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19.09.2022

ECM: Was ist Enterprise Content Management?

ECM_Digitalisierung
Mit Enterprise Content Management sämtliche Dokumente digital erfassen, bearbeiten und speichern: ECM-Lösungen sorgen für automatisierte Workflows und erleichtern damit die Arbeit.

Früher wurde alles auf Papier gelesen, bearbeitet und in Aktenordnern abgeheftet. Heute lösen digitale Workflows das Papier ab. Sie werden ermöglicht durch digitales Dokumentenmanagement. Dessen Ausbaustufe ist ECM: Enterprise Content Management. ECM-Systeme richten die Workflows passgenau auf individuelle Wünsche und Bedürfnisse aus. „Digitalisierte Geschäftsprozesse sind der neue Standard“, sagt daher Stefan Halupka, Sales Director ECM & ICT bei TA Triumph-Adler.

Enterprise Content Management umfasst laut Definition die Methoden, Techniken und Werkzeuge zum Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Inhalten. Es handelt sich weniger um eine einzelne Technologie oder Software, als um eine dynamische Kombination aus verschiedenen Ansätzen mit dem Ziel, Prozesse zu unterstützen. Dafür werden Dokumente auf individuell festgelegten und automatisierten Workflows durchs Unternehmen geleitet. Was nicht bereits digital ankommt, wird am MFP per Scannen umgewandelt.

Die 4 Benefits von ECM-Lösungen

ECM-Systeme sorgen im Büro für effizientere und bequemere Abläufe. Die vier größten Vorteile:
  1. Zeit sparen
    ECM-Lösungen importieren Dokumente automatisch gleich an den richtigen Ort. Wer das jeweilige Dokument benötigt, wird durch den vorab festgelegten Freigabeprozess automatisch benachrichtigt. Und wer auf der Suche ist: Mithilfe einer Volltextsuche mit Filter- und Sortiermöglichkeit lassen sich Dokumente und Informationen rasch finden.
  2. Unabhängigkeit gewinnen
    Alle gespeicherten Dokumente stehen allen berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung. Dabei erlauben ECM-Lösungen den Zugriff nicht nur vom Firmencomputer aus, sondern auch vom Laptop, Tablet oder Smartphone. So kann auch unterwegs oder vom Homeoffice aus jederzeit auf die Dokumente zugegriffen werden.
  3. Sicher archivieren
    Digitale Dokumente können verändert werden – was für Probleme sorgt, wenn aufgrund rechtlicher oder steuerlicher Fragen die Ursprungsversion gebraucht wird. Deshalb speichern ECM-Systeme sowohl die Ursprungsversion als auch jeden Zwischenschritt ab und archivieren alle Versionen.
  4. Kosten sparen
    Abgesehen von effizienteren Prozessen, die dafür sorgen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Arbeitszeit nicht mit Suchen vergeuden: Wenn alles digital bearbeitet und gespeichert wird, sinken automatisch die Kosten für Papier, Drucker und Toner. Die Hauspost und auch die Umlaufmappen werden digital. Das spart nicht nur Geld, sondern hilft auch der Umwelt.
Je konkreter die Ziele, desto leichter fällt die Auswahl der passgenauen Lösung.

Digitale Workflows mit ECM

Damit Dokumente elektronisch bearbeitet und verwaltet werden können, braucht es digitale Workflows. ECM-Software gibt vor, wie bestimmte Arbeitsschritte aufeinander folgen, etwa beim Bearbeiten einer Rechnung von ihrem Eingang bis zum Bezahlen und Archivieren.

  1. Die Rechnung kommt per E-Mail an.
  2. Sie wird automatisch indexiert und der Workflow angestoßen.
  3. Die Buchhaltung erhält die Rechnung, prüft sie und gibt sie frei.
  4. Die Rechnung landet beim zuständigen Projektmanager, der sie freigibt.
  5. Die freigegebene Rechnung geht zurück an die Buchhaltung und wird kontiert.
  6. Parallel wird die Rechnung archiviert.
Nur wer berechtigt ist, kann die Rechnung beim jeweiligen Prozessschritt bearbeiten und gegebenenfalls freigeben. Zudem lässt sich jederzeit sehen und kontrollieren, bei welchem Schritt eine bestimmte Rechnung gerade ist. Die festgelegten Workflows haben drei zentrale Vorteile:
  • Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erledigen Aufgaben nach identischen Vorgaben, was eine gleichbleibend hohe Qualität garantiert.
  • Menschliche Fehler oder Missverständnisse werden reduziert.
  • Workflows, bei denen verschiedene Abteilungen involviert sind, werden für alle Beteiligten nachvollziehbarer, was Verständnis und Zusammenarbeit fördert
Einige ECM-Lösungen basieren auf standardisierten Workflows, die auf die Bedürfnisse des jeweiligen Auftraggebers hin optimiert werden. Als Faustregel gilt dabei: 80 Prozent standardisiert, 20 Prozent individualisiert. Aufwendiger (und entsprechend teurer) ist die Alternative: Das ECM-System wird 100-prozentig individualisiert konfiguriert.

Was muss eine ECM-Lösung können?

ECM-Lösungen müssen leicht zu bedienen sein, denn Software ist nur so gut wie ihre Nutzerfreundlichkeit. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter muss ohne aufwendige Schulungen damit zurechtkommen. Deshalb ist es sinnvoll, die Beschäftigten im Vorfeld einzubinden. Sie kennen die Probleme bei den aktuellen Abläufen und haben oft konkrete Vorschläge, wie es besser geht. Werden diese Vorschläge in den neuen, digitalen Abläufen umgesetzt, erleichtert das die Arbeit – und erhöht die Akzeptanz.

ECM-Lösungen müssen Berechtigungen verteilen können. Nur berechtigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können auf alle Dokumente zugreifen, unabhängig von Zeit und Ort. Wer „berechtigt“ ist, wird durch ein differenziertes Rechte- und Rollenmanagement geklärt. Zugleich muss das ECM- an andere Softwaresysteme (wie ERP) im Unternehmen andocken können, damit Daten reibungslos in beide Richtungen fließen.

Und ECM-Lösungen müssen Datenschutz und Datensicherheit gewährleisten. Für sich genommen gewährleistet kein ECM-System den rechtskonformen Umgang mit Dokumenten, es kann aber problemlos entsprechend „aufgerüstet“ werden. Wichtig ist, dass alle Bearbeitungsschritte nachvollziehbar bleiben (Versionierung).

Über ECM-Module zum ECM-System

Um ein Gefühl dafür zu erhalten, was ein ECM-System kann, beginnen Unternehmen in der Regel mit einem Pilotprojekt. Dieses Vorgehen wird dadurch erleichtert, dass ECM-Systeme modular strukturiert sind. Unternehmen und Organisationen können sich zum Start einzelne Module heraussuchen und peu à peu weitere Module – sprich: Bereiche oder Abteilungen – dazupacken. Die wichtigsten Module sind:
  • Digitale Rechnungsbearbeitung
    Der ideale Einstieg in ein ECM-System ist das Rechnungswesen. Das ECM weiß um Zahlungsfristen und Skonti – und erinnert rechtzeitig an beides. Werden Rechnungen digital mit einem festgelegten Workflow durchs Unternehmen geleitet, werden Prozesse für Prüfung, Freigabe und Bezahlung spürbar beschleunigt und Kosten gesenkt.
  • Digitale Personalakte
    Die digitale Personalakte übernimmt die Stammdaten aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und bündelt alle Informationen an einem zentralen digitalen Ablageort. Sie gewährt Anwendern per Mausklick den direkten Zugriff auf Zeugnisse, Zertifikate oder Zielvereinbarungen. Zudem erlaubt das Tool die Übersicht über Arbeitsverträge und Urlaubsregelungen, Kündigungsfristen und Gehälter. Ebenso schnell können Nutzer den Überblick über den Stand von Bewerbungsgesprächen und Elternzeiten oder auch die Anforderungen bei Stellenausschreibungen erhalten.
  • Digitale Projektakte
    Märkte, Technologien, Wünsche und Bedürfnisse der Kunden ändern sich. Darauf müssen Unternehmen sich vorbereiten – deshalb wächst die Zahl der Projekte. Manche dieser Projekte sind überschaubar, bei anderen sind mehrere Abteilungen involviert. Das macht es schwierig, sie zu managen und zu dokumentieren. Digitale Projektakten helfen dabei und erleichtern den Austausch innerhalb des Projekt-Teams.
  • Digitales Vertragsmanagement
    In Unternehmen, Behörden und überhaupt Organisationen werden täglich Verträge erstellt, verwaltet und aktualisiert. Der direkte Zugriff ist wichtig, sonst ist der Termin für den Widerruf abgelaufen. Werden Verträge digital verwaltet, meldet sich das ECM-System, sobald eine Frist abzulaufen droht oder ein wichtiger Termin ansteht. So verhindert digitales Vertragsmanagement wirtschaftliche Schäden.
  • Digitale Lieferantenakte
    Im Einkauf laufen viele wichtige Informationen zusammen. Mit der digitalen Lieferantenakte haben Unternehmen alle Lieferanten- und Bestellvorgänge auf einen Blick verfügbar und können ihre gesamten Einkaufsprozesse wesentlich effizienter gestalten.
  • Digitale Kfz-Akte
    Mit digitalen Kfz-Akten können Unternehmen und andere Organisationen ihren Fuhrpark deutlich leichter managen. Dabei geht es um mehr, als den eigenen Fahrzeugbestand und -zustand im Blick zu behalten. Zu einem umfassenden Fuhrparkmanagement zählt auch die Pflege von Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten und Partnern. Mit digitalen Kfz-Akten sind sämtliche Informationen rund um Reparaturen, Leasingfristen oder Versicherungskonditionen jederzeit in der aktuellsten Version verfügbar.
Diese Module können gekauft werden, meist allerdings werden sie in einem Abonnement-Modell gemietet. Kunden greifen auf die gemieteten Leistungen zu, meist über das Internet. Bei diesen „Software as a Service“-Angeboten entfallen die Anschaffungskosten für Programme, außerdem werden die Administration und weitere Services (etwa die Wartung) vom Dienstleister übernommen. Die Einrichtung ist meist schnell und einfach erledigt. Weil die entsprechende Expertise nicht mehr im eigenen Haus vorgehalten werden muss, entfallen Personalkosten. Um Updates kümmert sich der Dienstleister. Der Zugriff auf Services ist von jedem vernetzten Endgerät aus möglich, was das Arbeiten von unterwegs (Mobile Working) oder im Homeoffice erleichtert.

Wie Sie den richtigen ECM-Anbieter finden

Das Versprechen von ECM-Lösungen ist verführerisch: Schluss mit dem Chaos aus Papier, E-Mails und irgendwo abgelegten Dateien! Um dieses Versprechen umzusetzen, müssen Unternehmen, Behörden oder andere Organisationen das eigene Kernproblem identifizieren: Was sollten wir sofort ändern? Diese Frage sollte nicht allein auf Management-Ebene beantwortet werden. Dafür sollten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einbezogen werden, die tagtäglich mit den aktuellen Workflows arbeiten müssen. Die wissen genau, was gut läuft – und wie es besser laufen könnte. Wer diese Anregungen aufnimmt, hat schnell eine ganze Liste an Wünschen und Anforderungen zusammen. Erst mit dieser Liste sollte man sich an die Auswahl eines Anbieters machen. Denn die Lösung muss zu den eigenen Bedürfnissen passen.

Es ist technisch möglich, sämtliche Abläufe auf einen Schlag umzustellen – sinnvoll ist das selten. Zielführender ist es, mit einem ECM-Modul anzusetzen (siehe oben). So werden im überschaubaren Rahmen valide und tragfähige Ergebnisse erzielt. Außerdem wird so zu einem frühen Zeitpunkt erkundet, welche Verfahrensschritte sich bewähren. Darauf lässt sich später aufbauen.

Die passende ECM-Lösung finden – mit TA Triumph-Adler

TA Triumph-Adler bietet sowohl ausgebaute standardisierte als auch komplett individuell konfigurierte ECM-Systeme an. Dabei können Kunden immer wählen, welche Module sie einsetzen wollen. Es ist jederzeit möglich, weitere Module aufzusatteln.

Wenn Sie mehr erfahren wollen über digitale Workflows und die drei Schritte, mit denen Sie ein ECM implementieren können: Laden Sie sich unser Whitepaper „Strategisch digitalisieren: Der Schlüssel für nachhaltigen Erfolg“ herunter.

Alles aus einer Hand: TA Triumph-Adler

TA Triumph-Adler ist Ihr Wegbegleiter für den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft. Bei uns bekommen Sie alles aus einer Hand, was für Sie notwendig ist. Unsere Expertinnen und Experten besprechen mit Ihnen, was genau Sie wollen und brauchen. Unsere Kunden müssen nicht Dutzende von Anbietern miteinander abstimmen – das übernimmt TA Triumph-Adler als IT-Lösungsanbieter.

Egal welche digitalen Abläufe Sie einführen wollen, Sie können sich an TA Triumph-Adler wenden mit der Frage: Wie setze ich das um? Das Know-how unserer Beraterinnen und Berater gewährleistet eine kompetente, preisbewusste und individuell passende Antwort. Unser Anspruch: Das Gesamtpaket muss stimmen und überzeugen!
Informieren Sie sich!

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