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29.07.2024

Welche Vorteile bringt die digitale Personalakte?

Vorteil digitale Personalakte: Warum Ihre HR-Abteilung begeistert sein wird

Berge von Aktenordnern, voll mit Post-its und handgeschriebenen Anmerkungen – natürlich nur noch schwer leserlich und angefertigt von einer Kollegin, die seit drei Jahren nicht mehr im Betrieb arbeitet. Eine teils abenteuerliche Ablagestruktur, die außerhalb der Personalabteilung niemand versteht und innerhalb der Abteilung auch nur die Hälfte der Beschäftigten. Mühsame händische Prozesse beim Bearbeiten von Verträgen und bei der korrekten Weiterleitung von Personaldokumenten. Stundenlange „Zeitfresser“ im Büroalltag durch administrative Routineabläufe … Kommt Ihnen einiges davon bekannt vor? Dann sind Sie in guter Gesellschaft. Denn analoge Workflows im Personalmanagement sind nach wie vor verbreitet – und leider auch hoffnungslos ineffizient.
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Die Lösung: Dokumente digitalisieren! Insbesondere solche, die in großer Zahl im Unternehmen vorhanden sind und bearbeitet werden müssen, wie etwa Rechnungen oder eben die Personalakten. Denn hier sind die Einsparpotenziale durch Digitalisierung besonders hoch und die kurzfristig sichtbaren Effekte dementsprechend ausgeprägt. Wenn es darum geht, mit dem eigenen Unternehmen endlich den Sprung ins digitale Zeitalter erfolgreich zu bewältigen, dann werden deshalb gerne das Rechnungswesen oder die Personalabteilung ausgewählt, um mit gutem Beispiel voranzugehen. Doch was ist das überhaupt genau, eine digitale Personalakte?

Was ist eine digitale Personalakte und wie lässt es sich damit arbeiten?

Kurz gesagt: Die digitale Personalakte ist der Game Changer, damit in der HR-Abteilung endlich wieder die Menschen des Unternehmens im Mittelpunkt stehen – und nicht die administrative Detailarbeit. Die digitale Personalakte ersetzt endlose Regalmeter und übervolle Hängeschränke durch einen zentralen elektronischen Ablageort. Die Stammdaten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie sämtliche relevanten Dokumente von A wie Arbeitsvertrag bis Z wie Zeugnisse sind bei Bedarf nur noch einen Mausklick entfernt – kein lästiges stundenlanges Suchen mehr in unübersichtlich strukturierten und teils über Jahre „gewachsenen“ Personalmappen.

Wer bislang noch überwiegend mit analogen Personalakten gearbeitet hat, muss die vorhandenen Papierdokumente natürlich zunächst digitalisieren – für größere Unternehmen kann das schon mal eine ziemliche Herausforderung darstellen. Doch bevor Sie Ihre Personalabteilung unnötig quälen, bietet es sich an, auf spezialisierte Dienstleister zu setzen, die Scan on Demand“ auch für große Aktenbestände anbieten. Wir bei TA Triumph-Adler sind dafür Ihr zuverlässiger Partner: Von der Abholung Ihrer Dokumente oder ganzer Archive bis zur fertigen Digitalisierung kümmern wir uns um den reibungslosen Ablauf für Ihr digitales Archiv.

Alles, was hingegen an neuen Papierdokumenten in der Personalabteilung eintrudelt, wird am Multifunktionsprinter (MFP) eingescannt und idealerweise direkt ins Enterprise-Content-Management-System (ECM) überführt. Dabei leistet eine praktische Funktion unschätzbare Dienste, die inzwischen glücklicherweise zur Grundausstattung eines jeden guten MFP gehört – natürlich auch bei den Modellen von TA Triumph-Adler: Die Rede ist von Optical Character Recognition (OCR), einer Software, die gedruckte Buchstaben und Bilder in computerlesbare Dokumente verwandelt. Auch wichtig in diesem Zusammenhang: die stimmige Vergabe von Tags und Schlagwörtern.

Denn eine intelligente Verschlagwortung ermöglicht das Auffinden von Informationen in Sekundenschnelle: Alle Urlaubsanträge der letzten drei Jahre? Die aktuelle Kündigungsfrist für Mitarbeiter XY? Wann genau war Mitarbeiterin A in Elternzeit? Und wann ihr Kollege B? Gehaltsvergleich für die Beschäftigten der Marketingabteilung? Alles im Nu verfügbar mit digitalen Personalakten. 
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Sie ahnen es bereits: Hinter dem Konzept „Digitale Personalakte“ steckt weit mehr als nur eine eingescannte PDF-Version der guten alten Mitarbeitermappe.

Als Modul innerhalb eines ECM-Systems – bei TA Triumph-Adler wäre das yuuvis® RAD as a Service – werden nicht nur die zahlreichen Dokumente, mit denen eine HR-Abteilung täglich zu tun hat, digital verfügbar, sondern auch die Workflows rund um ihre Bearbeitung. Das ermöglicht unter anderem: 
  • Zentrale Dokumentenverwaltung mit individueller Registerstruktur 
  • Automatisiertes Management von Wiedervorlagen (zum Beispiel Erinnerung an das Auslaufen befristeter Verträge oder Reminder für turnusmäßige Mitarbeitergespräche) 
  • Reporting und Volltextsuche (inklusive Abrufbarkeit aller bisherigen Versionen eines Dokuments, wichtig etwa bei Vertragsänderungen und für die revisionssichere Archivierung) 
  • Pflichtdokumenten-Monitoring, etwa für Arbeitsverträge 
  • Automatische Ablage der Dokumente mit Barcode-Integration auf Basis der Dokumenttypen und Metadaten in der Aktenstruktur* 
  • Zugriff bzw. Lese-Erlaubnis nach Berechtigungsschlüssel 
  • Detaillierte Auswertungen und Recherchen (zum Beispiel für die Erstellung von Anforderungsprofilen bei Stellenausschreibungen oder für eine Analyse der Nachfrage nach flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice-Angeboten) 
*In unserem ECM-System yuuvis® RAD as a Service benötigen Sie dafür eine passende Klassifizierungs-Engine. Selbstverständlich unterstützen wir Sie auch hier. 

Ein großer Vorteil der digitalen Personalakte:  
Alles verfügbar – aber nicht für alle 

Bei wem jetzt die Alarmglocken in Sachen Datenschutz klingeln: Keine Sorge! Denn die digitale Personalakte im ECM-System ist fest eingebunden in ein – den Anforderungen für das jeweilige Unternehmen entsprechend aufgesetztes – Rechte- und Rollensystem. Das bedeutet, dass nur zuvor dafür autorisierte Personen eine Akte bzw. einzelne Bereiche oder Dokumente öffnen und darin arbeiten können. In der Regel sind das die Beschäftigten der Personalabteilung, unmittelbare Vorgesetzte sowie die betreffenden Angestellten selbst. Allen anderen, insbesondere Außenstehenden, bleibt der Zugriff verwehrt. Übrigens: Alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben laut Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) das Recht, auf Anfrage jederzeit ihre eigene Personalakte einzusehen. Sie dürfen sich unter anderem Notizen zu den Inhalten machen und die Richtigstellung nicht zutreffender Angaben verlangen.

Digital macht flexibler – auch im HR-Management

Ein weiterer großer Pluspunkt für die digitale Personalakte ist ihre orts- und zeitunabhängige Nutzbarkeit. Innerhalb des berechtigten Personenkreises können alle jederzeit und von jedem im ECM-System registrierten Endgerät aus (ob Firmenrechner, Notebook oder Diensthandy) auf die für sie freigeschalteten Inhalte der Akte zugreifen. Wenn die Umstände es erfordern, auch einmal vom anderen Ende der Welt – oder eben aus dem Homeoffice. Damit eröffnen sich ganz neue Chancen für Unternehmen, auch ihren HR-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeitern flexible Regelungen für Arbeitszeiten und -orte zu ermöglichen. Denn allein durch die Arbeit mit sensiblen Daten und Dokumenten lässt sich in Zeiten des Digital Office – zu dem auch die digitale Personalakte als Bestandteil zählt – keine Präsenzpflicht im Büro mehr begründen. Mit der Umstellung auf Software-gesteuerte Workflows in diesem Bereich können Unternehmen also nicht nur den Arbeitsalltag ihrer vorhandenen HR-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter spürbar erleichtern, sondern sogar neue – insbesondere jüngere – Fachkräfte für sich begeistern. Denn der Arbeitsplatz der Zukunft ist ein Digital Workplace.

Exkurs: Was gehört eigentlich alles in eine digitale Personalakte?

Personalakten lassen sich definieren als Sammlung aller relevanten Dokumente und Vorgänge, die das Arbeitsverhältnis einer einzelnen angestellten Person im Unternehmen betreffen und anhand derer sich der Werdegang der jeweiligen Person im Betrieb möglichst lückenlos und sorgfältig dokumentieren lässt. Dabei gelten für eine digitale Personalakte grundsätzlich dieselben Bedingungen wie für ihre analogen Vorläufer. Anders als in vielen Geschäftsbereichen existieren für die Gestaltung von Personalakten keine detaillierten gesetzlichen Vorgaben. Entsprechend groß ist der Ermessenspielraum für einzelne Unternehmen und ihre HR-Abteilungen, welche Dokumente als relevant angesehen werden.

Natürlich haben sich aber im Laufe der Zeit zahlreiche Best Practices etabliert, welche Informationen von den meisten Unternehmen in den Personalakten abgelegt werden.

Dazu gehören: 
  • Alle Arbeitsverträge – inklusive früherer Versionen, etwa bei nachträglich erfolgten Änderungen oder Positionswechseln innerhalb des Unternehmens  
  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen 
  • Bewerbungsunterlagen 
  • Aktuelle Leistungsbeurteilungen und Arbeitszeugnisse aus früheren Tätigkeiten 
  • Angaben zur Krankenkasse und weiteren Sozialversicherungen 
  • Steuerunterlagen 
  • Personalfragebögen 
  • Bescheinigungen über absolvierte Fortbildungen und erworbene Zertifikate 
  • Urlaubsanträge und -bewilligungen 
  • Angaben zu Sabbaticals  
  • Anträge und Bewilligungen rund um die Elternzeit 
  • Vermerke über Mitgliedschaft im Betriebsrat 
  • Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen 
  • Gegebenenfalls Abmahnungen (für zwei Jahre) 
  • Schriftwechsel zwischen Vorgesetzten und Beschäftigten, sofern diese direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis haben 
  • Berichte über Arbeitsunfälle 
  • Kündigungsschreiben und Arbeitszeugnis bei Verlassen des Unternehmens 
  • Gegebenenfalls Vermerke über den Eintritt in die Rente 

Ob analog oder digital: Was nicht in die Personalakte gehört 

Mitunter finden sich in Personalakten auch sehr persönliche Informationen, deren Aufbewahrung nicht zuletzt aus Gründen des Datenschutzes als problematisch anzusehen ist. Auch Dokumente, die zwar die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter betreffen, aber keinen unmittelbaren Bezug zum Arbeitsverhältnis haben, gehören nicht in die Personalakte. In diese beiden Kategorien fallen unter anderem: 
  • Vertrauliche Unterlagen des Betriebsarztes 
  • Sonstige ärztliche Unterlagen ohne betriebliche Relevanz, insbesondere Diagnosen (Ausnahme: Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen) 
  • Überblickslisten von Krankentagen  
  • Allgemeine Dokumente, in denen die oder der Beschäftigte nur neben anderen erwähnt wird, wie etwa Schichtpläne oder Lohnlisten 
  • Persönliche Notizen des Arbeitgebers über die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter 
  • Fotos von Betriebsfeiern, Ausflügen und Ähnlichem, auf denen die Person abgebildet ist 
  • Vermerke über eine Kandidatur für den Betriebsrat 
  • Prozessakten in einem anhängigen Rechtsstreit mit der oder dem Beschäftigten 

Die fünf größten Vorteile der digitalen Personalakte

Vorteil 1: Finden statt Suchen – alles an einem Platz

Mit der Digitalisierung der Personalabteilung gewinnen Ihre HR-Kräfte einen zentralen Zugangspunkt, an dem alle personenbezogenen Daten für das Unternehmen gesammelt, abgelegt und zum Bearbeiten verfügbar sind. Jederzeit, von jedem Ort und von jedem autorisierten Gerät aus. Ein solcher „Single Source of Truth“ sorgt für ein hohes Maß an Verlässlichkeit und reduziert erheblich die Fehleranfälligkeit (zum Beispiel durch doppelte Datenhaltung) und den Zeitaufwand für administrative Routinen. Die mobile Verfügbarkeit der Dokumente ermöglicht es zudem, dass ortsunabhängiges Arbeiten, etwa aus dem Homeoffice, endlich auch für die Beschäftigten im HR-Bereich zu einer reellen Option wird.  
Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sparen kostbare Ressourcen, die sie für das einsetzen können, was Ihre Personalabteilung wirklich voranbringt: Mitarbeiterentwicklung, Talentmanagement und erfolgreiches Recruiting.

Vorteil 2: Sie sparen Papier und Druckkosten

Die Umstellung auf die digitale Personalakte in Verbindung mit einem ECM-System bringt Ihr Unternehmen ein großes Stück voran auf dem Weg zum papierlosen Büro. Denn gerade in einem dokumentenintensiven Bereich wie HR ist das Einsparpotenzial durch Digitalisierung riesig. Sagen Sie „Tschüss Papierberg und freuen Sie sich auf sinkende Druckkosten und mehr Platz im Büro ohne wuchtige Aktenschränke. Und nicht zuletzt leisten Sie einen wertvollen Beitrag zur Nachhaltigkeit durch weniger Papierverbrauch.

Vorteil 3: Rechtssicherheit und Compliance – alles safe

GoBD, DSGVO & Co.: In den letzten Jahren sind die gesetzlichen Vorgaben für die Dokumentenverwaltung und den Umgang insbesondere mit personenbezogenen Daten teils erheblich verschärft worden. Zu den zahlreichen verschiedenen Aufbewahrungs- und Löschungsfristen gesellen sich fast immer auch umfangreiche Dokumentationspflichten, die zusätzliche Ressourcen im ohnehin nicht selten am Anschlag befindlichen HR-Team bündeln. Die digitale Personalakte als Modul in einem cloudbasierten ECM-System wie yuuvis® RAD as a Service verschafft Ihren Fachkräften (und Ihnen) Erleichterung. Denn von nun an lassen sich mithilfe der Software zahlreiche Vorgänge, wie etwa die Einhaltung gesetzlicher Fristen oder die Erstellung von Reportings, weitestgehend automatisieren. Zudem ermöglicht die standardmäßige Versionierung aller Dokumente in der digitalen Personalakte eine lückenlose Nachvollziehbarkeit von Änderungen und eine revisionssichere Archivierung. Der Datenschutz wird durch eine Reihe implementierter Sicherheitsmechanismen gewährleistet. Eine große Rolle spielt das Rechte- und Rollenmanagement, das den Zugriff auf die digitalen Personaldokumente regelt. Wenn Sie sich für eine Software-as-a-Service-Lösung wie yuuvis® RAD as a Service entscheiden, haben Sie zudem die Gewissheit, dass sich ein zuverlässiger Partner jederzeit um die Sicherheit Ihrer Daten kümmert, etwa durch regelmäßige Software-Updates und Backups.

Zusätzlich erfolgt die Speicherung der Daten bei yuuvis® RAD as a Service auf europäischen Servern, die der Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet sind.

Vorteil 4: Intuitive Bedienbarkeit – über Abteilungsgrenzen hinweg

Verabschieden Sie sich endgültig vom Silo-Denken früherer Jahrzehnte: Mit dem Einstieg ins ECM-Zeitalter gewinnt Ihr Dokumentenmanagement erheblich an Effizienz – ermöglicht durch einen klugen Mix aus standardisierten Workflows und individualisierten Prozessen für Teilbereiche. Wann, wie und warum ein Dokument von einer Abteilung in die andere wandert, wird dabei stets transparent und verständlich für alle im System abgebildet. Ob HR, Geschäftsführung oder Rechtsabteilung: Kolleginnen und Kollegen, die mit dem Dokument weiterarbeiten sollen, werden automatisch benachrichtigt. Volltextsuche und ein übergreifendes Schlagwortverzeichnis machen Informationen schnell zugänglich. Durch gemeinsam genutzte Workflows werden Prozesse verschlankt und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit wird gefördert.

Vorteil 5: Flexibilität in der Cloud

Wenn Sie sich mit Ihrem Unternehmen bei der Umstellung auf die digitale Personalakte für eine cloudbasierte Lösung entscheiden, profitieren Sie von einem besonders hohen Maß an Flexibilität. Denn bei einem Angebot wie yuuvis® RAD as a Service können Sie Ihre Speicherkapazitäten in der Cloud frei wählen und jederzeit flexibel an veränderte Bedarfe anpassen – nach oben und nach unten. Sie nehmen nur Leistungen in der Cloud in Anspruch, die Sie wirklich brauchen – und zahlen auch nur dafür. TA Triumph-Adler kümmert sich als Managed Services Provider um die IT-Sicherheit. So entlastet das Software-as-a Service-Prinzip Ihre IT-Abteilung und sorgt für überschaubare und planbare Kosten.

Im Überblick: Ihre Vorteile mit der digitalen Personalakte 

  • Ein zentraler Ort (Single Source of Truth) zum Speichern und Verwalten sämtlicher Personalakten
  • Effizientere Arbeitsverteilung und optimierte Workflows 
  • Schnelle, zeit- und ortsunabhängige Verfügbarkeit von Personaldokumenten 
  • Erhebliche Zeit- und Kostenersparnis 
  • Weniger Papierverbrauch und verbesserte Umweltbilanz 
  • Umfassendes Rechtekonzept für jederzeit sicheren und datenschutzkonformen Zugriff auf Dokumente für einen autorisierten Personenkreis 
  • Größere Planungssicherheit durch automatisierte Wiedervorlagen, zum Beispiel bei auslaufenden Verträgen oder Speicherfristen 
  • Revisionssichere Archivierung problemlos möglich 
  • Flexibles Reporting 
  • Klare Entlastung von administrativen Aufgaben für Ihre HR-Fachkräfte 
     

Zusätzliche Vorteile, wenn Sie die digitale Personalakte als Teil eines cloudbasierten Dokumentenmanagements nutzen 

  • Maximale Skalierbarkeit der Software nach oben oder unten, dem aktuellen Bedarf im Unternehmen entsprechend 
  • Jederzeit volle Kostenkontrolle  
  • Vergleichsweise geringe Anfangsinvestitionen 
  • Noch mehr Transparenz und Effizienz durch abteilungsübergreifende standardisierte Workflows 
  • zusätzliche Entlastung für Ihre IT-Abteilung durch Auslagerung von Wartungs- und Sicherheitsaufgaben an einen Managed Services Provider (zum Beispiel TA Triumph-Adler) 

Mögliche Nachteile der digitalen Personalakte und wie man ihnen begegnet

Obwohl die digitale Personalakte, wie eben ausgeführt, sehr viele Vorteile bietet, kann auf dem Weg dorthin auch die ein oder andere Herausforderung lauern, die wir Ihnen an dieser Stelle nicht verschweigen möchten. Dabei wären vor allem zu nennen:

Anfangsinvestitionen: Was kostet die Umstellung auf die digitale Personalakte?

Oft hört oder liest man im Zusammenhang mit Digitalisierungsprojekten von hohen Investitionskosten für die Anschaffung der Software und weitere eventuell nötige Maßnahmen, wie beispielsweise eine Modernisierung der Druckerflotte und der PC-Ausstattung oder auch die Schulung der Beschäftigten. Die Frage, wie teuer die Umstellung auf ein ECM-System und das mögliche Pilotprojekt digitale Personalakte für ein Unternehmen tatsächlich werden, lässt sich zuverlässig, wie so oft, nur mit einem „Es kommt darauf an“ beantworten. Nämlich darauf, was Sie und Ihre Teams – in unserem Falle vor allem die HR-Abteilung – im Detail vorhaben und wie viele Kolleginnen und Kollegen demnächst mit der neuen Software arbeiten sollen. Hier gilt: Gut geplant ist halb gewonnen! Für eine Komplettlösung der meisten gängigen Softwareanbieter, die mit Lizenz erworben und auf den Firmenrechnern installiert wird, ist mit einigen Tausend Euro Anschaffungskosten zu rechnen – Investitionen in Wartung und eine etwaige Hardwareanpassung nicht mitgerechnet. Bei der Einführung passgenauer ECM-Systeme entstehen zunächst Investitionskosten, die jedoch geplant werden können. Die Dauer der Implementierungsphase ist abhängig von der Komplexität des Projekts und kann entsprechend variieren – auch bei On-Premise-Lösungen. Cloudbasierte Lösungen wie yuuvis® RAD as a Service bieten hier einen klaren Vorteil: Sie sind out-of-the-box nutzbar und gehen mit kürzere Implementierungszeiten einher, was die Umstellung noch einmal rentabler macht. Diese Investitionen amortisieren sich schnell und lassen sich durch die Einbeziehung weiterer Abteilungen perfekt skalieren.

Unsere Empfehlung: Verlassen Sie sich bei der oft nervenaufreibenden Suche nach dem passenden Anbieter und der optimalen Lösung nicht nur auf die eigene Expertise, sondern setzen Sie auch auf externes Know-how – zum Beispiel von uns, TA Triumph-Adler. Als dediziertes „Document Business“ mit fundierter Erfahrung in der analogen wie digitalen Arbeitswelt haben wir es uns auf die Fahnen geschrieben, Unternehmen auf ihrem Weg zur Digitalisierung von Anfang an zu begleiten und bestmöglich zu unterstützen.

Datensicherheit in der Cloud: Ist die digitale Personalakte sicher?

Machen wir uns nichts vor: Mögliche Datenlecks und Cyberangriffe sind heute eine reelle Bedrohung für Unternehmen und entsprechende Schutzvorkehrungen unumgänglich. Mit Maßnahmen wie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, einem strikten Kontrollmanagement beim Datenzugriff, effektiven Firewalls und regelmäßigen Sicherheits-Updates lassen sich Risiken minimieren, doch niemals gänzlich ausschließen. Gerade für kleinere Betriebe und Mittelständler kann die geforderte ständige Wachsamkeit die – meist personell eher spärlich ausgestattete – Haus-IT überfordern. Einer Auslagerung in die Cloud standen jedoch, vor allem im Mittelstand, lange Zeit viele Unternehmen sehr skeptisch gegenüber – nicht zuletzt aufgrund von Datenschutzbedenken bei der Speicherung in den Rechenzentren der großen Anbieter aus Übersee. Langsam ändert sich diese Haltung jedoch und wieder ist es der Mittelstand, der sich zuletzt besonders auffällig bewegt hat.

Bei TA Triumph-Adler verstehen wir die Bedenken unserer Kunden und haben daher mit yuuvis® RAD as a Service ein Cloud-Angebot entwickelt, das – nicht nur wenn es um die digitale Personalakte geht – Sicherheit an vorderste Stelle setzt. Als Managed Services Provider hosten wir die komplette Cloud-Umgebung für Ihr Unternehmen. Sie müssen weder eigene Serverkapazitäten bereithalten noch IT-Fachkräfte für das Betreuen der Cloud freistellen. Wir kümmern uns mit unseren Expertinnen und Experten für Sie um Bereitstellung, Updates und Wartung des Systems. Alle von uns für yuuvis® RAD as a Service genutzten Hochsicherheits-Rechenzentren befinden sich in Europa und erfüllen die geltenden Compliance-Anforderungen, unter anderem die ISO 27001 und die ISO 9001.

Und wie sieht es mit dem Datenschutz beim Zugriff auf die digitale Personalakte aus? Bestens! Denn da sich alle Dokumente – vom Arbeitsvertrag bis zur Urlaubsbescheinigung – an einem Ort befinden, kann der Zugriff darauf über Berechtigungen granular gesteuert werden. In Verbindung mit einem revisionssicheren Dokumenten-Management-System als Basis der ECM-Lösung wird auch die unveränderliche, rechtsgültige und versionierte Speicherung der Personaldokumente sichergestellt.

Akzeptanz von Digitalisierungsprozessen: Was, wenn mein Team keine digitale Personalakte will?

Die Umstellung auf digitale Prozesse kann Widerstände hervorrufen. Nicht immer sind alle Beschäftigten einer Abteilung bereit, ihre Arbeitsroutinen zu verändern und sich von vertrauten Vorgehensweisen oder vermeintlichen Privilegien im Umgang mit Dokumenten zu verabschieden. Jetzt ist Fingerspitzengefühl gefragt bei Management und Geschäftsführung: Eine transparente Kommunikation in allen Phasen der Umstellung und passgenaue Schulungen können helfen, die Akzeptanz zu erhöhen. Ein kluges Change Management, eventuell auch mit externer Unterstützung, tut ein Übriges, damit Ihre Angestellten sich vom ersten Moment an abgeholt und mitgenommen fühlen auf dem Digitalisierungspfad.

Bei TA Triumph-Adler empfehlen wir unseren Kunden daher unbedingt, im Vorfeld der Einführung einen Konzeptions-Workshop zu veranstalten. Dabei sollte die Frage nach dem übergreifenden Nutzen der geplanten Maßnahmen zuallererst klar beantwortet werden können: Was brauchen wir? Und wie brauchen wir es? Viele Unternehmen formulieren ihre Ziele zunächst eher schwammig. Wie aber sollen beispielsweise „effiziente Prozesse in der Personalverwaltung“ aussehen, wenn unklar ist, was bislang ineffizient abläuft? In einem individuellen Workshop analysieren Sie mit unseren Expertinnen und Experten, was die digitalen Personalakten leisten müssen, um Ihren spezifischen Anforderungen gerecht zu werden. Die Workshops haben dabei sowohl eine technische als auch eine menschliche Seite. Zur Technik zählt, sich die bestehenden Prozesse detailliert anzuschauen. Dabei kristallisieren sich meist Ansatzpunkte für schlankere Workflows heraus. Auf der menschlichen Seite gilt die ganze Aufmerksamkeit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Wer könnte besser als sie formulieren, was an den derzeitigen Prozessen gut und was weniger gut funktioniert?

Je genauer die Analyse, desto besser im Anschluss die individuellen Lösungen.

Zum Start empfiehlt es sich, zunächst die Teamleitung Ihrer HR-Abteilung in einer Key-User-Schulung mit der digitalen Personalakte vertraut zu machen. In der Praxis hat es sich als sinnvoll herausgestellt, wenn die Key User im Anschluss selbst die End User schulen, also all jene Beschäftigten, die täglich mit der digitalen Personalakte zu tun haben werden.

Sie gilt es nicht nur anzulernen, sondern auch für das neue System zu begeistern.

Vier Tipps, damit Ihre HR-Abteilung die digitale Personalakte lieben wird: 

  • 1. Tipp: Kommunizieren Sie von Anfang an den zu erwartenden konkreten Nutzen, wie zum Beispiel bequemere, einfach zu erklärende Abläufe und weniger „Zeitfresser“ im Arbeitsalltag. 
  • 2. Tipp: Zeigen Sie im Workshop anhand von konkreten Beispielen, am besten bereits in einer Testumgebung, wie intuitiv die digitale Personalakte zu bedienen ist.  
  • 3. Tipp: Gehen Sie selbst mit gutem Beispiel voran und demonstrieren Sie Ihre positive Grundhaltung gegenüber dem Projekt – zeigen Sie aber auch Verständnis für etwaige Bedenken Ihrer Angestellten.  
  • 4. Tipp: Nehmen Sie sich unbedingt ausreichend Zeit für Fragen, Anregungen, Kritik und Feedback – gerade in den ersten Tagen und Wochen nach Einführung der digitalen Personalakte.  
Erfahrungsgemäß werden die neuen Abläufe bereits innerhalb der ersten Woche verinnerlicht – und als Erleichterung empfunden.
➔ Sie möchten noch mehr über die digitale Personalakte und die Vorteile bei der Nutzung unserer ECM-Lösungen erfahren? 
Laden Sie sich hier unser kostenloses Whitepaper „Personalakten digital managen“ herunter.

Fazit

Wer auf digitale Personalakten umsteigt, wird belohnt mit einem Plus an Effizienz, Transparenz und Sicherheit bei der Datenverarbeitung. Eingebunden in ein modernes ECM-System wie yuuvis® RAD as a Service und über die Cloud auch zeit- und ortsunabhängig verfügbar gemacht, lassen sich Workflows im Personalmanagement erheblich verschlanken. Der Aufwand für die Einrichtung und die zu erwartenden Kosten bleiben dabei überschaubar, nicht zuletzt dank der Skalierungsoptionen in der Cloud und der Möglichkeit, mit einem erfahrenen Partner wie TA Triumph-Adler als Managed Services Provider einen Großteil des Verwaltungsaufwands für die Nutzung des ECM flexibel outsourcen zu können.

Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (nicht nur) in der Personalabteilung haben endlich wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben. 

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