Smarte Dokumentenablage von jedem Ort mit TACIM
Mit dem TA Cloud Information Manager (TACIM) sind Dokumente überall und jederzeit verfügbar. Kostengünstig und sicher. So lassen sich die Herausforderungen des mobilen Arbeitens meistern.
13.03.2024
Cloud-Dokumentenmanagement: Das kann der neue TACIM
Mit dem TA Cloud Information Manager TACIM bietet TA Triumph-Adler jetzt ein neues, effizientes und sicheres Angebot für das cloudbasierte Dokumentenmanagement auch für kleinere und mittelständische Unternehmen.
Ob Handwerksbetrieb, Großhändler oder Werbeagentur: In einem Unternehmen müssen jede Menge Dokumente angefasst, verarbeitet und abgelegt werden. Rechnungen, Lieferscheine, Belege, Verträge, Jahresabschlüsse, Geschäftsbriefe … Früher waren sie aus Papier und wurden nach getaner Arbeit in Aktenordnern oder Hängemappen abgelegt. Nicht nur um sie wiederzufinden, sondern auch, um den rechtlichen Anforderungen zu genügen.
Geschäftsbriefe, die mit Kunden oder Lieferanten ausgetauscht werden, müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Das gilt auch für den E-Mail-Verkehr. Die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsbücher, Bilanzen, Jahresabschlüsse und die entsprechenden Belege beträgt sogar zehn Jahre. Eine Rechnung aus dem Januar 2024 muss also bis Dezember 2034 aufbewahrt werden. Diese rechtlichen Vorschriften gelten auch für digitale Dokumente. Ihr Vorteil: Niemand muss mehr lange in Aktenordnern suchen. Digitale Dokumente können von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit entsprechender Berechtigung auf Knopfdruck gefunden werden.
Geschäftsbriefe, die mit Kunden oder Lieferanten ausgetauscht werden, müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Das gilt auch für den E-Mail-Verkehr. Die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsbücher, Bilanzen, Jahresabschlüsse und die entsprechenden Belege beträgt sogar zehn Jahre. Eine Rechnung aus dem Januar 2024 muss also bis Dezember 2034 aufbewahrt werden. Diese rechtlichen Vorschriften gelten auch für digitale Dokumente. Ihr Vorteil: Niemand muss mehr lange in Aktenordnern suchen. Digitale Dokumente können von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit entsprechender Berechtigung auf Knopfdruck gefunden werden.
Dokumentenmanagement leicht gemacht
Das gelingt mit einem passenden System zur Dokumentenverwaltung. Der neue TACIM von TA Triumph-Adler kann aber noch mehr: Die cloudbasierte Lösung ermöglicht es berechtigten Beschäftigten, von jedem Standort auf Dokumente zuzugreifen und sie zu bearbeiten. Mobiles oder hybrides Arbeiten kann so ganz neu gedacht werden. Das ist speziell für Unternehmen interessant, die zunehmend im Homeoffice arbeiten und ihre Workflows digitalisieren möchten. Eine aufwendige Installation ist nicht notwendig.
„Die Nutzung der Lösung ist unkompliziert“, erklärt Olaf Stammer, Head of Solution Marketing bei TA Triumph-Adler. „Dank übersichtlicher Ordnerstrukturen ermöglicht TACIM eine intuitive Dokumentenverwaltung.“ Eine aufwendige Installation, kostenintensive Hardware-Investitionen und IT-Know-how sind für den Einsatz von TACIM nicht erforderlich. Die Lösung lässt sich in bestehende Prozesse einfach und schnell implementieren. „Mit dem TA Cloud Information Manager ermöglicht TA Triumph-Adler Unternehmen jeder Größe den Einstieg in ein cloudbasiertes Dokumentenmanagement“, sagt Olaf Stammer.
„Die Nutzung der Lösung ist unkompliziert“, erklärt Olaf Stammer, Head of Solution Marketing bei TA Triumph-Adler. „Dank übersichtlicher Ordnerstrukturen ermöglicht TACIM eine intuitive Dokumentenverwaltung.“ Eine aufwendige Installation, kostenintensive Hardware-Investitionen und IT-Know-how sind für den Einsatz von TACIM nicht erforderlich. Die Lösung lässt sich in bestehende Prozesse einfach und schnell implementieren. „Mit dem TA Cloud Information Manager ermöglicht TA Triumph-Adler Unternehmen jeder Größe den Einstieg in ein cloudbasiertes Dokumentenmanagement“, sagt Olaf Stammer.
Clevere Ordnerstrukturen und Datensicherheit
Wie ein analoges Ablagesystem aussieht, hat fast jeder vor Augen: Regalmeter mit beschrifteten Aktenordnern. Aber wie wird aus dem althergebrachten Papiersystem ein elektronisches Ablagesystem? Und was ist dabei zu beachten?
- Einfache Umwandlung
Durch Scannen mit einem Multifunktionsprinter (MFP) können analoge Unterlagen in digitale Dokumente verwandelt werden. Eine Dokumentenverwaltung kann die Dokumente in verschiedene Klassen ordnen und sie in den Ordnerstrukturen ablegen. - Durchdachte Ordnerstrukturen
Eine sinnvolle Ordnerstruktur sollte noch vor dem Scannen entwickelt werden, um die Dokumente gleich korrekt abzulegen. Aus den Namen der Ordner sollte klar hervorgehen, welche Dokumente sie enthalten. - Neu vor alt
Neu eingehende Papierdokumente sollten umgehend gescannt werden, um digital bearbeitet und gespeichert zu werden. Bei älteren Dokumenten treffen Sie am besten eine grundsätzliche Entscheidung, inwieweit ein nachträgliches Scannen sinnvoll ist. Sehr alte Unterlagen, die selten gebraucht werden, sind eventuell auch weiterhin in den Aktenordnern gut aufgehoben. - Daten schützen
Mittlerweile werden auch Behörden und kleinere Unternehmen immer häufiger das Ziel von Cyberattacken. Davor müssen digitale Dokumente geschützt werden. Der TA Cloud Information Manager bietet höchste Sicherheitsstandards. Damit der Schutz von Daten und Dokumenten gewährleistet ist, setzt TACIM auf einen europäischen Serverstandort sowie auf höchste Sicherheitsstandards für eine DSGVO-konforme Nutzung – etwa durch individuelle Rechtevergaben.
Sogar die revisionssichere Archivierung ist mit einer cloudbasierten Dokumentenverwaltung wie TACIM möglich. Alle Dokumente in einem Archiv müssen vollständig, ordnungsgemäß, zeitnah und regelmäßig, geordnet und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Revisionssicher ist die Archivierung dann, wenn nachgewiesen werden kann, dass die Dokumente im Originalzustand archiviert wurden. Bei digitalen Dokumenten müssen daher sämtliche Versionen eines Dokuments abgespeichert werden, um die Abläufe im Nachhinein dokumentieren zu können.
Die cloudbasierte Lösung TACIM von TA Triumph-Adler liefert eine zeitgemäße, zukunftsfähige Dokumentenverwaltung für den täglichen Unternehmenseinsatz und effizientere Workflows – ideal für kleinere und mittlere Unternehmen. Die systematische Dokumentenablage gelingt so von jedem Ort aus, auch im Homeoffice.
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