Die Sache mit der Cloud

Digitale Prozesse erobern die Büros, dafür sorgen Dokumenten-Management-Systeme (DMS). Doch wo sollen die Daten gespeichert werden? Auf eigenen Servern? Oder besser in der Cloud?

Wiedervorlage per Mausklick: DMS-Lösungen erfassen, verwalten und speichern Dokumente. So erlauben Dokumenten-Management-Systeme die Übersicht über alle Dokumente und ihren aktuellen Status. Die Dokumente werden auf standardisierten Workflows auf ihrem digitalen Weg über sämtliche Stationen begleitet. Es ist jederzeit klar, wo jedes Dokument gerade ist und welcher Schritt als nächster ansteht. Das Ergebnis: Suchen wird ersetzt durch Finden.

Kein Wunder also, dass DMS-Lösungen die Büros erobern. Wer sich intensiver mit ihren Funktionen und Vorteilen beschäftigen will: Das brandneue Whitepaper von TA Triumph-Adler „So geht's: Dokumentenmanagement digital!“ steht hier zum kostenlosen Download bereit. 

Vor der Entscheidung für ein bestimmtes System steht die Frage, wo die Daten gespeichert werden sollen? Es gibt zwei Optionen: auf den eigenen Servern („On Premises“) oder ausgelagert in der Cloud. Mit der Cloud sind riesige Rechenzentren gemeint, in denen man sich einmietet, um seine Daten zu speichern und zu lagern. 

Daten außer Haus geben, an einen Dienstleister? Das war vor einigen Jahren noch verpönt. Doch die Skepsis schwindet, wie der „Digital Office Index 2020“ des Branchenverbands Bitkom zeigt. Nur 16 Prozent der befragten Unternehmen setzen auf „On Premises“-Lösungen, der Rest auf die Cloud. 

Ein Grund dafür: Es ist einfach bequemer. Wer eine DMS-Lösung auf eigenen Servern will, muss die ausgewählte Infrastruktur installieren lassen – und das dauert mitunter einige Wochen. Eine Cloud-Lösung hingegen ist in der Regel sofort verfügbar. 

„On Premises“-Lösungen zeigen ihre Stärke eher, wenn es um die Verfügbarkeit geht: Anwender sind nicht vom Internet und von möglichen Engpässen in Datenleitungen abhängig. Geht es um zusätzlichen Speicherbedarf, ist die „On Premises“-Option oft kostengünstiger: Das Datenvolumen ist der größte Kostenfaktor bei Cloud-Lösungen. 

Bleibt die Frage nach der Sicherheit. Subjektiv ist es sicherer, die Daten auf eigenen Servern zu wissen. Objektiv täuscht dieses Bauchgefühl, wie der Bitkom-„Cloud Monitor 2019“ mit Zahlen belegt. 37 Prozent der Befragten, die auf eigene Server setzen, berichten von Sicherheitsvorfällen. Bei Cloud-Nutzern lag der Anteil bei nur 26 Prozent. 

Die Cloud ist also sicherer als die eigene IT-Infrastruktur. Das liegt ausgerechnet daran, dass diese Rechenzentren regelmäßig angegriffen werden: Die Dienstleister nehmen diese Gefahr hochgradig ernst und setzen entsprechend rigide Sicherheitsstrategien auf allen Ebenen um – innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Cloud-Anbieter lassen sich regelmäßig auf ihren Sicherheitsstandard überprüfen, um die Anforderungen ihrer Kunden zu erfüllen. 

Es spricht also einiges für die Cloud. Sie ist schnell verfügbar und skalierbar – das Datenvolumen kann problemlos erweitert oder reduziert werden. Das „Software as a Service“-Angebot der Dienstleister macht die interne Verwaltung überflüssig und bietet – aufgrund des verbindlichen Preismodells – eine verlässliche finanzielle Kalkulation.

Doch das spricht keineswegs gegen „On Premises“-Lösungen. Wer seine Daten lieber auf eigenen Servern weiß, profitiert von einer flexibleren Anbindung an interne Prozesse. Und wer seine eigene IT-Abteilung nicht damit belasten will: Auch die Hege und Pflege des „On Premises“-Dokumentenmanagements lässt sich an externe Dienstleister auslagern.