16.01.2025

E-Rechnungen rechtssicher archivieren

Ab 2025 wird der digitale Rechnungseingang für Unternehmen Pflicht. Doch E-Rechnungen müssen nicht nur bearbeitet und bezahlt, sondern auch rechtssicher archiviert werden. Wie das gelingt, lesen Sie in unserem Beitrag.

Im Rechnungswesen vieler Betriebe wird deshalb jetzt schon diskutiert und tauchen Fragen über Fragen auf: Was sind das eigentlich genau, strukturierte Formate oder XML-Dateien? Welche Software braucht man, welche Schulungen? Können wir alle Rechnungen pünktlich bezahlen? Auch für die IT ergeben sich neue Fragen: Wie schicken wir die Dateien durch unseren bestehenden Workflow? Und wie lange ist so eine parallele Rechnungsverarbeitung in unterschiedlichen Formaten überhaupt sinnvoll?

Die Zeit der Papierrechnungen im B2B ist vorbei

Was viele nicht bedenken: Digitale Rechnungen müssen nicht nur bearbeitet und bezahlt, sondern auch rechtssicher aufbewahrt werden. Mit dieser Thematik beschäftigt sich der Beitrag von TA Business Unit Director Stefan Halupka in der aktuellen Ausgabe von storage-insider.de in aller Tiefe. Stefan Halupka ist seit April 2020 im Unternehmen und verantwortlich für den Vertrieb der innovativen Softwarelösungen von TA Triumph-Adler. Er verfügt über mehr als 14 Jahre Erfahrung als Vertriebsleiter und Berater in der Technologie- und Softwarebranche. Seine Kernexpertise ist das Change Management von Vertriebsorganisationen, um ihre Effizienz zu steigern.

Digitale Rechnungen müssen genauso archiviert werden wie Papierbelege oder PDF-Dateien. Und zwar ohne einen Medienbruch. Unter Medienbruch wird ein Wechsel des Mediums bei der Übertragung von Informationen innerhalb der Übertragungskette verstanden. Medienbrüche entstehen immer dann, wenn einmal digital erfasste Daten nicht durchgehend für weitere Arbeits- und Geschäftsprozesse weiterverarbeitet werden können. Medienbrüche bergen die Gefahr der Informationsverfälschung. Für eine revisionssichere Archivierung sind sie zu vermeiden.

Was bedeutet das jetzt für E-Rechnungen? Sie müssen künftig nicht nur elektronisch ausgetauscht, sondern auch zwingend elektronisch archiviert werden. Gerade für kleinere Unternehmen kann das im Alltagsgeschäft eine Herausforderung darstellen.

Die neuen Dateistandards: XRechnung und ZUGFeRD 2.0 (DE)

Doch bevor wir uns mit der rechtssicheren Archivierung beschäftigen, gehen wir noch einen Schritt zurück. Was genau versteht der Gesetzgeber unter elektronischen oder E-Rechnungen? Und welche Standards müssen eingehalten werden, damit kein Medienbruch entsteht, sondern Revisionssicherheit?

Elektronische Rechnungen sind normierte XML-Dateien, die Rechnungsdaten enthalten. Bei der europäischen Norm handelt es sich um die EN 16931. Jedes europäische Land hat eigene Standards. In Deutschland gibt es aktuell zwei: die XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, und das hybride ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei). Der Versand ist zwar erst ab dem 1. Januar 2027 bzw. 1. Januar 2028 verpflichtend. Die Entgegennahme einer elektronischen Rechnung können Sie jedoch ab dem 1. Januar 2025 nicht verweigern. Eine per E-Mail versandte Rechnung im PDF-Format gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!

Denn bei der E-Rechnung handelt es sich nicht einfach um eine PDF-Datei, sondern um ein strukturiertes Datenformat, das automatisch von Computersystemen verarbeitet werden kann. Dies erleichtert die direkte Weiterverarbeitung und spart eine Menge manueller Arbeitsschritte.

Damit Sie keine Frist verpassen und gut gewappnet sind, haben wir eine Checkliste für Sie zum kostenlosen Download bereitgestellt.

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Digitale Belege mit ECM ebenso sicher aufbewahren wie Papier

„Es bedarf geeigneter Methoden, um digitale Dokumente ebenso sicher vorhalten zu können wie Papierbelege“, sagt Stefan Halupka. „Ein Enterprise-Content-Management-System (ECM), mit dem sich ganze Workflows – einschließlich der Dokumentenaufbewahrung – digitalisieren und weitgehend automatisieren lassen, leistet dabei eine wertvolle Unterstützung.“ Unternehmen sind deshalb gut beraten, das Thema Aufbewahrungspflicht ernst zu nehmen und frühzeitig ein effizientes Archivierungssystem zu etablieren, mit dem sich alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen lassen.

Experten sind sich einig: In absehbarer Zeit ist ein Papierarchiv mit Aktenordnern Vergangenheit. Ein digitales Dokumentenmanagement bietet in puncto Archivierung zahlreiche Vorteile – unter anderem eine erhebliche Platzersparnis, eine einfachere Suche und die Option, Prozesse durch Teilautomatisierung insgesamt effizienter zu gestalten. „Wer bei der Umstellung auf digitale Prozesse von Anfang an auf eine einheitliche Softwareumgebung setzt, mit der nach und nach alle Abteilungen arbeiten können, ist klar auf der Gewinnerseite“, sagt ECM-und ICT-Experte Stefan Halupka. Denn moderne ECM-Systeme bringen bereits alle Voraussetzungen mit, damit Unternehmen die revisionssichere Ablage ihrer Daten sicherstellen können.

Ein effizientes, rechtssicheres Archivierungssystem etablieren

Zahlreiche Dokumente, die täglich im Büro kursieren, unterliegen einer Aufbewahrungspflicht. Dazu gehört alles, was für die Steuerfestsetzung beim Finanzamt relevant ist und dort vorgelegt werden muss. Ein entscheidender Faktor dabei ist, die einwandfreie Lesbarkeit des aufzubewahrenden Dokuments über den gesamten Zeitraum hinweg sicherzustellen. „In diesem Kontext liegen die Risiken für digitale Dokumente im Vergleich zu analogen Unterlagen anders: Ihnen drohen in erster Linie Gefahren durch die Verwendung von Speichermedien mit begrenzter Lebensdauer“, sagt Stefan Halupka von TA Triumph-Adler. Handelsübliche Festplatten seien für die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente in der Regel ungeeignet. Auch kann der Datenverlust aufgrund von Serverausfällen oder Cyberkriminalität drohen. Sein Rat: auf spezialisierte Service-Provider zurückzugreifen, die über klar definierte Service-Levels ein hohes Maß an Sicherheit bieten, indem Unternehmen auf ECM-Systeme aus der Cloud setzen. Diese sind aufgrund ihrer redundanten Datenhaltung in europäischen Rechenzentren nicht nur hochverfügbar, sie sind auch rechtskonform und stets auf dem neuesten Stand der Technik.

Der Schlüssel zu allem: digitaler Rechnungseingang

Die Umstellung auf E-Rechnungen mag zunächst wie eine Herausforderung wirken, doch mit der richtigen Vorbereitung und der passenden Software lässt sich dieser Prozess reibungslos gestalten. Den digitalen Rechnungseingang zu ermöglichen, wird Pflicht zum 1. Januar 2025, das Versenden von digitalen Rechnungen danach mit Übergangsfristen auch. Unternehmen kommen also nicht daran vorbei, auf digitale Prozesse umzustellen und sich mehr und mehr vom Papier zu verabschieden. Es braucht also einen softwaregestützten Workflow.

Um Rechnungen zu verarbeiten, bieten sich ECM-Lösungen an. Sie haben zwei Aufgaben: Sie kümmern sich um das digitale Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten. Und sie leiten diese digitalen Dokumente auf individuell festgelegten und hochgradig automatisierten Workflows durchs Unternehmen.

Die ECM-Lösungen von TA Triumph-Adler erkennen XRechnungen und leiten sie direkt auf dem vorgesehenen Workflow weiter. Dabei macht die Software die maschinenlesbaren Dateien auch für Menschen lesbar. ZUGFeRD-Rechnungen werden ebenso problemlos erkannt und auf den digitalen Weg zum Bearbeiten und Freigeben gebracht.

Aufbewahrungspflicht einhalten – revisionssicher und rechtskonform

Die Erfüllung von Aufbewahrungspflichten ist auch für digitale Dokumente unumgänglich. Denn immer mehr Dokumente müssen wie die E-Rechnung künftig digital ausgetauscht und verarbeitet werden. Moderne ECM-Systeme eröffnen hier zahlreiche Vorteile. Durch eine einheitliche Softwareplattform und klar definierte Workflows lassen sich digitale Dokumente einfach bearbeiten, verwalten und rechtssicher archivieren.

„Ein digitales Archiv bietet eine erhebliche Platzersparnis und ermöglicht durch eine leistungsfähige Suche und automatisierte Dokumentenprozesse effizientere und schlankere Abläufe“, so Stefan Halupka. „Fristen lassen sich automatisch einhalten, Belege sind dank Indexsuche und Zeitstempel meist einfacher und schneller zu finden. Und am allerwichtigsten: Die Anforderungen der revisionssicheren Archivierung, wie sie die GoBD vorschreibt, werden erfüllt.“

Keine Angst vor der E-Rechnung

Ab 2025 wird der digitale Rechnungseingang für Unternehmen Pflicht. Erfahren Sie hier, wie Sie die gesetzliche Regelung Schritt für Schritt umsetzen und welche Vorteile sie für Ihre Workflows bietet.

Digitale Workflows: Pilotprojekt Rechnungseingang

Die Experten von TA-Triumph-Adler zeigen auf, wie ein digitaler Rechnungseingang im Detail funktioniert und wie er zum Game Changer für das Workflow-Management im Unternehmen wird.

So geht revisionssichere Archivierung in der Cloud

Was revisionssichere Archivierung bedeutet, für wen sie Pflicht ist und wie Ihnen ein cloudbasiertes ECM-System wie yuuvis® RAD as a Service von TA Triumph-Adler die Umsetzung erleichtert.