An den 15 Standorten von Nord-Ostsee Automobile laufen die internen Prozesse jetzt komplett über digitale Workflows – dank der ECM-Module von TA Triumph-Adler.
Rechnungen verstecken sich häufig, um später an den unmöglichsten Orten wieder aufzutauchen. Allerdings erst, wenn die Skontofrist abgelaufen oder bereits die zweite Mahnung eingetrudelt ist. Das ärgert Mitarbeiter, Lieferanten und Kunden. Auf diesen Ärger hatte Nord-Ostsee Automobile keine Lust mehr. Der Autohändler beschäftigt an 15 Standorten in Schleswig-Holstein und Hamburg mehr als 1.000 Mitarbeiter und verkauft jährlich mehr als 10.000 Fahrzeuge. Das bedeutet jede Menge ausgehende und eingehende Rechnungen. Einige kommen auf Papier, andere als E-Mail. Was tun? Weiterhin Papierrechnungen scannen oder gar E-Mails ausdrucken?
„Wir wollten einen konsequent digitalen Rechnungs-Workflow“, sagt Jörn Sander, Head of Finance (CFO) und Mitglied der Geschäftsführung bei Nord-Ostsee Automobile. Rechnungen digital zu verarbeiten, hat aus seiner Sicht gleich zwei Vorteile: Der Sinn eines digitalen Workflows erschließt sich jedem auf Anhieb. Und weil das so ist, wird damit die Tür zur Digitalisierung weiterer Prozesse weit geöffnet. Also wandte sich Sander an TA Triumph-Adler als eine Art „Generalunternehmer“, der ihm dabei helfen sollte, sämtliche Unternehmensprozesse zu überprüfen und zu optimieren. Und tatsächlich fand TA Triumph-Adler jede Menge weitere Stellschrauben: den Posteingang, Personal- und Kfz-Akten, Vertrags- und Bewerbermanagement. Schritt für Schritt wurde alles digitalisiert. Das ist das Schöne an ECM: Enterprise-Content-Management-Lösungen sind als Module aufgebaut und funktionieren unabhängig voneinander.
ECM: So geht digital
Das erste ECM-Modul war das Rechnungswesen. „Beim Rechnungs-Workflow haben wir uns im Vorfeld die Ist-Prozesse bei Nord-Ostsee Automobile angeschaut und darauf basierend die Soll-Prozesse entwickelt“, sagt Erik Grochowski, Sales Manager – Content Services & ICT bei TA Triumph-Adler. Was an Prozessen sinnvoll war, wurde übernommen, alles andere hinterfragt und optimiert. Die Basis für die neuen Prozesse legen Dokumenten-Management-Systeme (DMS). Viele kleinere Unternehmen entscheiden sich dauerhaft für eine DMS-Lösung. Für sie ist die revisionssichere Archivierung entscheidend, die standardisierten Workflows nehmen sie als Bonus wahr. Nord-Ostsee Automobile griff lieber direkt zu einer
ECM-Lösung, die mitsamt der – bei ECM automatisierten – Workflows passgenau auf die Bedürfnisse des Unternehmens konfiguriert wird.
Im neuen Prozess wandern die Rechnungen jetzt direkt in die richtigen Abteilungen. Nur wo das unklar ist, gehen sie an die Kreditorenbuchhaltung. Inhaltlich werden die Rechnungen von den Fachabteilungen überprüft und – soweit möglich – freigegeben. Ein Klick – und die Rechnung ist sowohl freigegeben als auch im System abgespeichert.
Entscheidend: die Mitarbeiter mitnehmen
So einleuchtend die Idee einer digitalen
Rechnungsbearbeitung und Rechnungsprüfung ist, ein Selbstläufer ist sie keineswegs. Zauderer und Zögerer gibt es immer und überall, ebenso wie Mitarbeiter, die auf vertrauten Routinen beharren. Deshalb ist es entscheidend, gerade die wichtigsten Mitarbeiter – in diesem Fall die Kreditorenbuchhaltung – früh einzubinden. „Bei denen muss der Funke überspringen“, sagt TA Sales Manager Grochowski. Die Mitarbeiter müssen die Abläufe als besser und als passend und richtig erleben. „Es muss ihr eigener, selbst gestalteter Rechnungs-Workflow sein – und nichts, was wir von TA Triumph-Adler ihnen überstülpen.“
Vom ersten Besuch der TA-Experten bis zum rundlaufenden Workflow dauerte es kein halbes Jahr. Als im nächsten Schritt die
digitale Personalakte eingeführt wurde, fremdelte niemand mehr mit den digitalen Workflows. Anschließend wurden ebenso rasch wie erfolgreich die nächsten ECM-Module etabliert: zuerst das Bewerbermanagement als Erweiterung der Personalakte, das komplette
Vertragsmanagement und nicht zuletzt – nicht unwichtig für Autohäuser –
digitale Kfz-Akten. Dabei wird jedes einzelne Fahrzeug mit seinen Stammdaten geführt. In der Datenmaske liegen alle Informationen gesammelt vor – von der Modell¬bezeichnung bis zur Sonderausstattung. Wartung, TÜV und Reparaturen können in die digitale Fahrzeugakte ebenso aufgenommen werden wie Rechnungen, Verträge oder Handbücher.
Irgendwie deutlich bequemer. Bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von Nord-Ostsee Automobile ist diese Botschaft angekommen. Jetzt geht’s weiter: „Auf unserem Digitalisierungskurs benötigen wir umfassendes Know-how“, sagt CFO Sander. „TA Triumph-Adler ist hierfür der richtige Partner.“
