ECM: Denn sie wissen jetzt, was sie tun

Die digitale Projektakte sorgt für Transparenz bei Projekten und bolzt ordentlich Tempo. Diese maßgeschneiderte ECM-Lösung treibt damit den Fortschritt in den Unternehmen voran.

Fortschritt ist kein Urknall. Statt „Big Bang“ geht es mit kaum hörbaren Schritten voran. Jedes Projekt ist ein solcher Schritt. Hier Marktchancen auskundschaften, dort Prozesse optimieren und sich nebenan schlaumachen, welches Kollaborations-Tool wohl am besten passt. Je größer das Unternehmen, desto mehr Projekte. Deshalb wird die digitale Projektakte immer wichtiger: Sie erlaubt es, Entwicklung und Fortschritte jedes einzelnen Projekts transparent mitzuverfolgen. Und nachzufragen und einzuschreiten, sollte es an Fahrt verlieren.

Denn Projekte entwickeln ein Eigenleben. Mögen Ziel und Meilensteine anfangs noch so schlüssig festgelegt worden sein: Man lernt ja dazu. Und justiert nach. Solche „Häutungen“ müssen offen kommuniziert werden, denn sonst greift der bekannte Vorbehalt: Projekte kosten Zeit, Geld und Manpower – und versanden irgendwann im Irgendwo. Das wäre eine Vergeudung von Ressourcen, die sich heute niemand mehr leisten kann. Ein Verzicht auf Projekte ist keine Option: Wer die vielen unhörbaren Projektschritte nicht mitgeht, verstummt eines Tages völlig. Abgehängt. Pleite.

Tempo zu bolzen, ist also schlauer, als zu bummeln. Dabei liefern digitale Projektakten entscheidende Wettbewerbsvorteile. Sie ermöglichen

Der Charme der digitalen Projektakte: Sie kann genau angepasst werden an spezielle Anforderungen – sei es für eine Branche, ein Unternehmen oder eine einzelne Abteilung. Das funktioniert, weil die digitale Projektakte als Modul eines ECM-Systems eingesetzt wird.

Das Kürzel ECM steht für „Enterprise Content Management“: Diese Systeme kümmern sich um das digitale Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten. Zugleich werden in ECM-Systemen elektronische Workflows festgelegt, die Dokumente so automatisiert wie gewünscht beim Lauf durchs System leiten.

ECM-Systeme werden immer individuell maßgeschneidert auf die jeweiligen Bedürfnisse. Besonders beliebt und verbreitet sind sie daher bei der Rechnungsprüfung und -bearbeitung und für Personalakten samt Bewerbermanagement. Die Flexibilität der ECM-Lösungen zeigt sich auch bei der digitalen Projektakte: Mit den Anforderungen ändert sich auch ihre Struktur.

In der Akte werden alle notwendigen Informationen übersichtlich zusammengeführt. Für das Projekt notwendige Daten und Dokumente aus Systemen wie ERP, FiBu, CRM oder CAD werden redundanzfrei, zentral und sicher verwaltet. E-Mails und ihre Anhänge werden archiviert und im richtigen Kontext abgelegt und stehen allen Projektteilnehmern zur Verfügung. Funktionen wie Abonnements, Wiedervorlagen und ein Fristenmanagement erleichtern die Zusammenarbeit. Über den Projektstatus sind Geschäftsführung, Management und Projektleiter jederzeit informiert. Sie können sich – ohne aufwendige Meetings – durch automatisch generierte Reports detailliert auf den aktuellen Stand bringen lassen.

Digitale Projektakten integrieren Workflows, die Abläufe beschleunigen, und sorgen damit für ein gemeinsames „Projekt-Verständnis“ aller Beteiligten. Gesetzliche Richtlinien werden ebenso festgehalten wie Kontaktdaten. Und natürlich ist der Zugriff von überall möglich – nicht nur von verschiedenen Standorten, sondern auch vom Homeoffice aus oder von unterwegs.

Über ein Projektportal erhalten auch externe Projektpartner wie Lieferanten, Dienstleister oder Kunden den Zugriff auf Statusinformationen und für sie bestimmte Aktivitäten und Dokumente. Denn vorwärts bei diesen kaum hörbaren und dabei so unglaublich wichtigen Projektschritten geht es nur gemeinsam.