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    25.02.2025

    Gewusst wie: Digitalisierung von Dokumenten

    Archiv und Archivierung outsourcen mit Lager 3000

    Inhaltsverzeichnis

    Wie geht modernes digitales Dokumentenmanagement? Macht es Sinn, Dienstleistungen rund um die Digitalisierung outzusourcen? Und welche Rolle spielt die Cloud bei alledem? TA Triumph-Adler informiert.

    Alles muss raus – nichts kommt weg! 
    Clever outsourcen bei der Digitalisierung Ihrer Dokumente

    Alles auf Anfang: Viele von uns – und auch viele Unternehmen – nutzen den Jahresbeginn dazu, in wichtigen Bereichen aufzuräumen und zu sortieren oder sich gar für die Zukunft völlig neu aufzustellen. Nicht immer werden die guten Vorsätze dann auch tatsächlich auf Dauer eingehalten – doch der ein oder andere Wandlungsprozess lässt sich eben doch anstoßen. Schließlich sind es oft die kleinen Veränderungen, die letztlich Großes bewirken. Nehmen Sie etwa das Thema Dokumentenmanagement: Gibt es in Ihrem Unternehmen so etwas wie ein übergeordnetes Konzept für das Handling von Dokumenten vom Posteingang bis zur Archivierung, das allen Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bestens vertraut ist und quasi wie von selbst läuft? Oder gestaltet jede Abteilung ihre eigenen Workflows, mal digital mittels Softwareunterstützung, mal analog auf Papier, weil „wir das schon immer so gemacht haben“? Ja? Dann ist es höchste Zeit für das Projekt „Digitalisierung aller Dokumente“ – und der Abläufe darum herum.

    → Zum Weiterlesen: Alles, was Sie schon immer über Dokumentenmanagement wissen wollten

    Pflicht oder Kür: Digitales Dokumentenmanagement ist (noch immer) kein Selbstläufer

    Nicht nur angesichts neuer gesetzlicher Vorgaben wie der E-Rechnungs-Pflicht oder – für Unternehmen im Gesundheitssektor – der Einführung der elektronischen Patientenakte ist die Umstellung auf komplett digitale Workflows beim Umgang mit Geschäftsdokumenten ein Thema, mit dem Führungskräfte und Beschäftigte sich befassen müssen. Doch obwohl es sich mittlerweile branchenübergreifend herumgesprochen hat, dass digitale Abläufe eine ganze Reihe an (Wettbewerbs-)Vorteilen mit sich bringen, zögern gerade kleinere Betriebe und Mittelständler nach wie vor, diesen Weg konsequent zu gehen. Laut einer repräsentativen Bitkom-Studie aus dem Jahr 2022 digitalisiert zwar mittlerweile mehr als die Hälfte der deutschen Unternehmen ihren Posteingang überwiegend oder vollständig (Quelle: Bitkom Digital Office Index 2022, S. 29), doch dem digitalen Input Management steht durchaus nicht immer auch ein gleichermaßen digitales Output Management gegenüber.

    So selbstverständlich der Schriftverkehr per Mail, Datentransfers und die Arbeit mit digitalen Formaten wie PDF längst geworden sind und das tägliche Post- und Papieraufkommen in den meisten Firmen bereits stark reduziert haben: Spätestens wenn es an die Archivierung der Dokumente geht, stehen einem komplett digitalen Document Lifecycle oft noch Papierarchive mit großen Beständen an Altakten entgegen. Und um die zu verwalten, wird dann eben doch vielerorts an den alten, eigentlich überholten analogen Abläufen festgehalten. Wir bei TA Triumph-Adler finden: Das geht besser! Und zwar auch ohne epochalen Aufwand für die betroffenen Unternehmen. Wie, das möchten wir Ihnen heute zeigen.

    → Zum Weiterlesen: Was Input und Output Management voneinander unterscheidet – und warum die Trennung heute eigentlich keinen Sinn mehr macht
     

    So kann’s gehen: Dokumente digital archivieren

    Niemand braucht heute noch einen Keller voller Aktenschränke, um etwa die gesetzlichen Vorschriften zur Archivierung einzuhalten oder die Verfügbarkeit älterer Dokumente sicherzustellen. Auch ein Arbeiten ohne Medienbrüche sollte heute in den meisten Unternehmensbereichen umsetzbar sein. Dabei helfen als heimliche Helden der Digitalisierung die „Möglichmacher“ in Gestalt moderner Multifunktionsdrucker (MFPs), organisiert in einer zeitgemäßen Druckerflotte. Was tatsächlich noch auf Papier hereinkommt, wird direkt gescannt und in digitalen Formaten verfügbar gemacht. Und alles, was schon länger da ist? Wird ebenfalls digitalisiert und am besten dauerhaft in die Cloud verschoben. Wer jetzt besorgt aufhorcht: Nein, die Wahrscheinlichkeit, dass Informationen verloren gehen, wird dadurch nicht größer. Ganz im Gegenteil. Warum das so ist, das zeigen wir Ihnen im weiteren Verlauf dieses Artikels. Mit dabei (neben den bereits erwähnten MFPs): passgenaue ECM-Systeme, mit denen Ihre Dokumente tatsächlich immer und überall verfügbar sind – bei maximaler Sicherheit, was IT und Daten betrifft. Und ein Partner, der Ihnen auf Wunsch die mühsame Arbeit der Dokumenten-Digitalisierung teilweise oder sogar vollständig abnimmt, ist Lager 3000.
    Jetzt mehr über digitale Archivierung erfahren!

    Warum digitales Dokumentenmanagement?

    Von Montag bis Freitag zur Arbeit fahren? Das war einmal. Für viele Büroangestellte sind mittlerweile sogenannte hybride Modelle zur neuen Norm geworden. Mal beim Arbeitgeber vor Ort, mal aus dem Homeoffice, beim Kundenbesuch oder gar auf einer Tagung im Ausland nebst Zeitverschiebung. Wie viel Spielraum die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer dabei haben, Einsatzort und -zeit frei zu wählen, wird oft für den Einzelfall ausgehandelt, wobei sich die Optionen teils stark zwischen einzelnen Branchen und Unternehmen unterscheiden.

    Was alle hybriden Modelle gemeinsam haben: Sie setzen auf einen Digital Workplace. Denn mit seinen weitestgehend papierlosen Abläufen bietet er eine Reihe von Vorteilen, die nicht nur für Ihre Fachkräfte im Homeoffice, sondern zum Beispiel auch für Freiberufler und Selbstständige das Arbeitsleben erleichtern. Die wahrscheinlich wichtigsten Vorteile aus Sicht der Beschäftigten: 
    • Mehr Flexibilität: Ein einfacher Zugriff auf Dokumente von verschiedenen Geräten und Orten aus ist essenzielle Voraussetzung für mobiles Arbeiten oder fürs Homeoffice.
    • Klare Ordnung: Wer wünscht sich das nicht? Bessere Organisation ohne Zettelwirtschaft und weniger Chaos auf dem Schreibtisch. Digitale Dokumente in einer sauberen und nachvollziehbaren Ordnerstruktur sorgen nicht nur für deutlich schnellere Abläufe, sondern fördern auch das Wohlbefinden bei der Arbeit.
    • Produktivität: Effizienteres Arbeiten ohne langes Suchen nach Dokumenten. Digitale Dokumente können schnell durchsucht und abgerufen werden, was enorm viel Zeit spart. Auch die Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen am Firmenstandort wird erleichtert, da digitale Dokumente einfach geteilt und gemeinsam bearbeitet werden können.

    Weitere Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements:

    • Mehr Nachhaltigkeit: Reduzierter Papierverbrauch schont die Umwelt; zugleich sinkt der Bedarf an Toner und Druckertinte und nicht zuletzt auch die Zahl der notwendigen Lieferungen – gut für die Umwelt und den CO2-Abdruck Ihres Unternehmens.
    • Platzersparnis: Keine überfüllten Aktenordner oder Regale mehr
    • Kosten sparen: Weniger Ausgaben für Papier, Drucker und Toner sparen bares Geld und sind Gold wert in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten.
    • Sicherheit: Ganz anders als ihre auf Papier gedruckten Vorfahren lassen sich digitale Dokumente im Fall von Verlust oder Beschädigung einfach und schnell wiederherstellen – eine kluge Datensicherungs- und Backup-Strategie vorausgesetzt. Zur Datensicherheit trägt auch bei, dass Ihre IT-Admins individuell und sicher steuern können, wer im Unternehmen wann was einsehen darf. Denn schließlich benötigt nicht jede Arbeitskraft Zugriff auf die kompletten Firmendaten. 

    Dokumente digitalisieren?
    Da gibt’s doch was mit (ECM-)System!

    Wie geht man nun aber bei der Übertragung der Arbeitsabläufe ins Digitale am besten vor? Einfach manuelle und papierbasierte Prozesse eins zu eins „übersetzen“? Damit vergibt man einen entscheidenden Vorteil, den die Digitalisierung eigentlich bietet: die Möglichkeit zur Automatisierung von Geschäftsprozessen und Workflows.

    Wer Papierberge im Unternehmen wirklich erfolgreich und nachhaltig abtragen will, sollte daher von Anfang an auf ein Dokumenten-Management-System setzen bzw. auf seine „große Schwester“: ein abteilungsübergreifend einsetzbares ECM-System. Endlose Regalmeter an Aktenordnern lassen sich so platzsparend digital speichern. Beim Bearbeiten ersetzt ein Mausklick den Griff zum Aktenordner (und das Wühlen darin). Eine schlüssige Ordnerstruktur sorgt für den schnellen und direkten Zugriff. Das Ergebnis: Finden statt Suchen.

    ECM-Systeme – wie etwa das cloudbasierte yuuvis® RAD as a Service von TA Triumph-Adler – bieten eine vollumfassende Lösung, die den Lebenszyklus von Dokumenten komplett abbildet: von der Ersterstellung bis zur Langzeitarchivierung. Aktenberge im Eingangskorb, kaum lesbare Post-it-Zettel auf dem Schreibtisch oder verloren gegangene Unterlagen gehören damit der Vergangenheit an – ebenso wie Vorgänge, die wochenlang „liegen bleiben“, weil Mitarbeiterin XY sich krankgemeldet hat und leider niemand im Kollegium weiß, wo das wichtige Dokument liegt, das sie gerade noch bearbeitet hatte.

    Durch die Automatisierung manueller Tätigkeiten mittels eines ECM-Systems können viele zeitintensive und fehleranfällige Prozesse optimiert werden. Dazu zählen beispielsweise die Rechnungsverarbeitung, das Vertragsmanagement oder auch die Verwaltung der Personalakten.

    ECM-Lösungen kümmern sich um das Erstellen und Erfassen, Ablegen und Verteilen, Versionieren und Speichern von Dokumenten, die zum Schluss revisionssicher archiviert werden. Dank der Software ist jederzeit zu sehen, wo sich welches Dokument befindet und wer es wann bearbeitet hat. Sämtliche Dokumente werden Kategorien zugeordnet und verschlagwortet, damit sie leicht wiederzufinden sind.

    Das leistet ein ECM-System (und noch viel mehr) 

    • Dokumentenerfassung: Scannen und Importieren von Dokumenten in verschiedenen Formaten 
    • Integrierte Tools zum Indizieren von Dokumenten direkt beim Scannen, wie zum Beispiel OCR
    • Dokumentenverwaltung: Strukturierte Ablage, Versionierung und Zugriffskontrolle, um Dokumente effizient organisieren und sicher aufbewahren zu können
    • Workflow-Management: Automatisierung von Geschäftsprozessen durch definierte Workflows. So lassen sich typische Fehler reduzieren und die Effizienz von Geschäftsprozessen lässt sich erheblich steigern. 
    • Archivierung: Langfristige und revisionssichere Speicherung von Dokumenten 
    • Such- und Filterfunktionen: Schnelles Auffinden von Dokumenten durch leistungsstarke Suchfunktionen, etwa anhand von Metadaten oder per Volltextsuche
    • Zugriffskontrolle: Festlegung von Benutzerrechten, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf bestimmte Dokumente haben 
    • Integration: Nahtlose Integration in bestehende IT-Infrastrukturen und Anwendungen wie etwa ERP- und CRM-Systeme
    • Compliance: Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Standards durch revisionssichere Dokumentation. ECM-Systeme unterstützen Unternehmen aller Branchen und Größen dabei, gesetzliche Anforderungen und Compliance-Richtlinien wie etwa von internationalen Partnern oder großen Konzernen zu erfüllen. 

    Sie ahnen es bereits: Dokumentenmanagement ist unser Ding

    Wir von TA Triumph-Adler entwickeln umfassende Lösungen für das Dokumentenmanagement und die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, die wir unseren Kunden zur Verfügung stellen. Dabei setzen wir sowohl auf Hardware (Stichwort: vernetzte MFP-Druckerflotte!) als auch auf unser stetig wachsendes Softwareangebot und unsere umfassenden Serviceleistungen.
     
    → Sie wollen noch mehr erfahren über digitales Dokumentenmanagement und elektronische Workflows? Laden Sie sich unser ECM-Whitepaper kostenlos herunter!
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    → Sie wünschen sich konkrete Beispiele, wie ein ECM-System Sie und Ihre Beschäftigten entlasten kann? In diesem Whitepaper zeigen wir es Ihnen anhand eines Bereichs, der für jedes Unternehmen von großer Bedeutung ist: das Vertragsmanagement. 
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    Wir unterstützen Sie!

    Gut zu wissen: Die Einführung eines ECM-Systems muss nicht zwangsläufig mit einer komplexen Umgestaltung Ihrer Haus-IT und einer längeren Implementierungsphase einhergehen. Zwar empfehlen wir unseren Kunden immer, zunächst mit einem Pilotprojekt zu starten, bevor andere Abteilungen nachziehen. Doch ist die Entscheidung für eine ECM-Lösung erst einmal gefallen, dann dürfen Sie sich bei der Umsetzung – und vor allem auch bei der Wartung und der Bereitstellung der erforderlichen IT-Kapazitäten – gerne auf Hilfe von außen verlassen. Outsourcing macht nämlich im Bereich Dokumentenmanagement unter Umständen gerade für kleinere Unternehmen Sinn. Wie das geht? Am einfachsten mit uns als Ihrem Managed Services Provider – und mit dem Sprung in die Cloud.

    Speichern in der Cloud: Warum es sich lohnt

    Auch digitalisierte Dokumente benötigen Platz – wenn auch viel weniger als Aktenordner. Auf Festplatten ist zudem nicht immer ein ortsunabhängiger Zugriff möglich. Cloud-Lösungen lohnen sich daher gerade für kleinere Betriebe.

    Insbesondere Ihre IT-Abteilung wird es Ihnen danken, wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter lästige Routineaufgaben wie Server-Wartung und Software-Updates in die Cloud auslagern können. Dort sind Ihre Dokumente und Daten zudem weitaus besser vor Cyberangriffen geschützt, als die meisten Mittelständler dies mit eigenen Kapazitäten sicherstellen könnten. Die Cloud erfordert im Vergleich zu standortbasierten Lösungen keinen internen Wartungsaufwand (das übernimmt der Host bzw. ein Managed Services Provider wie TA Triumph-Adler) und ermöglicht eine schnelle Bereitstellung. Wenn Sie auf ein cloudbasiertes ECM-System setzen, wird sichergestellt, dass die Beschäftigten von überall auf ihre Dokumente zugreifen können. Gleichzeitig werden alle Informationen und Dateien aber sicher und selbstverständlich DSGVO-konform ausschließlich in europäischen Rechenzentren gespeichert. 

    Um die Cloud-Angebote zu nutzen, brauchen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter lediglich eine (sichere) Internetverbindung. Dann können sie – sofern sie sich zunächst korrekt authentifizieren – jederzeit und von überall aus per PC oder Laptop, Smartphone oder Tablet auf die Cloud zugreifen.

    Eine Cloud zu nutzen, setzt also mehrfaches Sparpotenzial frei: Es müssen keine eigenen Server eingerichtet, betrieben, gewartet und geschützt werden. Hinzu kommt die quasi beliebige Skalierbarkeit der Angebote, die sich auch auf die Preisgestaltung positiv auswirkt.

    Bei TA Triumph-Adler bieten wir flexible Bezahlmodelle an: Wird mehr oder weniger Rechen- und Speicherkapazität benötigt, kann der Vertrag entsprechend angepasst werden. Sie zahlen nur für das, was Sie wirklich an Leistung benötigen.

    → Zum Weiterlesen: So gelingt Ihnen der Umzug in die Cloud und ein Interview mit unserem Geschäftsführer Christopher Rheidt über die Cloud als Chance für den Mittelstand

    Kein wolkiges Versprechen: 
    Mit unseren Cloud-Lösungen sind Sie fit für die digitale Zukunft!

    Die aktuellen Baureihen der MFPs von TA Triumph-Adler sind allesamt „Cloud-ready“ und für den Einsatz im Netzwerk prädestiniert. Unsere Angebote gehen allerdings weit darüber hinaus: Als Managed Services Provider bieten wir mittlerweile diverse Cloud-Lösungen für das digitale Dokumentenmanagement an. Dazu gehören:

    TACIM: die cloudbasierte Dokumentenverwaltung

    TACIM, der Cloud Information Manager von TA Triumph-Adler, ist eine smarte Dokumentenablage, die es auch kleineren Unternehmen ermöglicht, Dokumente systematisch zu verwalten. Perfekt für dezentrale Unternehmen, für Beschäftigte im Außendienst und fürs Homeoffice! TACIM ist sofort einsatzbereit, auch ohne IT-Know-how. Hardware-Investitionen entfallen, dafür sind höchste Sicherheitsstandards garantiert.

    Sie wollen mehr Infos zu TACIM bekommen?
    Jetzt mehr erfahren!

    TACPS: Drucken und Scannen aus der Cloud

    Drucken aus der Cloud? Selbstverständlich! TA Cloud Print and Scan erlaubt ortsunabhängiges Drucken und Scannen – bei höchsten Sicherheitsstandards. Die Aufträge werden zentral in der Cloud verwaltet und verschlüsselt verarbeitet. Einsetzbar ist TA Cloud Print and Scan von jetzt auf gleich.

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    Arbeitszeiten erfassen mit TA Zeitblick

    TACIM, der Cloud Information Manager von TA Triumph-Adler, ist eine smarte Dokumentenablage, die es auch kleineren Unternehmen ermöglicht, Dokumente systematisch zu verwalten. Perfekt für dezentrale Unternehmen, für Beschäftigte im Außendienst und fürs Homeoffice! TACIM ist sofort einsatzbereit, auch ohne IT-Know-how. Hardware-Investitionen entfallen, dafür sind höchste Sicherheitsstandards garantiert.

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    TA Cloud Capture: cloudbasiertes Scannen

    Entdecken Sie cloudbasiertes Scannen mit TA Cloud Capture, der innovativen Lösung für die digitale Dokumentenverarbeitung per Cloud. Mit einheitlicher Benutzeroberfläche, individuellen Workflows und hohen Sicherheitsstandards ist TA Cloud Capture ideal für eine zukunftsfähige Cloud-Strategie.

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    Alle Ihre Dokumente managen mit yuuvis® RAD as a Service

    yuuvis® RAD as a Service ist ein vollwertiges ECM-System, das Ihr gesamtes Dokumentenmanagement in die Cloud verlagert. Sie haben alle Vorteile digitaler Workflows, ohne sich um technische Belange kümmern zu müssen. TA Triumph-Adler fungiert als Managed Services Provider und spielt unter anderem Updates und Sicherheits-Patches automatisch auf.

    Hier können Sie yuuvis® RAD as a Service als Produktdemo beantragen:
    Jetzt Produktdemo vereinbaren

    Zu guter Letzt: Ab in die Cloud mit Ihrem digitalen Dokumentenarchiv!

    Und was ist nun mit den Aktenordnern aus dem Firmenarchiv im Keller? Müssen die nun alle wieder herausgesucht und einzeln gescannt werden, um ein vollständig digitales Dokumentenmanagement zu erreichen? Die Antwort ist ein klares: Ja, aber. Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen sich damit nämlich zum Glück nicht herumschlagen. Denn jetzt kommt unser Partner Lager 3000 ins Spiel.ins Spiel.
    TA_Service_DigitalesArchiv_Lager 3000
    Die firmeneigene Spedition von Lager 3000 holt Ihre Aktenbestände direkt bei Ihnen am Standort ab und übernimmt für Sie den für Unternehmen oft zeitaufwendigen Prozess des Scannens und Formatierens – mit einem Team aus echten Digitalisierungsprofis klappt das im Nu. Im Anschluss steht Ihnen Ihr neues, digitales Archiv jederzeit zur Verfügung und kann zum Beispiel nahtlos in Ihr ECM-System eingebunden werden. Was mit den Papierakten geschieht, entscheiden Sie. Diese können
    • von Lager 300 für Sie in überwachten, wasserdichten und feuerfesten Spezialcontainern eingelagert werden
    • oder als rein digitales Archiv – auf Datenträgern oder in der Cloud – fortbestehen.
    Im letzteren Fall werden die Papierdokumente nach der Digitalisierung vernichtet.

    Digitales Archiv: Alles da – wenn Sie es brauchen

    Eine besondere Raffinesse, wenn Sie Ihre Archivdokumente auf diese Weise outsourcen: Sie können unseren praktischen „Scan on Demand“-Service nutzen: Statt alle Altbestände pro forma sofort zu digitalisieren, werden diese zunächst eingelagert und dann nur bei Bedarf von den Scanprofis aufbereitet. Denn, so weiß Thomas Cybulski von Lager 3000: „Manchmal liegt der Anteil, der noch mal angefasst wird, im Promillebereich.“ Sobald eines der alten Papierdokumente doch einmal in digitaler Form benötigt wird, wird es von den Beschäftigten von Lager 3000 umgehend gescannt und elektronisch weitergeleitet. Die Suche nach der alten Papierakte dauert dabei in der Regel nur wenige Minuten – denn alle eingehenden Dokumente werden nach einem festgelegten System geordnet und gelagert.

    Dokumente archivieren mit Lager 3000: 
    Ihre Vorteile im Überblick

    • Zuverlässiger Partner: Lager 3000 ist bereits seit 1999 für namhafte Konzerne und den öffentlichen Sektor tätig.
    • Individuelle Betreuung: Kompetente Beratung rund um Einlagerung, Digitalisierung und Formatierung Ihrer Aktenbestände
    • Geschlossene Logistikkette: Lückenlose Dokumentation, einheitliche Verplombung und Transport in Spezialcontainern
    • Höchste Sicherheitsstandards: Ausgezeichnet mit allen gängigen Zertifizierungen (zum Beispiel ISO, GxP, VDS) und Lagerung in überwachten Containern
    • Aufbewahrung auf Abruf: Originaldokumente werden hochsicher gelagert und können jederzeit abgerufen werden.
    • Sichere Aktenvernichtung: In eigener Vernichtungsanlage nach DIN 66399 und mit anschließendem Recycling der Materialien

    Fazit

    Ob E-Rechnungs-Pflicht oder mobiles Arbeiten aus dem Homeoffice: An einer Digitalisierung der Abläufe im Dokumentenmanagement führt in der modernen Arbeitswelt kein Weg mehr vorbei. Mithilfe von auf die spezifischen Unternehmensbedarfe optimierten ECM-Systemen, MFPs, die Papierdokumente mühelos in Dateien verwandeln, und intelligenten Tools, die sich insbesondere die Möglichkeiten der Cloud-Speicherung zunutze machen, bieten digitale Dokumenten-Workflows zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Beschäftigte. TA Triumph-Adler hat sich voll und ganz diesem spannenden Transformationsprozess verschrieben und stellt seine Expertise seinen Kunden tagtäglich zur Verfügung.

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    Im mittlerweile digitalen Alltag sind ebenso wie in der Arbeitswelt digitale Prozesse selbstverständlich geworden. Auch viele Unternehmen streben ein papierloses Büro an. Besonders für Beschäftigte im Homeoffice bietet ein papierloses Büro unzählige Vorteile. Wie ein papierloses Büro eingeführt wird, welche Softwarelösungen zur Verfügung stehen und was die Vorteile ganzheitlicher Dokumenten-Management-Systeme (DMS) und Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) sind, zeigt dieser Artikel auf.
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