Mehr Zeit für das Wesentliche

Ressourcen sparen, Qualität verbessern und Effizienz steigern: Warum sich die Umstellung von traditioneller Buchhaltung auf digitales Rechnungswesen für alle Branchen lohnt.

Die Digitalisierung macht auch vor Autohändlern nicht Halt: „Ohne die IT können wir kein Fahrzeug mehr verkaufen oder reparieren“, sagt Jörn Sander, CFO von Nord-Ostsee Automobile. Mit über 1.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zählt das Unternehmen zu den führenden Autohändlern Norddeutschlands. „Bei uns werden dem Kunden die Mängel, die am Fahrzeug festgestellt werden, über Filmsequenzen per Handy zur Verfügung gestellt“, sagt der Finanzchef. „Dann kann er schnell und einfach entscheiden, ob er die Reparatur durchführen möchte oder nicht.“

Wo der Fortschritt schon so erfolgreich in der Werkstatt eingezogen ist, sollte das Büro nicht zurückstehen. Findet jedenfalls Jörn Sander: „Wir setzen auf einen konsequent digitalen Rechnungs-Workflow, damit wir nicht mehr Papier ausfüllen müssen, sondern uns um das Wesentliche kümmern können: unsere Kunden.“ Damit die Abläufe stimmen, hat sich Nord-Ostsee Automobile als Partner TA Triumph-Adler ins Haus geholt. „Beim Rechnungs-Workflow haben wir uns im Vorfeld die Ist-Prozesse angeschaut und darauf basierend die Soll-Prozesse entwickelt“, sagt Erik Grochowski, Sales Manager – Content Services & ICT bei TA Triumph-Adler. Was an Prozessen sinnvoll war, wurde übernommen, alles andere hinterfragt und optimiert. Was bei Nord-Ostsee-Automobile so gut klappt, hält Stefan Halupka fast schon für selbstverständlich: „An digitalisierten Rechnungsprozessen kommt kein Unternehmen mehr vorbei“, sagt der Business Unit Director ECM & ICT DACH von TA Triumph-Adler in der aktuellen Ausgabe des Magazins FACTS.

Die Digitalisierung im Rechnungswesen ist ein entscheidender Faktor bei der digitalen Transformation von Unternehmen. Unabhängig von der Größe oder der Branche des Betriebs ist die Automatisierung dieser Prozesse ein wichtiges Mittel, das fast nur Vorteile mit sich bringt. Mehr Tempo und Komfort zum Beispiel und eine geringere Fehleranfälligkeit. Gerade bei Themen wie Buchhaltung oder Controlling bieten sich viele Möglichkeiten der Qualitätsverbesserung und Transparenz. Weiterer Bonus: Lieferanten sind weniger genervt, weil Rechnungsbelege nicht mehr Tage brauchen, bis sie in der Buchhaltung eintreffen oder womöglich ganz verloren gehen.

Auch finanziell lohnt sich die Umstellung auf ein ECM-System. Das Kürzel steht für Enterprise Content Management. Diese Softwarelösung erlaubt es, Dokumente elektronisch zu verwalten und in automatisierten Prozessen zu bearbeiten. Wer sich von der traditionellen Buchhaltung verabschiedet und auf ein digitales Rechnungswesen umstellt, spart Ressourcen. Papier zum Beispiel, was die Umwelt freut. Aber auch Zeit, die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die Suche nach Quittungen und Rechnungen gesteckt hätten. Beim digitalen Workflow sind Belege mit ein paar Klicks verfügbar, immer und überall. Der Branchenverband Bitkom fand heraus, dass Beschäftigte eine Recherche von 15 bis 20 Minuten mithilfe eines ECM-Systems auf wenige Sekunden reduzieren können. Ein weiterer großer Pluspunkt laut Bitkom: Die rechtliche Qualität der Prozesse erhöht sich, denn ECM-Systeme erkennen Manipulationen und erlauben keine Löschung von Dokumenten während des vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraums.

Die Rechnungsprüfung und -bearbeitung bietet einen idealen Einstieg in ein ECM-System, sagt TA Director Stefan Halupka in FACTS. Wem die Kapazität im eigenen Haus fehle, um Projekte umzusetzen, der erhalte bei TA Triumph-Adler den nötigen Support. „Unsere Projektleiter finden gemeinsam mit den Verantwortlichen im Unternehmen die passenden Lösungen, um Dokumentenprozesse digitaler zu machen und effizienter zu gestalten“, so Halupka. „Als ganzheitlicher Lösungsanbieter decken wir dabei das ganze Feld digitaler Dokumentenprozesse ab, von On-Premise-Angeboten bis hin zu innovativen Cloud-Lösungen.“ 

Auch Jörn Sander suchte sich Unterstützung bei TA Triumph-Adler, um sämtliche Unternehmensprozesse zu überprüfen und zu optimieren. Tatsächlich fanden die TA Experten noch weitere Stellschrauben: den Posteingang, Personal- und Kfz-Akten, Vertrags- und Bewerbermanagement. Schritt für Schritt wurde alles digitalisiert. Besonders wichtig für den Finanzchef ist, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch mobil oder vom Homeoffice aus auf Dokumente zugreifen, Rechnungen prüfen und Aufträge freigeben können. „Das bringt eine hohe Produktivität und Effizienzsteigerung“, sagt Sander und resümiert: „Für uns ist TA ein guter Partner, weil die Prozesse von vornherein vernünftig aufgesetzt werden.“