Ein ZUGFeRD für die Digitalisierung von Rechnungen
Sie können Rechnungen aufwendig manuell bearbeiten – oder auf digitale Rechnungsprüfung und -bearbeitung umsteigen und damit Zeit und Geld sparen. Dabei hilft der ZUGFeRD-Standard.
25.07.2024
Keine Angst vor der E-Rechnung
„Habt ihr schon auf XRechnungen umgestellt?“ „Welche Software braucht man, welche Schulungen?“„Schaffen wir das eigentlich noch pünktlich zum 1. Januar?“ Wenn man sich dieser Tage bei Steuerberatern, Controllern und Führungskräften im Rechnungswesen umhört, sind diese Fragen allgegenwärtig.
Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung kommt. Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können und können das auch nicht verweigern. Für das Versenden gibt es Übergangsregelungen bis 2027 (Unternehmen über 800.000 Euro Jahresumsatz) bzw. bis 2028 (Unternehmen bis 800.000 Euro Jahresumsatz). Zur elektronischen Rechnungsverarbeitung besteht erst einmal keine Pflicht. Doch trotzdem stellt sich für viele Unternehmen die Frage, ob und wie lange so eine parallele Rechnungsverarbeitung in unterschiedlichen Formaten überhaupt sinnvoll ist. Denn spätestens bis 2028 müssen sowieso alle Unternehmen umgestellt haben. Und wer für Behörden oder den Bund tätig ist, auch schon deutlich früher.
Denn der deutsche Staat drängt Unternehmen, die für ihn arbeiten, schon länger dazu, ihre Prozesse zu digitalisieren. Rechnungen auf Papier ignoriert er ebenso wie Rechnungen im PDF-Format. Forderungen müssen als sogenannte XRechnung gereicht werden – und zwar offiziell schon seit dem 27. November 2020. Wer öffentliche Auftraggeber nicht als Kunden verlieren will, muss auf das neue Format umstellen.
Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung kommt. Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können und können das auch nicht verweigern. Für das Versenden gibt es Übergangsregelungen bis 2027 (Unternehmen über 800.000 Euro Jahresumsatz) bzw. bis 2028 (Unternehmen bis 800.000 Euro Jahresumsatz). Zur elektronischen Rechnungsverarbeitung besteht erst einmal keine Pflicht. Doch trotzdem stellt sich für viele Unternehmen die Frage, ob und wie lange so eine parallele Rechnungsverarbeitung in unterschiedlichen Formaten überhaupt sinnvoll ist. Denn spätestens bis 2028 müssen sowieso alle Unternehmen umgestellt haben. Und wer für Behörden oder den Bund tätig ist, auch schon deutlich früher.
Denn der deutsche Staat drängt Unternehmen, die für ihn arbeiten, schon länger dazu, ihre Prozesse zu digitalisieren. Rechnungen auf Papier ignoriert er ebenso wie Rechnungen im PDF-Format. Forderungen müssen als sogenannte XRechnung gereicht werden – und zwar offiziell schon seit dem 27. November 2020. Wer öffentliche Auftraggeber nicht als Kunden verlieren will, muss auf das neue Format umstellen.
Die Zeit der Papierrechnungen im B2B ist vorbei
XRechnungen müssen vor allem jene Unternehmen versenden, die mit der öffentlichen Verwaltung und mit Behörden zusammenarbeiten. Die XRechnung ist der Standard für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber.
Ab 2025 wird es nun für alle ernst: Die Pflicht zur E-Rechnung tritt in Kraft und betrifft Unternehmen aller Größen und Branchen, auch wenn man keine Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern macht. Doch was genau bedeutet das? Was ist der Unterschied zum PDF-Format? Und warum ist diese neue Regelung nicht nur eine bürokratische Hürde, sondern ein echter Gewinn für Unternehmen? Hier ein kurzer Überblick über die wichtigsten Aspekte und Vorteile der E-Rechnung.
Ab 2025 wird es nun für alle ernst: Die Pflicht zur E-Rechnung tritt in Kraft und betrifft Unternehmen aller Größen und Branchen, auch wenn man keine Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern macht. Doch was genau bedeutet das? Was ist der Unterschied zum PDF-Format? Und warum ist diese neue Regelung nicht nur eine bürokratische Hürde, sondern ein echter Gewinn für Unternehmen? Hier ein kurzer Überblick über die wichtigsten Aspekte und Vorteile der E-Rechnung.
Die neuen Dateistandards für alle: XRechnung und ZUGFeRD
Elektronische Rechnungen sind normierte XML-Dateien, die Rechnungsdaten enthalten. Bei der europäischen Norm handelt es sich um die EN 16931. Jedes europäische Land hat eigene Standards. In Deutschland gibt es aktuell zwei: die XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, und das hybride ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei). Der Versand ist zwar erst ab dem 1. Januar 2027 bzw. 1. Januar 2028 verpflichtend. Die Entgegennahme einer elektronischen Rechnung kann jedoch nicht verweigert werden. Eine per E-Mail versandte Rechnung im PDF-Format gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!
Denn bei der E-Rechnung, kurz für elektronische Rechnung, handelt es sich nicht einfach um eine PDF-Datei, sondern um ein strukturiertes Datenformat, das automatisch von Computersystemen verarbeitet werden kann. Dies erleichtert die direkte Weiterverarbeitung und spart eine Menge manueller Arbeitsschritte.
Denn bei der E-Rechnung, kurz für elektronische Rechnung, handelt es sich nicht einfach um eine PDF-Datei, sondern um ein strukturiertes Datenformat, das automatisch von Computersystemen verarbeitet werden kann. Dies erleichtert die direkte Weiterverarbeitung und spart eine Menge manueller Arbeitsschritte.
Der digitale Rechnungseingang als Gewinn für Unternehmen
Die Einführung der Pflicht zur E-Rechnung ist ein Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung. Gründe, warum die Umstellung sinnvoll ist:
- Kostensenkung: Unternehmen können durch die Nutzung von E-Rechnungen Kosten sparen. Papier, Drucker, Porto und Lagerung entfallen. Zudem wird der manuelle Aufwand für das Erfassen und Bearbeiten von Rechnungen minimiert.
- Schnellere Prozesse: E-Rechnungen ermöglichen eine schnellere Rechnungsstellung und -verarbeitung. Dies führt zu einer beschleunigten Zahlungsabwicklung und verbessert somit die Liquidität von Unternehmen.
- Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse verringern das Risiko menschlicher Fehler. Dadurch wird die Fehlerquote bei der Rechnungsstellung und -bearbeitung reduziert, was zu einer höheren Genauigkeit und Zuverlässigkeit führt.
- Nachhaltigkeit: Die Umstellung auf E-Rechnungen trägt zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei und unterstützt somit umweltfreundlichere Geschäftsprozesse.
- Transparenz und Nachverfolgbarkeit: E-Rechnungen bieten eine bessere Nachverfolgbarkeit und Transparenz, da jedes Dokument digital archiviert und leicht zugänglich ist.
- Rechtssicherheit: Die elektronische Rechnungsstellung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen und bietet höhere Sicherheitsstandards.
Der Schlüssel zu allem: digitaler Rechnungseingang
Die Umstellung auf E-Rechnungen mag zunächst wie eine Herausforderung wirken, doch mit der richtigen Vorbereitung und der passenden Software lässt sich dieser Prozess reibungslos gestalten. Den digitalen Rechnungseingang zu ermöglichen, wird Pflicht zum 1. Januar 2025, das digitale Rechnungsstellen mit Übergangsfristen bald auch. Unternehmen kommen also nicht daran vorbei, auf digitale Prozesse umzustellen und sich mehr und mehr vom Papier zu verabschieden. Es braucht also einen softwaregestützten Workflow.
Um Rechnungen zu verarbeiten, bieten sich ECM-Lösungen an. Sie haben zwei Aufgaben: Sie kümmern sich um das digitale Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten. Und sie leiten diese digitalen Dokumente auf individuell festgelegten und hochgradig automatisierten Workflows durchs Unternehmen.
Die ECM-Lösungen von TA Triumph-Adler unterstützen das Format XRechnung vollumfänglich und leiten die digitalen Rechnungen direkt auf dem vorgesehenen Workflow weiter. Dabei macht die Software die maschinenlesbaren Dateien auch für Menschen lesbar. ZUGFeRD-Rechnungen werden ebenso problemlos erkannt und auf den digitalen Weg zum Bearbeiten und Freigeben gebracht.
Um Rechnungen zu verarbeiten, bieten sich ECM-Lösungen an. Sie haben zwei Aufgaben: Sie kümmern sich um das digitale Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten. Und sie leiten diese digitalen Dokumente auf individuell festgelegten und hochgradig automatisierten Workflows durchs Unternehmen.
Die ECM-Lösungen von TA Triumph-Adler unterstützen das Format XRechnung vollumfänglich und leiten die digitalen Rechnungen direkt auf dem vorgesehenen Workflow weiter. Dabei macht die Software die maschinenlesbaren Dateien auch für Menschen lesbar. ZUGFeRD-Rechnungen werden ebenso problemlos erkannt und auf den digitalen Weg zum Bearbeiten und Freigeben gebracht.
Startklar für die Pflicht zur E-Rechnung mit unserer Checkliste
Die Zeit von Papierrechnungen läuft eindeutig ab. Grund genug, jetzt die Abläufe im Unternehmen grundsätzlich von Papier auf digital umzustellen. Das Rechnungswesen ist der ideale Einstieg dafür – ein überschaubares Projekt, das die Wirtschaftlichkeit deutlich erhöht, die neuen gesetzlichen Anforderungen erfüllt und die Beschäftigten nicht überfordert. Mit unserer Checkliste (hier mit der Checkliste verlinken) können Sie prüfen, ob ein ECM-System für digitale Rechnungsanforderungen die richtige Lösung für Sie ist – und damit rechtssicher, automatisiert und zukunftsorientiert.
