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13.02.2024

Digitale Dokumentenablage: Tschüss Papierberg!

Digitale Dokumentenablage
Die digitale Dokumentenverwaltung macht viele Arbeitsvorgänge einfacher und effizienter. Gerade kleinere Unternehmen profitieren dabei von den Möglichkeiten der Cloud-Nutzung. 

Sind Sie auch mit jeder Menge guten Vorsätzen ins Jahr gestartet und fragen sich jetzt bereits wieder, ob die Umsetzung überhaupt gelingen kann? Ein beliebter Vorsatz lautet: Endlich Ordnung halten! Privat zu Hause – aber natürlich auch und gerade am Arbeitsplatz. Übersichtlichkeit statt Unsicherheit. Klare Strukturen statt wildes Durcheinander. Bei allem Schriftmaterial, mit dem Sie im Job täglich zu tun haben, immer genau wissen, wo sich was gerade befindet und wo es als Nächstes hin soll. Finden statt Suchen. Oder ganz konkret: Endlich die Umstellung schaffen vom althergebrachten „Paper-Office“ zum zeitgemäßen digitalen Dokumentenmanagement. 

Wunschtraum oder doch ein realistischer Vorsatz? In immer mehr Unternehmen: Letzteres! Denn im Zuge der mittlerweile in sämtlichen Branchen voranschreitenden Digitalisierung gehören einst berüchtigte Szenarien aus dem Büroalltag mehr und mehr der Vergangenheit an. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die hinter Papierbergen voller angehefteter Merkzettel in übervollen Ablagen versinken oder stundenlang im Kellerarchiv Aktenordner nach Dokumenten vom vorletzten Jahr durchsuchen müssen, wird es schon sehr bald nicht mehr geben. Was in der produzierenden Industrie längst gang und gäbe ist – die teilweise oder vollständige Automatisierung von Routineabläufen –, hat inzwischen auch den typischen Office-Arbeitsplatz erreicht und ist auf dem Wege, ihn grundlegend zu verändern. 

Digitalisierung am Arbeitsplatz: Es geht voran 

Neue Standards entstehen. Digitale Workflows lösen die alten analogen Prozesse ab. Nicht alle auf einmal und nicht in allen Unternehmen und Branchen im selben Maße. Noch immer sind es zuerst die Großunternehmen und international agierenden Konzerne, die voll auf digitalisiertes Arbeiten setzen. Doch der Mittelstand holt gerade mächtig auf, wie aktuelle Zahlen deutlich machen, die der Branchenverband Bitkom in seinem neuesten Digital Office Index veröffentlicht hat. So nutzten 2022 bereits 76 Prozent aller befragten Unternehmen ECM-Lösungen zum digitalen Dokumentenmanagement, darunter auch zahlreiche kleinere Betriebe mit weniger als 100 Beschäftigten (Quelle: Bitkom Research 2022). Vor allem der Dienstleistungssektor zeigt sich hier als Vorreiter.

Ein Grund für den Sinneswandel, nachdem jahrelang gerade in mittelständischen Unternehmen eher Skepsis gegenüber Digitalisierungsprozessen vorgeherrscht hatte: Die Softwarelösungen für die digitale Dokumentenablage werden immer besser. Und vor allem auch immer besser skalierbar, sodass man ein Dokumenten-Management-System heute problemlos zunächst in einzelnen Unternehmensbereichen testweise implementieren kann, um dann nach und nach weitere Abteilungen daran andocken zu lassen. Eine Digitalisierung in überschaubaren Schritten, die alle mitnimmt, anstelle eines „Rundumschlags“, der die Beschäftigten verunsichern könnte. Nicht zuletzt haben auch die Erfahrungen, die viele Firmen während der Corona-Pandemie mit Homeoffice und digitalen Collaboration Tools gemacht haben, dazu beigetragen, die Akzeptanz für digitale Workflows zu erhöhen.

➜Mehr über „Best Practices“ bei der Umstellung auf digitale Workflows haben wir hier für Sie zusammengestellt. 

Warum digitales Dokumentenmanagement das A und O für ein echtes Digital Office ist 

Ob Rechnungen prüfen und weiterleiten, Formulare unterschreiben, Verträge aufsetzen oder Bescheinigungen sortieren und archivieren – über alle Abteilungen und Hierarchieebenen hinweg haben wir im Büroalltag permanent mit Dokumenten zu tun. Was bis vor Kurzem noch jede Menge sprichwörtlichen „Papierkram“ bedeutet hat, lässt sich heute nahezu vollständig auf digitalem Wege bearbeiten. 53 Prozent der für den Bitkom Digital Office Index befragten Unternehmen gaben 2022 an, dass sie weniger Dokumente ausdrucken mussten als im Vorjahr (Quelle: Bitkom Research 2022). Die – am liebsten vollständige – Digitalisierung des Papiereingangs steht auch für viele Firmen ganz oben auf der Liste der Wunscheffekte durch eine vermehrt digitale Dokumentenablage. Schließlich lassen sich so wertvolle Ressourcen einsparen: Von der Arbeitszeit, die nicht mehr fürs Drucken draufgeht, über die Reduktion der – aufgrund der schwierigen Lage auf dem internationalen Papiermarkt zuletzt deutlich gestiegenen – Kosten bis hin zu einem aktiven Beitrag für mehr Nachhaltigkeit durch den Umstieg aufs „Paperless Office“ reicht die Palette der offensichtlichen Vorteile.

Infografik: Unternehmen drucken immer weniger Dokumente aus  
Aber die Umstellung auf eine digitale Dokumentenablage bedeutet viel mehr als nur „weniger Papier“: Konsequent umgesetzt, stellt sie tatsächlich nicht weniger als eine Revolution unserer Arbeitsroutinen dar. Sämtliche Daten, Dokumente und sonstigen Informationen, die innerhalb eines Workflows zum Einsatz kommen, stehen allen, die damit arbeiten sollen, jederzeit abrufbereit zur Verfügung und können schnell und einfach bearbeitet, rechtssicher archiviert oder mit Kolleginnen und Kollegen geteilt werden. Ermöglicht wird dies durch ein internes Enterprise-Content-Management-System (kurz: ECM), das gewissermaßen das „Nervensystem“ bildet, durch das sämtlicher Schriftverkehr und der damit verbundene Informationsfluss digital erfasst und verwaltet wird. Dabei kann das ECM sowohl auf einzelne Geschäftsbereiche beschränkt implementiert werden als auch umfassend im gesamten Unternehmen zum Einsatz kommen.

➜ Erfahren Sie hier mehr darüber, wie Dokumenten-Management-Systeme Ihre Abläufe optimieren können. 

➜Erfahren Sie hier mehr darüber, wie ECM-Systeme Ihre Abläufe optimieren können. 

Welche digitale Dokumentenablage passt zu Ihrem Unternehmen?

Unser Tipp: Gerade zu Beginn der Umstellung auf digitalisierte Arbeitsabläufe ist es empfehlenswert, mit einem Pilotprojekt zu starten, um mögliche Vor- und Nachteile der Programme kennenzulernen und den – häufig sehr „mächtigen“ – Funktionsumfang für die digitale Dokumentenablage mit dem tatsächlichen Bedarf in den Abteilungen abgleichen zu können. Schließlich möchten Sie am Ende möglichst nur für Features bezahlen, die für die Nutzung in Ihrem Unternehmen auch tatsächlich Sinn machen.

Viele Firmen führen das digitale Dokumentenmanagement zuerst im Rechnungswesen ein, das aufgrund seiner zahlreichen wiederkehrenden Abläufe besonderes Automatisierungspotenzial bietet. Auch ist das Papieraufkommen dort typischerweise recht hoch, sodass Einspareffekte durch die Digitalisierung leicht messbar sind. Ein anderer beliebter Kandidat für den Testlauf ist die Personalabteilung.

Auch die Art der Datenspeicherung spielt eine nicht unwesentliche Rolle bei der Wahl des Anbieters für Ihre geplante elektronische Dokumentenablage. Im Wesentlichen stehen sich hier zwei Modelle gegenüber:  
  • „On-Premises“-Lösungen: Die Software wird in die hauseigene IT-Infrastruktur integriert. Die Vergabe erfolgt über Einzel- oder Sammellizenzen, die vom Unternehmen nach Bedarf gekauft und eventuell regelmäßig erneuert werden müssen. Die Datenspeicherung findet in der Regel auf firmeneigenen Servern statt. Betrieb und Wartung müssen vollständig über die Haus-IT des Unternehmens abgewickelt werden. Ein Beispiel für „On-Premises“-Lösungen bei der digitalen Dokumentenablage ist PaperOffice.
  • „Software as a Service“ in der Cloud: Die Daten werden extern in großen Rechenzentren gespeichert und bereitgehalten. Der benötigte Speicherplatz in der Cloud wird angemietet und kann bei Bedarf nach oben oder unten korrigiert werden. Die Software für das Dokumentenmanagement wird ebenfalls online zur Verfügung gestellt und kann, je nach Lizenzierungssystem, auch von einer großen Anzahl an Benutzern ohne erhebliche Mehrkosten gleichzeitig betrieben werden. Die Wartung der Systeme, inklusive regelmäßiger Backups, übernimmt der Cloud-Anbieter. yuuvis® RAD as a Service ist ein Beispiel für cloudbasierte digitale Dokumentenablage. Gerade für kleinere Unternehmen eignet sich auch der TA Cloud Information Manager TACIM, auf den später noch näher eingegangen wird.
Daneben gibt es natürlich auch Mischformen, etwa indem auf eine interne Softwarelösung zurückgegriffen wird, die Datenspeicherung aber auf Cloud-Servern erfolgt. Auch die digitale Archivierung von Dokumenten lässt sich gesondert auslagern. Beispielsweise bietet Lager 3000 einen solchen Service als Partner von TA Triumph-Adler an. 

Bei der Entscheidungsfindung für eine geeignete Dokumenten-Management-Lösung sollten besonders zwei Aspekte im Mittelpunkt stehen: die tatsächlichen alltäglichen Anforderungen für das Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen – auch mit Blick auf sich abzeichnende Entwicklungen in der Zukunft – und die Wünsche und Bedürfnisse der Beschäftigten. Denn die schönste Digitalisierungsstrategie ist zum Scheitern verurteilt, wenn die Menschen, die damit arbeiten sollen, sie nicht mittragen. 

Viel Stoff, den es zu beachten gilt? Keine Sorge: Sie müssen das nicht alles „allein wuppen“. Holen Sie sich rechtzeitig kompetente Unterstützung für Ihre Digitalisierungsprojekte. Die Expertinnen und Experten von TA Triumph-Adler besprechen mit Ihnen, was genau Sie wollen und benötigen, stellen Hardware und Software zur Verfügung und stehen Ihnen als Wegbegleiter für die digitale Arbeitswelt mit Rat und Tat zur Seite. 

➜Mehr darüber, wie Sie mögliche Hürden auf dem Weg zum Digital Office mit Ihrem Team meistern, erfahren Sie hier. 

Win-win: Das gewinnen Sie auf jeden Fall, wenn Sie in Ihrem Unternehmen auf die digitale Dokumentenablage setzen 

  • Sie sparen Zeit und Kosten:  
    Eine digitale Dokumentenablage stellt sicher, dass alle dienstlichen Dokumente nahezu automatisch immer an den richtigen Ort weitergeleitet werden können, und benachrichtigt die betreffenden Nutzer – und nur diese. Außerdem werden Dokumente automatisch indexiert, verschlagwortet und so für die Volltextsuche mit Filter- und Sortiermöglichkeiten zugänglich gemacht. Arbeitsvorgänge werden wesentlich effizienter; zudem sinken die Ausgaben für Drucker, Toner und Papier erheblich.
  • Sie ermöglichen zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten:  
    Die elektronische Dokumentenablage ist jederzeit und überall verfügbar – Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit entsprechend erteilten Berechtigungen können so zum Beispiel auch von ihrem im Homeoffice genutzten Notebook, Tablet oder Smartphone auf die digitale Dokumentenablage dienstlich zugreifen. In welchem Umfang, das ist im Rechtemanagement genau – und zuverlässig – geregelt. 
  • Sie sorgen für eine revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente:  
    Wer wann was an einem Dokument verändert hat, lässt sich in der digitalen Dokumentenablage jederzeit nachvollziehen. Dabei bleiben sowohl die Ursprungsversion als auch sämtliche Revisionen gespeichert und abrufbar. Dies gewährt eine rechtssichere elektronische Archivierung von Dokumenten nach den strengen Regeln von GOBD und DSGVO.  
Eine gut funktionierende und zum Unternehmen passende digitale Dokumentenablage im Einsatz ist also unverzichtbar für ein Digital Office und den zugehörigen Digital Workplace, die moderne, voll vernetzte Arbeitsumgebung, bei der Softwarelösungen sämtliche Abläufe planen, steuern und kontrollieren helfen – wodurch etwa Remote Work aus dem Homeoffice und die Zusammenarbeit von Teams über verschiedene Standorte hinweg überhaupt erst ermöglicht werden.

Digitalisierte Workflows sind zudem oft deutlich schneller und effizienter als ihre analogen Vorläufer. In der Folge müssen die Beschäftigten weniger Zeit mit dem zwar vertrauten, aber lästigen administrativen „Klein-Klein“ des Büroalltags verbringen und haben mehr Raum für wirklich sinnstiftende und wertschöpfende Tätigkeiten. 

Digital Office – nur etwas für die „Großen“? 

Grundvoraussetzung für einen Digital Workplace: mindestens ein Computer oder mobiles Endgerät am Arbeitsplatz mit Zugriff auf alle benötigte Software – und die entsprechende IT-Infrastruktur, die im Hintergrund ein reibungsloses Funktionieren der gesamten Technik, inklusive des Dokumenten-Management-Systems, sicherstellt. Und hier zeigt sich auch, warum gerade für kleinere Unternehmen die erfolgreiche Digitalisierung ihrer Workflows nach wie vor eine große Herausforderung darstellt: Es fehlen oft schlicht die Kapazitäten – in finanzieller wie in personeller Hinsicht –, um eine solche IT-Infrastruktur selbst aufzubauen und zu managen. Die Zahlen aus dem Digital Office Index stützen diese These: Beinahe drei Viertel aller befragten Unternehmen nennen den erwarteten hohen Investitionsbedarf als größtes Hindernis für Digitalisierungsmaßnahmen. Zwei Drittel beklagen zu wenig qualifiziertes Fachpersonal (Quelle: Bitkom Research 2022). 

Also doch „ab in die Cloud“? Immerhin entfällt durch die Auslagerung auf externe Serverstandorte der Mehraufwand für den Betrieb und die Instandhaltung der Softwarearchitektur hinter dem DMS, was die hauseigenen IT-Fachkräfte erheblich entlastet.  

Von wegen „wolkig“ – gute Aussichten für die Cloud 

Es ist noch gar nicht lange her, da wurden Cloud-Angebote von vielen – und insbesondere von kleineren Unternehmen – eher skeptisch betrachtet. Man sorgte sich um die Sicherheit des eigenen Datenschatzes und befürchtete die Abhängigkeit von großen Anbietern, intransparente Bezahlmodelle und die Gefahr großflächiger Serverausfälle. Doch in der Realität zeigen sich die meisten dieser Bedenken als unbegründet. „Software as a Service“-Angebote sind schneller zu installieren und oft bequemer im Handling als umfangreiche „On-Premises“-Lösungen und eignen sich gerade für einen niedrigschwelligen Einstieg in digitale Workflows besonders gut. An anderer Stelle haben die Anbieter nachgebessert: Eine DSGVO-konforme Datenspeicherung auf Servern mit EU-Standort ist mittlerweile Standard. 

Und der Schutz vor Datenverlusten? Selbst wenn es sich subjektiv noch immer am sichersten anfühlen mag, alle Daten „zu Hause“ auf dem eigenen Server abzulegen – im Falle einer Cyberattacke oder auch nur eines einfachen Stromausfalls sind die ausgeklügelten Sicherheitssysteme von Cloud-Rechenzentren denen der meisten Mittelständler nach wie vor weit überlegen. Dementsprechend setzt inzwischen auch die Mehrheit der Entscheider in allen Wirtschaftszweigen verstärkt auf die Cloud oder ein Hybridmodell. Lediglich maximal 20 Prozent der für den Bitkom Digital Office Index 2022 Befragten wollen an reinen „On-Premises“-Lösungen festhalten (Quelle: Bitkom Research 2022). 

➜Sie möchten mehr über Cloud Computing erfahren? Lesen Sie hier eine Zusammenfassung der wichtigsten Aspekte. 

Wir stellen vor: TACIM – so smart geht digitale Dokumentenablage für KMU 

TACIM steht für TA Cloud Information Manager, eine cloudbasierte Dokumentenverwaltung aus dem Hause TA Triumph-Adler, die mit besonderem Augenmerk auf die Bedürfnisse kleinerer und mittlerer Unternehmen entwickelt wurde, die in ihren Teams hybrides Arbeiten ermöglichen wollen. Mit TACIM wird Ihre dienstliche Dokumentenablage jederzeit und überall digital verfügbar – intuitiv, schnell und kostengünstig dank Cloud-Speicherung und unter Einhaltung der strengen Vorgaben der DSGVO. 

So funktioniert TACIM

Die Anwendung wird als „Software as a Service“-Produkt bereitgestellt und ist nach erfolgter Anmeldung sofort einsatzbereit. Eine aufwendige Installation auf eigenen Servern und Endgeräten entfällt; TACIM lässt sich daher unkompliziert und schnell in bestehende Prozesse implementieren. Zugriff auf die gespeicherten Dokumente sowie Scannen und Ablage mit HyPAS™ sind sowohl per Webclient als auch über eine Mobile-App-Version möglich. Im Online-Dashboard erlauben übersichtliche Ordnerstrukturen und die OCR-Volltextsuche mit standardisierter Verschlagwortung eine intuitive Verwaltung der digitalen Dokumentenablage – auch ganz ohne Vorkenntnisse. Das macht TACIM zum idealen Tool für die (mobile) Zusammenarbeit etwa zwischen verschiedenen Fachabteilungen oder mit Freelancern. Selbst einfache Workflows, wie beispielsweise die Prüfung und Freigabe von Rechnungen, lassen sich mit dem TA Cloud Information Manager effektiver und schneller erledigen. Das System bietet dafür frei verfügbare Vorlagen an. 

Zusätzlich zu den standardisierten Kriterien für die Indexierung können Nutzer mit Administratorrechten auch eigene Dokumentenklassen mit zugehörigen Attributen anlegen und so die Dokumentenablage weiter verfeinern. 

Ob der Mitarbeiter im Homeoffice oder die Kollegin auf Dienstreise: Einmal für die entsprechenden Zugriffsrechte freigeschaltet, können Nutzer mit TACIM vollständig zeit- und ortsunabhängig Dokumente erfassen, bearbeiten und archivieren. Sogar vom (privat genutzten) Notebook oder Smartphone aus. 

Die Lizenzierung von TACIM erfolgt auf Basis der gewünschten Speicherkapazität in der Cloud, weshalb die Zahl der Benutzer pro Lizenz – anders als bei vielen Anbietern – nicht eingeschränkt ist. Eine Anpassung des Speicherplatzes ist monatlich möglich, was die Flexibilität weiter erhöht. 

Und die Sicherheit? 

Beim TA Cloud Information Manager werden alle Daten zentral auf Servern mit europäischem Standort in der Cloud verwaltet und dort verschlüsselt und unter Einhaltung aller DSGVO-Standards abgelegt. Benutzer müssen sich vor dem Zugriff auf die Cloud autorisieren und können jeweils nur die Dokumente lesen oder bearbeiten, für die ihnen zuvor die entsprechenden Rechte zugewiesen wurden.

Das System ermöglicht über die Verlaufshistorie jederzeit die Herstellung früherer, inklusiver gelöschter Versionen, sodass die Informationssicherheit gewährt bleibt, selbst wenn mehrere Nutzer parallel an einem Dokument gearbeitet haben.
Digitalisierung leicht gemacht 
Mit dem cloudbasierten Konzept von TACIM werden auch kleine und mittlere Unternehmen (die oft weder über eine personalstarke IT-Abteilung noch über hohe Budgets für die Einführung neuer Software verfügen) in die Lage versetzt, ihre Dokumentenablage clever digital zu verwalten – auch mobil oder vom Homeoffice aus. Zu überschaubaren monatlichen Kosten, einfach zu skalieren und aktuellsten Sicherheitsstandards entsprechend. Ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum Digital Workplace und dem papierlosen Büro.

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