Druckerflottenmanagement für effiziente, vernetzte Workflows
In Zeiten der Digitalisierung ist eine effiziente digitale Transformation von Geschäftsprozessen ohne Bürodrucker und Multifunktionsprinter (MFPs) undenkbar. Eine vernetzte Druckerflotte ist daher umso wichtiger. Sie ermöglicht nicht nur zeit- und kostensparende Druckprozesse, sondern auch transparentes Monitoring, Leistungsanalysen, das Anstoßen automatischer Workflows sowie orts- und geräteunabhängiges Drucken und Digitalisieren von Dokumenten.
lles, was Sie für ein zukunftsfähiges Druckerflottenmanagement benötigen. Es umfasst modernste Hardware und Software für MFPs und das Dokumentenmanagement. Dazu gehören unsere Multifunktionsprinter, Lösungen wie TA Cockpit® als Schalt- und Verwaltungszentrale für MFPs sowie unsere MDS-Analyse für die bestmögliche Druckerflotte gemäß Ihren Anforderungen.
Was bedeutet Druckerflottenmanagement?
In den meisten Unternehmen setzen sich All-in-one-Drucker, also Multifunktionsdrucker, immer mehr durch. Ihr Vorteil ist klar: Funktionen wie Drucken, Scannen, Kopieren und Faxen in einem Gerät, was Platz und Zeit spart. Die Gesamtheit Ihrer Hardware für das Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen sowie für das Dokumentenmanagement bildet Ihre Druckerflotte. Moderne Druckerflotten bestehen heute aus vernetzten MFPs oder aus einer Mischung aus MFPs und klassischen Bürogeräten wie Druckern, Scannern und Fax-Geräten.Ein zuverlässiges Druckerflottenmanagement gewährleistet, dass alle Prozesse rund um Ihre Office-Drucker reibungslos ablaufen. Über eine zentrale administrative Oberfläche können Sie wichtige Kennzahlen zu Nutzungsverhalten, Sicherheit, Störungen und digitalen Workflows überwachen und verwalten. Die Verwaltung Ihrer Druckerflotte bildet somit ein Schlüsselelement für nachhaltige, skalierbare Digitalisierungsstrategien sowie für Kostensenkung und Produktivitätssteigerung. Aufgaben eines effizienten Druckerflottenmanagements
Druckerflottenmanagement hat ein klares Ziel: die optimale Druckerflotte für Ihre Unternehmensanforderungen. Zu den Aufgaben von Druckerflottenmanagement zählen:
Transparentes Monitoring von Ereignissen und Prozessen an Multifunktionsdruckern basierend auf Zugriff, Standort und Gerät
Automatisches Nachbestellen von Verbrauchsmaterial wie Toner und Papier
Erfassung und Meldung von Fehlern und Störungen
Orts- und geräteunabhängige Verwaltung von Druckern an verschiedenen Standorten über die Cloud und Schnittstellen zu mobilen Endgeräten
Analyse von Kennzahlen zum Nutzungsverhalten der gesamten Druckerinfrastruktur
Zuweisung von Rollen und Zugriffsrechten durch Mitarbeiterkonten und Authentifizierung
Erinnerungsfunktionen für regelmäßige Wartungen
Einfache Einbindung in digitale Lösungen wie
Darum lohnen sich vernetzte Bürodrucker und Flottenmanagement
Die deutsche Unternehmenswelt konzentriert sich zunehmend auf das papierlose Büro. Eine Umfrage des Digitalverbands Bitkom von 2024 zeigt, dass etwa 82 Prozent der befragten Unternehmen ihren Papierverbrauch in den letzten fünf Jahren spürbar reduziert haben. Das lässt sich teilweise darauf zurückführen, dass viele Prozesse und Dokumente mittlerweile problemlos digitalisiert werden können und eine orts- und geräteunabhängige Dokumentenverwaltung nicht an Büroarbeitsplätze gebunden ist. Die Folge sind klare Kosteneinsparungen und effizientere digitale Workflows.
Worauf kommt es beim Druckerflottenmanagement an?
Digital anschlussfähige MFPs und Flottenmanagementlösungen sind wichtige Bestandteile im papierarmen Durch die richtige Kombination aus Hardware und Software können Sie Dokumente drucken, einscannen, kopieren und faxen und bei Bedarf direkt digital speichern, bearbeiten und ablegen – flexibel vom Drucker, vom Desktop oder von mobilen Endgeräten aus. Für welche Unternehmen lohnt sich Druckerflottenmanagement?
Die digitale Verwaltung der Druckerflotte spielt besonders in papier- und dokumentenlastigen Bereichen wie Marketing, Personalwesen und Verwaltung sowie im Umgang mit sensiblen Finanz-, Patienten- und Personendaten eine wichtige Rolle. Zeitintensive oder ineffiziente Prozesse wie doppelte Ausdrucke, unübersichtliche Aktenordner, Stundenzettel oder handschriftliche Unterschriften lassen sich durch digitales Dokumentenmanagement, mit MFP-Flotten kosteneffizient optimieren. Mit Druckerflottenmanagement Geschäftsprozesse digitalisieren und optimieren
Angesichts wachsender Datenmengen durch neue mobile Endgeräte und Office-Lösungen bieten Ihnen vernetzte Drucker für analoges und digitales Druckerflottenmanagement folgende Vorteile:
Reduzierte Kosten durch geringeren Papierverbrauch und schnellere Prozesse
Effizientere Verarbeitung und Digitalisierung von Dokumenten, Unterlagen und Faxen
Umwandlung gescannter Dokumente, Bilder oder PDFs in editierbare und durchsuchbare Dateien
Revisionssicheres und GoBD-konformes digitales Archivieren von Unterlagen direkt am MFP
Automatische Umwandlung von E-Mails in Fax-Formate oder von Faxen in PDFs
Authentifizierung, Zeiterfassung und Kontenverwaltung direkt am MFP, am Desktop oder mobil
Transparentes Monitoring von Geräten nach Standort, Druckaufträgen und Nutzern
Nachhaltigere und umweltfreundlichere Geschäftsprozesse
Reduzierung von Ausfall- und Stillstandzeiten durch Statusüberwachung und automatische Störungsbehebung
Gesteigerte Leistungsfähigkeit und Produktivität durch Anbindung an digitale Workflows
Schutz vor Ausfällen, Störungen und Cybergefahren
Effizientes Druckerflottenmanagement – mit TA Triumph-Adler
Als Spezialist für multifunktionale Drucksysteme, Office-Drucker und diverse Lösungen für digitale Druckerflotte benötigen – von leistungsstarker Druckerflotte in Form von TA Cockpit®. Wie funktioniert Druckerflottenmanagement mit TA Triumph-Adler?
Die zwei Grundpfeiler für moderne Druckerflotten bieten das Beste aus beiden Welten, sowohl für analoge als auch für digitale Prozesse: vernetzbare Drucker und die entsprechende So wird gewährleistet, dass Ihre MFPs alle Anforderungen an Digitalisierung, Skalierbarkeit und Effizienz erfüllen – sei es im Büro, im Außendienst oder im Homeoffice. Zu den Hauptfunktionen unserer Lösungen für das Druckerflottenmanagement zählen:
Geräteverwaltung: Erfolgreiches Druckerflottenmanagement ermöglicht die zentrale Steuerung, Verwaltung und Überwachung aller Aufgaben und Funktionen Ihrer Drucksysteme über eine digitale Oberfläche. Das beinhaltet die Erfassung und Analyse von Zählerständen, Ereignissen und Nutzungsverhalten je nach Gerät und Standort, die automatische Nachbestellung von Verbrauchsmaterialien, Fehler- und Störungsberichte, Fernwartung sowie die Konfiguration von Hard- und Software.
Monitoring und Tracking: Die Erfassung, Verarbeitung, Analyse und Auswertung Ihrer Gerätedaten ermöglicht die Optimierung Ihrer Druckerflotte und die Anpassung ineffizienter Prozesse. Dazu gehören Berichte und Reports zum Verbrauchs- und Nutzungsverhalten, um Logistikprozesse und Workflows zu optimieren.
Dokumentenmanagement: Vernetzte MFPs fungieren als Bindeglied zwischen analogen und digitalen Workflows. Das umfasst klassische Funktionen wie Drucken, Scannen, Kopieren und Faxen sowie die Digitalisierung, Klassifizierung und Speicherung von Dokumenten oder Faxen, Schnittstellen für das Anstoßen digitaler Workflows nach dem Einscannen oder Kopieren. Auch die Auswahl beliebiger Ausgabeziele innerhalb Ihrer Druckerflotte, OCR-Volltexterkennung sowie zugriffsbeschränktes Drucken sensibler Unterlagen sind kein Problem. Benutzerverwaltung: Vom Anlegen von Nutzerkonten und Zugriffsrechten bis hin zur Verwaltung von Stundenkonten, Druckquoten und Zugriffen – administratives Benutzermanagement und -monitoring sind wesentliche Komponenten des Druckerflottenmanagements. Verlassen Sie sich dabei auf eine automatisierte Benutzereinrichtung und Druckerverteilung sowie auf die sichere Authentifizierung bei jedem Zugriff, beispielsweise per PIN, Benutzername und Passwort oder Transponder.
Implementierung: Wir unterstützen Sie bei der Analyse des Ist-Zustands Ihrer Drucker- und IT-Infrastruktur und helfen Ihnen, Office-Drucker einzurichten und zu konfigurieren. Auf Wunsch bieten wir Schulungen, um eine reibungslose Implementierung zu gewährleisten.
Lösungen von TA Triumph-Adler für Ihre vernetzte Druckerflotte
Suchen Sie nach den richtigen Lösungen für die vernetzte, skalierbare Verwaltung Ihrer Druckerflotte? Dann entdecken Sie unsere individuellen Softwarelösungen, passend zu Ihren Anforderungen:
TA Cockpit®
Unsere Lösung TA Cockpit® fungiert als zentrale Schalt- und Verwaltungszentrale für Ihr Druckerflottenmanagement. Mit TA Cockpit® verwalten, steuern und überwachen Sie Ihre gesamte Drucksystemlandschaft. Dazu zählen: Zäherstände, Abrechnung, automatische Nachbestellung von Verbrauchsmaterial, transparente Standortverwaltung, Firmware-Updates, Störungsbehebung, Energiemanagement, Schnittstellenintegration und statistische Auswertung.
Sie wählen nach Bedarf zwischen folgenden Versionen von TA Cockpit®:
TA Cockpit® Blue: Unsere transparente, plattformunabhängige Basisversion eignet sich insbesondere für kleinere Unternehmen und ist bei bis zu 100 Systemen kostenlos. Wichtige Funktionen umfassen eine Standort- und Status-Übersicht dank Stellplatzverwaltung, ein integriertes Ticketsystem für Störungsmeldungen und Service, automatische Toner-Nachbestellung sowie Remote-Störungsbehebung.
TA Cockpit® Green: Unsere Lösung für größte Energieeffizienz umfasst alle Funktionen der Blue-Version und bietet zusätzliche Features wie Gebäudepläne, anpassbare Dashboards, Kostenstellenverwaltung und Berichte, Überwachungsprofile für individuelle Geräte sowie automatisches Ein- und Ausschalten und Energiesparen für mehr Energieeffizienz. Optionales Add-on ist CorpView für die standortübergreifende Verwaltung.
TA Cockpit® Red: Unsere Lösung für größtmögliche Sicherheit dank integriertem Security Manager (inklusive aller Green-Funktionen). Die sicherheitsrelevanten Funktionen umfassen unter anderem die tagesaktuelle Prüfung von Sicherheitseinstellungen, vollautomatische Korrektur, die grafische Visualisierung von Sicherheitseinstellungen/-status sowie eine Eskalation bei Sicherheitsverstößen inklusive Protokollierung.
Unsere Lösung aQrate bietet eine klare Kostenzuordnung für Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen sowie eine komfortable Display-Steuerung mit Authentifizierung für jedes Gerät Ihrer Druckerflotte. Sie überwachen wichtige Kennzahlen wie Druckvolumen nach Standort, Gerät und Nutzer, während berechtigte Nutzer per Authentifizierung über die aQrate Bedienoberfläche genau auf den benötigten Dienst zugreifen. So erhalten nur autorisierte Nutzer Zugriff auf Druckfunktionen und Druckaufträge oder können digitale Dokumente direkt ins gewünschte E-Mail-Fach oder Verzeichnis weiterleiten.
TA Network Print Monitor
Das zentrale Werkzeug für die Überwachung, Konfiguration und Wartung von bis zu 100 MFPs. Das kostenlose Windows-Programm erfasst Fehlermeldungen in Form von E-Mails oder Status-Updates, ermöglicht netzwerkweite Firmware-Updates und bietet transparentes Kostenstellen-Management. Zudem können Sie dank Multi-Set-Funktionalität Daten gleichzeitig für ganze Gerätegruppen aktualisieren, beispielsweise Adressangaben.
TA Device Manager
Das webbasierte Programm ermöglicht die Steuerung, Überwachung und Konfiguration von bis zu 10.000 MFPs in Ihrem Netzwerk. Zu den Features zählen unter anderem verschiedene Berichtstypen für Zählerstände, Verbrauchsmaterial, Gerätegruppen und Geräteeigenschaften sowie Remote-Updates von Firmware für ausgewählte Geräte oder ganze Gruppen. Weitere Funktionen umfassen eine schnelle Störungsbehebung und die netzwerkweite gleichzeitige Gerätekonfiguration.
MDS-Analyse
Sie möchten den Status Ihrer aktuellen Druckerflotte verbessern? Kein Problem! Mit unserer kostenlosen MDS-Analyse überprüfen wir Ihre Geräte gründlich, identifizieren ineffiziente Prozesse und Geräte und zeigen ungenutzte Spar- und Optimierungsmöglichkeiten auf. Anschließend erstellen wir gemeinsam mit Ihnen ein individuelles Konzept zur Prozess- und Systemoptimierung Ihres Dokumenten- und Druckerflottenmanagements. Dies beinhaltet Hardware, Software und MFP-Services sowie die Integration Ihrer Drucksysteme in Ihr DMS oder ECM.
Jetzt individuelle Beratung vereinbaren: Möchten Sie mehr über unsere Hardware- und Softwarelösungen für Druckerflotten erfahren oder eine MDS-Analyse vereinbaren? Zögern Sie nicht und Druckerflotte kaufen, mieten oder leasen – mit TA Triumph-Adler
Bei der Planung bzw. Optimierung Ihrer Druckerflotte steht die Frage im Raum: Kaufen, mieten oder leasen Sie neue MFPs? Jede Option bietet eigene Vorteile und mit TA Triumph-Adler haben Sie die Wahl zwischen allen drei Varianten. Druckerleasing erweist sich als eine der beliebtesten Optionen für Unternehmen, um Anschaffungskosten zu reduzieren und hinsichtlich Austausch und Skalierung flexibel zu bleiben.
Vorteile des Druckerleasings mit TA Triumph-Adler umfassen:
Professionelle Beratung, Support, Wartung und Reparatur
Moderne, digital anschlussfähige MFPs auf dem neuesten Stand der Technik
Flexible Laufzeiten und Kostentransparenz
Geringe Anschaffungskosten und faire Vertragsgebühren
Steuervorteile durch Bilanzneutralität und steuerlich absetzbare Leasingkosten
Checkliste: Ihr Weg zum Druckerflottenmanagement
Gestalten Sie mit TA Triumph-Adler als Ihrem professionellen Partner mühelos eine leistungsstarke, skalierbare und effiziente Druckerflotte. Hohe Investitionskosten sind oft eine Hürde für Unternehmen, wenn es um die Anschaffung und Planung von Büro-Hardware geht. Mit unserer kostenlosen MDS-Analyse, flexiblen Miet- und Leasingverträgen oder einem kompletten Leistungspaket per Managed Services und Managed Workplace müssen Sie sich darüber keine Gedanken machen. Unsere Expertise und persönliche Beratung helfen Ihnen dabei, das beste Konzept für Ihre Druckerflotte zu finden – angepasst an Ihren Kostenrahmen, Ihr Budget und Ihre technischen Anforderungen.
Auf dem Weg von der Analyse Ihrer aktuellen Unternehmensanforderungen bis zum vollständigen Druckerflottenmanagement unterstützt Sie unsere Checkliste:
Analysieren der Ist-Situation: Ermitteln Sie gemeinsam mit TA Triumph-Adler das Optimierungspotenzial Ihrer aktuellen IT- und Drucksysteme.
Festlegen von Anforderungen, Zielen und Budget: Definieren Sie die benötigte Hardware und Software sowie Leistungsziele und den Kostenrahmen für Ihre Drucksysteme.
Schrittweise Implementierung planen: Entwerfen Sie einen Implementierungsplan für neue Hardware- und Softwarelösungen sowie für Schulungen.
Durchführung von Erfolgsanalysen: Bewerten Sie nach Abschluss der Implementierung die Produktivitätssteigerungen, die Kosteneinsparungen und die Mitarbeiterzufriedenheit durch Erfolgsanalysen und Feedback-Runden. Gemeinsam mit TA Triumph-Adler erschließen Sie zudem zusätzliches Optimierungspotenzial.
Effiziente Digitalisierung, automatisierte Workflows und Kosteneinsparungen – das bietet Ihnen Druckerflottenmanagement mit professioneller Implementierung und individuell angepassten Lösungen. Besonders für Unternehmen mit komplexen Strukturen und mehreren Abteilungen und Standorten sowie vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist eine vernetzte Druckerflotte ein Wettbewerbsvorteil. Das belegen Marktanalysen wie der Branchenverbands Bitkom, denen zufolge immer mehr Unternehmen ihr Dokumentenmanagement durch digitale Office-Lösungen optimieren. Zudem steigt der Bedarf an Cloud Printing, Mobile Printing, Highspeed-Druckern, On-Demand-Drucksystemen, KI-Integrierung für mehr Automatisierung sowie nachhaltigeren Drucklösungen.
Mit den MFP-Services und Drucksystemen von TA Triumph-Adler legen Sie den Grundstein für eine skalierbare, auf Sie abgestimmte Druckerflotte, die für aktuelle und zukünftige Herausforderungen gewappnet ist.
„Druckerflottenmanagement“
Wie lässt sich mit Druckerflottenmanagement die Effizienz von Geschäftsprozessen steigern?
Eine abgestimmte Druckerflotte senkt Kosten, reduziert Verbrauchsmaterialien und Ausfallzeiten, optimiert Druckerwarteschlangen und vereinfacht die zentrale, ortsunabhängige Nutzung und Verwaltung der Drucksysteme.
Welche Kosten lassen sich durch vernetzte MFPs reduzieren?
Mit Druckerflottenmanagement sparen Sie konkret Kosten für Toner, Papier, Wartung und Reparatur sowie Energie durch eine effizientere Gerätenutzung und vermeiden indirekte Kosten durch Ausfälle und Stillstandzeiten.
Wie erhöht die digitale Verwaltung der Druckerflotte die Sicherheit?
Zum Druckerflottenmanagement mit TA Triumph-Adler gehören Nutzerrollen, Zugriffsberechtigungen und Mitarbeiterauthentifizierung für wichtige Druckaufträge. Hinzu kommen automatische Firmware-Updates und sichere Datenverschlüsselung für die Übertragung und Speicherung.
Warum wirkt sich Druckerflottenmanagement auch auf die Nachhaltigkeit des Unternehmens aus?
Ein reduzierter Papierverbrauch, eine automatisierte Druckauftragsverwaltung und ein niedrigerer Energieverbrauch tragen zur Verringerung des ökologischen Fußabdrucks Ihres Unternehmens bei.
