TA Triumph-Adler informiert: Wie moderne ECM-Systeme Input und Output Management in gemeinsamen Workflows abbilden – und warum eine Trennung der Begriffe keinen Sinn mehr macht.
Input und Output Management – zwei, die zusammengehören
Egal ob vom PC-Arbeitsplatz am Firmenstandort, mobil von unterwegs oder aus dem Homeoffice – Menschen, die einem „Bürojob“ nachgehen, arbeiten in erster Linie mit Dokumenten. Jede Menge Schriftstücke, analog oder digital, kursieren täglich im Unternehmen und durchlaufen dabei diverse Stadien und Abteilungen. Manche werden direkt von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erstellt, manche kommen über den Posteingang von außen. Alle müssen gewissenhaft erfasst, korrekt zugeordnet und weiterbearbeitet werden. Die einen, um das Unternehmen letztlich wieder zu verlassen – etwa als Kundenanschreiben, Rechnung, Werbemittel oder Vertragsdokument, das nur um eine Unterschrift ergänzt werden musste. Andere verbleiben inhouse: abgelegte Lieferscheine beispielsweise, interne Beurteilungen in Personalakten oder auch die zuletzt immer zahlreicher gewordenen Pflicht-Dokumentationen.
Bei der Organisation der Abläufe wurde dabei lange Zeit eine strikte Unterscheidung zwischen Dokumenten-Input, also dem Posteingang oder der Ersterstellung eines Dokuments, und Dokumenten-Output, also vor allem dem Versand und dem Druckmanagement, betrieben. Ein Relikt aus der analogen Arbeitswelt, das angesichts digitaler Workflows und in der Folge einer engeren Verzahnung von Betriebsabläufen durch Automatisierung nicht mehr zeitgemäß erscheint.
Im Gegenteil: Wer Input und Output Management weiterhin als Parallelwelten betrachtet – organisatorisch wie technologisch –, gerät immer mehr ins Hintertreffen. Von der technischen Seite geht es vor allem um die gefürchteten „Insellösungen“, bei denen einzelne Abteilungen oft jahrelang auf Software-Tools setzen, die mit denen ihrer Kolleginnen und Kollegen in der Nachbarabteilung kaum oder gar nicht kompatibel sind. Das ist nicht nur extrem ineffizient, es kann unter IT-Security-Aspekten sogar gefährlich werden!
Die organisatorische Problematik veranschaulicht dieses einfache Beispiel: Der Vertrieb sortiert nach „Kundennummer“, die Rechnungsabteilung nach „Referenz“. Beide meinen das Gleiche, verwenden aber unterschiedliche Begriffe, „weil wir das schon immer so gemacht haben“. Da wird die Dokumentensuche und -ablage für die Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen schnell zum Frustfaktor – und zum völlig unnötigen Zeitfresser obendrein. Fehler sind vorprogrammiert.
Der bessere Weg: ein einheitliches Schlagwortsystem, das im ganzen Unternehmen verfügbar ist und mit dem alle Beschäftigten das Dokument jederzeit schnell auffinden können. Genau für so etwas sind digitale Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM wie geschaffen – gemeinsam mit ihren „Gehilfen“ in der physischen Welt, den Multifunktionsprintern (MFPs). Denn mit ihren Fähigkeiten als Hochleistungsscanner sind diese mittlerweile nicht nur in der Lage, digitale Dokumente aus Papiervorlagen zu erzeugen – sie können Dokumente auch direkt klassifizieren, verschlagworten und für die Weiterverarbeitung im (ECM-) System bereitstellen. Voraussetzung dafür sind Innovationen wie OCR, eine Technologie, die das Auslesen von Textinformationen aus Bilddateien (also zum Beispiel JPEG- oder PDF-Dateien, die aus einem Scan erstellt wurden) ermöglicht. Diese Technik ist heute standardmäßig in allen unseren MFPs verbaut. Software-Tools wie der TA Capture Manager und Scanner Vision machen sich OCR zunutze, um noch eine ganze Reihe weiterer nützlicher Funktionen fürs digitale Dokumentenmanagement bereitzustellen.
→ Mehr dazu, was Sie mit TA dank der Fähigkeiten der Scanner Ihrer Multifunktionsprinter erreichen können
→ Hier haben wir Ihnen eine Übersicht über unsere aktuellen MFP-Modelle zusammengenstellt!
Übrigens: Bei TA Triumph-Adler setzen wir ganz bewusst auf die Interaktion zwischen analoger und digitaler Sphäre: Unsere Softwarelösungen und das Hardwareangebot werden gemeinsam gedacht und in der Entwicklung aufeinander abgestimmt.
Bei der Organisation der Abläufe wurde dabei lange Zeit eine strikte Unterscheidung zwischen Dokumenten-Input, also dem Posteingang oder der Ersterstellung eines Dokuments, und Dokumenten-Output, also vor allem dem Versand und dem Druckmanagement, betrieben. Ein Relikt aus der analogen Arbeitswelt, das angesichts digitaler Workflows und in der Folge einer engeren Verzahnung von Betriebsabläufen durch Automatisierung nicht mehr zeitgemäß erscheint.
Im Gegenteil: Wer Input und Output Management weiterhin als Parallelwelten betrachtet – organisatorisch wie technologisch –, gerät immer mehr ins Hintertreffen. Von der technischen Seite geht es vor allem um die gefürchteten „Insellösungen“, bei denen einzelne Abteilungen oft jahrelang auf Software-Tools setzen, die mit denen ihrer Kolleginnen und Kollegen in der Nachbarabteilung kaum oder gar nicht kompatibel sind. Das ist nicht nur extrem ineffizient, es kann unter IT-Security-Aspekten sogar gefährlich werden!
Die organisatorische Problematik veranschaulicht dieses einfache Beispiel: Der Vertrieb sortiert nach „Kundennummer“, die Rechnungsabteilung nach „Referenz“. Beide meinen das Gleiche, verwenden aber unterschiedliche Begriffe, „weil wir das schon immer so gemacht haben“. Da wird die Dokumentensuche und -ablage für die Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen schnell zum Frustfaktor – und zum völlig unnötigen Zeitfresser obendrein. Fehler sind vorprogrammiert.
Der bessere Weg: ein einheitliches Schlagwortsystem, das im ganzen Unternehmen verfügbar ist und mit dem alle Beschäftigten das Dokument jederzeit schnell auffinden können. Genau für so etwas sind digitale Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM wie geschaffen – gemeinsam mit ihren „Gehilfen“ in der physischen Welt, den Multifunktionsprintern (MFPs). Denn mit ihren Fähigkeiten als Hochleistungsscanner sind diese mittlerweile nicht nur in der Lage, digitale Dokumente aus Papiervorlagen zu erzeugen – sie können Dokumente auch direkt klassifizieren, verschlagworten und für die Weiterverarbeitung im (ECM-) System bereitstellen. Voraussetzung dafür sind Innovationen wie OCR, eine Technologie, die das Auslesen von Textinformationen aus Bilddateien (also zum Beispiel JPEG- oder PDF-Dateien, die aus einem Scan erstellt wurden) ermöglicht. Diese Technik ist heute standardmäßig in allen unseren MFPs verbaut. Software-Tools wie der TA Capture Manager und Scanner Vision machen sich OCR zunutze, um noch eine ganze Reihe weiterer nützlicher Funktionen fürs digitale Dokumentenmanagement bereitzustellen.
→ Mehr dazu, was Sie mit TA dank der Fähigkeiten der Scanner Ihrer Multifunktionsprinter erreichen können
→ Hier haben wir Ihnen eine Übersicht über unsere aktuellen MFP-Modelle zusammengenstellt!
Übrigens: Bei TA Triumph-Adler setzen wir ganz bewusst auf die Interaktion zwischen analoger und digitaler Sphäre: Unsere Softwarelösungen und das Hardwareangebot werden gemeinsam gedacht und in der Entwicklung aufeinander abgestimmt.
Begriffsdefinition: Was heißt eigentlich Input und Output Management?
Input Management fasst alle Vorgänge zusammen, die mit dem Dokumenteneingang zu tun haben. Dazu zählen sämtliche Kommunikationskanäle, von der Briefpost über den E-Mail-Eingang bis zu Datensticks oder Nachrichten, die über Online-Kollaborationstools verschickt wurden. Aufgabe des Input Management ist es, all diese Informationen am besten in Echtzeit zu erkennen, passend zu klassifizieren (und gegebenenfalls auch gleich zu priorisieren!) und für die weitere Verarbeitung in ihren jeweiligen Workflows bereitzustellen. Und das alles selbstverständlich zuverlässig, schnell und sicher im Sinne der Einhaltung aller gesetzliche Vorschriften, etwaiger interner Compliance-Regeln und der IT-Sicherheit.
Zum Output Management gehören die Erzeugung digitaler Dokumente aus Datenvorlagen (zum Beispiel automatische Reportings aus dem Monitoring der Drucksysteme) sowie die Formatierung und Bereitstellung von Dokumenten für die unterschiedlichen Versandkanäle – ob postalisch, elektronisch, per Fax oder über mobile Systeme in der Cloud. Auch die Verwaltung und die Optimierung der Druckerflotte werden für gewöhnlich dem Output Management zugeordnet. Das Ziel ist dabei stets, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit und im richtigen Format an die richtigen Empfänger gelangen. So schnell, kostengünstig und sicher wie irgend möglich.
Schon aus den Begriffserklärungen dürfte klar werden, dass es bei den Prozessabläufen für Input und Output einiges an Überschneidung gibt. Oft kreuzen sich die Wege wieder am digitalen „Möglichmacher“ MFP: Wenn das Gerät, über das ein digitales Dokument erstellt und zugeordnet wird, identisch ist mit dem, das einen Ausdruck davon anfertigt und eine automatische Mail-Benachrichtigung über den Status an den nächsten zuständigen Mitarbeiter verschickt, der das Dokument abrufen soll – dann macht es sehr wenig Sinn, all diese Vorgänge getrennt voneinander zu betrachten. Schließlich ist es eines der Kernanliegen von Digitalisierung und Automatisierung, bestehende Abläufe einfacher und effizienter zu gestalten und Synergieeffekte zu nutzen, wo immer sich das anbietet. Vorhang auf für unsere ECM-Systeme!
Zum Output Management gehören die Erzeugung digitaler Dokumente aus Datenvorlagen (zum Beispiel automatische Reportings aus dem Monitoring der Drucksysteme) sowie die Formatierung und Bereitstellung von Dokumenten für die unterschiedlichen Versandkanäle – ob postalisch, elektronisch, per Fax oder über mobile Systeme in der Cloud. Auch die Verwaltung und die Optimierung der Druckerflotte werden für gewöhnlich dem Output Management zugeordnet. Das Ziel ist dabei stets, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit und im richtigen Format an die richtigen Empfänger gelangen. So schnell, kostengünstig und sicher wie irgend möglich.
Schon aus den Begriffserklärungen dürfte klar werden, dass es bei den Prozessabläufen für Input und Output einiges an Überschneidung gibt. Oft kreuzen sich die Wege wieder am digitalen „Möglichmacher“ MFP: Wenn das Gerät, über das ein digitales Dokument erstellt und zugeordnet wird, identisch ist mit dem, das einen Ausdruck davon anfertigt und eine automatische Mail-Benachrichtigung über den Status an den nächsten zuständigen Mitarbeiter verschickt, der das Dokument abrufen soll – dann macht es sehr wenig Sinn, all diese Vorgänge getrennt voneinander zu betrachten. Schließlich ist es eines der Kernanliegen von Digitalisierung und Automatisierung, bestehende Abläufe einfacher und effizienter zu gestalten und Synergieeffekte zu nutzen, wo immer sich das anbietet. Vorhang auf für unsere ECM-Systeme!
Im ECM-System verschmelzen Input und Output Management
Digitale Workflows im ECM-System sind optimalerweise entlang des „Document Lifecycle“ ausgerichtet, des typischen „Lebenslaufs“ für ein Geschäftsdokument. Denn so unterschiedlich in ihrer Bedeutung Dokumente zunächst erscheinen mögen: Bei näherer Betrachtung zeigen sich oft erstaunlich viele Ähnlichkeiten, was das standardmäßige Handling von zum Beispiel Mitarbeiterverträgen, Rechnungen oder Vertriebsunterlagen auf ihrem Weg vom ersten Auftauchen im Unternehmen bis zur dauerhaften Archivierung oder Löschung betrifft.
Moderne ECM-Systeme wie die von TA Triumph-Adler bieten eine zentrale Plattform zur Verwaltung aller Unternehmensinhalte und -dokumente und verfügen über integrierte Standard-Workflows sowohl fürs Input als auch fürs Output Management. Egal ob die Umsetzung On Premises (bei uns über das beliebte ECM enaio®), komplett in der Cloud (wie mit yuuvis® RAD as a Service ) oder in einer Mischform (man spricht dann von Hybrid-Cloud-Lösungen) erfolgt: Mithilfe eines ECM-Systems ist es möglich,
Moderne ECM-Systeme wie die von TA Triumph-Adler bieten eine zentrale Plattform zur Verwaltung aller Unternehmensinhalte und -dokumente und verfügen über integrierte Standard-Workflows sowohl fürs Input als auch fürs Output Management. Egal ob die Umsetzung On Premises (bei uns über das beliebte ECM enaio®), komplett in der Cloud (wie mit yuuvis® RAD as a Service ) oder in einer Mischform (man spricht dann von Hybrid-Cloud-Lösungen) erfolgt: Mithilfe eines ECM-Systems ist es möglich,
- Input und Output Management zu verzahnen,
- Workflows zu verschlanken und
- die Kontrolle der Dokumentenprozesse zu vereinfachen sowie
- den gleichzeitig gestiegenen Sicherheitsanforderungen Genüge zu leisten.
Zum Dreh- und Angelpunkt wird dabei immer wieder der „Möglichmacher“ MFP, insbesondere als Bestandteil einer vernetzten Druckerflotte. Um eine solche aufzubauen, empfiehlt es sich, vorab den Status quo und den Optimierungsbedarf durch eine ausführliche MDS-Analyse – einen kostenlosen Kundenservice bei TA Triumph-Adler – zu checken. Wenn schließlich hardwareseitig alles passt in Ihrer Druckerflotte mit ECM-Anbindung, dann sorgt ein kluges und effizientes Flottenmanagement dafür, dass dies auch so bleibt. Dabei hilft Ihnen und Ihrer IT maßgeblich unsere Drucker-Monitoring-Plattform TA Cockpit®. Und mit TA Cloud Print and Scan (TACPS) erhalten endlich auch die Beschäftigten Zugang zur Druckerinfrastruktur, die gerade im Außendienst, auf Geschäftsreise oder im Homeoffice sind: Die Softwarelösung ermöglicht es allen berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Dokumente vom Smartphone, Tablet oder Laptop aus zu drucken und zu scannen, egal wo sie sich gerade befinden – die Cloud macht es möglich.
Tieferen Einblick, wie Sie digitale Prozesse – auch für Ihr Input und Output Management – etablieren und Ihre Druckerflotte effektiv dafür nutzen können, bieten Ihnen unsere aktuellen Whitepaper, die Sie über unten stehende Buttons kostenlos downloaden können.
Tieferen Einblick, wie Sie digitale Prozesse – auch für Ihr Input und Output Management – etablieren und Ihre Druckerflotte effektiv dafür nutzen können, bieten Ihnen unsere aktuellen Whitepaper, die Sie über unten stehende Buttons kostenlos downloaden können.
