10.09.2024

Externes Projektmanagement mit TA Triumph-Adler

Immer muss man alles selbst machen? Keineswegs: Gerade beim Projektmanagement kann externe Unterstützung manchmal sehr sinnvoll sein. TA Triumph-Adler erklärt warum.

Digitale Transformationsprozesse meistern, Konzepte für neue Arbeitsformen aufsetzen (und sie den Beschäftigten vor Ort und im Homeoffice anbieten), neue Tools implementieren, während das Tagesgeschäft am Laufen gehalten werden muss – und jetzt auch noch die E-Rechnung? Aktuelle Entwicklungen verlangen Unternehmen ein enormes Maß an Flexibilität und Mobilität ab. Nicht selten laufen sogar mehrere Change-Projekte gleichzeitig. Ein Aufwand, der für die hausinternen Fachkräfte dann oft kaum noch zu stemmen ist.

Eine Lösungsoption: Professionelle Unterstützung anfordern, beispielsweise für das Projektmanagement. Dabei gilt es allerdings einiges zu beachten, damit die Zusammenarbeit mit externen Fachleuten auch wirklich funktioniert und das Projekt voranbringt.

Zum einen muss die Chemie stimmen zwischen den eigenen Beschäftigten und der neuen „Führungskraft auf Zeit“ von außen. Ob das der Fall ist, zeigt sich meist sehr schnell. Fundierte Erfahrung in Sachen Teambuilding und Teammanagement sowie bei der Begleitung von Change-Prozessen sind essenzielle Skills für das externe Projektmanagement. Ein anderer wichtiger und in der klassischen Unternehmensberatung manchmal übersehener Aspekt: Wie gut kennen die externen Projektleiterinnen und -leiter die internen Workflows im Unternehmen, die IT-Infrastruktur und die Tools, mit denen aktuell gearbeitet wird? Nicht nur bei IT-Projekten – aber dort natürlich in besonderem Maße – müssen sich die hinzugerufenen Fachleute auch der Frage stellen, inwieweit sie eigentlich selbst mit den Tools vertraut sind, deren Implementierung im Unternehmen sie gerade managen sollen.

Da bietet es sich an, in Sachen externe Projektunterstützung auf einen Partner zu setzen, der „in beiden Welten zu Hause“ ist, die neue Software für das Unternehmen im besten Falle sogar selbst mit entwickelt hat und sowohl das spezielle technische Know-how als auch die gewünschte Management-Expertise mitbringt. TA Triumph-Adler setzt mit seinem Serviceangebot für das externe Projektmanagement auf genau diese Kombination mit dem Ziel einer „Alles-aus-einer-Hand“-Betreuung für unsere Kunden. Idealerweise treffen im Laufe jahrelanger Partnerschaften zwischen uns und den Unternehmen dann sogar immer wieder Menschen aufeinander, die sich bereits aus früheren Projekten kennen – da erscheint das Neue gleich ein wenig vertrauter. Ob Sie ein Pilotprojekt für die Einführung eines ECM-Systems durchführen, Ihre Druckerflotte modernisieren oder endlich moderne Digital Workplaces für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einrichten wollen: Mit TA Triumph-Adler fahren Sie sicher. Nicht nur mit unserem Hardware- und Softwareportfolio, sondern ebenso mit unserem umfangreichen Beratungs- und Serviceangebot drum herum.

➔ Hier können Sie sich über die Bandbreite unserer Managed Services informieren.

Externes Projektmanagement: Gleich Ressourcen sparen statt später Lehrgeld zahlen

Der Weg in die digitale Zukunft ist in der Gegenwart nach wie vor mit allerhand Stolperfallen und typischen Problemen gespickt, die in vielen Unternehmen immer wieder auftreten. Oft betreffen sie bereits die Planungsphase von Transformationsprojekten. Gerade Mittelständler und kleinere Unternehmen zahlen hier nicht selten – im wörtlichen Sinne – bitteres Lehrgeld, wenn Change-Prozesse entweder zu holprig geplant oder Budgets zu sportlich kalkuliert und wichtige Erfahrungen erst „on-the-go“ erworben werden. Irgendwann ist es dann zu spät, um alles „von Anfang an richtig“ zu machen. Dann wird korrigiert und nachjustiert, mitunter über Jahre, bis die neuen Prozesse irgendwann endlich laufen. Das kostet die Beschäftigten und die Unternehmensführung Nerven, Zeit und vor allem: viel Geld.

Doch es geht zum Glück auch anders: Erfahrene externe Projektmanagerinnen und -manager wie die von TA Triumph-Adler kennen nicht nur die Materie, sondern eben auch die typischen Fallstricke und vermeintlichen Unwägbarkeiten, die eine scheinbar perfekte Projektplanung immer wieder durchkreuzen können. Sie helfen den Unternehmen – die diese Prozesse schließlich gerade selbst zum ersten Mal durchleben – dabei, dass es gar nicht erst so weit kommt und etwa Budget- und Zeitplanungen für die verschiedenen Projektphasen von Anfang an in einem realistischen Rahmen verortet werden. Kostenexplosionen, weil eine Projektentwicklung völlig aus dem Ruder gelaufen ist, lassen sich so wirksam vermeiden.

➔ Zum Weiterlesen: Warum Delegieren gerade bei IT-Projekten manchmal besser ist als „einfach machen“

Drei weitere Vorteile von externem Projektmanagement

Benefit Nr. 1: Wer das Neue schon kennt, kann es besser einschätzen.
Wenn die Projektleitung von Expertinnen und Experten aus demselben Unternehmen unterstützt wird, das die neu zu installierenden digitalen Tools entwickelt hat – oder zumindest bereits über eine fundierte Erfahrung mit ihnen verfügt –, dann sinkt die Gefahr, typische „Newbie-Fehler“ zu machen, erheblich. Zudem werden auch keine unrealistischen Erwartungen im Team geweckt, was die Möglichkeiten der neuen Prozesse betrifft. Etwaigen Bedenken von Mitarbeiterseite kann wiederum besser und glaubhafter begegnet werden. Im Endeffekt profitieren alle Beteiligten, wenn sie mit einer realistischen Vorstellung in das Projekt starten.
Benefit Nr. 2: Die Vogelperspektive kann hilfreich sein.
Externe Projektleiterinnen und -leiter bringen durch ihre Außenperspektive immer auch „frischen Wind“ ins Team und in die Dynamik eines Projekts. Gleichzeitig erhalten sie im Rahmen ihrer Arbeit umfangreiche Einblicke in die internen Prozessabläufe im Unternehmen. Dadurch können sie nicht selten Optimierungspotenziale erkennen, die von internen Fachkräften zuvor übersehen wurden. Diese Potenziale können sie dann unmittelbar bei der Gestaltung der künftigen Workflows einbringen, bis hin zu der Entscheidungsfrage, ob bestimmte Komponenten der gewählten Software letztlich implementiert werden sollen oder eben doch nicht, weil vielleicht eine andere Lösung die passendere für diesen spezifischen Fall wäre.
Benefit Nr. 3: Dauerhafte Entlastung da anbieten, wo es Sinn macht.
In vielen Unternehmensbereichen gilt heute: Nach dem Projekt ist vor dem Projekt. Oder auch: Veränderung ist die einzige Konstante. So spannend die immer neuen Herausforderungen sind: Das Tagesgeschäft muss dabei laufen und mit ihm eine Reihe von teils als lästig und zeitraubend empfundenen Routinen, die manchmal sogar immanenter Bestandteil von digitalen Workflows sind – wie etwa Prozessmonitoring oder manche Dokumentationspflichten. Gerade Führungskräfte und die IT-Abteilung klagen oft über die zusätzliche Arbeitsbelastung. Warum nicht auch hier auf Unterstützung von außen zurückgreifen und mit denselben Partnern, die bereits den Entstehungsprozess begleitet haben, auch den digitalen Betriebsalltag „wuppen“? Durch die Auslagerung von Routineaufgaben können Sie so zum Beispiel Ihre Haus-IT dauerhaft entlasten und schaffen freie Ressourcen für die wirklich spannenden Zukunftsaufgaben im Unternehmen.

Unser Leistungsportfolio im Überblick: Projektmanagement mit TA Triumph-Adler

IT-Projekt- und -Programmsteuerung

Leitung von IT-Projekten und -Programmen
Definition und Abgrenzung des Projekt-Scope
Etablierung und Unterstützung von Project Offices
Planung und Steuerung von Terminen und Ressourcen
Kostenmanagement im Projektverlauf
Stakeholder-Management
Risikomanagement
Qualitätsmanagement

IT-Projektaudit und Qualitätsmanagement

Identifizierung und Analyse von Projektrisiken
Bewertung der Prozessqualität
Begleitung der kontinuierlichen Prozessverbesserung
Review von Entwicklungsergebnissen
Etablierung eines professionellen IT-Projektmanagements

Project Management Office (PMO)

PMO zum Multiprojekt-, Programm- oder Portfoliomanagement
Einführung einheitlicher Regelwerke zur Projektabwicklung
Anwendung von Standards zum Projektmanagement
Risikomanagement in Projektportfolios oder einem Multiprojekt-/Programm-Kontext
Integration des PMO in die Organisationsstruktur des Unternehmens
Schulung und Coaching von internen Projektleiterinnen und -leitern

Welcher Service passt zu Ihrem Projekt? Kontaktieren Sie uns.

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