12.02.2025

Digitale Dokumentenablage – flexibel und sicher

Auf Wiedersehen Akten und Ordner, willkommen digitale Dokumentenablage. Mit der richtigen Software fällt Dokumentenmanagement leicht. TA Triumph-Adler erklärt, welche Lösungen es gibt!

Auf der Überholspur – mit der digitalen Dokumentenablage

Sobald es um Buchhaltung geht, stapeln sich nicht nur die Aufgaben, sondern auch das Papier. Rücken Fristen und Termine näher, dann steigt nicht nur der Druck, sondern auch der Verwaltungsaufwand. Warum? Das wissen wir auch nicht, denn Dokumentenmanagement könnte so einfach sein – mit der digitalen Dokumentenablage. Dank automatisierter Workflows, klarer Ordner- und Dokumentenstrukturen, automatischer Erinnerungen und effizienter Suchfunktionen behalten Sie selbst bei komplexen Datensätzen und Dokumenten den Überblick.

Mehr noch: Je digitaler und mobiler Ihre Dokumentenprozesse, desto geringer die Abhängigkeit von statischen Arbeitsplätzen und physischer On-Premises-IT. Digitales Dokumentenmanagement ist somit nicht nur der berüchtigte „Motor für die Digitalisierung“, sondern auch ein Türöffner: Raus aus der Welt des Papiers, auf zu den Digital Workplaces! Welche Lösungen und Software es dafür gibt? TA Triumph-Adler verschafft den nötigen Überblick.

Einfach digital, einfach besser?

Unternehmen haben es derzeit nicht leicht. Die Weltwirtschaft erinnert an ein stürmisches Meer, Ressourcen sind keine unerschöpfliche Quelle mehr und die Anforderungen an Sicherheit, Nachhaltigkeit und Compliance werden strenger. Gleichzeitig will der übliche Papierkram in der Rechnungs- und Personalabteilung, in der Produktion oder in der Logistik pünktlich erledigt sein.

Wir können es nur wiederholen: Unternehmen haben es nicht leicht. Gleichzeitig hatten sie es nie leichter, denn mit der richtigen Digitalstrategie für Dokumentenprozesse lassen sich besagte Routineaufgaben einfach automatisieren, verkürzen und beschleunigen.

Das haben laut dem Digital Office Index 2024 vom Branchenverband Bitkom bereits 10 von 10 Unternehmen erkannt und nutzen daher mindestens eine digitale Office-Lösung. 96 Prozent sind der Digitalisierung von Arbeitsprozessen gegenüber aufgeschlossen und 83 Prozent verfolgen eine aktive Digitalisierungsstrategie.

Vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen ist es aus genannten Gründen umso wichtiger, sich bereits jetzt mit der eigenen digitalen Transformation auseinanderzusetzen – vor allem wenn es um die Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten geht.

Warum papierloses Arbeiten in aller Munde ist

Sie kennen den Spruch: Nur das Genie beherrscht das Chaos. Obwohl das Zitat vom Genie Albert Einstein stammt, halten wir es für noch klüger, Chaos gar nicht erst beherrschen zu müssen. Vor allem im Unternehmensalltag sorgen papierbasierte Prozesse noch immer für unnötige Arbeitsschritte, Zeitverlust und Kosten. Das muss nicht sein.

Besser: Statt Dokumente aufwendig zu ordnen, zu sortieren und zu suchen oder ebenso aufwendig per Post zu verschicken, lässt sich ein Großteil dieser Abläufe ins Digitale verlagern. Genau darum geht es, wenn derzeit nahezu überall vom papierlosen Arbeiten oder von Software fürs papierlose Büro die Rede ist.

Hallo digitale Dokumentenablage, bye Paperoffice?

Natürlich verlangt niemand, Papier im Unternehmen komplett abzuschaffen oder völlig zu vermeiden. Auch papierbasierte Prozesse werden nicht zu 100 Prozent verschwinden, denn Drucken, Kopieren und Scannen sowie das gute alte Fax übernehmen weiterhin wichtige Aufgaben. Worum es vielmehr bei der Dokumentenablage mit digitalen Lösungen geht, sind Antworten auf folgende Fragen:

Wie lassen sich Papierdokumente möglichst schnell digitalisieren und erfassen – vor allem am Multifunktionssystem?
Wie lassen sich digitale Dokumente so automatisiert wie möglich ins System importieren, verarbeiten und speichern?
Wie lassen sich die Bereitstellung, Bearbeitung und Ablage von Dokumenten auch geräte- und ortsunabhängig von unterwegs oder vom Homeoffice umsetzen?
Wie können Medienbrüche vermieden und trotzdem mobile Endgeräte und verschiedene Systeme ins Dokumentenmanagement eingebunden werden?
Wie lassen sich Cloud-Lösungen und Apps nutzen und trotzdem höchste Sicherheits- und Datenschutzstandards gewährleisten?
Wie kann ein Cloud-Umzug von Geschäftsdaten schnell, effizient und sicher erfolgen?

Wer einen Schritt voraus ist, verliert nicht den Anschluss

Wenn Sie Prozesse digitalisieren und automatisieren, sparen Sie nicht nur Papier, sondern auch Kosten, Zeit und Aufwand. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich somit auf andere, wichtigere Aufgaben konzentrieren und lästige Routinen hinter sich lassen. Unternehmen genießen dadurch wiederum eine steigende Produktivität. Das belegen die Ergebnisse des Digital Office Index 2024:

54 Prozent integrieren bereits digitale Lösungen zur Verwaltung geschäftsrelevanter Unterlagen.
45 Prozent nutzen digitale Lösungen für die Archivierung und das Dokumentenmanagement.
46 Prozent betreiben digitale Anwendungen aus der Cloud.
38 Prozent arbeiten zu 50 Prozent papierlos.

Besonders auffallend: Abteilungen, die sich durch stark papierbasierte Prozesse auszeichnen, sind digitale Vorreiter. Dazu zählen Buchhaltung, Finanzen und Controlling, die Personalabteilung (HR) sowie Produktion, Fertigung und Projektabwicklung.

Die Digitalisierung an deutschen Arbeitsplätzen nimmt zudem kontinuierlich zu. Demnach stieg der Digitalisierungsgrad in kleinen und mittelständischen Unternehmen von 54 Prozent in 2020 auf 62 Prozent in 2024. Auch 2025 wollen 4 von 10 Unternehmen verstärkt in Digitalisierung investieren, um die Wettbewerbsfähigkeit nicht nur zu steigern, sondern auch um der Konkurrenz voraus zu sein.

Von E-Rechnung bis NIS-2: Es wird nur noch digitaler

Es sind nicht nur steigende Profitabilität und Effizienz, sondern auch neue und strengere Vorgaben zur digitalen Buchhaltung, die nach Digitalisierung verlangen. Zu den drei wichtigsten zählen:

E-Rechnung: Im Zeitraum 2025 bis 2028 wird die E-Rechnungs-Pflicht in drei Phasen eingeführt. Seit Januar 2025 müssen somit alle Unternehmen ausnahmslos offizielle E-Rechnungs-Formate wie XRechnung und ZUGFeRD empfangen und verarbeiten können.
NIS-2: Die EU-weite NIS-2-Richtlinie stellt ab 2025 neue Anforderungen an die Cyber- und IT-Sicherheit von Zehntausenden deutschen Unternehmen. Das erfordert neue Sicherheitskonzepte, Sicherheitsmaßnahmen und Sicherheitsstrategien. Digitales Dokumentenmanagement von TA Triumph-Adler erfüllt bereits heute wichtige NIS-2-Anforderungen.
GoBD: Die Grundsätze für eine ordnungsgemäße Buchhaltung fordern die revisionssichere Archivierung geschäftsrelevanter Unterlagen. Mit unseren Dokumentenlösungen können Sie sich von Anfang an auf automatisierte Workflows zur ordnungsgemäßen Archivierung verlassen.

Die digitale Dokumentenablage und ihre Vorteile

Zu den wichtigsten Vorteilen der digitalen Dokumentenablage zählen:

Kosten reduzieren und Zeit sparen

Laut Digital Office Index 2024 haben digitale Lösungen für die Dokumentenaufbewahrung bei mindestens 50 Prozent aller Unternehmen den Lageraufwand reduziert. Aktenschränke und Aktenordner werden weniger, der Platz- und Organisationsaufwand sinkt und es bleibt mehr Zeit für wichtigere Aufgaben. Hinzu kommt, dass Sie mit der digitalen Dokumentenablage Papier nur verwenden, wenn es sein muss. In den meisten Fällen können Sie auf das Drucken verzichten und gescannte oder empfangene Dokumente digital in der Cloud ablegen.

Produktivität, Effizienz und Zufriedenheit steigen

Weniger Aufwand mit Papierunterlagen und nahtlos ineinandergreifende Workflows fördern die Produktivität und die Effizienz Ihrer Prozesse. Seien es automatisierte Prüf- und Freigabe-Workflows, die einfache Erfassung und Indexierung eingescannter oder importierter Dokumente oder Erinnerungen an Termine und Fristen – digitale Lösungen entschlacken ineffiziente Abläufe. Damit geht eine gesteigerte Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie der Kunden oder Geschäftspartner einher.

Mehr Unabhängigkeit von Orten und Endgeräten

Weder Ihre Angestellten noch Ihre Dokumente bleiben mit digitalen Lösungen an lokale Unternehmenssysteme, Arbeitsplätze oder Bürodrucker gefesselt. Stattdessen lassen sich Dokumente von unterwegs, von zu Hause aus, vom Desktop-Arbeitsplatz oder direkt von Multifunktionssystemen ins System einspeisen, abrufen, teilen und ablegen.

Die Unterstützung von Mobile Apps und Cloud erweitert zudem die Funktionen Ihres Dokumentenmanagements und fördert moderne Arbeitsformen wie Homeoffice, Remote Work und flexible Arbeitszeiten im Sinne von New Work, Hybrid Work und Arbeit 4.0.

Mehr Sicherheit, Transparenz und Kontrolle

Mit einer digitalen Dokumentenablage im Rahmen eines ganzheitlichen Dokumentenmanagements lassen sich alle Bereiche des Document Lifecycle überblicken:

Erstellung und Erfassung
Indexierung und Klassifizierung
Zugriffe, Änderungen und Versionierung
Prüfungen und Freigaben
Ablage, Archivierung und Löschung nach Ende der Aufbewahrungspflicht

Dazu zählen auch klare Zugriffs- und Nutzungsrechte, Backups und Verschlüsselungsverfahren für übertragene und gespeicherte Daten. Dadurch können Sie Compliance- und Datenschutzvorgaben erfüllen und Dokumente DSGVO- und GoBD-konform ablegen.

Nachhaltigere Arbeitsformen fördern

Mit papierreduzierten Prozessen sparen Sie nicht nur Kosten für Verbrauchsmaterial, sondern machen auch ressourcenschonendere Dokumentenprozesse zum Standard. Das wirkt sich auch auf Ihr Employer Branding aus, denn mehr Nachhaltigkeit wird sowohl von Kunden als auch von Bewerberinnen und Bewerben zunehmend erwartet.

Kapazitäten und Ressourcen einfach skalieren

Durch modul- und cloudbasiertes Dokumentenmanagement sparen Sie kosten- und wartungsintensive Hardware und profitieren von flexibler Skalierbarkeit. Zusätzliche Funktionen, Geräte, Nutzer oder Systeme lassen sich ebenso schnell einbinden wie erweiterte Cloud-Ressourcen passend zum Unternehmenswachstum. Werden Ressourcen nicht mehr benötigt, lassen sie sich einfach abrüsten.

So funktioniert die digitale Datenablage mit TA Triumph-Adler

Unübersichtliche Ordnerstrukturen, unklare Sicherheitsregeln oder klassische Aktenordner, in denen Unterlagen gern verschwinden? Das sollte in den meisten Unternehmen der Vergangenheit angehören. Um Ihnen bereits jetzt die Tools und Anwendungen für Ihre digitale Transformation bereitzustellen, bieten wir unter anderem folgende Lösungen für die digitale Dokumentenablage:

Dokumenten-Workflows nach Ihrem Geschmack

Dokument ist nicht gleich Dokument. Genau deswegen bieten wir Ihnen nicht nur ein ganzheitliches Enterprise Content Management, sondern auch modulbasierte Lösungen für die Dokumentenverwaltung. So können Sie automatisierte Workflows für den digitalen Rechnungseingang zur Erfassung, Indexierung, Prüfung und Freigabe ebenso konfigurieren wie Workflows für das Vertragsmanagement.

Zudem bieten wir mit einem digitalen Aktenmanagement klare Registerstrukturen, Volltextsuche, verbindliche Aktenstrukturen und die Verknüpfung mit relevanten Unterlagen. Das gilt sowohl für digitale Personalakten als auch für Lieferantenakten oder Projektakten.

Alle Dokumente, Verträge, Rechnungen und Akten lassen sich zudem verschlagworten und mit Metadaten versehen, archivieren und dank einfacher Filter- und Suchfunktionen schnell wiederfinden.

Drucken, Scannen, Faxen – mobil und cloudbasiert

Ohne effiziente Dokumentenerfassung keine effiziente Ablage. Hierzu bieten wir elegante Workflows und Produkte inklusive Unterstützung für mobile und cloudbasierte Prozesse:

TA Cloud Information Manager: Mit TACIM landen Dokumente dort, wo sie in der Cloud sein sollen. Dazu braucht es keine Installation, sondern nur eine sichere und schnelle Anmeldung im System oder am MFP. Dank Online-Dashboard behalten Sie von überall den Überblick und legen gescannte oder importierte Dokumente präzise und strukturiert via Dashboard, mobiler App und HyPAS^TM-Anwendung am MFP ab. Zudem lassen sich mit TACIM individuelle Prüf- und Freigabe-Workflows erstellen, Dokumentenklassen definieren und Dokumente orts- und geräteunabhängig erfassen, verarbeiten und speichern.
TA Cloud Print and Scan: Mit TACPS können Sie Dokumente netzwerkunabhängig von jedem angebundenen MFP drucken, verschicken und in der Cloud speichern – ganz einfach am Desktop-Arbeitsplatz, am mobilen Endgerät oder am MFP.
TA Mobile Print: Mit unserer kostenfreien TA Mobile Print App könnte Drucken von unterwegs kaum einfacher sein. Ganz gleich ob gescannte oder verschickte Dokumente – dank App-Funktionalität und integriertem Browser drucken Sie Dateien von verschiedenen Mobilgeräten oder verschicken Sie nach dem Scannen an E-Mail-Postfächer.

Weitere mobile Lösungen umfassen unsere Mobile Datenerfassung, mit der Sie Handschriften und Unterschriften dank e-Pen und DocuSign rechtssicher digitalisieren und Verträge oder Lieferbelege von unterwegs importieren.

Dokumentenmanagement – vor Ort, per Cloud oder einfach beides

Bei der Planung des digitalen Dokumentenmanagements inklusive Ablagefunktion kommt es auch auf das passende Bereitstellungsmodell an. Wir bieten Ihnen passend zu Ihren Anforderungen ein Dokumentenmanagement On-Premises mit unserer Lösung enaio® sowie unser Dokumentenmanagement per Cloud mit yuuvis® RAD as a Service.

Mit der On-Premises-Variante behalten Sie die größtmögliche Kontrolle, indem Sie Ihr DMS auf lokalen Servern installieren und verwalten. Mit der Cloud-Variante überlassen Sie wiederum uns den meisten Aufwand mit Wartung, Monitoring und Verwaltung Ihrer Ressourcen. Durch automatische und regelmäßige Updates und Upgrades können Sie sich mit unserer digitalen Dokumentenablage auf Systeme und Anwendungen verlassen, die auf dem aktuellen Stand der Technik sind.

Dokumente revisionssicher archivieren und schnell finden

Unsere digitale Dokumentenablage stellt sicher, dass Sie sämtliche Zugriffe, Änderungen und Dokumentenversionen im Blick haben. Hierzu kommen Mehrfaktorauthentifizierung und Benutzerrollen ebenso zum Einsatz wie Verschlüsselung, Schutz vor Manipulationen sowie die schnelle Identifizierung von Sicherheitslücken oder unberechtigter Anmeldung.

Sollen Dokumente für Kollaborationen oder Audits schnell zur Verfügung stehen, so finden Sie sie durch eine strukturierte Klassifizierung und Indexierung, Filter- und Suchfunktionen und eine sinnvolle Verknüpfung mit zugehörigen Dokumenten. Sollen Dokumente ordnungsgemäß gelöscht oder beispielsweise Verträge verlängert oder gekündigt werden, so kommen Erinnerungsfunktionen und Wiedervorlagen zum Einsatz.

Kleine Checkliste für die elektronische Dokumentenablage

Umfassende digitale Dokumentenprozesse sind in Ihrem Unternehmen längst überfällig, Sie suchen jedoch nach dem richtigen Einstieg? Unsere Checkliste gibt eine erste schnelle Orientierung, wie Sie digital durchstarten:

Ist-Situation: Jede Veränderung fängt mit einer Bestandsaufnahme an. Hierzu bieten wir Ihnen unsere kostenfreie MDS-Analyse, mit der wir ganz nach Ihrem Wunsch alle oder ausgewählte Prozesse, Systeme und Geräte im Alltagsgeschäft analysieren und digitales Verbesserungspotenzial identifizieren. Darauf aufbauend erstellen wir für Sie ein individuelles Lösungskonzept.
Hardware und Software: Ob mit oder ohne MDS-Analyse – fragen Sie sich, ob Sie wirklich alle Geräte im Unternehmen brauchen. Insbesondere bei Druckerflotten hängt effizientes Dokumentenmanagement davon ab, dass Hardware und Systeme miteinander kompatibel, auf aktuellem Stand, digital anschlussfähig und „Cloud-ready“ sind. Im Idealfall kommen Multifunktionsgeräte wie unsere Bürodrucker und MFPs zum Einsatz, die eine schnelle Digitalisierung von Dokumenten und die umfassende Vernetzung, das Monitoring und die Steuerung aller Geräte ermöglichen. Gleichzeitig sollten Sie für Ihre digitale Dokumentenablage Software nutzen, die alle Dokumentenprozesse abdeckt und neue Funktionen einfach integriert.
Workflows: Für hohe Effizienz braucht es Workflows passend zu Ihren Anforderungen. Das bedeutet, dass Routineabläufe wie Prüfungen und Freigaben oder die Erfassung und Indexierung einfach automatisiert werden. Wichtig ist, dass sich Workflows an Dokumente wie Rechnungen, Verträge oder Personalunterlagen individuell anpassen und sich in die entsprechenden Prozesse implementieren lassen.
Pilotprojekt: Unternehmen, die aus Scheu vor großen Veränderungen vor Digitalisierung zurückschrecken, starten mit einem Pilotprojekt wie dem digitalen Rechnungseingang. Insbesondere hier zeigen sich schnell Vorteile und Verbesserungen, die Schritt für Schritt die Digitalisierung sämtlicher Prozesse ermöglichen.
Akzeptanz und Feedback: Involvieren Sie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter frühzeitig in die geplante Umstellung und sammeln Sie während der Übergangsphase regelmäßig Feedback. So können Sie schnellstmöglich die optimale Konfiguration finden und die Akzeptanz Ihrer Teams für neue Technologien verbessern.

Sie wünschen sich weitere Informationen zum Thema? Dann erfahren Sie mit unseren Checklisten zur Digitalen Transformation und zur Einführung einer ECM-Lösung, wie Sie Ihre Dokumentenverwaltung in kurzer Zeit „Future-ready“ machen.

Was heißt Dokumenten-Lifecycle-Management?

TA Triumph-Adler zeigt, was es mit dem „Lebenszyklus“ von Dokumenten auf sich hat und warum das Verständnis davon essenziell ist für erfolgreiche digitale Workflows.

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