28.10.2024
Automatisierte Workflows für Ihr Flottenmanagement
TA Triumph-Adler informiert: Warum Ihr digitales Dokumentenmanagement massiv profitiert, wenn Sie die Workflows Ihrer Druckerflotte optimieren und auf mehr Automatisierung setzen.
Was automatisierte Workflows mit Ihrem Flottenmanagement zu tun haben
Das Thema Automatisierung ist wahrlich nicht neu in der Arbeitswelt. Für einige Unternehmensbereiche, etwa in der Fertigung oder beim Logistikmanagement, spielt die weitestgehende Automatisierung von Prozessen seit Langem eine wichtige Rolle. Wie sieht es aber beim Office aus? Was vielen Menschen, die einem typischen „Bürojob“ nachgehen, vielleicht gar nicht auf Anhieb bewusst ist: Auch hier gibt es zahlreiche sich wiederholende Abläufe, die sich für eine Automatisierung anbieten.
Mit der fortschreitenden Entwicklung hin zum Digital Office rückt das Thema Workflow-Automatisierung auch im Büroalltag verstärkt in den Fokus. Moderne ECM-Systeme fußen auf der Nutzung standardisierter Workflows, die sich im Detail dann auf die spezifischen Bedürfnisse von Unternehmensbereichen – sei es die Personalabteilung, der Vertrieb oder das Rechnungswesen – „zuschneiden“ lassen.
Automatisierung in diesen Bereichen soll, anders als in der Fertigung, nicht etwa menschliche Arbeitskraft ersetzen. Ganz im Gegenteil geht es darum, den Beschäftigten ihren Job zu erleichtern und – indem Routineprozesse automatisiert ablaufen – Kapazitäten freizusetzen für die „menschlicheren“ produktiven und kreativen Aspekte der Arbeit im Büro. „Ganz nebenbei“ werden die Workflows auch effizienter, sprich: weniger fehleranfällig und weniger zeit- und kostenintensiv.
Theoretisch. Praktisch sehen sich Unternehmen, die ihre Workflows digitalisieren und dabei auch gleich so weit wie möglich automatisieren möchten, mit einer Reihe von Problemen konfrontiert. Das fängt an bei analogen Prozessen, die sich bei näherer Betrachtung leider nicht eins zu eins in die digitale Welt übertragen lassen, und hört bei skeptischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die in den neuen Tools eher ein Hindernis als eine Erleichterung sehen, noch lange nicht auf.
Bei TA Triumph-Adler entwickeln wir seit Langem Hardware- und Softwareprodukte r.für die digitale Transformation in der Arbeitswelt und kennen die Fragen und Stolperfallen, die Unternehmen auf ihrem Weg dorthin begegnen.
Um ihre Workflows erfolgreich: effizient, nachvollziehbar und komfortabel für alle Anwender – zu digitalisieren, brauchen Unternehmen vor allem passgenaue Software. Idealerweise eine unternehmensweit einheitlich nutzbare ECM-ung wie von TA Triumph-Adler. ECM steht für Enterprise Content Management und umfasst weit mehr als nur ein digitales Ablagesystem für Bürodokumente.
Im folgenden Beitrag gehen wir unter anderem auf diese Aspekte näher ein:
Mit der fortschreitenden Entwicklung hin zum Digital Office rückt das Thema Workflow-Automatisierung auch im Büroalltag verstärkt in den Fokus. Moderne ECM-Systeme fußen auf der Nutzung standardisierter Workflows, die sich im Detail dann auf die spezifischen Bedürfnisse von Unternehmensbereichen – sei es die Personalabteilung, der Vertrieb oder das Rechnungswesen – „zuschneiden“ lassen.
Automatisierung in diesen Bereichen soll, anders als in der Fertigung, nicht etwa menschliche Arbeitskraft ersetzen. Ganz im Gegenteil geht es darum, den Beschäftigten ihren Job zu erleichtern und – indem Routineprozesse automatisiert ablaufen – Kapazitäten freizusetzen für die „menschlicheren“ produktiven und kreativen Aspekte der Arbeit im Büro. „Ganz nebenbei“ werden die Workflows auch effizienter, sprich: weniger fehleranfällig und weniger zeit- und kostenintensiv.
Theoretisch. Praktisch sehen sich Unternehmen, die ihre Workflows digitalisieren und dabei auch gleich so weit wie möglich automatisieren möchten, mit einer Reihe von Problemen konfrontiert. Das fängt an bei analogen Prozessen, die sich bei näherer Betrachtung leider nicht eins zu eins in die digitale Welt übertragen lassen, und hört bei skeptischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die in den neuen Tools eher ein Hindernis als eine Erleichterung sehen, noch lange nicht auf.
Bei TA Triumph-Adler entwickeln wir seit Langem Hardware- und Softwareprodukte r.für die digitale Transformation in der Arbeitswelt und kennen die Fragen und Stolperfallen, die Unternehmen auf ihrem Weg dorthin begegnen.
Um ihre Workflows erfolgreich: effizient, nachvollziehbar und komfortabel für alle Anwender – zu digitalisieren, brauchen Unternehmen vor allem passgenaue Software. Idealerweise eine unternehmensweit einheitlich nutzbare ECM-ung wie von TA Triumph-Adler. ECM steht für Enterprise Content Management und umfasst weit mehr als nur ein digitales Ablagesystem für Bürodokumente.
Im folgenden Beitrag gehen wir unter anderem auf diese Aspekte näher ein:
- Warum Workflow-Management im Büro immer zunächst einmal Dokumentenmanagement bedeutet
- Warum Unternehmen, die Workflows automatisieren wollen, sich zuvor intensiv mit ihrer Druckerflotte befassen sollten
- Warum Sie auf MFPs setzen sollten und wie Sie das Beste aus diesen „Möglichmachern“ herausholen
- Wie Sie mit effektivem Flottenmanagement Ihre Workflows rund um das Handling von Dokumenten (ob gedruckt oder digital) so automatisieren, dass Ihre Beschäftigten von Anfang an die Vorteile erkennen
Workflows im Büro: Wer A wie Automatisierung sagt, muss auch D wie Dokumentenmanagement sagen
Rechnungen prüfen, Lieferscheine ausstellen, Formulare befüllen, Verträge aufsetzen und diverse schriftliche Geschäftskorrespondenzen erstellen, weiterleiten oder archivieren: Arbeiten im Büro heißt Arbeiten mit Dokumenten. An die Stelle der berühmt-berüchtigten Papierstapel in Ablagekörben und der meterlangen Schränke voller Aktenordner sind mittlerweile Dateien getreten. Immer mehr Unternehmen arbeiten überwiegend – oder sogar ausschließlich – mit digitalen Dokumenten.
Dabei gilt vom automatisierten Rechnungslauf bis zur digitalen Personalakte: Die Workflows sind zunächst grundsätzlich die gleichen wie in analogen Zeiten. Dokumente müssen erstellt, korrekt erfasst und im System verteilt und abgelegt werden. Bearbeitungsfristen müssen eingehalten werden und Dokumente im Archiv dürfen nicht verloren gehen oder sich nachträglich verändern lassen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter brauchen Zugang zu allen für ihre Tätigkeit relevanten Dokumenten und Anwendungen – gleichzeitig muss der Schutz vor unbefugten Zugriffen unbedingt gewährleistet sein. Mit einem digitalen Dokumenten-Management-System – am besten eingebettet in ein unternehmensweit nutzbares ECM – werden alle diese Aufgaben beim Handling von Dokumenten optimiert und in die digitale Sphäre übertragen.
Wer beim Abschied von papierbasierten Prozessen im Office-Alltag von Anfang an auf Softwareunterstützung durch ECM setzt, profitiert – unabhängig davon, ob es sich um cloudgestützte (wie bei yuuvis® RAD as a Service oder auf der eigenen IT-Infrastruktur aufgesetzte Softwarelösungen (wie bei enaio®) handelt – von einer ganzen Reihe von Vorteilen:
Rechnungen prüfen, Lieferscheine ausstellen, Formulare befüllen, Verträge aufsetzen und diverse schriftliche Geschäftskorrespondenzen erstellen, weiterleiten oder archivieren: Arbeiten im Büro heißt Arbeiten mit Dokumenten. An die Stelle der berühmt-berüchtigten Papierstapel in Ablagekörben und der meterlangen Schränke voller Aktenordner sind mittlerweile Dateien getreten. Immer mehr Unternehmen arbeiten überwiegend – oder sogar ausschließlich – mit digitalen Dokumenten.
Dabei gilt vom automatisierten Rechnungslauf bis zur digitalen Personalakte: Die Workflows sind zunächst grundsätzlich die gleichen wie in analogen Zeiten. Dokumente müssen erstellt, korrekt erfasst und im System verteilt und abgelegt werden. Bearbeitungsfristen müssen eingehalten werden und Dokumente im Archiv dürfen nicht verloren gehen oder sich nachträglich verändern lassen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter brauchen Zugang zu allen für ihre Tätigkeit relevanten Dokumenten und Anwendungen – gleichzeitig muss der Schutz vor unbefugten Zugriffen unbedingt gewährleistet sein. Mit einem digitalen Dokumenten-Management-System – am besten eingebettet in ein unternehmensweit nutzbares ECM – werden alle diese Aufgaben beim Handling von Dokumenten optimiert und in die digitale Sphäre übertragen.
Wer beim Abschied von papierbasierten Prozessen im Office-Alltag von Anfang an auf Softwareunterstützung durch ECM setzt, profitiert – unabhängig davon, ob es sich um cloudgestützte (wie bei yuuvis® RAD as a Service oder auf der eigenen IT-Infrastruktur aufgesetzte Softwarelösungen (wie bei enaio®) handelt – von einer ganzen Reihe von Vorteilen:
- Zeitersparnis
Mit Dokumenten-Management-Lösungen lassen sich Dokumente automatisch den passenden Ablageorten und den jeweils für den nächsten Arbeitsschritt zuständigen Beschäftigten zuordnen. Wer das entsprechende Dokument benötigt, wird umgehend benachrichtigt. Und mittels integrierter Volltextsuche mit Filter- und Sortiermöglichkeit lassen sich Dokumente und Informationen im ECM-System jederzeit rasch auffinden. - Flexible Verfügbarkeit – flexibleres Arbeiten
Einmal im System gespeichert, stehen die Dokumente allen berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jederzeit und von jedem dafür freigeschalteten Endgerät aus zur Verfügung. Und als Endgerät kommt nicht nur der Firmen-PC im Büro in Frage. Es kann genauso gut ein Dienst-Smartphone oder der Laptop einer oder eines Beschäftigten im Homeoffice sein. Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten wird so für viele Unternehmen überhaupt erst ermöglicht. - Revisionssichere Archivierung
Digitale Dokumente lassen sich prinzipiell leichter unbemerkt verändern als ihre Vorfahren auf Papier. Damit daraus keine Probleme erwachsen, hat mittlerweile der Gesetzgeber reagiert und umfassende Regelungen für das digitale Speichern und Archivieren erlassen, die unter anderem in den GoBD festgehalten sind. In einer digitalen Dokumenten-Management-Lösung werden daher immer sowohl die Ursprungsversion eines Dokuments als auch alle Zwischenschritte abgespeichert und verfügbar gehalten. Diese lückenlose Nachvollziehbarkeit ist Voraussetzung für die vom Gesetz geforderte revisionssichere Archivierung. Zudem lassen sich zahlreiche Vorgänge, wie etwa die Einhaltung gesetzlicher Fristen oder die Erstellung von Reportings, weitestgehend automatisieren. - Weniger Kosten – mehr Nachhaltigkeit
Digitale und automatisierte Workflows sind nicht nur sicherer und effizienter: Wenn Hauspost und Umlaufmappen digital werden, sinken automatisch auch die Kosten für Papierverbrauch, Drucker und Toner. Das spart nicht nur Geld, sondern verringert auch den CO2-Fußabdruck Ihres Unternehmens.
Einer der größten Vorteile von ECM-Systemen besteht aber wohl in ihrer Fähigkeit, tatsächlich den gesamten sogenannten „Dokumenten-Lebenszyklus“ abbilden zu können: von der Erstellung oder dem ersten Eintreffen eines Dokuments im Unternehmen über den vollständigen Bearbeitungsprozess inklusive etwaiger Revisionen bis zur dauerhaften Archivierung oder Löschung.
Der Dreh- und Angelpunkt für automatisierte Workflows? Ihre Druckerflotte!
Bei der Einrichtung digitaler Workflows gilt zunächst: Funktionierende Abläufe, die sich eins zu eins aus der analogen Welt übertragen lassen, sollten auch im Digitalen beibehalten werden. Denn der „Lebenslauf“ eines Dokuments, sein Weg durch die verschiedenen Stationen im Unternehmen, ändert sich durch die Umstellung grundsätzlich nicht. Die wenigen Ausnahmen gilt es bei der Workflow-Gestaltung zu berücksichtigen. Bestes Beispiel: Wie finden die – immer noch vorhandenen – Papierdokumente ihren Weg in den digitalen Workflow? Sie müssen zuallererst eingescannt und dann so schnell und unkompliziert wie möglich – am besten automatisiert – für die Weitergabe im digitalen System flott gemacht werden. Dabei kommt ein Gerät ins Spiel, das manch einer angesichts der fortschreitenden Digitalisierung möglicherweise schon abgeschrieben hatte: der Multifunktionsprinter, kurz: MFP.
Die Möglichmacher fürs digitale Büro
In einem ECM werden alle Dokumente übersichtlich nach einem nach Möglichkeit individualisierten System verschlagwortet und sind damit jederzeit und für alle Abteilungen schnell auffindbar. Anders als ihre Vorgänger, die klassischen Bürodrucker, verfügen moderne MFPs buchstäblich über einen „direkten Draht“ zu dieser digitalen Ordnerstruktur im Unternehmen. Am MFP lassen sich nicht nur analoge Dokumente in Dateien verwandeln – und andersherum –, sondern auch direkt verschlagworten, in Ordnern abspeichern oder an die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weiterleiten. MFPs, so bezeichnen wir das bei TA Triumph-Adler gerne, sind nichts weniger als „Möglichmacher“ der Digitalisierung – und damit auch für die Automatisierung von Prozessen von entscheidender Bedeutung.
So erspart beispielsweise die integrierte Volltextsuche mit OCR (Optical Character Recognition) Ihren Beschäftigten viel Zeit beim Suchen nach abgelegten Dateien im System. Denn diese kleine, aber für digitale Workflows unverzichtbare Software erkennt in Bildern (und als solche werden gescannte Dokumente von Computern zunächst standardmäßig klassifiziert) lesbare Buchstaben und Wörter. OCR ist sogar in der Lage, ein Dokument als Rechnung zu erkennen oder einen Barcode auszulesen. Wer nach einem bestimmten Begriff im Schlagwortkatalog sucht, gibt ihn einfach ein – und OCR liefert verlässlich das gewünschte Ergebnis, auch für ursprünglich aus Scans generierte Dokumente.
So erspart beispielsweise die integrierte Volltextsuche mit OCR (Optical Character Recognition) Ihren Beschäftigten viel Zeit beim Suchen nach abgelegten Dateien im System. Denn diese kleine, aber für digitale Workflows unverzichtbare Software erkennt in Bildern (und als solche werden gescannte Dokumente von Computern zunächst standardmäßig klassifiziert) lesbare Buchstaben und Wörter. OCR ist sogar in der Lage, ein Dokument als Rechnung zu erkennen oder einen Barcode auszulesen. Wer nach einem bestimmten Begriff im Schlagwortkatalog sucht, gibt ihn einfach ein – und OCR liefert verlässlich das gewünschte Ergebnis, auch für ursprünglich aus Scans generierte Dokumente.
Jederzeit erreichbar – auch mobil
Im Digital Office gilt: Jedes mit entsprechenden Berechtigungen versehene und im ECM-System angemeldete Endgerät kann für Sie und Ihre Beschäftigten zum Arbeitsplatz werden – selbst von unterwegs oder aus dem Homeoffice, indem der Druckauftrag über die Cloud an einen verbundenen MFP am Firmenstandort gesendet wird. Ist der gewählte Drucker gerade beschäftigt, wird der Druckauftrag automatisch an einen verfügbaren MFP weitergeleitet. Follow&Print heißt diese praktische Funktion der MFPs von TA Triumph-Adler. Druckerwarteschlange ade!
Auch für die Sicherheit Ihrer wertvollen Daten bei der Cloud-Übertragung ist gesorgt: Alle Anfragen werden verschlüsselt gesendet. Ein Druckauftrag kann erst ausgegeben werden, nachdem die jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich eindeutig als berechtigt identifiziert haben – zum Beispiel per Chipkarte, PIN oder Transponder oder über eine Zugriffs-App auf ihrem Smartphone.
➔ Sie möchten mehr erfahren über die Funktionsweise und die Einsatzmöglichkeiten von MFPs bei der Einrichtung und Optimierung von digitalen Workflows?
Laden Sie sich hier unser kostenloses aktuelles Whitepaper zum Thema herunter:
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Alle optimal vernetzt? Finden Sie es heraus!
Ein MFP kommt selten allein – die meisten Unternehmen, auch im Mittelstand, haben mehrere dieser Geräte im Einsatz. Untereinander vernetzt, können die Systemgeräte als Druckerflotte nicht nur Ihr Dokumentenmanagement auf ein neues Level heben. Sie sammeln auch wertvolle Daten über Auslastung und Zustand jedes einzelnen MFP im Verbund und bereiten sie für die Nutzung – etwa durch Ihre IT-Abteilung – auf.
Vorausgesetzt das mit der Vernetzung klappt auch tatsächlich so, dass Sie wirklich alle Ihre Geräte und ihren aktuellen Zustand jederzeit im Überblick haben. In der Realität ist das allerdings oft nicht der Fall. Häufig ist der Gerätepark längst nicht (mehr) optimal auf die Bedürfnisse im Unternehmen abgestimmt. Aus Sorge vor hohen Investitionskosten wird zudem wartungsintensive veraltete Hardware viel zu lange weiterbetrieben. Die Folge: Unternehmen verschwenden Zeit und Geld, während ihre Workflows – digitale wie analoge – ineffizient werden. Doch keine Sorge: Nicht immer ist gleich eine Komplettmodernisierung der gesamten Hardware erforderlich, um Prozesse zu optimieren. Bevor Sie Ihr Budget festsetzen: Führen Sie zunächst eine MDS-Analyse durch. Diese umfassende Serviceleistung – MDS steht für Managed Document Services – checkt Ihren bestehenden Gerätepark auf Herz und Nieren. Im Hinblick auf die Effizienz der einzelnen Geräte ebenso wie bezüglich der Workflows. Auch das Druckerflottenmanagement kommt auf den Prüfstand. Aus einer MDS-Analyse lassen sich wertvolle Empfehlungen für die Optimierung Ihrer Druckerflotte – und damit auch Ihrer digitalen Prozesse insgesamt – ableiten. Ein Bonus für Sie: Bei TA Triumph-Adler bieten wir diesen wichtigen Service kostenlos an.
➔ Mehr Informationen und Kontakt zur Terminbuchung für Ihre kostenlose MDS-Analyse
Vorausgesetzt das mit der Vernetzung klappt auch tatsächlich so, dass Sie wirklich alle Ihre Geräte und ihren aktuellen Zustand jederzeit im Überblick haben. In der Realität ist das allerdings oft nicht der Fall. Häufig ist der Gerätepark längst nicht (mehr) optimal auf die Bedürfnisse im Unternehmen abgestimmt. Aus Sorge vor hohen Investitionskosten wird zudem wartungsintensive veraltete Hardware viel zu lange weiterbetrieben. Die Folge: Unternehmen verschwenden Zeit und Geld, während ihre Workflows – digitale wie analoge – ineffizient werden. Doch keine Sorge: Nicht immer ist gleich eine Komplettmodernisierung der gesamten Hardware erforderlich, um Prozesse zu optimieren. Bevor Sie Ihr Budget festsetzen: Führen Sie zunächst eine MDS-Analyse durch. Diese umfassende Serviceleistung – MDS steht für Managed Document Services – checkt Ihren bestehenden Gerätepark auf Herz und Nieren. Im Hinblick auf die Effizienz der einzelnen Geräte ebenso wie bezüglich der Workflows. Auch das Druckerflottenmanagement kommt auf den Prüfstand. Aus einer MDS-Analyse lassen sich wertvolle Empfehlungen für die Optimierung Ihrer Druckerflotte – und damit auch Ihrer digitalen Prozesse insgesamt – ableiten. Ein Bonus für Sie: Bei TA Triumph-Adler bieten wir diesen wichtigen Service kostenlos an.
➔ Mehr Informationen und Kontakt zur Terminbuchung für Ihre kostenlose MDS-Analyse
Effizient automatisieren: Monitoring und Flottenmanagement
Mittels einer zentralen Monitoring-Software die einzelnen Geräte innerhalb der Druckerflotte ebenso im Blick behalten zu können wie das reibungslose Funktionieren von übergreifenden Prozessen im Netzwerk, ist einer der Kernbestandteile für effizientes Flottenmanagement. Es geht darum, die Nutzung zu überwachen, Wartungszeiten zu planen und die Gesamtbetriebskosten so gering wie möglich zu halten. Klug umgesetzt, können Unternehmen hier kräftig Kosten einsparen und Abläufe beschleunigen. Umgekehrt kann ein ineffizient arbeitendes und holprig gewartetes System schnell unnötig teuer und obendrein zum Frustfaktor für die Beschäftigten werden – denken Sie nur an die legendären „Papierstaus“ früherer Jahrzehnte und die obligatorische Warteschlange vor dem einzigen funktionierenden Drucker im Betrieb.
Der Gegenentwurf: eine intelligent vernetzte Druckerflotte, die im Büroalltag performt wie ein perfekt aufeinander eingespieltes Orchester beim Gala-Auftritt. Keine „gerissenen Saiten“ in Form von Papierstaus oder sonstigen Pannen, kein Missklang durch leere Tonerkartuschen zum ungünstigsten Zeitpunkt und vor allem: keine versteckten Kosten.
Der Gegenentwurf: eine intelligent vernetzte Druckerflotte, die im Büroalltag performt wie ein perfekt aufeinander eingespieltes Orchester beim Gala-Auftritt. Keine „gerissenen Saiten“ in Form von Papierstaus oder sonstigen Pannen, kein Missklang durch leere Tonerkartuschen zum ungünstigsten Zeitpunkt und vor allem: keine versteckten Kosten.
Wir stellen vor: Drucker-Monitoring mit TA Cockpit®
TA Cockpit® von TA Triumph-Adler ist eine einzigartige Lösung aus Hard- und Software für Ihre Ausgabesysteme, die im Bereich des automatisierten Drucker-Monitoring seit Jahren Branchenmaßstäbe setzt. Die Anwendung bündelt die generierten Daten aus Ihrer Druckerflotte sicher und sogar herstellerunabhängig. Per Webbrowser erhalten Sie als Unternehmer oder auch Ihre IT-Fachkräfte Zugriff auf alle relevanten Informationen. Leicht verständlich aufbereitet, flexibel und in Echtzeit.
Die Software ist in mehreren Ausführungen erhältlich, die in ihrem Funktionsumfang auf die Bedarfe von Unternehmen verschiedener Größen und Branchen ausgerichtet sind. Die Basisversion TA Cockpit® Blue bietet bereits alle wichtigen Controlpanel für die Systemübersicht. Mit TA Cockpit® Green kommen weitere Features hinzu wie etwa digitale Gebäudepläne für einen noch besseren Überblick über Ihre Gerätestandorte, mehr Schnittstellen sowie Analysetools zur Erstellung von Energieprofilen, um Energie zu sparen und Emissionen zu reduzieren. Das neue TA Cockpit® Red schließlich erweitert den Produktumfang um einen smarten Security Manager, der zusätzliche Sicherheitsfunktionen bereitstellt. Mit diesem wertvollen Tool profitieren neben dem KRITIS-Bereich alle, die Cybersecurity in ihrem Unternehmen ernst nehmen.
Mehr über TA Cockpit® Red erfahren Sie auch in diesem Beitrag.
Die Schaltzentrale fürs Flottenmanagement weiß, was wo gerade los ist in Ihrem MFP-Netzwerk – und meldet, wo es klemmt. Gehen Verbrauchsmaterialien wie etwa Toner zur Neige, wird automatisch Nachschub über das System bestellt – Tracking-Infos zum Status der Lieferung inklusive. Ebenso können bei Fehlermeldungen die Servicetechniker informiert werden. Um das Problem zu beheben, müssen diese sich heute übrigens immer seltener ins Auto setzen und bei Ihnen vorbeifahren: Viele technische Störungen lassen sich mittlerweile remote – per Fernwartung – beheben. Bei TA Triumph-Adler gehört ein solcher Service standardmäßig zum Wartungsangebot für unsere Kunden und kann direkt am MFP-Display angefordert werden. Über die Integration in unser Ticketsystem bleibt der aktuelle Servicestatus stets abrufbar. Aufträge können in Echtzeit ergänzt oder storniert werden.
So erleichtert TA Cockpit® das Flottenmanagement und spart wertvolle Ressourcen durch intelligent eingesetzte Automatisierungsoptionen. Ihr größter Gewinn: Ihre MFPs fallen so gut wie nie aus!
Und die elektronische Schaltzentrale bietet noch mehr Benefits für die optimierte Verwaltung Ihrer Druckerflotte:
Die Software ist in mehreren Ausführungen erhältlich, die in ihrem Funktionsumfang auf die Bedarfe von Unternehmen verschiedener Größen und Branchen ausgerichtet sind. Die Basisversion TA Cockpit® Blue bietet bereits alle wichtigen Controlpanel für die Systemübersicht. Mit TA Cockpit® Green kommen weitere Features hinzu wie etwa digitale Gebäudepläne für einen noch besseren Überblick über Ihre Gerätestandorte, mehr Schnittstellen sowie Analysetools zur Erstellung von Energieprofilen, um Energie zu sparen und Emissionen zu reduzieren. Das neue TA Cockpit® Red schließlich erweitert den Produktumfang um einen smarten Security Manager, der zusätzliche Sicherheitsfunktionen bereitstellt. Mit diesem wertvollen Tool profitieren neben dem KRITIS-Bereich alle, die Cybersecurity in ihrem Unternehmen ernst nehmen.
Mehr über TA Cockpit® Red erfahren Sie auch in diesem Beitrag.
Die Schaltzentrale fürs Flottenmanagement weiß, was wo gerade los ist in Ihrem MFP-Netzwerk – und meldet, wo es klemmt. Gehen Verbrauchsmaterialien wie etwa Toner zur Neige, wird automatisch Nachschub über das System bestellt – Tracking-Infos zum Status der Lieferung inklusive. Ebenso können bei Fehlermeldungen die Servicetechniker informiert werden. Um das Problem zu beheben, müssen diese sich heute übrigens immer seltener ins Auto setzen und bei Ihnen vorbeifahren: Viele technische Störungen lassen sich mittlerweile remote – per Fernwartung – beheben. Bei TA Triumph-Adler gehört ein solcher Service standardmäßig zum Wartungsangebot für unsere Kunden und kann direkt am MFP-Display angefordert werden. Über die Integration in unser Ticketsystem bleibt der aktuelle Servicestatus stets abrufbar. Aufträge können in Echtzeit ergänzt oder storniert werden.
So erleichtert TA Cockpit® das Flottenmanagement und spart wertvolle Ressourcen durch intelligent eingesetzte Automatisierungsoptionen. Ihr größter Gewinn: Ihre MFPs fallen so gut wie nie aus!
Und die elektronische Schaltzentrale bietet noch mehr Benefits für die optimierte Verwaltung Ihrer Druckerflotte:
- Zählerstände werden automatisch übermittelt.
- Mit TA Cockpit® wird die Firmware Ihrer vernetzten Geräte immer auf dem technisch neuesten Stand gehalten. Durch automatische Updates lassen sich gefährliche Sicherheitslücken vermeiden.
- Dank der umfassenden Sicherheitsfunktionen müssen Sie sich zudem keine Sorgen machen, dass sensible Informationen in die falschen Hände geraten.
Im Überblick: Ihre wichtigsten Vorteile durch effektives Flottenmanagement
- Kostenkontrolle
Mittels Drucker-Monitoring wie durch TA Cockpit® kann Ihr Unternehmen überflüssige Kostenposten innerhalb der Druckerflotte identifizieren und beseitigen. Welcher MFP arbeitet störungsfrei, wo fallen demnächst Wartungsarbeiten an und welches Gerät wird so gut wie nie benutzt? Die Software-Schaltzentrale Ihrer Druckerflotte hat den Durchblick und hilft Ihnen dabei, wirtschaftliche Entscheidungen zu treffen. - Maximale Verfügbarkeit
Dank der zentralen Überwachung und Verwaltung aller vernetzten Drucksysteme können Fehlerquellen frühzeitig erkannt und behoben werden, bevor sie zu größeren Ausfällen führen. Das bedeutet: weniger Ausfallzeiten und höhere Produktivität. - Nachhaltigkeit
Durch die Überwachung der Druckernutzung können Unternehmen Maßnahmen zur Reduzierung des Papier- und Tonerverbrauchs ergreifen. Das trägt nicht nur zur Kostensenkung bei, sondern auch zur Verkleinerung des ökologischen Fußabdrucks. - Sicherheit
Ein effektives Flottenmanagement stützt und fördert die Sicherheit der Print-Infrastruktur und leistet damit einen Beitrag zu mehr IT-Sicherheit im Unternehmen insgesamt – sei es durch automatische Firmware-Updates oder durch das Echtzeit-Monitoring sicherheitskritischer Einstellungen an den Drucksystemen.
Fazit
Ein effektives Flottenmanagement ist der Schlüssel zu einer zuverlässigen, sicheren und dabei kostensparend arbeitenden Druckerinfrastruktur. Diese wiederum ermöglicht es Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe ihre Workflows im Dokumentenmanagement Schritt für Schritt bis zur Vollständigkeit ins digitale Zeitalter zu transferieren.
Mit den innovativen Lösungen von TA Triumph-Adler können Unternehmen ihre Druckerflotte optimal verwalten und von den vielen Vorteilen profitieren, die gut organisierte digitale Workflows ihnen bieten. Nutzen auch Sie das volle Potenzial Ihrer Druckerflotte, um Ihre Geschäftsprozesse auf das nächste Level zu heben!
Unser Versprechen auf Ihrem Weg: Wir „überladen“ Sie nicht mit neuer Technologie – wir finden Ansätze und Wege, um Vorhandenes zu optimieren, und behalten dabei stets den Faktor Mensch im Unternehmen im Fokus – denn nur wenn alle an einem Strang ziehen, klappt es auch mit der erfolgreichen Transformation.
Mit den innovativen Lösungen von TA Triumph-Adler können Unternehmen ihre Druckerflotte optimal verwalten und von den vielen Vorteilen profitieren, die gut organisierte digitale Workflows ihnen bieten. Nutzen auch Sie das volle Potenzial Ihrer Druckerflotte, um Ihre Geschäftsprozesse auf das nächste Level zu heben!
Unser Versprechen auf Ihrem Weg: Wir „überladen“ Sie nicht mit neuer Technologie – wir finden Ansätze und Wege, um Vorhandenes zu optimieren, und behalten dabei stets den Faktor Mensch im Unternehmen im Fokus – denn nur wenn alle an einem Strang ziehen, klappt es auch mit der erfolgreichen Transformation.
Ihr verlässlicher Partner auf dem Weg ins digitale Büro:
die Serviceangebote von TA Triumph-Adler im Überblick
die Serviceangebote von TA Triumph-Adler im Überblick
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