Ab 2025 wird der digitale Rechnungseingang für Unternehmen Pflicht. Doch E-Rechnungen müssen nicht nur bearbeitet und bezahlt, sondern auch rechtssicher archiviert werden. Wie das gelingt, lesen Sie in unserem Beitrag.
Im Rechnungswesen vieler Betriebe wird deshalb jetzt schon diskutiert und tauchen Fragen über Fragen auf: Was sind das eigentlich genau, strukturierte Formate oder XML-Dateien? Welche Software braucht man, welche Schulungen? Können wir alle Rechnungen pünktlich bezahlen? Auch für die IT ergeben sich neue Fragen: Wie schicken wir die Dateien durch unseren bestehenden Workflow? Und wie lange ist so eine parallele Rechnungsverarbeitung in unterschiedlichen Formaten überhaupt sinnvoll?
Im Rechnungswesen vieler Betriebe wird deshalb jetzt schon diskutiert und tauchen Fragen über Fragen auf: Was sind das eigentlich genau, strukturierte Formate oder XML-Dateien? Welche Software braucht man, welche Schulungen? Können wir alle Rechnungen pünktlich bezahlen? Auch für die IT ergeben sich neue Fragen: Wie schicken wir die Dateien durch unseren bestehenden Workflow? Und wie lange ist so eine parallele Rechnungsverarbeitung in unterschiedlichen Formaten überhaupt sinnvoll?
Die Zeit der Papierrechnungen im B2B ist vorbei
Was viele nicht bedenken: Digitale Rechnungen müssen nicht nur bearbeitet und bezahlt, sondern auch rechtssicher aufbewahrt werden. Mit dieser Thematik beschäftigt sich der Beitrag von TA Business Unit Director Stefan Halupka in der aktuellen Ausgabe von storage-insider.de in aller Tiefe. Stefan Halupka ist seit April 2020 im Unternehmen und verantwortlich für den Vertrieb der innovativen Softwarelösungen von TA Triumph-Adler. Er verfügt über mehr als 14 Jahre Erfahrung als Vertriebsleiter und Berater in der Technologie- und Softwarebranche. Seine Kernexpertise ist das Change Management von Vertriebsorganisationen, um ihre Effizienz zu steigern.
Digitale Rechnungen müssen genauso archiviert werden wie Papierbelege oder PDF-Dateien. Und zwar ohne einen Medienbruch. Unter Medienbruch wird ein Wechsel des Mediums bei der Übertragung von Informationen innerhalb der Übertragungskette verstanden. Medienbrüche entstehen immer dann, wenn einmal digital erfasste Daten nicht durchgehend für weitere Arbeits- und Geschäftsprozesse weiterverarbeitet werden können. Medienbrüche bergen die Gefahr der Informationsverfälschung. Für eine revisionssichere Archivierung sind sie zu vermeiden.
Was bedeutet das jetzt für E-Rechnungen? Sie müssen künftig nicht nur elektronisch ausgetauscht, sondern auch zwingend elektronisch archiviert werden. Gerade für kleinere Unternehmen kann das im Alltagsgeschäft eine Herausforderung darstellen.
Digitale Rechnungen müssen genauso archiviert werden wie Papierbelege oder PDF-Dateien. Und zwar ohne einen Medienbruch. Unter Medienbruch wird ein Wechsel des Mediums bei der Übertragung von Informationen innerhalb der Übertragungskette verstanden. Medienbrüche entstehen immer dann, wenn einmal digital erfasste Daten nicht durchgehend für weitere Arbeits- und Geschäftsprozesse weiterverarbeitet werden können. Medienbrüche bergen die Gefahr der Informationsverfälschung. Für eine revisionssichere Archivierung sind sie zu vermeiden.
Was bedeutet das jetzt für E-Rechnungen? Sie müssen künftig nicht nur elektronisch ausgetauscht, sondern auch zwingend elektronisch archiviert werden. Gerade für kleinere Unternehmen kann das im Alltagsgeschäft eine Herausforderung darstellen.
Die neuen Dateistandards: XRechnung und ZUGFeRD 2.0 (DE)
Doch bevor wir uns mit der rechtssicheren Archivierung beschäftigen, gehen wir noch einen Schritt zurück. Was genau versteht der Gesetzgeber unter elektronischen oder E-Rechnungen? Und welche Standards müssen eingehalten werden, damit kein Medienbruch entsteht, sondern Revisionssicherheit?
Elektronische Rechnungen sind normierte XML-Dateien, die Rechnungsdaten enthalten. Bei der europäischen Norm handelt es sich um die EN 16931. Jedes europäische Land hat eigene Standards. In Deutschland gibt es aktuell zwei: die XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, und das hybride ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei). Der Versand ist zwar erst ab dem 1. Januar 2027 bzw. 1. Januar 2028 verpflichtend. Die Entgegennahme einer elektronischen Rechnung können Sie jedoch ab dem 1. Januar 2025 nicht verweigern. Eine per E-Mail versandte Rechnung im PDF-Format gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!
Denn bei der E-Rechnung handelt es sich nicht einfach um eine PDF-Datei, sondern um ein strukturiertes Datenformat, das automatisch von Computersystemen verarbeitet werden kann. Dies erleichtert die direkte Weiterverarbeitung und spart eine Menge manueller Arbeitsschritte.
Damit Sie keine Frist verpassen und gut gewappnet sind, haben wir eine Checkliste für Sie zum kostenlosen Download bereitgestellt.
Elektronische Rechnungen sind normierte XML-Dateien, die Rechnungsdaten enthalten. Bei der europäischen Norm handelt es sich um die EN 16931. Jedes europäische Land hat eigene Standards. In Deutschland gibt es aktuell zwei: die XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, und das hybride ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei). Der Versand ist zwar erst ab dem 1. Januar 2027 bzw. 1. Januar 2028 verpflichtend. Die Entgegennahme einer elektronischen Rechnung können Sie jedoch ab dem 1. Januar 2025 nicht verweigern. Eine per E-Mail versandte Rechnung im PDF-Format gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!
Denn bei der E-Rechnung handelt es sich nicht einfach um eine PDF-Datei, sondern um ein strukturiertes Datenformat, das automatisch von Computersystemen verarbeitet werden kann. Dies erleichtert die direkte Weiterverarbeitung und spart eine Menge manueller Arbeitsschritte.
Damit Sie keine Frist verpassen und gut gewappnet sind, haben wir eine Checkliste für Sie zum kostenlosen Download bereitgestellt.
