Alle Register ziehen: die digitale Personalakte

Die Personalakte in der Hängemappe offenbart sich als heilloses Durcheinander? Die digitale Personalakte im maßgeschneiderten ECM-System sorgt für Abhilfe. Und für endlich effiziente, zeit- und nervenschonende Prozesse.

Hängeregister wirken super geordnet, schließlich prangt über jeder der alphabetisch geordneten Mappen ein Name. Einfach die richtige Hängemappe herausziehen und – oh Mist! – das Suchen geht los. Denn in der Mappe herrscht Kuddelmuddel. Arbeitsvertrag, Unterlagen zur betrieblichen Altersversorgung und zur Weiterbildung, dazu die Protokolle von Jahresgesprächen … aber diese Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vom letzten Herbst, wo genau hat die sich versteckt? Die Post-its sind keine Hilfe, denn einige kleben längst nicht mehr. Selbst wenn die Handschrift zu lesen wäre: keine Ahnung, worum es geht.

Personalakten sind Fundgruben voller Überraschungen. Erwartbar ist einzig ein Durcheinander der getackerten, geklammerten oder wild herumflatternden Dokumente. Kein Wunder daher, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Personalabteilungen vehement fordern, diese ganzen Unterlagen zu digitalisieren. In einer aufgeräumten und sinnvoll strukturierten digitalen Personalakte. Genau das ermöglichen ECM-Lösungen.

Das Kürzel ECM steht für „Enterprise Content Management“: Diese Systeme kümmern sich um das digitale Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten. Zugleich werden in ECM-Systemen elektronische Workflows festgelegt, die etwa Krankmeldungen so automatisiert wie gewünscht beim Lauf durchs System leiten.

Digitale Personalakten beenden das Tohuwabohu in den Papierakten – und diese Akten beanspruchen so einige Regalmeter. Vor allem sorgen sie für schlüssige Abläufe. Ihre Stärken liegen darin, Informationen aus verschiedenen Systemen zu bündeln und sie vereint auf dem Aktendeckel anzuzeigen. Was vorher mühsam händisch erledigt werden musste, passiert jetzt mit einem Mausklick. Ein Beispiel: Wie oft war Mitarbeiter Meyer in den letzten beiden Jahren krank? Auf der Suche nach der Antwort ist entweder ein Eintauchen in die Hängemappe nötig – oder es reicht ein Klick auf den Ordner „Krankmeldungen“.

Von der Personalplanung und -verwaltung über Gehaltsabrechnungen bis zu Weiterbildungsmaßnahmen – die Aufgaben in der Personalabteilung sind dokumentenintensiv. Umso erfreulicher, wenn die ECM-Lösung „mitdenkt“, wie zwei Beispiele zeigen. Durch eine Reminder-Funktion erinnern E-Mails bei befristeten Arbeitsverträgen automatisch vor Vertragsablauf. Auch die Koordination der jährlichen Mitarbeitergespräche wird einfacher, da Termine individuell abgestimmt und automatisch im Kalender eingetragen werden können.

Die Prozesse jeder ECM-Lösung basieren auf einem DMS (Dokumentenmanagementsystem), das digitale Dokumente verwaltet und archiviert. Auf dieser Basis werden Workflows gemeinsam und maßgeschneidert entwickelt. ECM-Systeme sind modular aufgebaut, das heißt: Sie können für jede Abteilung individuell konfiguriert werden. Da ihre Vorteile bei der Rechnungsprüfung und -bearbeitung und in der Personalabteilung besonders augenfällig sind, wird die digitale Personalakte oft ausgewählt als Pilotprojekt für den Einsatz von ECM.

Wenn die Vorteile so offensichtlich sind, warum zögern manche Arbeitgeber? „Weil die bestehenden Akten erst einmal komplett digitalisiert werden müssen“, sagt Robert Maurer, ECM-Produktmanager bei TA Triumph-Adler. „Dabei wird der Aufwand für aktuelle Dokumente allerdings häufig überschätzt.“ Denn OCR (Optical Character Recognition) vereinfacht die Digitalisierung: Mit dieser Texterkennung werden gescannte Papierdokumente, PDF-Dateien oder Digitalbilder in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien umgewandelt. Das kann man mithilfe moderner OCR-Lösungen wie des TA Capture Manager für aktuelle Dokumente selbst erledigen. Wer seinen gesamten Aktenbestand digitalisieren lassen will, sollte diese – aufgrund der vielen Regalmeter – häufig arg umfangreiche Aufgabe allerdings besser an spezialisierte Anbieter auslagern.

Die digitale Personalakte erfüllt und unterstützt im ECM-System eine lange Liste von Anforderungen:

Datenschutz ist übrigens kein Problem bei digitalen Personalakten: Da sich alle Dokumente – vom Arbeitsvertrag bis zum Urlaubsschein – an einem Ort befinden, kann der Zugriff darauf über Berechtigungen granular gesteuert werden. In Verbindung mit einem revisionssicheren Dokumentenmanagementsystem als Basis der ECM-Lösung wird auch die unveränderliche, rechtsgültige und versionierte Speicherung der Personaldokumente sichergestellt. Und die Papierakten können abgeschafft werden.