Digital geht’s schneller, trotzdem zögern viele Unternehmen beim Wechsel zu einer ECM-Lösung. Dabei könnten sie das Ganze schrittweise angehen – und starten mit einem Pilotprojekt.
Fünfzig Aktenordner. Das ist die Menge an Unterlagen, die ein Windkraftbetreiber für die Genehmigung einer Anlage bei den zuständigen Behörden einreichen muss. Darin enthalten sind Gutachten zu Themen wie Naturschutz, Lärmschutz oder Schattenwurf des Windrades. Der Antrag für eine einzige Anlage umfasst dann gern mal mehr als fünfzig mit Papier gefüllte Aktenordner. Man brauche einen Kleinlaster, um das alles zur Behörde zu transportieren, stöhnen die Antragsteller.
Wie viel einfacher es wäre, wenn der gesamte Prozess digital stattfände! Doch nicht nur das Beispiel dieses Genehmigungsverfahrens zeigt, wie schwerfällig bei uns oft noch gearbeitet wird. Und zwar nicht nur in deutschen Behörden. Millionen Unternehmen vor allem aus dem Mittelstand gestalten ihre Arbeitsabläufe noch in Papierform. Eingangsstempel, Bearbeitungskorb, Schreibtisch, Ablage. Das ist im besten Falle der Weg, den eine Bestellung, ein Brief, eine Rechnung, eine Reklamation, ein Vertrag durchläuft. Doch was, wenn das Stück Papier irgendwo liegen bleibt? Eine Mitarbeiterin krank wird? Hektisches Gesuche und vor allem Zeitverlust sind die Folgen.
Fünfzig Aktenordner. Das ist die Menge an Unterlagen, die ein Windkraftbetreiber für die Genehmigung einer Anlage bei den zuständigen Behörden einreichen muss. Darin enthalten sind Gutachten zu Themen wie Naturschutz, Lärmschutz oder Schattenwurf des Windrades. Der Antrag für eine einzige Anlage umfasst dann gern mal mehr als fünfzig mit Papier gefüllte Aktenordner. Man brauche einen Kleinlaster, um das alles zur Behörde zu transportieren, stöhnen die Antragsteller.
Wie viel einfacher es wäre, wenn der gesamte Prozess digital stattfände! Doch nicht nur das Beispiel dieses Genehmigungsverfahrens zeigt, wie schwerfällig bei uns oft noch gearbeitet wird. Und zwar nicht nur in deutschen Behörden. Millionen Unternehmen vor allem aus dem Mittelstand gestalten ihre Arbeitsabläufe noch in Papierform. Eingangsstempel, Bearbeitungskorb, Schreibtisch, Ablage. Das ist im besten Falle der Weg, den eine Bestellung, ein Brief, eine Rechnung, eine Reklamation, ein Vertrag durchläuft. Doch was, wenn das Stück Papier irgendwo liegen bleibt? Eine Mitarbeiterin krank wird? Hektisches Gesuche und vor allem Zeitverlust sind die Folgen.
Zeitsparender arbeiten mit ECM
Trotzdem zögern viele Unternehmen, ihr Dokumentenmanagement auf digitale Prozesse umzustellen. Einer der Hauptgründe dafür ist das Bedürfnis nach Sicherheit. Ein Stück Papier kann man in die Hand nehmen und es an einem (vermeintlich) sicheren Ort aufbewahren. Jemand fühlt sich verantwortlich für die Bearbeitung genau dieses Stücks Papier. In einer idealen Arbeitswelt könnte das so sein. Doch die reale Arbeitswelt sieht etwas anders aus und ist vor allem ständig im Wandel.
Wie also den Wandel gestalten? „Tatsächlich sollte man nicht sämtliche Abläufe eines Unternehmens auf einen Schlag digitalisieren“, rät auch Stefan Halupka, Sales Director ECM & ICT bei TA Triumph-Adler. ECM, das steht für Enterprise Content Management. ECM ermöglicht es Unternehmen, ihre Inhalte und Dokumente effizienter zu verwalten und zeitsparender zu arbeiten.
Wie also den Wandel gestalten? „Tatsächlich sollte man nicht sämtliche Abläufe eines Unternehmens auf einen Schlag digitalisieren“, rät auch Stefan Halupka, Sales Director ECM & ICT bei TA Triumph-Adler. ECM, das steht für Enterprise Content Management. ECM ermöglicht es Unternehmen, ihre Inhalte und Dokumente effizienter zu verwalten und zeitsparender zu arbeiten.
Starten mit einem Pilotprojekt
Der erste Schritt besteht in einer gründlichen Analyse und Planung. Das Unternehmen muss die bestehenden Arbeitsprozesse genau anschauen. Wie läuft es jetzt? Was soll in einer bestimmten Abteilung durch digitale Bearbeitung von Dokumenten oder Inhalten erreicht werden? In welchen Abteilungen werden die nächsten Arbeitsschritte getan? Wo sind die Schwachstellen?
„Es bietet sich an, mit einem Pilotprojekt zu beginnen, in dem die Vorteile digitaler Abläufe besonders bemerkbar sind“, sagt Stefan Halupka. Ein guter Einstieg wäre etwa das Rechnungswesen. Oder das Auftragswesen. Werden zum Beispiel Rechnungen digital mit einem festen Workflow durchs Unternehmen geleitet, ergeben sich Zeit- und somit Kosteneinsparungen von bis zu 80 Prozent. Entscheiderinnen und Entscheider identifizieren am besten solche Unternehmensbereiche, in denen die Umstellung von manuellen auf digitale Workflows den größten Mehrwert bringt.
Im nächsten Schritt muss ein geeignetes ECM-System ausgesucht werden. Bei der Auswahl sollten Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit und Integration in bereits bestehende Systeme berücksichtigt werden.
„Es bietet sich an, mit einem Pilotprojekt zu beginnen, in dem die Vorteile digitaler Abläufe besonders bemerkbar sind“, sagt Stefan Halupka. Ein guter Einstieg wäre etwa das Rechnungswesen. Oder das Auftragswesen. Werden zum Beispiel Rechnungen digital mit einem festen Workflow durchs Unternehmen geleitet, ergeben sich Zeit- und somit Kosteneinsparungen von bis zu 80 Prozent. Entscheiderinnen und Entscheider identifizieren am besten solche Unternehmensbereiche, in denen die Umstellung von manuellen auf digitale Workflows den größten Mehrwert bringt.
Im nächsten Schritt muss ein geeignetes ECM-System ausgesucht werden. Bei der Auswahl sollten Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit und Integration in bereits bestehende Systeme berücksichtigt werden.
Ganz wichtig: die Motivation der Beschäftigten
Der entscheidende Faktor für das Gelingen der neuen digitalen Workflows ist die Motivation der Beschäftigten. Als Faustregel gilt: Je aktiver sie eingebunden sind, desto besser. Neue Workflows erfordern eine andere Arbeitsweise und vielleicht sogar eine andere Arbeitskultur. Neben Schulungen, in denen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter lernen, wie sie die neuen Tools sicher nutzen können, ist eine transparente Kommunikation Gold wert. Warum ist es gut für das Unternehmen, die Arbeitsprozesse umzustellen? Wird mein Arbeitsplatz dadurch sicherer? Welchen Nutzen habe ich persönlich von der Veränderung?
Change Management wird die professionelle Begleitung so eines Veränderungsprozesses auch genannt. Nach den ersten Schritten werden nicht nur die Beschäftigten weiter begleitet, sondern auch die Ergebnisse regelmäßig auf den Prüfstand gestellt. Wichtig ist dabei, ein regelmäßiges Feedback von den Benutzerinnen und Benutzern der neuen ECM-Systeme einzuholen. Wo gibt es Probleme? Was läuft besonders gut? Entstehen Störungen im weiteren Geschäftsbetrieb?
Ein gelungenes Projekt nimmt Ängste und schafft Mut. Mut, um die digitalen Workflows in weiteren Abteilungen zu implementieren. Im besten Fall können Unternehmen so Zeit und Ressourcen sparen, die Produktivität steigern und die Zusammenarbeit verbessern. Das würde auch die Genehmigungsverfahren für Windkraftanlagen beschleunigen. Und damit die Energiewende. Die fünfzig Aktenordner könnten mit ein paar Maus-Klicks verschickt werden.
Change Management wird die professionelle Begleitung so eines Veränderungsprozesses auch genannt. Nach den ersten Schritten werden nicht nur die Beschäftigten weiter begleitet, sondern auch die Ergebnisse regelmäßig auf den Prüfstand gestellt. Wichtig ist dabei, ein regelmäßiges Feedback von den Benutzerinnen und Benutzern der neuen ECM-Systeme einzuholen. Wo gibt es Probleme? Was läuft besonders gut? Entstehen Störungen im weiteren Geschäftsbetrieb?
Ein gelungenes Projekt nimmt Ängste und schafft Mut. Mut, um die digitalen Workflows in weiteren Abteilungen zu implementieren. Im besten Fall können Unternehmen so Zeit und Ressourcen sparen, die Produktivität steigern und die Zusammenarbeit verbessern. Das würde auch die Genehmigungsverfahren für Windkraftanlagen beschleunigen. Und damit die Energiewende. Die fünfzig Aktenordner könnten mit ein paar Maus-Klicks verschickt werden.
