Digitale Vertragsakten lohnen sich – Hand drauf!

Digitales Vertragsmanagement sorgt für schnelle Übersicht, erinnert rechtzeitig an Fristen – und vermeidet Streit. Kein Wunder, dass diese ECM-Lösung immer beliebter wird.

Der Handschlag gilt unter ehrbaren Kaufleuten als Vertrag. Details klammert solch ein Handschlag naturgemäß aus. Das kann sich rächen, sollten – „Was hatten wir damals besprochen?“ – Erinnerungen nicht mehr deckungsgleich sein. Jedes Einvernehmen bröckelt, wenn das Vertragswerk unterschiedlich interpretiert wird. Die Lösung bietet das digitale Vertragsmanagement: Der immer neueste Stand ist für alle Beteiligten einsehbar, mit allen Details.

Digitales Vertragsmanagement vermeidet neben Ärger auch unnötiges Suchen. Verträge sind tendenziell umfangreich – die gewünschte Stelle in Papierakten zu finden, puh, das kann dauern. Schon deshalb ist es schlau, Verträge zu digitalisieren. Vor allem Lieferanten-, aber auch Miet-, Kredit- und Serviceverträge sind – schon wegen der komplexen, sich häufig ändernden Konditionen – prädestiniert für das digitale Vertragsmanagement. Das Rückgrat dafür liefern Dokumenten-Management-Systeme, kurz DMS. Sie begleiten jeden Vertrag von Anfang (Anbahnung) bis Ende (Archivierung). DMS-Lösungen verwalten revisionssicher alle Vertragsunterlagen, ergänzende Dokumente, Notizen, Protokolle sowie die Änderungshistorie.

Um die Vertragsakten passend für die jeweilige Abteilung zu konfigurieren, setzen ECM-Lösungen auf DMS-Prozesse auf. Das Kürzel ECM steht für Enterprise Content Management: Diese Systeme kümmern sich um das digitale Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten. Zugleich werden in ECM-Systemen elektronische Workflows festgelegt, die Dokumente so automatisiert wie gewünscht beim Lauf durchs System leiten.

Die ECM-Software erinnert automatisch an Fristen für etwaige Zahlungs-, Wartungs- oder Kündigungstermine. Und sie stellt allen Beteiligten die benötigten Informationen auf Knopfdruck und sogar mobil zur Verfügung. Das Resultat:

ECM-Systeme werden immer individuell maßgeschneidert auf die jeweiligen Bedürfnisse. Besonders beliebt und verbreitet sind sie bei der Rechnungsprüfung und -bearbeitung und bei Personalakten. Die Flexibilität der ECM-Lösungen zeigt sich auch bei der digitalen Projektakte und natürlich beim digitalen Vertragsmanagement.

Es hat sich bewährt, im Vorfeld gründlich darüber nachzudenken, welche Verträge wie verwaltet werden sollen – und erst dann eine digitale Vertragsakte einzuführen. Kern jeder Vertragsakte ist eine verbindlich festgelegte, übersichtliche und optisch immer gleiche Grundstruktur – mit ebenso verbindlich festgelegten Workflows. Diese Workflows werden bei ECM-Lösungen individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst.

So stützt das digitale Vertragsmanagement die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Bereichen: Übergreifende Workflows reichen von der Vertragserstellung mit der Verwaltung von Vorlagen über Prüf- und Freigabeprozesse bis zur Vertragsverlängerung oder Kündigung. Mithilfe der festgelegten Abläufe erfolgen etwa Abstimmung und Freigabe der Verträge zwischen Fachabteilung, Rechts- und Vertragsabteilung sowie Management elektronisch. Und: Vertragsakten können bei Bedarf auch für externe Beteiligte verfügbar gemacht werden, beispielsweise in einem Streitfall für externe Prozessanwälte. Nicht per Handschlag – dafür im Handumdrehen.