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    28.03.2024

    So geht revisionssichere Archivierung in der Cloud

    Revisionssichere Archivierung in der Cloud
    Lesen Sie hier alles, was Sie über die digitale Archivierung von Dokumenten wissen müssen und wie Revisionssicherheit heute in der Cloud umgesetzt wird.

    So geht revisionssichere Archivierung in der Cloud

    Alltag in einem mittelständischen Betrieb, Abteilung Einkauf und Lagerlogistik: Der Lieferant wurde bezahlt, nun muss die Rechnung korrekt im System abgelegt werden. Und zwar so zügig wie möglich – und am besten automatisch –, während zeitgleich eine Fälligkeitsmeldung aufploppt: Die Vorlage für das Retourenformular muss dringend angepasst werden. Derweil liegen der HR-Abteilung neue Arbeitsverträge für diverse Fachabteilungen unterschrieben vor, die jetzt an die zuständigen Führungskräfte zum Gegenzeichnen gehen sollen. Und dann trudelt auch noch eine Mailanfrage aus der Marketing-Abteilung ein: Für die Festschrift zum 50-jährigen Firmenjubiläum werden Geschichten früherer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gesammelt. Ob es möglich sei, dafür Einsicht in alte Personalakten zu erhalten?

    Was diese kleinen Szenen aus dem Arbeitsleben veranschaulichen: Unternehmen müssen täglich eine Vielzahl von Dokumenten managen, die in rascher Folge erstellt, zur Weiterbearbeitung durchgereicht und – früher oder später – archiviert werden müssen.

    Dokumentenmanagement heute – digital und besser

    Anstelle von tonnenweise Briefpost, Häkchen auf Laufzetteln und mühsam abgetippten Reinschriften haben es die Beschäftigten in den Unternehmen dabei mittlerweile überwiegend mit Dokumenten in digitaler Form zu tun. Und die lassen sich – ein modernes, softwaregestütztes Dokumenten-Management-System (DMS) bzw. Enterprise Content Management (ECM) vorausgesetzt – oft weitaus schneller und effizienter bearbeiten als ihre analogen Vorläufer. Die Kundenanfrage kommt per E-Mail und kann anhand von Schlagwörtern unverzüglich an die zuständige Abteilung weitergeleitet werden. Die Compliance-Vereinbarung für die neue Mitarbeiterin am anderen Standort wird als PDF zugestellt und per elektronischer Signatur unterzeichnet. Der gute alte Laufzettel ist gänzlich überflüssig, denn im Dokumenten-Management-System wird automatisch hinterlegt, wer wann an welchem Dokument gearbeitet hat.

    Die Digitalisierung macht eben doch vieles einfacher. Und eröffnet ganz neue Möglichkeiten. Denn manche Formen des Arbeitens, wie Remote Working, Homeoffice und hybride, vernetzte Teams über mehrere Standorte und Landesgrenzen hinweg, wären ohne digitale Dokumente und Workflows gar nicht denkbar geschweige denn umsetzbar.

    Vom Aktenkeller zur Cloud-Archivierung

    Und wenn die Bearbeitung eines digitalen Dokuments abgeschlossen ist? Wandert es ins Archiv. Wer jetzt spontan an fahrbare Aktenschränke im Keller, vollgestopft mit Kisten und Ordnern, denkt, sollte sich rasch umgewöhnen: Das digitale Archiv von heute lagert platzsparend auf Festplatten und Servern im Unternehmen oder – immer häufiger – in der Cloud. Gerade für kleinere Firmen, die weder über die nötigen IT-Fachkräfte noch über geeignete Räumlichkeiten verfügen, um eigene Dateiserver zu managen, stellt die Cloud-Archivierung eine vergleichsweise kostengünstige und ressourcenschonende Option dar. Mit einer Lösung wie zum Beispiel yuuvis® RAD as a Service von TA Triumph-Adler lassen sich digitale Dokumentenprozesse einfach und effizient in die Cloud verlagern und dort auch langfristig archivieren.

    Die Sicherheit der gespeicherten Dokumente spielt bei yuuvis® RAD as a Service dabei eine herausragende Rolle, denn die Anforderungen an digitale Archive sind sehr hoch.

    Für archivierte Dokumente – ob digital oder in Papierform – gilt, dass sie jederzeit leicht wieder auffindbar sein sollten. Zumindest aber so lange, wie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten. Für steuerrechtlich relevante Unterlagen liegen diese zwischen sechs und zehn Jahren. Lange Zeiträume, innerhalb derer selbstverständlich auch sichergestellt sein muss, dass nicht etwa (unbemerkt) Änderungen am Original vorgenommen wurden.

    „Revisionssichere Archivierung“ lautet hier das Stichwort. Ein Begriff, den wir Ihnen in den folgenden Kapiteln nicht nur verständlich machen, sondern den wir auch praktisch einordnen möchten. Erfahren Sie, 
    • was Sie als Unternehmerin oder Unternehmer wissen müssen, um bei der Archivierung Ihrer wertvollen Dokumente „auf Nummer sicher gehen“ zu können, 
    • wie sich die zunächst oft sehr streng erscheinenden rechtlichen Vorgaben für die Archivierung von Dokumenten praktisch in den Arbeitsalltag integrieren lassen, 
    • wie Sie und Ihr Team konkret von Revisionssicherheit beim Dokumentenmanagement profitieren  
    • und warum die Cloud-Archivierung dabei eine tragende Rolle spielt.
     ➔Zum Weiterlesen: Wie geht revisionssichere Archivierung? Wichtige Aspekte nochmals kurz zusammengefasst.

    Was bedeutet Revisionssicherheit?

    Ganz allgemein gesprochen: Revisionssicherheit liegt dann vor, wenn gespeicherte Daten – egal ob in eine Tontafel geritzt, auf Papier geschrieben oder als Datei auf einem Server abgelegt – so aufbewahrt werden, dass die ursprüngliche Information dauerhaft erhalten bleibt und nicht nachträglich geändert werden kann. Es muss zu einem beliebigen Zeitpunkt möglich sein, die Daten vollständig und in ihrem Originalzustand zum Zeitpunkt der Speicherung einzusehen. Speziell bei Steuerprüfungen ist eine solche Wiedereinsicht relevant, aber auch bei Rechtsstreitigkeiten aller Art oder wann immer ein Vorgang aus der Vergangenheit eindeutig nachvollzogen werden soll. Daher rührt denn auch der juristische Begriff „Revision“ in diesem Zusammenhang. Es geht also um den Schutz von rechtlich bedeutenden Dokumenten vor Verlust oder gar Fälschung. Und zwar insbesondere, wenn diese Dokumente in digitaler Form verarbeitet und gespeichert werden.

    Archivieren und Erhalten

    Dass Datensätze verloren gehen oder absichtlich verändert werden und Dokumente sich fälschen lassen, das ist freilich kein neuartiges Problem des Digitalzeitalters, sondern in der Menschheitsgeschichte mindestens so alt wie die Schrift selbst. Doch die wohl größte Errungenschaft der digitalen Datenverarbeitung – Dokumente einfacher und schneller als jemals zuvor erstellen, vervielfältigen und bearbeiten zu können – birgt logischerweise auch Risiken. Nicht nur, was die Möglichkeiten betrifft, gespeicherte Inhalte im Nachhinein zu manipulieren. Auch die Haltbarkeit der meisten digitalen Medien ist begrenzt. Die eingangs erwähnten Tontafeln und Schriftstücke sind da – zumindest in der Theorie – weniger anfällig. Redewendungen wie „in Stein gemeißelt“ oder „Papier ist geduldig“ sprechen für sich. Den Ausdruck „wie auf CD-ROM gebrannt“, um Wertbeständigkeit zu unterstreichen, haben Sie sicherlich aus gutem Grund noch nie gehört.

    Wann ist ein digitales Archiv revisionssicher?

    Dass es eigener Regeln bedarf, um Vorgänge in einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt weiterhin nachvollziehbar und sicher archivieren zu können, hat mittlerweile auch der Gesetzgeber erkannt. Seit 1. Januar 2015 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz: GoBD. Dabei handelt es sich um Richtlinien des deutschen Bundesfinanzministeriums, die die Aufbewahrung und Dokumentation von (digitalen) Geschäftsunterlagen regeln. Alle Unternehmen im Land sind, unabhängig von Branche und Größe, dazu verpflichtet, sich an diese Richtlinien zu halten.

    Unter anderem sehen die GoBD Aufbewahrungspflichten von sechs Jahren für übliche schriftliche Geschäftskorrespondenz (inklusive E-Mails) vor. Für Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen wie Jahresabschlüsse oder Handelsbilanzen sind sogar bis zu zehn Jahre Pflicht. Um als revisionssicher zu gelten, genügt es dabei nicht, alle Dokumente entsprechend gesichert vorzuhalten. Auch der Weg dahin muss nachvollziehbar festgehalten werden. Diese Verfahrensdokumentation umfasst sämtliche vom Unternehmen zu Archivierungszwecken angewandten Techniken, einschließlich Software wie DMS und ECM-Systemen und der Arbeitsweise der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Sprich: Workflows, die mit dem Dokumentenmanagement in Verbindung stehen, sind ihrerseits zu dokumentieren. Der allgemeinen Archivierungspflicht aus den GoBD stehen weitere gesetzliche Regelungen gegenüber, etwa die EU-weit gültige Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Das darin enthaltene Recht einer Person auf vollständige Löschung ihrer personenbezogenen Daten kann im Einzelfall mit den Aufbewahrungspflichten von Unternehmen in Widerspruch geraten.

    ➔Zum Weiterlesen: So machen Sie Ihr Dokumentenmanagement revisionssicher

    Ihnen schwirrt inzwischen der Kopf? Keine Sorge, Sie müssen die Umsetzung der rechtlichen Vorgaben nicht im Alleingang schaffen. Der Branchenverband der Hersteller von Dokumenten-Management-Software VOI (Verband Organisations- und Informationssysteme) hat mit dem sogenannten „Code of Practice“ einen umfassenden Leitfaden für den rechtssicheren Umgang mit elektronischen Dokumenten erstellt, der regelmäßig aktualisiert wird. Daraus lassen sich eine Reihe von Grundsätzen ableiten, die helfen, das Prinzip der revisionssicheren Archivierung zu verstehen und in die Praxis umzusetzen. Im nachfolgenden Kapitel haben wir diese Grundsätze für Sie übersichtlich aufgelistet.

    Mit dem passenden ECM-System auf der sicheren Seite beim Dokumentenmanagement

    Vorweg sei gesagt, dass mit den meisten aktuellen DMS und ECM-Lösungen auf dem Markt grundsätzlich eine revisionssichere Archivierung möglich ist – auch in der Cloud. Um bei der Auswahl eines passenden ECM-Systems auf Nummer sicher zu gehen, bietet es sich an, auf anerkannte Zertifizierungen der Softwareanbieter zu achten, zum Beispiel in Form einer Bescheinigung nach IDW PS 880 des Instituts für Wirtschaftsprüfer.

    Allerdings sollten Sie sich als Entscheiderin oder Entscheider mit den Regeln und Vorgaben für Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrestriktionen und Dokumentationspflichten auf alle Fälle vertraut machen, um sicherzustellen, dass die Workflows in Ihrem Unternehmen diesen Standards auch tatsächlich entsprechen. Dabei kann es auch hilfreich sein, sich eine alte Weisheit aus der IT-Abteilung vor Augen zu führen: Die beste Software der Welt ist nutzlos, wenn ihre Anwender nicht wissen, wie sie anzuwenden ist.

    ➔Zum Weiterlesen: Alles, was Sie über Dokumenten-Management-Systeme wissen müssen. Mit vielen weiteren praktischen Tipps, auch zum Thema Archivierung in der Cloud.

    10 Grundsätze fürs revisionssichere Archivieren 

    Ordnungsmäßigkeit / Compliance

    Alle Belege, Dokumente und Aufzeichnungen müssen gemäß der aktuell gültigen rechtlichen Vorgaben und der unternehmensinternen Compliance-Regeln ordnungsgemäß archiviert werden.

    Vollständigkeit und Schutz vor Verlust

    Kein Dokument darf verloren gehen oder vor Ablauf seiner jeweiligen Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Maßnahmen zur Datensicherung und wiederherstellung müssen implementiert werden, um Datenverluste zu verhindern. 

    Authentizität und Datenintegrität

    Die Identität und Echtheit der archivierten Dokumente müssen jederzeit verifiziert werden können. Es ist daher entscheidend, sicherzustellen, dass die enthaltenen Daten während ihrer gesamten Lebensdauer unverändert und authentisch bleiben.

    Revisionssichere Archivierung und ECM – 
    Von der Pflicht zur Kür

    Viele Regeln zu beachten und umfangreiche Berichtspflichten – da steht die Frage im Raum: Wie sollen Führungskräfte und Mitarbeiter im Unternehmen, insbesondere bei kleinen und mittleren Betriebsgrößen, das alles leisten können? Und dabei „nebenbei“ noch ihrer eigentlichen Tätigkeit nachgehen? Müssen wir etwa alle viel mehr arbeiten, um rechtlich auch in Zukunft auf der sicheren Seite zu stehen? Die Antwort darauf ist glücklicherweise ein klares “Nein“ und es ist einmal mehr die Digitalisierung selbst, welche den Lösungsweg für ihre eigenen neu entstandenen Herausforderungen bereits mit sich bringt. Denn mit einem softwaregestützten Dokumentenmanagement, selbstverständlicher Kernbestandteil jedes modernen ECM-Systems, lassen sich viele Vorgänge der Archivierung im Arbeitsalltag komplett automatisieren. Auch die geforderte – und bei vielen Unternehmern als Zeitfresser berüchtigte – Verfahrensdokumentation kann sich, einmalig festgeschrieben und im ECM-System implementiert, zum Selbstläufer entwickeln. Die zugehörigen Protokolle für jedes Dokument werden dann automatisch erstellt, sobald es erstmals im System auftaucht.

    Ein Beispiel aus der Praxis

    Mitarbeiterin A möchte ein Dokument bearbeiten. Dafür meldet sie sich im System mit ihrer eindeutigen Kennung an. Das ECM setzt automatisch einen Vermerk, wer an dem Dokument arbeitet – und einen Zeitstempel, anhand dessen die exakte Bearbeitungszeit später nachvollzogen werden kann. Zudem werden alle Änderungen laufend protokolliert und die so erzeugten Zwischenstände ebenfalls abgespeichert. Wenn nun Mitarbeiter B zu einem späteren Zeitpunkt auf eine ältere Version des Dokuments zugreifen möchte, um Änderungen nachvollziehen zu können, so ist das über die Versionshistorie und anhand der Zeitstempel und Mitarbeitersignaturen problemlos und schnell möglich. Diese Archivierung „on the go“ erfolgt automatisch im Hintergrund. Die Mitarbeitenden müssen sich nicht selbst darum kümmern. Unter anderem werden auf diese Weise auch endlich revisionssichere E-Signaturen möglich. Denn der Zeitpunkt der Unterschrift und der seitdem unveränderte Zustand des (selbstverständlich verschlüsselt) archivierten Dokumentes lassen sich über das Archivsystem des ECM einwandfrei nachweisen.

    Kein Wunder, dass auch im lange Zeit als eher skeptisch in Digitalisierungsfragen geltenden deutschen Mittelstand inzwischen immer mehr Unternehmer auf die Vorteile von ECM-Systemen setzen. Laut einer aktuellen Erhebung des Branchenportals Bitkom, hatten 2022 bereits mehr als 75 Prozent aller befragten Dienstleistungsunternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern ECM-Lösungen im Einsatz. Bei den Unternehmen mit bis zu 500 Mitarbeitern sogar über 80 Prozent (Quelle: Bitkom Research 2022) 

    ➔Zum Weiterlesen: So klappt es mit der Einführung eines ECM-Systems auch in Ihrem Unternehmen.

    Cloud Archivierung erleichtert den Arbeitsalltag

    Besonders unkompliziert und angenehm wird das Arbeiten mit einem ECM-System dann, wenn die automatische Datenspeicherung über eine Cloud erfolgt. Nun können sogar mehrere Personen zur selben Zeit und von verschiedenen Geräten und Standorten an Versionen, die innerhalb des cloudbasierten ECM von demselben Ursprungsdokument erzeugt wurden, arbeiten, ohne dass Inhalte versehentlich überschrieben werden oder plötzlich mehrere gleichnamige Dateien mit unterschiedlichen Bearbeitungsständen im Umlauf sind. So manche bis dato gefürchtete Dauer-Fehlerquelle im Umgang mit digitalen Dokumenten gehört also im Zeitalter des ECM der Vergangenheit an. Und macht damit moderne, hybride Arbeitsweisen, rechtskonformes Homeoffice und eine echte revisionssichere Archivierung überhaupt erst möglich.

    Betrachten Sie die Sache mit den gestiegenen rechtlichen Anforderungen also auch einmal positiv: Nehmen Sie diese zum Anlass, um mit Ihrem Unternehmen auf zeitgemäßes digitales Dokumentenmanagement zu setzen, das den „code of practice“ gewissermaßen in seine DNA geschrieben hat. Etwa mit einem cloudbasierten ECM-System wie yuuvis® RAD as a Service aus dem Hause TA Triumph-Adler. Passend konfiguriert sorgen Sie mit der Archivierung in der Cloud dafür, dass „Revisionssicherheit“ nicht nur dem Steuerprüfer die Arbeit erleichtert – sondern allen Ihren Mitarbeitenden, jeden Tag. Durch effiziente, transparente und jederzeit nachvollziehbare Prozesse.

    Viel mehr als nur Rechtssicherheit:
    Das bringt ihnen die revisionssichere Archivierung 

    • Finden statt Suchen im Archiv: In einem revisionssicheren Archiv sind dank der übersichtlichen Ablage und der Möglichkeit zur Indexsuche mit Schlagworten alle Dokumente jederzeit nur den sprichwörtlichen „einen Mausklick“ entfernt. Das spart jede Menge Zeit und Nerven. 
    • Klare Verteilung von Rechten und Rollen: Vom Schülerpraktikanten bis zur Chefin – wer in welchem Umfang Zugriff auf Dokumente hat, ist im digitalen Rechte-und-Rollen-Management klar geregelt. Um Einsicht in sensible Daten zu erhalten, ist eine Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) selbstverständlich Pflicht. 
    • Flexibles Arbeiten: Auf die elektronisch archivierten Dokumente können, entsprechende Berechtigungen immer vorausgesetzt, Ihre ans ECM angebunden Mitarbeiter jederzeit und standortunabhängig - z.B. auch von mobilen Endgeräten aus - zugreifen. Homeoffice? International operierende Teams? Alles sicher möglich. 
    • Schutz vor Datenverlust: Änderungen an Dokumenten werden laufend gespeichert und in regelmäßigen Zeitabständen wird automatisch eine neue Version erzeugt. Das passiert auch immer dann, wenn sich Mitarbeitende mit ihrer Kennung zum Lesen oder Bearbeiten neu in das Dokument einloggen. Alle Versionen bleiben dauerhaft im Archiv abrufbar. 
    • Mehr Transparenz nach innen und außen: Die lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Abläufe bei der revisionssicheren Archivierung sorgt nicht nur für effizientere Workflows im täglichen Betrieb – und damit für zufriedenere Mitarbeiter. Sie stärkt auch das Vertrauen Ihrer Kunden und Geschäftspartner in Ihre Integrität als Unternehmen. 
    • Im Einklang mit GoBD, DSGVO – und den Regeln von morgen: Die rechtlichen Grundlagen sollten Sie zwar kennen – aber Sie müssen im Tagesgeschäft nicht ständig über die korrekte Umsetzung nachdenken. Das übernimmt das ECM für Sie. 
      In Zeiten volatiler Märkte und rasanten technologischen Fortschritts müssen allerdings auch die Spielregeln für Alle immer wieder angepasst werden. Gut beraten, wer im Dschungel von Gesetzen und Verordnungen auf starke Partner setzt, die neue Entwicklungen stets im Blick behalten und helfen, Ihre Systeme frühzeitig anzupassen. So wie TA. 
    ➔Zum Weiterlesen: Aktuelle Cloud-Lösungen von TA Triumph-Adler 

    Sonnige Aussichten: 
    Revisionssichere Archivierung in der Cloud: 

    Gerade für kleinere Unternehmen stellen fehlende räumliche oder technische Kapazitäten eine Hürde bei der praktischen Umsetzung der revisionssicheren Archivierung dar. Gegenüber den traditionellen Speicherwegen „On Premises“, also auf eigenen Servern im Hause oder als fix erworbener Netzwerkserver in einem (nahegelegenen) Rechenzentrum, wird die Auslagerung von Speicherkapazitäten in die Cloud immer beliebter. Die Vorteile liegen auf der Hand: 
    • Unternehmen mieten sich beim Cloud-Anbieter ein und bezahlen nur für den tatsächlich genutzten Speicherplatz.  
    • Die schiere Größe der Cloud-Rechenzentren bedeutet praktisch endlose Skalierbarkeit.  
    • Gleichzeitig sind die Daten und Programme wirklich rund um die Uhr verfügbar, auch außerhalb der eigenen Geschäftszeiten.  
    • Die Wartung der Server, inkl. regelmäßiger Backups und Patches wird ebenfalls durch den Cloud-Anbieter übernommen, was die Haus-IT enorm entlastet.  
    • Zudem verringert sich der Installationsaufwand für neue Software erheblich, wenn diese aus der Cloud direkt aufgerufen werden kann.
    Software-as-a-Service oder kurz: SaaS lautet das Zauberwort, auf das auch immer mehr Mittelständler heute setzen. Angebote wie yuuvis® RAD as a Service von TA Triumph-Adler funktionieren nach genau diesem Prinzip. 

    ➔Zum Weiterlesen: Was ist Software-as-a-Service? 

    Die Cloud und die Sicherheit – Es war einmal ein Vorbehalt

    Deutsche Unternehmen sind tatsächlich Spätzünder in Sachen Cloud Computing. 2014 lag der Anteil der Firmen, die hierzulande regelmäßig Cloud-Lösungen in Anspruch genommen haben, noch bei schlappen 11 Prozent. Im Jahr 2021 hat sich diese Zahl deutlich erhöht und liegt inzwischen über der 40 Prozent Marke (Quelle: IW Consult 2022). Die wichtigsten Gründe für den Vertrauenszuwachs:
    • In puncto Cybersicherheit und zugehörige Maßnahmen können Cloud-Rechenzentren naturgemäß ganz andere Geschütze auffahren, als dies einem typischen Mittelständler mit überschaubar großer IT-Abteilung möglich ist. In Zeiten wachsender (und durchaus berechtigter) Sorge vor Cyberangriffen ein nicht vom Tisch zu weisendes Argument für die Cloud Archivierung.
    • Beim bedeutenden Thema Datenschutz – einst der zentrale Kritikpunkt von Cloud-Skeptikern – hat die Cloud mittlerweile gegenüber ihren Anfangstagen gewaltig aufgeholt. Waren die Serverstandorte in den frühen Tagen der Cloud-Technologie noch fast ausschließlich in den USA, der Heimat der meisten großen Techkonzerne zu finden – und damit deren örtlicher Gesetzgebung unterworfen – so gibt es mittlerweile immer mehr Anbieter aus der EU und europäischen Nachbarstaaten, die das Thema Datenschutz weitaus sensibler handhaben. Verschlüsselte Speicherung, strikte Einhaltung von DSGVO & Co. oder zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung sind an deutschen und europäischen Cloud-Standorten längst eine Selbstverständlichkeit. Hinzu kommt die hohe Ausfallsicherheit der Serverzentren. Die meisten Unternehmen können all dies mit ihrer eigenen Infrastruktur so nicht abbilden.
    ➔Zum Weiterlesen: Was Sie beim Umzug in die Cloud beachten sollten

    Auf in die Cloud – Mit yuuvis® RAD as a Service

    Yuuvis® RAD as a Service, die zeitgemäße ECM-Lösung von TA Triumph-Adler fungiert nicht nur als externe Speicher für die revisionssichere Cloud-Archivierung, sondern verlagert das gesamte Dokumentenmanagement nebst zugehöriger Workflows in die Cloud. Nutzer haben alle Vorteile eines ECM-Systems ohne sich um technische Belange kümmern zu müssen. Denn dafür ist als sogenannter „Managed Services Provider“ TA Triumph-Adler zuständig. Automatische Updates auf die neueste Softwareversion? IT-Security und Datenschutz? Alles inklusive! TA arbeitet mit dem Schweizer Anbieter Exoscale zusammen. Alle für yuuvis® RAD as a Service genutzten Hochsicherheits-Rechenzentren befinden sich in Europa und erfüllen die geltenden Compliance-Anforderungen, unter anderem die ISO 27001 und die ISO 9001.

    Namhafte Unternehmen wie etwa Hitachi Europe setzen bereits auf das Cloud-Angebot von TA Triumph-Adler. „Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter waren sofort von der Software angetan“, erzählt Strategieplaner Lars Krüger. Was ihn dabei besonders überzeugt habe? Die hohen Sicherheitsstandards! „Das konnte uns kein Wettbewerber bieten“, so der Manager.
    Ihre Vorteile mit Yuuvis® RAD as a Service im Überblick
    • Dokumente werden strukturiert erfasst, bearbeitet, verwaltet und gespeichert. Sie finden jederzeit sofort das Dokument, das Sie gerade benötigen. 
    • Die Archivierung Ihrer Dokumente über die Cloud erfolgt revisionssicher. 
    • Intuitive Workflows sorgen für effiziente und transparente Abläufe. 
    • Ihre Dokumente sind rund um die Uhr und von jedem berechtigten Endgerät aus verfügbar. 
    • yuuvis® RAD as a Service ist schnell und unkompliziert per Weblink installierbar und sofort einsatzbereit. 
    • Zugriff auf MS Office und Outlook und Schnittstellen zu weiteren Systemen wie SAP, Datev oder MSDynamics können geschaffen werden. 
    • Sie zahlen monatlich nur für die Komponenten, die Sie auch tatsächlich nutzen. Änderungen können jederzeit hinzugebucht oder abbestellt werden. So bleiben Sie flexibel bei überschaubaren laufenden Kosten. 
    • Ihre IT-Abteilung wird entlastet: TA Triumph-Adler übernimmt als Managed Services Provider sämtliche technischen Aufgaben rund um Wartung und Sicherheit. Dazu gehören u.a. Backups, Patches und Updates sowie Maßnahmen zum Datenschutz und zum Schutz vor Cyberkriminalität. 
    Mit TA Triumph-Adler an Ihrer Seite haben Sie als Unternehmen nichts zu befürchten, wenn es um die – auch zukünftige – rechtskonforme und sicherere Verwaltung und Archivierung Ihrer Dokumente in der Cloud geht. 
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