Der größte Vorteil von On-Premises-ECM-Systemen: Ihre digitalen Workflows sind – falls gewünscht – hochgradig individualisierbar. Wer den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an verschiedenen Standorten oder auch vom Homeoffice aus Zugriff auf das interne Dokumentenmanagement ermöglichen möchte – und gleichzeitig die Haus-IT von zeitraubenden Wartungsaufgaben entlasten will –, sollte dagegen eher auf eine Cloud-Lösung wie yuuvis® RAD as a Service setzen. yuuvis® RAD as a Service verfügt über standardisierte Workflows speziell für Rechnungswesen, Vertragswesen und Personalwesen, die ebenfalls individuell angepasst werden können.→ Zum Weiterlesen: Erfahren Sie mehr darüber, was Ihnen die Umstellung auf digitales Rechnungswesen bringt, und informieren Sie sich über unsere Softwareprodukte für effiziente digitale Workflows. Vom Eingang bis zur Archivierung – Wie sieht ein typischer Rechnungs-Workflow aus?
Die nachfolgenden sechs Schritte stellen den „Lebenslauf“ eines Rechnungsdokuments dar, so wie er typischerweise in vielen Unternehmen aufgebaut ist. Sie werden bemerken, dass ein digitaler Workflow an vielen Stellen dazu führt, dass sich Vorgänge verkürzen oder sich Schritte zusammenfassen lassen.
- Rechnungseingang
Die Rechnung kommt per Post oder per E-Mail an und wird an die zuständige Mitarbeiterin oder den zuständigen Mitarbeiter in der Buchhaltung weitergeleitet. Beim digitalen Rechnungseingang passiert diese Weiterleitung vollautomatisch. Zudem wird die eingehende Rechnung sofort indexiert, sprich: von der Software so verschlagwortet, dass sie im ECM-System einfach und dauerhaft auffindbar wird. Auch Papierrechnungen lassen sich in einen digitalen Rechnungs-Workflow einbinden: Sie müssen dafür aber zunächst eingescannt und in ein computerlesbares Format übertragen werden. Mit einem modernen MFP (Multifunktionsprinter) ein Routinevorgang. Einmal digitalisiert, kann auch dieses Rechnungsdokument automatisch indexiert und der eigentliche Workflow angestoßen werden. - Rechnungsprüfung formal
Alle eingehenden Rechnungen müssen formal und sachlich geprüft werden. Bei der formalen Rechnungsprüfung wird kontrolliert, ob das Dokument alle rechtlich vorgeschriebenen Parameter gemäß § 14 UStG und § 33 UStDV enthält, also etwa eine fortlaufende Rechnungsnummer, Angaben zur Umsatzsteuer etc. Auch die Korrektheit der Adressen im Header und der Lieferscheinnummern ist in diesem Schritt zu prüfen. Ein digitaler Rechnungs-Workflow erlaubt es, diese Daten automatisiert auszulesen. Dann genügt ein kurzer Gegencheck durch die zuständige Mitarbeiterin oder den zuständigen Mitarbeiter, bevor die Rechnung bereit ist für den nächsten Arbeitsschritt. Das spart jede Menge Zeit im Vergleich zur Kontrolle von Papierdokumenten.
Werden bei der automatischen Prüfung der Rechnung formale Fehler entdeckt, wird sie von der ECM-Software sofort aus dem Workflow gezogen und neu angefordert. Auf diese Weise bleibt den Beschäftigten doppelte Arbeit erspart. - Rechnungsprüfung sachlich
Die sachliche Rechnungsprüfung beantwortet die Frage, ob die Rechnung in der vorgelegten Form gerechtfertigt ist. Sprich: Ist die betreffende Ware wie bestellt eingegangen? Wurde die Dienstleistung wie vereinbart erbracht? Deckt sich die Höhe der Rechnung mit der erbrachten Leistung bzw. dem zugrunde liegenden Vertrag? Für die sachliche Rechnungsprüfung muss das Dokument dem zuständigen Projektmanagement oder den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern der Abteilung vorgelegt werden, die den ursprünglichen Bestellvorgang ausgelöst hat. Diese Prüfung wird in vielen Unternehmen nach wie vor manuell abgewickelt und bindet oft mehrere Personen aus unterschiedlichen Abteilungen ein, die jeweils gesondert ihre Freigaben erteilen müssen. In einem digitalen Rechnungs-Workflow lässt sich diese Phase zwar nicht gänzlich automatisieren, aber doch merklich abkürzen und vereinfachen. Durch ein passgenaues Rechtemanagement wird sichergestellt, dass alle Beteiligten optimal zusammenarbeiten können. Nur wer für den jeweiligen Schritt im Workflow zur Prüfung berechtigt ist, kann die Rechnung bearbeiten und gegebenenfalls auch freigeben. Die ebenfalls berechtigten Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen können im ECM-System jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand einsehen. Das schafft Transparenz und senkt die Fehlerquote. - Kontierung und Zahlungsfreigabe
Nach Abschluss der Prüfungsvorgänge muss festgelegt werden, auf welches Konto die Rechnung zu verbuchen ist. Was früher mit Kontierungsstempeln auf Papier erfolgte, lässt sich beim digitalen Rechnungseingang mit wenigen Klicks erledigen. Für die endgültige Zahlungsfreigabe muss heute auch niemand mehr vor dem Büro der oder des Vorgesetzten Schlange stehen: Hat die Rechnung alle nötigen Schritte bis hierhin erfolgreich durchlaufen, kann über das ECM-System automatisiert die Zahlungsgenehmigung erfolgen. - Zahlungsabwicklung
Für die pünktliche Überweisung aller genehmigten Rechnungen ist die Buchhaltung zuständig – und das ECM-System. Denn im digitalen Rechnungs-Workflow muss sich niemand mehr einen Zettel an den PC-Monitor heften, um eine Skonto-Frist nicht zu verpassen. Das ECM erinnert rechtzeitig an alle Zahlungsziele und Fristen. Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen lassen sich unter Umständen auch komplett automatisiert abwickeln. - Archivierung
Die letzte Stufe im Rechnungs-Workflow stellt die Archivierung des Rechnungsdokuments dar. Sie muss gemäß den gesetzlichen Vorgaben unter anderem durch die GoBD revisionssicher erfolgen. Dafür sorgt wiederum das ECM-System. Die ursprüngliche Eingangsversion der Rechnung nebst digitalem Datumstempel wird ebenso im Datenarchiv gespeichert wie alle nachfolgend durch Bearbeitung entstandenen Versionen. So bleibt der gesamte Lebenszyklus der Rechnung transparent abrufbar. Steuerrechtlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen werden automatisch eingehalten. Das Gleiche gilt für die Löschvorgaben der DSGVO. Und die ursprünglich erstellte Verschlagwortung? Gilt weiterhin. Wer das Dokument sucht, wird es finden – und das deutlich schneller als in jedem traditionellen Aktenschrank.
Praxisbeispiel: Passgenaue digitale Workflows für Hitachi Europe
Alle Rechnungen, auch die als PDF vorliegenden, ausdrucken und zweimal wöchentlich aus der Düsseldorfer Europa-Zentrale ins Headquarter nach Japan zur Rechnungsprüfung schicken? „Unsere Prozesse dauerten zu lange“, bekennt Lars Krüger, Manager Strategic Planning bei Hitachi Europe. Der Elektronikkonzern entschied, dass es an der Zeit sei, auch den Rechnungseingang auf elektronischem Wege bearbeiten zu können. Ein ECM-System musste her. Für Hitachi Europe war schnell klar, welche Lösung optimal passt: yuuvis® RAD as a Service von TA Triumph-Adler. „Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter waren [Anm. der Red.: nach einer ersten Vorabpräsentation] sofort von der Software angetan“, erzählt Strategieplaner Lars Krüger und lobt zudem die hohen Sicherheitsstandards bei der cloudbasierten ECM-Lösung. „Das konnte uns kein Wettbewerber bieten.“
Gemeinsam mit TA Triumph-Adler entwickelte man bei Hitachi Europe einen individuellen Workflow für den Rechnungseingang, mit automatischer Auslesefunktion und Integration in das konzerneigene ERP-System. Ein weiterer Pluspunkt für die Cloud-Lösung: Hitachi Europe musste seine IT-Abteilung nicht mit zusätzlichen Aufgaben belasten, denn um Wartung und Sicherheit der Anwendung kümmert sich der Cloud-Provider, der in der Enterprise Private Cloud auch die Vorgaben der hohen IT-Sicherheitsstandards von Hitachi erfüllt. „Wir kennen unsere Ansprechpartner, die Wege sind kurz, der Support ist schnell und ausgesprochen professionell“, freut sich Strategieplaner Krüger. „Der Rechnungs-Workflow erfolgt digital und automatisiert, unser Büro ist seither fast papierlos – und der Zugriff auf Dokumente ist von überall aus problemlos möglich.“ Die Zeitersparnis durch beschleunigte interne Prozesse beziffert der Manager auf 25 Prozent. Der Papierverbrauch sei massiv gesunken. „yuuvis® RAD erleichtert uns das Arbeitsleben sehr.“
Der digitale Rechnungseingang im ECM-System – von Anfang an im Flow
Eins ist sicher: Wenn alle Rechnungsdokumente von Anfang an als Dateien vorliegen, verkürzen sich die Durchlaufzeiten im Workflow nochmals erheblich. Ermuntern Sie also auch Ihre Geschäftspartner, auf digitale Rechnungsstellung umzusatteln! Eingebettet in ein aktuelles ECM-System wie etwa yuuvis® RAD as a Service sorgen Sie für schnelle Prozesse ohne Medienbrüche. Was aber tun mit Rechnungen, die nach wie vor in Papierform im Unternehmen eintreffen? Die müssen zuallererst eingescannt und damit digital verfügbar gemacht werden. Vorhang auf für den MFP, den Multifunktionsprinter mit integriertem Scanner auf High-End-Niveau. Auftritt für den „Möglichmacher“: Rechnungseingang digitalisieren am Multifunktionsdrucker
Mithilfe moderner MFPs werden Papierdokumente beim Scanvorgang schnell und unkompliziert in digitale Formate umgewandelt und direkt ins ECM-System eingespeist, sodass der digitale Rechnungs-Workflow ohne große Zeitverzögerung gestartet werden kann. Der Multifunktionsdrucker fungiert dabei als Schnittstelle zwischen analogem und digitalem Universum, als „Möglichmacher“ für digitale Prozesse. Unerlässlich dafür: Optical Character Recognition (OCR). Diese Technologie ermöglicht es Computern – und moderne Drucker und Scanner sind in gewisser Weise auch Computer –, in menschlicher Sprache gedruckte oder gar handgeschriebene Zeichen zu erkennen und in maschinenlesbaren Text umzuwandeln. Selbst Bilder, Grafiken und Symbole können so für Programme identifiziert und digital editierbar gemacht werden. → Zum Weiterlesen: Wie funktioniert OCR und warum ist diese Technik so bedeutend? Digitale Workflows: TA Triumph-Adler hilft beim Möglichmachen
Die aktuellen Modelle unserer Multifunktionsprinter verfügen alle über OCR und die Möglichkeit zur Anbindung an ein ECM-System. Damit alle Ihre Papierdokumente nach dem Scanvorgang direkt in den passenden Ordnern abgelegt werden, braucht es unterstützende Software-Tools, die direkt in den MFP integriert werden. Eine dieser Lösungen aus dem Portfolio von TA möchten wir Ihnen kurz vorstellen: Mit ScannerVision wird eine eben eingescannte Rechnung von der Software erfasst und direkt am MFP in ein computerlesbares Format transponiert. Zur Auswahl steht die gesamte Dateiformat-Palette mit DOCX, PDF, XLSX, PPTX und XML. ScannerVision kann außerdem Rechnungsnummern und -beträge von im System gespeicherten Rechnungsstellern, etwa Stammkunden, erkennen und die Rechnungen dementsprechend den richtigen Ordnern zuweisen. Sogar Barcodes und OMR-Markierungen (beispielsweise in Multiple-Choice-Fragebögen) lassen sich elektronisch auslesen.Aber ScannerVision kann noch mehr: etwa die Konvertierung in gängige Office-Formate wie Word oder Excel oder die Volltextindexierung von gescannten Dokumenten. Wer zudem unsere Follow2Print-Lösung aQrate nutzt, wird sich über die bequeme Integrationsmöglichkeit von ScannerVision freuen. Auch die Anbindung von Webservern, Cloud-Diensten und Drittanbieter-Software lässt sich mit ScannerVision einfach und sicher dank SSL-Verschlüsselung implementieren. Die Bedienung der Software am MFP bleibt dabei stets übersichtlich und intuitiv – selbst bei komplexen Funktionen. 
