Erfahren Sie, wie Sie mit aktuellen ECM-Systemen von TA Triumph-Adler den Output Ihrer Dokumenten-Management-Prozesse optimieren und welche Rolle die Cloud dabei spielt.
Automatisierung fürs Büro? So betreiben Sie effizientes Output Management
Lieferscheine, Briefvordrucke, Arbeitsverträge oder E-Mails mit Fotos im Anhang: In einem Unternehmen kursieren täglich jede Menge Dokumente in den unterschiedlichsten Formen – gedruckt und digital und aus diversen internen wie externen Quellen. Manche müssen schnellstmöglich bearbeitet werden, bei anderen ist das Zeitfenster großzügiger. Doch alle Dokumente haben eines gemeinsam: Sie müssen gewissenhaft und korrekt erfasst, zugeordnet und gegebenenfalls weitergeleitet werden. Oft durchlaufen sie auf ihrem Weg durchs Unternehmen mehrere Abteilungen nacheinander oder mitunter sogar parallel. Da kann so einiges schiefgehen: etwa wenn Bearbeitungsfristen versäumt werden, weil der Ausdruck im übervollen Ablagekorb verloren gegangen ist. Oder wenn auf einem aktuellen Kundenanschreiben plötzlich ein veralteter Briefkopf mit nicht mehr gültiger Firmenadresse prangt. Oder – ein besonders schwerwiegender Fall – wenn Dokumente mit sensiblen Informationen versehentlich an die falschen Empfänger weitergeleitet werden.
Die gute Nachricht: Durch die fortschreitende Digitalisierung werden die Workflows im Dokumentenmanagement tendenziell weniger fehleranfällig. Mit automatischen Benachrichtigungen rechtzeitig an wichtige Fristen erinnern, neu erstellte Dokumente direkt in das aktuelle Corporate Design einbetten oder sicherstellen, dass jederzeit nur berechtigte Beschäftigte Zugriff auf Informationen erhalten – ein gutes digitales Dokumenten-Management-System kann so etwas heute.
Doch es gibt auch eine weniger gute Nachricht: Denn obwohl mittlerweile eine deutliche Mehrheit der Unternehmen immerhin den Posteingang vollständig digitalisiert und Softwarelösungen wie ERP- oder ECM-Systeme einsetzt (Quelle: Bitkom Digital Office Index 2022, S. 27 ff.), bedeutet das noch lange nicht, dass alle Abteilungen immer an einem (digitalen) Strang ziehen, wenn es um die Bereitstellung, Bearbeitung, Ablage und schließlich Archivierung von Dokumenten geht. Allzu oft kommen Insellösungen zum Einsatz: In den einzelnen Bereichen wird mit unterschiedlichen Systemen diverser Anbieter oder verschiedenen Versionen derselben Software gearbeitet, was den einfachen Austausch von Dokumenten und die gemeinsame Arbeit damit erschwert. Und längst nicht immer klappt es mit der Anbindung der Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice. In der Folge verbringen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in deutschen Firmen, insbesondere in KMU, oft trotz Digitalisierung noch immer unnötig viel Zeit mit der Dokumentenverwaltung.
Doch Abhilfe ist in Sicht, denn moderne ECM-Systeme ermöglichen ein unternehmensweit einheitliches Output Management für sämtliche Arten von Dokumenten.
Ein Fachgebiet von TA Triumph-Adler – weshalb wir Ihnen im weiteren Verlauf dieses Beitrags zunächst genauer erklären werden,
Die gute Nachricht: Durch die fortschreitende Digitalisierung werden die Workflows im Dokumentenmanagement tendenziell weniger fehleranfällig. Mit automatischen Benachrichtigungen rechtzeitig an wichtige Fristen erinnern, neu erstellte Dokumente direkt in das aktuelle Corporate Design einbetten oder sicherstellen, dass jederzeit nur berechtigte Beschäftigte Zugriff auf Informationen erhalten – ein gutes digitales Dokumenten-Management-System kann so etwas heute.
Doch es gibt auch eine weniger gute Nachricht: Denn obwohl mittlerweile eine deutliche Mehrheit der Unternehmen immerhin den Posteingang vollständig digitalisiert und Softwarelösungen wie ERP- oder ECM-Systeme einsetzt (Quelle: Bitkom Digital Office Index 2022, S. 27 ff.), bedeutet das noch lange nicht, dass alle Abteilungen immer an einem (digitalen) Strang ziehen, wenn es um die Bereitstellung, Bearbeitung, Ablage und schließlich Archivierung von Dokumenten geht. Allzu oft kommen Insellösungen zum Einsatz: In den einzelnen Bereichen wird mit unterschiedlichen Systemen diverser Anbieter oder verschiedenen Versionen derselben Software gearbeitet, was den einfachen Austausch von Dokumenten und die gemeinsame Arbeit damit erschwert. Und längst nicht immer klappt es mit der Anbindung der Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice. In der Folge verbringen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in deutschen Firmen, insbesondere in KMU, oft trotz Digitalisierung noch immer unnötig viel Zeit mit der Dokumentenverwaltung.
Doch Abhilfe ist in Sicht, denn moderne ECM-Systeme ermöglichen ein unternehmensweit einheitliches Output Management für sämtliche Arten von Dokumenten.
Ein Fachgebiet von TA Triumph-Adler – weshalb wir Ihnen im weiteren Verlauf dieses Beitrags zunächst genauer erklären werden,
- was Output Management eigentlich ist,
- wie ein digitales Output-Management-System Ihren Arbeitsalltag erleichtert,
- warum Sie Output-Management-Lösungen immer in Verbindung mit einem ECM-System denken sollten und
- wie die Umsetzung in der Praxis funktionieren kann.
Zudem stellen wir Ihnen eine einfach handhabbare ECM-Lösung aus unserem Hause vor, mit der auch kleineren Mittelständlern die digitale Transformation erleichtert wird: yuuvis® RAD as a Service verlagert das Dokumenten-Output-Management in die Cloud und ermöglicht einheitliche Workflows und eine maximal flexible Verfügbarkeit Ihrer Dokumente bei gleichzeitiger Einhaltung der hohen europäischen Sicherheitsstandards. Doch dazu später mehr.
Output Management – was ist das eigentlich?
Output Management bezeichnet den gesamten Prozess der Erstellung, Verteilung und Verwaltung von Geschäftsdokumenten. Es umfasst die Steuerung und Optimierung aller Kommunikationsaufgaben eines Unternehmens, sei es in digitaler oder physischer Form, und schließt sämtliche Medien und Kanäle wie Dokumentendruck, E-Mails, Webportale und die Ausgabe auf mobilen Geräten mit ein.
Ziel ist es, sicherzustellen, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit und im richtigen Format an die richtigen Empfänger gelangen. Und das idealerweise schnell, kostengünstig und selbstverständlich unter Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen und unternehmensinternen Compliance-Regeln.
Ziel ist es, sicherzustellen, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit und im richtigen Format an die richtigen Empfänger gelangen. Und das idealerweise schnell, kostengünstig und selbstverständlich unter Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen und unternehmensinternen Compliance-Regeln.
Output Management = Druckmanagement? Das war einmal!
Beim Begriff „Output Management“ denken möglicherweise viele auch heute noch zunächst an das Management sämtlicher Ausdrucke im Unternehmen. Tatsächlich war „Output“ lange so umrissen: alles, was gedruckt wird. Doch im Digitalzeitalter muss die Definition von Output Management logischerweise neu gefasst werden. Denn obwohl die optimierte Bereitstellung von Druckdaten nach wie vor einen Teilaspekt von Output Management bildet, geht es doch heutzutage bei dieser Managementdisziplin um viel mehr: nämlich darum, Vorgaben und Workflows aus verschiedenen Bereichen zusammenzuführen, um gleichbleibende Qualität und eine einheitliche Corporate Identity sicherzustellen und Governance-Regeln einzuhalten. Die Quintessenz für all diese Aufgaben: unternehmensweit klar geregelte Dokumenten-Management-Prozesse.
Was sollte Output Management heute leisten?
Zu den Merkmalen, die effiziente Output-Management-Systeme (OMS) auszeichnen, gehören vor allem:
- Multichannel-Kommunikation: Dokumente treffen heute über die verschiedensten Kanäle im Unternehmen ein – von der klassischen Briefpost über Mailverkehr bis hin zu Social Media Posts. Das Output Management sollte das Handling für alle diese Formen abdecken können und in der Lage sein, eintreffende Informationen passend einordnen, ins System einspeisen und weiterleiten zu können.
- Personalisierung und Individualisierung: Es sollte jederzeit möglich sein, Dokumente zu erstellen, die individuell auf eine Einzelperson oder einen Empfängerkreis zugeschnitten sind, wie etwa personalisierte Anschreiben auf Basis von Kundendaten oder die automatisierte Integration von Corporate-Design-Elementen.
- Automatisierung: Routineaufgaben beim Handling von Dokumenten, etwa in der Buchhaltung oder im Rechnungswesen oder bei der Erstellung von Pflichtdokumentationen, sollten weitgehend automatisiert ablaufen können, um Prozesse zu beschleunigen und die Beschäftigten zu entlasten. Auf diese Weise sinkt auch die Fehlerquote in den genannten Bereichen.
- Integration: Ein OMS sollte nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur, einschließlich bereits vorhandener ERP-, CRM- und ECM-Lösungen, integriert werden können. Nur dann lassen sich Informationen einfach zusammenführen und weiterverarbeiten.
- Compliance und Sicherheit: Alle Dokumentenprozesse müssen so gestaltet sein, dass sie vollumfänglich den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und sensible Daten zu jedem Zeitpunkt geschützt werden. Ein effizientes Output Management versetzt Unternehmen in die Lage, die zuletzt immer komplexer gewordenen rechtlichen Vorgaben automatisiert einzuhalten. Das gilt für Aufbewahrungsfristen ebenso wie für die geforderte Revisionssicherheit von Dokumenten.
- Kostenkontrolle und Transparenz: Idealerweise bringt die Output-Management-Software auch ein Bundle von Analyse- und Berichtsfunktionen mit, mit deren Hilfe sich Kosten und Effizienz der Dokumenten-Management-Prozesse überwachen lassen.
Effizientes Output Management im ECM-System: So läuft es in der Praxis
Informationen präzise und strukturiert zu erfassen und in die zugehörigen Geschäftsprozesse einzubinden – das ist die Kernaufgabe für jedes Output Management, die tatsächlich schon beim Input beginnt. Mit moderner Software und ECM-Systemen, wie sie auch von TA Triumph-Adler angeboten und permanent weiterentwickelt werden, lässt sich die Datenerfassung erheblich beschleunigen und vereinfachen – nutzerfreundlich bedienbar von jedem mit entsprechender Berechtigung versehenen Gerät aus, auch mobil. Ein ECM-System verwandelt den unüberschaubar scheinenden Informationsfluss in strukturierte Daten, mit denen sich die Zusammenarbeit im Team, aber auch mit Kunden und Geschäftspartnern vielfach automatisieren lässt.
Um das Beste aus Ihren Workflows herauszuholen, macht es zudem unbedingt Sinn, das Output Management im Unternehmen zu zentralisieren und einheitliche Schnittstellen zu nutzen. Das ECM-System wird so zur „Kommunikationszentrale“, das Output Management sorgt für die Bereitstellung sämtlicher Dokumente – jederzeit dynamisch anpassbar, wenn sich Anforderungen ändern. So bleiben Sie mit Ihrem Unternehmen agil, während gleichzeitig einmal definierte Prozesse für alle nachvollziehbar automatisiert ablaufen und Ihr Dokumenten-Output zentral und revisionssicher archiviert werden kann. Da zeigt sich auch der große Vorteil, den ein einheitliches ECM-System als Rahmen für Ihr Output Management gegenüber den lange Zeit verbreiteten Insellösungen hat: Deren dedizierte Output-Lösungen waren oft an einen bestimmten Kommunikationskanal gebunden oder gar auf einzelne Kunden oder Partner und deren Systeme zugeschnitten.
Übrigens: Für maximale Skalierbarkeit beim Output Management empfiehlt es sich, ein ECM-System mit Cloud-Anbindung zu nutzen, so wie unser Kunde Hitachi Europe.
Um das Beste aus Ihren Workflows herauszuholen, macht es zudem unbedingt Sinn, das Output Management im Unternehmen zu zentralisieren und einheitliche Schnittstellen zu nutzen. Das ECM-System wird so zur „Kommunikationszentrale“, das Output Management sorgt für die Bereitstellung sämtlicher Dokumente – jederzeit dynamisch anpassbar, wenn sich Anforderungen ändern. So bleiben Sie mit Ihrem Unternehmen agil, während gleichzeitig einmal definierte Prozesse für alle nachvollziehbar automatisiert ablaufen und Ihr Dokumenten-Output zentral und revisionssicher archiviert werden kann. Da zeigt sich auch der große Vorteil, den ein einheitliches ECM-System als Rahmen für Ihr Output Management gegenüber den lange Zeit verbreiteten Insellösungen hat: Deren dedizierte Output-Lösungen waren oft an einen bestimmten Kommunikationskanal gebunden oder gar auf einzelne Kunden oder Partner und deren Systeme zugeschnitten.
Übrigens: Für maximale Skalierbarkeit beim Output Management empfiehlt es sich, ein ECM-System mit Cloud-Anbindung zu nutzen, so wie unser Kunde Hitachi Europe.
Warum überhaupt auf ECM-Systeme setzen?
Gegenüber einfacher aufgebauter Dokumenten-Management-Software bieten vollwertige ECM-Systeme mehr Möglichkeiten für abteilungsübergreifende Workflows, die exakt zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passen und Ihren Teams spürbar die Arbeit erleichtern. Entsprechend größer die Akzeptanz unter den Beschäftigten für das neue System und die Umstellung wird von Anfang an als Arbeitserleichterung erlebt. Denn die alten, papierbasierten Workflows sind langsamer, fehleranfälliger und häufig auch deutlich intransparenter als ihre digitalen Pendants. Im ECM-System können alle, die befugt sind, auf ein Dokument zuzugreifen, jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand einsehen und auf einen Blick erkennen, wer wann was an dem Dokument verändert hat. Ganz ohne langes Suchen in Aktenordnern oder Herumfragen unter den Kolleginnen und Kollegen. Und ohne ein einziges Blatt Papier in die Hand nehmen zu müssen. Zudem lassen sich viele wiederkehrende Routine-Tasks, zum Beispiel beim Handling des Rechnungseingangs, sogar direkt automatisieren. Fakt ist: Mit ECM-Systemen werden Ihre Workflows schneller, schlanker und effizienter. Für Ihre Fachkräfte bedeutet das vor allem: statt lästiger „Zeitfresser“ endlich mehr Raum für wertschöpfende Tätigkeiten.
Lösungen für ECM und Output Management-Systeme im Vergleich – „On Premises“ oder in der Cloud?
1.ECM „On Premises“
Bei der „traditionellen“ Variante von ECM-Systemen wird die gesamte Softwarearchitektur auf unternehmenseigenen Servern installiert und betrieben. Die Verantwortung für Monitoring und Wartung liegt in der Regel bei der Haus-IT, manchmal auch bei einem hinzugezogenen externen IT-Dienstleister. Alle Daten und Dokumente verbleiben permanent im Unternehmen, bis auf eventuell aus Sicherheitsgründen auswärts gelagerte Backups. Zugriff auf das System kann nur über Rechner und sonstige Endgeräte erfolgen, die an das firmeninterne Netzwerk angeschlossen sind.
Die größten Vorteile:
- Hohes Maß an Kontrolle
- Sehr flexible Anpassungsmöglichkeiten, sofern die ECM-Software über ausreichend Schnittstellen für die Verknüpfung mit anderen Programmen oder eigene Entwicklungen verfügt
- Dokumente bleiben stets innerhalb des Unternehmens, was die Einhaltung von Datenschutzregeln erleichtert
Die größten Nachteile:
- Hohe Anfangsinvestitionen und laufende Kosten durch Lizenzgebühren, kostenpflichtige Updates und Ähnliches
- Durch die Weiterbenutzung veralteter Softwareversionen können gefährliche Sicherheitslücken entstehen
- Dauerhaft hoher Arbeitsaufwand für die IT-Abteilung, der gerade kleinere Unternehmen schnell überfordern kann
2.ECM in der Cloud
Cloud-basierte ECM-Systeme werden gehostet und über das Internet bereitgestellt. Sie ermöglichen eine hohe Skalierbarkeit, etwa durch flexible Preismodelle, die sich an der tatsächlichen Nutzung orientieren. Die meisten Systeme sind zudem out-of-the-box einsatzfähig und erfordern keine größeren Zusatzinvestitionen in die Arbeitsplatzausstattung. Der Zugriff auf das ECM kann theoretisch von überall und zu jeder Zeit erfolgen, auch von mobilen Endgeräten aus. Entsprechend wichtig ist ein striktes Berechtigungsmanagement, um Sicherheitsrisiken zu minimieren. Eine Sonderform ist das cloudbasierte ECM über einen Managed Services Provider, der neben dem Hosting weitere Aufgaben zur Wartung und Betreuung des Systems übernimmt. Gerade für kleinere Unternehmen kann diese Option interessant sein, da hier die Haus-IT stark entlastet wird.
Die größten Vorteile:
- Geringer Investitionsaufwand und überschaubare laufende Kosten
- Hohe Skalierbarkeit und Flexibilität
- Technisch immer auf dem neuesten Stand
- IT-Abteilung wird entlastet
Die größten Nachteile:
- Potenzielle Abhängigkeit vom Anbieter
3.Hybride ECM-Systeme
Hybride Systeme kombinieren On-Premises- und Cloud-Lösungen. So können beispielsweise Dokumente mit sensiblen Daten weiterhin ausschließlich lokal gespeichert und verarbeitet werden, während weniger kritische Prozesse und Daten in die Cloud verlagert werden.
Die größten Vorteile:
- Größtmögliche Balance zwischen Kontrolle und Flexibilität
- Etwaige Cloud-Skeptiker im Unternehmen fühlen sich eingebunden und könnten eher bereit sein, das Projekt zu unterstützen.
Die größten Nachteile:
- Komplexere Implementierung und Verwaltung als bei einer reinen Cloud-Lösung
- Potenziell höhere Integrationskosten
Sonnige Aussichten mit der Cloud –
und yuuvis® RAD as a Service
Mit yuuvis® RAD as a Service bietet TA Triumph-Adler eine zeitgemäße ECM-Lösung, die auch und gerade für kleinere Unternehmen und Mittelständler den Weg der digitalen Transformation erleichtert. Die Software verlagert das gesamte Dokumentenmanagement nebst zugehöriger Workflows in die Cloud. Nutzer haben alle Vorteile eines stationären ECM-Systems, müssen sich dabei aber nicht um die technischen Aspekte kümmern. Hosting, Betrieb und Wartung sind vielmehr die Aufgabe von TA Triumph-Adler als Managed Services Provider, IT-Sicherheit und Datenschutz inklusive. Alle Speicherorte, die für yuuvis® RAD as a Service genutzt werden, erfüllen die strengen Anforderungen von unter anderem der ISO 27001 und ISO 9001.
Das bietet Ihnen yuuvis® RAD as a Service:
- Effektives Output Management: Dokumente werden strukturiert erfasst, bearbeitet und verwaltet.
- Intuitive Workflows für effiziente und transparente Abläufe.
- Revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente über die Cloud
- Verfügbarkeit rund um die Uhr und von jedem berechtigten Endgerät aus
- Unkompliziert per Weblink installierbar und sofort einsatzbereit
- Zugriff auf MS Office und Outlook
- Schnittstellen zu weiteren Systemen (zum Beispiel SAP, Datev, MSDynamics) implementierbar
- Flexibles Bezahlmodell: Sie zahlen monatlich nur für die Komponenten, die Sie auch tatsächlich nutzen.
- Ihre IT-Abteilung wird entlastet: TA Triumph-Adler übernimmt als Managed Services Provider sämtliche technischen Aufgaben rund um Wartung und Sicherheit.
→ Sie interessieren sich für yuuvis® RAD as a Service oder für weitere Softwareangebote aus dem Hause TA Triumph-Adler? Oder Sie haben allgemeine Fragen dazu, welche ECM-Software für Ihr Unternehmen passen könnte? Nehmen Sie doch einfach direkt Kontakt mit uns auf! Unsere Expertinnen und Experten stehen Ihnen gerne für eine unverbindliche Beratung zur Verfügung.
