeichnung etc. verschlüsselt in einer Datenbank gespeichert. Diese Metadaten können häufig automatisiert aus dem Dokument gezogen werden, mitunter müssen sie durch manuelle Verschlagwortung hinzugefügt werden. So helfen die Metadaten später bei der schnellen Suche.
Dokumente eines Vorgangs lassen sich in sogenannten Mappen, auch elektronische Akten genannt, zusammenfassen. In welchen Mappen die Dokumente letztlich gespeichert werden, erkennt das DMS anhand der Kategorisierung. Das System „weiß“, ob es einen Lieferschein, einen Frachtbrief oder einen Miet- oder einen Servicevertrag verarbeitet – und stößt den passenden Workflow an.
Das Dokument wird automatisch an die zuständigen Bearbeiter gesendet, genauer gesagt: verschickt wird ein Hyperlink. Das Dokument selbst bleibt im System und ist daher während des gesamten Workflows auch für andere Bearbeiter greifbar.
Ab in die Cloud?
Einige DMS-Lösungen funktionieren über eine Software, die direkt auf dem Computer installiert wird (bei TA Triumph-Adler: TABO). Andere laufen über einen browserbasierten Webclient. Der Unterschied: Die Software wird nicht auf jedem einzelnen Rechner installiert. Diesen Vorteil haben auch Dokumenten-Management-Systeme, die über die Cloud verwaltet werden. Damit werden die eigenen Server – und die IT-Fachkräfte – entlastet.
Der Cloud-Anbieter übernimmt die Wartung der Cloud-DMS-Lösung und sorgt für einen reibungslosen Betrieb und regelmäßige automatisierte Backups.
Der Cloud-Anbieter übernimmt die Wartung der Cloud-DMS-Lösung und sorgt für einen reibungslosen Betrieb und regelmäßige automatisierte Backups.
Was unterscheidet DMS und ECM?
ECM steht für Enterprise Content Management. Es hebt das digitale Dokumentenmanagement auf eine neue Stufe, da es Prozesse auf individuelle Wünsche und Bedürfnisse ausrichtet. ECM-Systeme haben zwei Aufgaben: Sie kümmern sich ebenso wie DMS-Lösungen um das digitale Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten. Anders als DMS-Lösungen mit standardisierten Abläufen sind sie zudem in der Lage, diese elektronischen Dokumente auf individuell festgelegten und automatisierten Workflows durchs Unternehmen zu leiten.
Einige ECM-Lösungen basieren auf standardisierten Workflows aus DMS-Lösungen, die auf die Bedürfnisse des jeweiligen Auftraggebers hin optimiert werden. Als Faustregel dabei gilt: 80 Prozent standardisiert, 20 Prozent individualisiert. Aufwendiger (und entsprechend teurer) ist die Alternative: Das ECM-System wird 100-prozentig individualisiert konfiguriert.
Es ist möglich, alle Geschäftsprozesse auf einen Schlag komplett auf ECM-Workflows umzustellen. Um ein Gefühl dafür zu erhalten, was ein ECM-System kann, beginnen Unternehmen in der Regel allerdings mit einem Pilotprojekt. Dadurch werden im überschaubaren Rahmen valide und tragfähige Ergebnisse erzielt. Außerdem wird so zu einem frühen Zeitpunkt erkundet, welche Verfahrensschritte sich bewähren. Darauf lässt sich später aufbauen, denn ECM-Systeme sind modular strukturiert. Unternehmen und Organisationen können sich zum Start einzelne Module heraussuchen und peu à peu weitere Module – sprich: Bereiche oder Abteilungen – dazupacken. Die wichtigsten Module stellen wir in Kapitel 6 vor.
Einige ECM-Lösungen basieren auf standardisierten Workflows aus DMS-Lösungen, die auf die Bedürfnisse des jeweiligen Auftraggebers hin optimiert werden. Als Faustregel dabei gilt: 80 Prozent standardisiert, 20 Prozent individualisiert. Aufwendiger (und entsprechend teurer) ist die Alternative: Das ECM-System wird 100-prozentig individualisiert konfiguriert.
Es ist möglich, alle Geschäftsprozesse auf einen Schlag komplett auf ECM-Workflows umzustellen. Um ein Gefühl dafür zu erhalten, was ein ECM-System kann, beginnen Unternehmen in der Regel allerdings mit einem Pilotprojekt. Dadurch werden im überschaubaren Rahmen valide und tragfähige Ergebnisse erzielt. Außerdem wird so zu einem frühen Zeitpunkt erkundet, welche Verfahrensschritte sich bewähren. Darauf lässt sich später aufbauen, denn ECM-Systeme sind modular strukturiert. Unternehmen und Organisationen können sich zum Start einzelne Module heraussuchen und peu à peu weitere Module – sprich: Bereiche oder Abteilungen – dazupacken. Die wichtigsten Module stellen wir in Kapitel 6 vor.
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Digitale Workflows einzurichten und zu beschleunigen, zählt derzeit zu den dringlichsten Aufgaben deutscher Unternehmen. Wie einfach der Einstieg ins digitale Dokumentenmanagement ist, veranschaulicht das Whitepaper „So geht's: Dokumentenmanagement digital!“.
Wenn Sie mehr erfahren wollen über digitale Workflows und die drei Schritte, mit denen Sie ein ECM implementieren können: Laden Sie sich unser Whitepaper „Strategisch digitalisieren: Der Schlüssel für nachhaltigen Erfolg“ herunter.
Wenn Sie mehr erfahren wollen über digitale Workflows und die drei Schritte, mit denen Sie ein ECM implementieren können: Laden Sie sich unser Whitepaper „Strategisch digitalisieren: Der Schlüssel für nachhaltigen Erfolg“ herunter.
3. Dokumente digitalisieren
In modernen Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen werden Unterlagen nicht mehr in endlosen Reihen von Aktenordnern aufbewahrt, sondern digitalisiert und anschließend elektronisch bearbeitet, gespeichert und archiviert. Digitalisiert werden die Papierdokumente durch Scannen. Dabei werden die Unterlagen in einem Format gespeichert, in dem sie anschließend problemlos bearbeitet werden können.
Beim Scannen – vom englischen „to scan“, auf Deutsch: abtasten – werden die Daten analoger Dokumente mithilfe eines Geräts (Scanner) erfasst und digitalisiert. Fürs Scannen wird das Papierdokument auf eine Glasplatte gelegt. Diese Glasplatte ist Teil des Scanners – heute selten ein eigenes Gerät, sondern integraler Bestandteil eines MFP, der auch drucken, kopieren und oft auch faxen kann. Beim Scannen fährt eine Abtasteinheit unter der Glasplatte durch, die das aufgelegte Dokument zeilenweise erfasst. Die Einheit setzt sich aus Fotodiodenzeilen zusammen, deren etwa 8.000 Lichtsensoren bei einfallendem Licht einen elektrischen Strom erzeugen. So liefert das Scannen das digitale Abbild eines analogen Dokuments. Dieses Abbild, der Scan, wird in einem zuvor festgelegten Format gespeichert, wodurch die Weiterverarbeitung in digitalen Workflows ermöglicht wird.
Damit diese Workflows greifen können, müssen die digitalen Dokumente leicht zu finden sein. Das gewährleistet eine sinnvolle Ablage- bzw. Ordnerstruktur. Eine effektive Struktur folgt drei Regeln. Sie ist
Beim Scannen – vom englischen „to scan“, auf Deutsch: abtasten – werden die Daten analoger Dokumente mithilfe eines Geräts (Scanner) erfasst und digitalisiert. Fürs Scannen wird das Papierdokument auf eine Glasplatte gelegt. Diese Glasplatte ist Teil des Scanners – heute selten ein eigenes Gerät, sondern integraler Bestandteil eines MFP, der auch drucken, kopieren und oft auch faxen kann. Beim Scannen fährt eine Abtasteinheit unter der Glasplatte durch, die das aufgelegte Dokument zeilenweise erfasst. Die Einheit setzt sich aus Fotodiodenzeilen zusammen, deren etwa 8.000 Lichtsensoren bei einfallendem Licht einen elektrischen Strom erzeugen. So liefert das Scannen das digitale Abbild eines analogen Dokuments. Dieses Abbild, der Scan, wird in einem zuvor festgelegten Format gespeichert, wodurch die Weiterverarbeitung in digitalen Workflows ermöglicht wird.
Damit diese Workflows greifen können, müssen die digitalen Dokumente leicht zu finden sein. Das gewährleistet eine sinnvolle Ablage- bzw. Ordnerstruktur. Eine effektive Struktur folgt drei Regeln. Sie ist
- übersichtlich: Auf jeder Ebene sind nur so viele Ordner, dass man sie auf einen Blick erfassen kann.
- nachvollziehbar: Ihre innere Logik erschließt sich intuitiv.
- schnell: Kein Matroschka-Prinzip mit Ordner im Ordner im Ordner im Ordner. Mit höchstens drei Klicks sollte die gewünschte Datei gefunden sein.
In 4 Schritten zur sinnvollen Ordnerstruktur
- Vor dem Digitalisieren eine geeignete Ordnerstruktur überlegen
Je mehr Dokumente verwaltet werden müssen, desto komplexer wird die Ordnerstruktur. Privatpersonen kommen häufig mit einigen wenigen Ordnern aus. Unternehmen und andere Organisationen brauchen Ordner, die Unterordner haben (die häufig über weitere Unterordner verfügen usw.), um alle Dokumente sinnvoll zu verstauen und zu speichern. Je klarer aus dem Namen des Ordners hervorgeht, welche Inhalte er enthält, umso besser. Sich vor dem Start über die passende Ordnerstruktur ausreichend Gedanken zu machen, lohnt sich, denn eine spätere Umstrukturierung sorgt für erheblichen Aufwand. - Das Ordnersystem mit Dateien füllen
Anschließend kann das Ordnersystem mit den zu speichernden Dokumenten gefüllt werden. Im ersten Schritt sollten bereits digital vorliegende Dateien entsprechend sortiert werden. Häufig ist es verzichtbar, Papierdokumente einzuscannen. Erfahrungsgemäß werden vor allem ältere Dokumente nur noch selten zur Hand genommen. Eine Option ist es, das gesamte Papierarchiv auszulagern und bei Bedarf benötigte Dokumente anzufordern, die dann eingescannt und damit digitalisiert werden. Dieser Service, den Lager 3000 als Partner von TA Triumph-Adler anbietet, heißt Scan on Demand. - Komplett auf digitale Dokumente umsteigen
Während ältere Papierdokumente nicht unbedingt digitalisiert werden müssen, sollten aktuelle Dokumente umgehend gescannt werden, um sofort digital bearbeitet und gespeichert werden zu können. Nur so gelingt es, Schritt für Schritt komplett auf ein digitales Dokumentenmanagement umzusteigen und damit Zeit und Kosten zu sparen. - Die Daten schützen
Alle IT-Systeme können von Cyberkriminellen angegriffen werden, wichtig sind entsprechende Schutzmaßnahmen vor Cyberangriffen. Um Dokumente zu schützen, ist es ebenso wichtig, intern Zugriffsrechte zu vergeben: Darin wird geregelt, wer auf welche Dateien zugreifen darf – und wer nicht.
4. Das Bearbeiten von digitalen Dokumenten
Das Bearbeiten von Dokumenten ist eine der zentralen Aufgaben im Büro. Dabei gibt es zwei Varianten:
- Das Dokument wird geprüft und akzeptiert, ohne dabei inhaltlich verändert zu werden. Anschließend wandert es ins Archiv (siehe unten).
- Das Dokument wird beim Bearbeiten verändert.
Zu den Dokumenten, die nicht verändert werden, zählen beispielsweise Rechnungen oder Lieferscheine. Hier besteht die Aufgabe hauptsächlich darin, die Authentizität des Absenders und die Korrektheit des Inhalts zu verifizieren. Zu den Dokumenten, die verändert werden, gehören etwa Vertragsentwürfe. Das Bearbeiten des Dokuments bildet den „Work in Progress“ ab, der letztlich zum fertigen Vertrag führt.
Handschriftliche Ergänzungen am Rand oder durchgestrichene Textpassagen machen es auf Papierdokumenten vergleichsweise leicht, Änderungen nachzuvollziehen. Schwieriger wird es bei digitalen Dokumenten. Aus dem archivierten „fertigen“ Dokument erschließt sich keineswegs, wie dieses Dokument ursprünglich aussah und wie viele Versionen es während des „Work in Progress“ gab. Deshalb ist es für eine revisionssichere Archivierung (siehe Kapitel 5) rechtlich notwendig, sämtliche Versionen eines Dokuments abzuspeichern, um die Abläufe auch im Nachhinein dokumentieren zu können.
Handschriftliche Ergänzungen am Rand oder durchgestrichene Textpassagen machen es auf Papierdokumenten vergleichsweise leicht, Änderungen nachzuvollziehen. Schwieriger wird es bei digitalen Dokumenten. Aus dem archivierten „fertigen“ Dokument erschließt sich keineswegs, wie dieses Dokument ursprünglich aussah und wie viele Versionen es während des „Work in Progress“ gab. Deshalb ist es für eine revisionssichere Archivierung (siehe Kapitel 5) rechtlich notwendig, sämtliche Versionen eines Dokuments abzuspeichern, um die Abläufe auch im Nachhinein dokumentieren zu können.
Das Verteilen von Dokumenten
Das Verteilen von Dokumenten sorgt dafür, dass sie automatisiert in die richtigen Ordner kommen, damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter direkt darauf zugreifen können. Dafür werden sie vom DMS- oder ECM-System in einem zentralen, für alle über das Netzwerk erreichbaren Archiv gespeichert. Die Metadaten der Dokumente oder Dateien werden in einer Datenbank hinterlegt. Anhand festgelegter Vorgaben in den digitalen Workflows wie Kategorie, Projekt oder Kundennummer werden die einzelnen Dokumente automatisch gezielt an die zuständigen Bearbeiterinnen oder Bearbeiter weitergeleitet (verteilt), um von ihnen bearbeitet zu werden.
Das Versionieren von Dokumenten
Beim Versionieren von Dokumenten werden alle Änderungen an Dokumenten – etwa durch Korrekturen, Ergänzungen, Löschungen oder Kommentare – festgehalten. Das jeweilige Dokument wird bei jeder Änderung im Archiv als neuere Version mit einer fortlaufenden Versionsnummer abgelegt. Diese Nummer unterscheidet eindeutig seine unterschiedlichen Bearbeitungsstände (Versionen).
DMS- und ECM-Lösungen übernehmen das Versionieren. Sie legen die Dokumente in einem zentralen Verzeichnis oder in einer Datenbank ab. Die Protokollierung macht Änderungen transparent und nachvollziehbar: Es ist jederzeit klar, wer wann was geändert hat.
Im System lässt sich festlegen, wer auf das jeweilige Dokument zum Bearbeiten zugreifen darf und wer auf den „Nur lesen“-Modus beschränkt wird. Sobald ein archiviertes Dokument zum Bearbeiten geöffnet wird, ist es im Archiv gesperrt (Check-out). Damit wird verhindert, dass zeitgleich verschiedene Personen auf dieselbe Dokumentenversion zugreifen. Während des Check-out können andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Dokument nur lesen; bearbeitet werden kann es erst wieder, nachdem es wieder mit einer neuen Versionsnummer gespeichert und damit freigegeben ist (Check-in). Im System angezeigt wird im Normalfall immer die jeweils neueste Version.
DMS- und ECM-Lösungen übernehmen das Versionieren. Sie legen die Dokumente in einem zentralen Verzeichnis oder in einer Datenbank ab. Die Protokollierung macht Änderungen transparent und nachvollziehbar: Es ist jederzeit klar, wer wann was geändert hat.
Im System lässt sich festlegen, wer auf das jeweilige Dokument zum Bearbeiten zugreifen darf und wer auf den „Nur lesen“-Modus beschränkt wird. Sobald ein archiviertes Dokument zum Bearbeiten geöffnet wird, ist es im Archiv gesperrt (Check-out). Damit wird verhindert, dass zeitgleich verschiedene Personen auf dieselbe Dokumentenversion zugreifen. Während des Check-out können andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Dokument nur lesen; bearbeitet werden kann es erst wieder, nachdem es wieder mit einer neuen Versionsnummer gespeichert und damit freigegeben ist (Check-in). Im System angezeigt wird im Normalfall immer die jeweils neueste Version.
Das Archivieren von Dokumenten
Digitale Dokumente müssen unveränderbar, sicher und dauerhaft aufbewahrt werden und jederzeit reproduzierbar sein. Geschäftsbriefe, die mit Kunden oder Lieferanten ausgetauscht werden, müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Das gilt auch für den E-Mail-Verkehr über Angebote, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine. Die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsbücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventarlisten, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelege, zollrelevante Unterlagen sowie Rechnungen im Archiv beträgt zehn Jahre.
Es wird unterschieden zwischen Langzeitarchivierung und revisionssicherer Archivierung. Bei der Langzeitarchivierung müssen die Daten mindestens zehn Jahre vorgehalten werden. Sie sind „revisionssicher“, wenn dabei den Anforderungen der gesetzlich geltenden „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) entsprochen wird.
Es wird unterschieden zwischen Langzeitarchivierung und revisionssicherer Archivierung. Bei der Langzeitarchivierung müssen die Daten mindestens zehn Jahre vorgehalten werden. Sie sind „revisionssicher“, wenn dabei den Anforderungen der gesetzlich geltenden „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) entsprochen wird.
5. Die revisionssichere Archivierung
Bei einer revisionssicheren Archivierung werden Daten so aufbewahrt, dass die rechtlichen Anforderungen der GoBD in Bezug auf Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Zugriffsschutz erfüllt sind. Dokumente müssen nachvollziehbar vor nachträglichen Änderungen oder anderen Manipulationen geschützt sein. Eine revisionssichere Archivierung liegt erst vor, wenn nachgewiesen werden kann, dass die Dokumente im Originalzustand archiviert wurden. Bei digitalen Dokumenten müssen daher sämtliche Versionen eines Dokuments abgespeichert werden (siehe oben), um die Abläufe im Nachhinein dokumentieren zu können.
Um zu erkunden, ob Revisionssicherheit gegeben ist, werden weniger die Dokumente als das eingesetzte Verfahren geprüft. Untersucht wird dabei
Um zu erkunden, ob Revisionssicherheit gegeben ist, werden weniger die Dokumente als das eingesetzte Verfahren geprüft. Untersucht wird dabei
- der Nachweis der Verfahrensdokumentation,
- die ordnungsgemäße Nutzung des gewählten Verfahrens,
- der sichere Ablauf und Betrieb des Verfahrens und
- die Organisation des Unternehmens.
Das eingesetzte Dokumenten-Management-System allein kann daher keine revisionssichere Archivierung gewährleisten, da immer auf das Verfahren geschaut wird. Die Lösungen müssen richtig eingesetzt und betrieben werden, die genutzten Prozesse und die Arbeitsweise der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen festgelegt, dokumentiert und nachvollziehbar sein.
Betriebsprüfer müssen innerhalb kurzer Zeit das Ablagesystem nachvollziehen und Belege auffinden können – daher ist eine schlüssige Verfahrensdokumentation so wertvoll. Die Dokumentation muss alle technischen und organisatorischen Prozesse aufführen und zeigen, wie die in den GoBD definierten Ordnungsvorschriften umgesetzt wurden.
Betriebsprüfer müssen innerhalb kurzer Zeit das Ablagesystem nachvollziehen und Belege auffinden können – daher ist eine schlüssige Verfahrensdokumentation so wertvoll. Die Dokumentation muss alle technischen und organisatorischen Prozesse aufführen und zeigen, wie die in den GoBD definierten Ordnungsvorschriften umgesetzt wurden.
Grundsätze fürs revisionssichere Archivieren
● Jedes Dokument wird unveränderbar archiviert.
● Kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
● Jedes Dokument muss (z. B. durch das Indexieren mit Metadaten) wieder auffindbar sein.
● Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist.
● Kein Dokument darf während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
● Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.
● Alle Dokumente müssen zeitnah wiedergefunden werden können.
● Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands möglich ist.
● Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.
● Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die Einhaltung der gesetzlichen sowie der betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.
● Kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
● Jedes Dokument muss (z. B. durch das Indexieren mit Metadaten) wieder auffindbar sein.
● Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist.
● Kein Dokument darf während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
● Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.
● Alle Dokumente müssen zeitnah wiedergefunden werden können.
● Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands möglich ist.
● Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.
● Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die Einhaltung der gesetzlichen sowie der betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.
6. Die verschiedenen Module im Dokumentenmanagement
Es ist möglich, alle Geschäftsprozesse auf einen Schlag komplett auf digitale Workflows umzustellen. Um ein Gefühl dafür zu erhalten, wozu ein elektronisches Dokumentenmanagement fähig ist, beginnen Unternehmen in der Regel allerdings mit einem Pilotprojekt. Darauf lässt sich später besonders beim Einsatz von ECM-Systemen aufbauen, denn diese Software ist modular strukturiert. Unternehmen und Organisationen können sich zum Start einzelne Module heraussuchen und später weitere Module ergänzen. Die wichtigsten Module stellen wir hier vor:
- Digitaler Rechnungseingang
Der ideale Einstieg in ein ECM-System ist der Rechnungseingang. Das ECM weiß um Zahlungsfristen und Skonti – und erinnert rechtzeitig an beides. Werden Rechnungen digital mit einem festgelegten Workflow durchs Unternehmen geleitet, werden Prozesse für Prüfung, Freigabe und Bezahlung spürbar beschleunigt und Kosten gesenkt. - Digitale Personalakte
Die digitale Personalakte übernimmt die Stammdaten aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und bündelt alle Informationen an einem zentralen digitalen Ablageort. Sie gewährt Anwendern per Mausklick den direkten Zugriff auf Zeugnisse, Zertifikate oder Zielvereinbarungen. Zudem erlaubt das Tool die Übersicht über Arbeitsverträge und Urlaubsregelungen, Kündigungsfristen und Gehälter. Ebenso schnell können Nutzer den Überblick über den Stand von Bewerbungsgesprächen, Elternzeiten oder auch die Anforderungen bei Stellenausschreibungen erhalten. - Digitales Bewerbermanagement
Qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu finden, ist eine Herausforderung. Anforderungen müssen definiert und eingehende Bewerbungen ausgewertet werden, die Vorauswahl muss anschließend intern abgestimmt werden. Dabei unterstützt das Modul Bewerbermanagement als Erweiterung der digitalen Personalakte. - Digitale Projektakte
Märkte, Technologien, Wünsche und Bedürfnisse der Kunden ändern sich. Darauf müssen Unternehmen sich vorbereiten – deshalb wächst die Zahl der Projekte. Manche dieser Projekte sind überschaubar, bei anderen sind mehrere Abteilungen involviert. Das macht es schwierig, sie zu managen und zu dokumentieren. Digitale Projektakten helfen dabei und erleichtern den Austausch der Projektmitglieder. - Digitales Vertragsmanagement
In Unternehmen, Behörden und überhaupt Organisationen werden täglich Verträge erstellt, verwaltet und aktualisiert. Der direkte Zugriff ist wichtig, sonst ist der Termin für den Widerruf oder das Zeitfenster fürs Skonto abgelaufen. Werden Verträge digital verwaltet, meldet sich das ECM-System, sobald eine Frist abzulaufen droht oder ein wichtiger Termin ansteht. So verhindert digitales Vertragsmanagement wirtschaftliche Schäden. - Digitale Lieferantenakte
Im Einkauf laufen viele wichtige Informationen zusammen. Mit der digitalen Lieferantenakte haben Unternehmen alle Lieferanten- und Bestellvorgänge auf einen Blick verfügbar und können ihre gesamten Einkaufsprozesse wesentlich effizienter gestalten. - Digitale Kfz-Akte
Mit digitalen Kfz-Akten können Unternehmen und andere Organisationen ihren Fuhrpark deutlich leichter managen. Dabei geht es um mehr, als den eigenen Fahrzeugbestand und -zustand im Blick zu behalten. Zu einem umfassenden Fuhrparkmanagement zählt auch die Pflege von Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten und Partnern. Mit digitalen Kfz-Akten sind sämtliche Informationen rund um Reparaturen, Leasingfristen oder Versicherungskonditionen jederzeit in der aktuellsten Version verfügbar. - Einkauf und Beschaffung (Procurement)
Jede Bestellung erhält einen Status: bezahlt, geliefert, erledigt oder Reklamation. Beim E-Procurement ist der Überblick etwa über alle offenen oder reklamierten Bestellungen selbstverständlich. Ähnliche Lösungen gibt es auch für Verkauf und Vertrieb.
TA Triumph-Adler bietet sowohl ausgebaute standardisierte als auch komplett individuell konfigurierte ECM-Systeme an. Dabei können Kunden immer wählen, welche Module sie einsetzen wollen. Es ist jederzeit möglich, weitere Module aufzusatteln.
7. „As a Service“-Lösungen
Bei DMS- und ECM-Lösungen handelt es sich um Software, die entweder gekauft oder in einem Abonnement-Modell gemietet wird. Kunden greifen auf die gemieteten Leistungen zu, meist über das Internet. Bei diesen „Software as a Service“-Angeboten entfallen die Anschaffungskosten für Programme, außerdem werden die Administration und weitere Services (etwa die Wartung) vom Dienstleister übernommen. Die Einrichtung ist meist schnell und einfach erledigt. Weil die entsprechende Expertise nicht mehr im eigenen Haus vorgehalten werden muss, entfallen Personalkosten. Um Updates kümmert sich der Dienstleister. Der Zugriff auf Services ist von jedem vernetzten Endgerät aus möglich, was das Arbeiten von unterwegs (Mobile Working) oder im Homeoffice erleichtert.
Zu den „As a Service“-Dienstleistungen zählen neben Software as a Service:
Zu den „As a Service“-Dienstleistungen zählen neben Software as a Service:
- Infrastructure as a Service (IaaS). Hier versorgt der Anbieter die Kunden mit Hardware, Software, Speicherplatz und weiteren Infrastruktur-Komponenten.
- Platform as a Service (PaaS). Kunden können Anwendungen entwickeln, betreiben und verwalten, ohne selbst die dafür notwendige IT-Infrastruktur vorhalten zu müssen.
- Workplace as a Service (WaaS). Mit der passenden Hardware und Software wird der komplette Arbeitsplatz eingerichtet und betreut.
- Desktop as a Service (DaaS). Eine virtuelle Desktop-Infrastruktur wird an einen Drittanbieter ausgelagert.
- Database as a Service (DBaaS). Nutzer können auf eine Datenbank zugreifen, ohne sie selbst herunterzuladen oder zu hosten.
- Security as a Service (SECaaS). Der Anbieter ermöglicht über den Mietvertrag die Nutzung seiner Sicherheitsdienste, um die IT-Sicherheit des Kunden zu erhöhen.
Da der Betrieb von IT-Infrastrukturen immer komplexer und fordernder wird, gehen viele Experten davon aus, dass der Bedarf an „As a Service“-Dienstleistungen in den kommenden Jahren weiter steigen wird.
Arbeitsplätze als Managed Workplaces – mit TA Triumph-Adler
TA Triumph-Adler stattet jeden Desktop-Arbeitsplatz so aus, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter die spezifischen Aufgaben effizient erledigen kann. Wir bieten die passende IT-Hardware sowie die dazugehörigen IT-Services an – beispielsweise Bereitstellung, Konfiguration und Support. Hinzu kommt die gewünschte Software: TA Triumph-Adler setzt auf bewährte Lösungen fürs Dokumentenmanagement, damit die Beschäftigten auch mobil und im Homeoffice auf vertraute Tools und gewohnte Prozesse zurückgreifen können.
TA Triumph-Adler hat auch Managed Workplaces im Angebot, übernimmt also die komplette Verwaltung der Digital Workplaces und koordiniert und steuert dabei sämtliche Produkte und Prozesse. Die IT-Abteilungen unserer Kunden können sich auf wertschöpfende Aufgaben fokussieren. Mit Managed Workplaces können Unternehmen ihre IT-Kosten pro Arbeitsplatz den einzelnen Abteilungen oder Bereichen zuordnen und sind in Sachen IT-Technik immer auf dem neuesten Stand – für Angestellte, die effizient arbeiten wollen, egal wo sie gerade sind.
TA Triumph-Adler hat auch Managed Workplaces im Angebot, übernimmt also die komplette Verwaltung der Digital Workplaces und koordiniert und steuert dabei sämtliche Produkte und Prozesse. Die IT-Abteilungen unserer Kunden können sich auf wertschöpfende Aufgaben fokussieren. Mit Managed Workplaces können Unternehmen ihre IT-Kosten pro Arbeitsplatz den einzelnen Abteilungen oder Bereichen zuordnen und sind in Sachen IT-Technik immer auf dem neuesten Stand – für Angestellte, die effizient arbeiten wollen, egal wo sie gerade sind.