Möglichmacher der Digitalisierung: Bei unseren Serviceangeboten rund um die MFP-Druckerflotte wird die Netzwerksicherheit ganz groß geschrieben – ebenso wie der Bedienkomfort!
MFP Server und Druckerflottenmanagement – Komfort und Sicherheit für Ihre vernetzte Druckerflotte
Wo früher ein behäbiger Bürodrucker mit Kopierfunktion, ein Scanner und ein Faxgerät standen, steht heute ein MFP. Der moderne Multifunktionsprinter macht dabei seinem Namen alle Ehre und beherrscht sämtliche Technikdisziplinen seiner Vorgängergeräte – und noch viel mehr: Denn MFPs sind eben nicht nur in der Lage, zu drucken und als Hochleistungsscanner Papierdokumente in Dateien zu verwandeln. Sie legen die Dokumente auch gleich noch in den richtigen Ordnern ab, können per OCR-Texterkennung wichtige Informationen sogar aus Bildern auslesen und leiten die Dokumente obendrein per Mail an die zuständigen Beschäftigten weiter. Kurz gesagt: Sie lassen digitale Workflows im Dokumentenmanagement überhaupt erst möglich werden.
Bei TA Triumph-Adler bezeichnen wir unsere MFPs deshalb auch als „Möglichmacher“ der Digitalisierung. Daneben spielt auch ein effizientes Druckerflottenmanagement eine entscheidende Rolle, damit alle Funktionen innerhalb der vernetzten Flotte von MFPs verlässlich ausgeführt werden können, was für eine optimale Nutzung der Druckerinfrastruktur sorgt.
→ Einen Überblick über unsere aktuellen Modelle und ihre Funktionen finden Sie hier.
→ Zum Weiterlesen: Wissenswertes rund um den MFP und seinen vielfältigen Nutzen in der modernen Arbeitswelt.
Bei TA Triumph-Adler bezeichnen wir unsere MFPs deshalb auch als „Möglichmacher“ der Digitalisierung. Daneben spielt auch ein effizientes Druckerflottenmanagement eine entscheidende Rolle, damit alle Funktionen innerhalb der vernetzten Flotte von MFPs verlässlich ausgeführt werden können, was für eine optimale Nutzung der Druckerinfrastruktur sorgt.
→ Einen Überblick über unsere aktuellen Modelle und ihre Funktionen finden Sie hier.
→ Zum Weiterlesen: Wissenswertes rund um den MFP und seinen vielfältigen Nutzen in der modernen Arbeitswelt.
MFP Server: Immer in Verbindung bleiben!
Entscheidende Voraussetzung dafür, dass die Möglichmacher ihr Potenzial auch voll entfalten können: Die Multifunktionsgeräte sind in der Lage, mit der im Unternehmen verwendeten Dokumenten-Management-Software bzw. dem ECM-System zu kommunizieren, und sie sind untereinander vernetzt und eingebunden in die IT-Infrastruktur.
Ohne Server für die zentrale Steuerung einer solchen vernetzten Druckerflotte geht es also nicht. Über den MFP Server lassen sich Druckaufträge abteilungsübergreifend verwalten und vorhalten, Dateien an einzelne Arbeitsplätze weiterleiten oder Datenbankzugriffe, etwa für die Ablage frisch gescannter Dokumente, regeln.
Ohne Server für die zentrale Steuerung einer solchen vernetzten Druckerflotte geht es also nicht. Über den MFP Server lassen sich Druckaufträge abteilungsübergreifend verwalten und vorhalten, Dateien an einzelne Arbeitsplätze weiterleiten oder Datenbankzugriffe, etwa für die Ablage frisch gescannter Dokumente, regeln.
MFPs vernetzen: Brauche ich wirklich einen eigenen Server?
Es ist nicht zwingend nötig, dass Sie Ihre IT-Abteilung massiv ausbauen und neue Hardware anschaffen, „nur“ um Ihre Druckerflotte vernetzen zu können.
In kleineren Unternehmen, die nicht mehr als drei bis fünf MFPs im Einsatz haben, kann es tatsächlich ausreichen, eines der Geräte als Manager-MFP einzurichten, auf dessen Festplatte dann von allen anderen im Verbund zugegriffen werden kann. Eine Softwarelösung wie TA Print & Follow ermöglicht es Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, so zum Beispiel Druckaufträge zentral abzurufen und an einem beliebigen freien MFP im Netzwerk auszudrucken – bye bye Druckerwarteschlange!
Eine andere Möglichkeit, bei der Ihre Haus-IT massiv entlastet wird und die deshalb gerade für KMUs interessant sein kann: Lagern Sie Ihre MFP Server doch einfach in die Cloud aus! Dabei muss es nicht immer gleich ein komplettes cloudbasiertes ECM-System wie yuuvis® RAD as a Service sein – obwohl damit so einige Vorteile verbunden sind.
Mit TA Cloud Print and Scan etwa können Ihre Beschäftigten, die entsprechende Zugangsberechtigung vorausgesetzt, auch ohne ECM-Integration Dokumente vom Smartphone, Tablet oder Laptop aus drucken und scannen, egal wo sie gerade sind – ob im Büro, im Homeoffice oder im Außendienst. TACPS lässt sich leicht skalieren und somit ohne großen Aufwand in bestehende IT-Infrastrukturen einpassen. Dabei gelten hohe Sicherheitsstandards für die Verwaltung und Bearbeitung der digitalen Dokumente via Cloud: Neben der DSGVO-konformen Speicherung in ausschließlich europäischen Rechenzentren gehören dazu auch die verschlüsselte Dateiübertragung und die Authentifizierungspflicht vor dem Ausdrucken: Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen sich zum Drucken direkt am MFP zunächst mit Karte, Benutzername und Passwort oder PIN anmelden und ihre Berechtigung nachweisen.
In kleineren Unternehmen, die nicht mehr als drei bis fünf MFPs im Einsatz haben, kann es tatsächlich ausreichen, eines der Geräte als Manager-MFP einzurichten, auf dessen Festplatte dann von allen anderen im Verbund zugegriffen werden kann. Eine Softwarelösung wie TA Print & Follow ermöglicht es Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, so zum Beispiel Druckaufträge zentral abzurufen und an einem beliebigen freien MFP im Netzwerk auszudrucken – bye bye Druckerwarteschlange!
Eine andere Möglichkeit, bei der Ihre Haus-IT massiv entlastet wird und die deshalb gerade für KMUs interessant sein kann: Lagern Sie Ihre MFP Server doch einfach in die Cloud aus! Dabei muss es nicht immer gleich ein komplettes cloudbasiertes ECM-System wie yuuvis® RAD as a Service sein – obwohl damit so einige Vorteile verbunden sind.
Mit TA Cloud Print and Scan etwa können Ihre Beschäftigten, die entsprechende Zugangsberechtigung vorausgesetzt, auch ohne ECM-Integration Dokumente vom Smartphone, Tablet oder Laptop aus drucken und scannen, egal wo sie gerade sind – ob im Büro, im Homeoffice oder im Außendienst. TACPS lässt sich leicht skalieren und somit ohne großen Aufwand in bestehende IT-Infrastrukturen einpassen. Dabei gelten hohe Sicherheitsstandards für die Verwaltung und Bearbeitung der digitalen Dokumente via Cloud: Neben der DSGVO-konformen Speicherung in ausschließlich europäischen Rechenzentren gehören dazu auch die verschlüsselte Dateiübertragung und die Authentifizierungspflicht vor dem Ausdrucken: Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen sich zum Drucken direkt am MFP zunächst mit Karte, Benutzername und Passwort oder PIN anmelden und ihre Berechtigung nachweisen.
Vernetzte Druckerflotte: Risiko für die IT-Sicherheit?
MFPs miteinander zu vernetzen, ist nicht frei von Risiken. Nicht nur weil beim Drucken und Scannen menschliche Fehler passieren und versehentlich sensible Daten und vertrauliche Inhalte in Umlauf geraten können. Alle Geräte in einem Unternehmensnetzwerk sind leider immer auch potenzielle Ziele für Cyberkriminelle, die gezielt versuchen, typische Sicherheitslücken auszunutzen. Mit den immer weiter steigenden Datenmengen, die im Unternehmen kursieren, steigt auch die Zahl an Hackerangriffen. Umso wichtiger, sich strategisch und praktisch mit IT-Sicherheit auseinanderzusetzen. Eine starke Strategie in diesem Bereich kann die Risiken für Cybervorfälle zwar niemals auf Null reduzieren, aber doch auf ein im Tagesgeschäft akzeptables Maß absenken. Auch vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) gibt es Empfehlungen für den Einsatz von Multifunktionsgeräten in der IT-Infrastruktur. Die Voraussetzung für den sicheren Betrieb der Geräte sind hier Maßnahmen wie die Verschlüsselung gespeicherter Daten, der Einsatz sicherer Kommunikationsprotokolle und die Authentifizierung der Benutzer. Ziel ist es, die Sicherheitsrisiken zu minimieren und langfristig die Integrität der IT-Infrastruktur zu sichern.
Bei TA Triumph-Adler denken wir die IT-Sicherheit für unsere Kunden bereits in der Produktentwicklung mit. Für die Vorkonfiguration der Hardware – also etwa unserer MFPs – bis zu sämtlichen möglichen Ausbaustufen der Software vom kleinen Spezial-Tool bis zum vollständigen ECM-System gilt: Unsere Lösungen tragen mit weitreichenden und innovativen Sicherheitsfunktionen dazu bei, den Informationsfluss im Unternehmen sicherer zu machen.
Wie bereits erwähnt, spielt für die vernetzte Druckerflotte auch das Flottenmanagement inklusive eines effizienten Monitoring für die gesamte Druckerflotte eine entscheidende Rolle und auch hier kommen die Sicherheitsempfehlungen des BSI zum Tragen. Bei TA Triumph-Adler heißt diese digitale Schaltzentrale TA Cockpit®.
Bei TA Triumph-Adler denken wir die IT-Sicherheit für unsere Kunden bereits in der Produktentwicklung mit. Für die Vorkonfiguration der Hardware – also etwa unserer MFPs – bis zu sämtlichen möglichen Ausbaustufen der Software vom kleinen Spezial-Tool bis zum vollständigen ECM-System gilt: Unsere Lösungen tragen mit weitreichenden und innovativen Sicherheitsfunktionen dazu bei, den Informationsfluss im Unternehmen sicherer zu machen.
Wie bereits erwähnt, spielt für die vernetzte Druckerflotte auch das Flottenmanagement inklusive eines effizienten Monitoring für die gesamte Druckerflotte eine entscheidende Rolle und auch hier kommen die Sicherheitsempfehlungen des BSI zum Tragen. Bei TA Triumph-Adler heißt diese digitale Schaltzentrale TA Cockpit®.
Flottenmanagement mit TA Cockpit®
Sämtliche Informationen über den Zustand der einzelnen Geräte laufen auf der TA Cockpit® Hardware zusammen und werden mittels unserer Monitoring-Software übersichtlich und nachvollziehbar abgebildet. TA Cockpit® weiß genau, was an welcher Stelle in der Druckerflotte gerade vor sich geht, wo es eventuell hakt und welche Geräte gerade verfügbar oder beschäftigt sind. Auch Fehlermeldungen und reguläre Wartungsintervalle laufen in der Schaltzentrale auf. Wenn Verbrauchsmaterialien wie Papier oder Toner zur Neige gehen, kann über das System sogar automatisch Nachschub geordert werden.
→ Mehr über TA Cockpit®
Mithilfe des digitalen Flottenmanagements behalten Sie in Ihrem Unternehmen stets den Überblick über den Zustand und die Auslastung Ihrer Druckerflotte. Und können sogar in nicht unerheblichen Maße Betriebskosten sparen, indem die vorhandenen MFPs effektiver genutzt werden.
Ein Beispiel gefällig? TA Cockpit® Red, die neueste Ausbaustufe unseres smarten Verwaltungstools für das Flottenmanagement, hat jetzt einen umfangreichen Security Manager für Ihre TA Druckerflotte an Bord.
Das bietet TA Cockpit® Red:
→ Mehr über TA Cockpit®
Mithilfe des digitalen Flottenmanagements behalten Sie in Ihrem Unternehmen stets den Überblick über den Zustand und die Auslastung Ihrer Druckerflotte. Und können sogar in nicht unerheblichen Maße Betriebskosten sparen, indem die vorhandenen MFPs effektiver genutzt werden.
Ein Beispiel gefällig? TA Cockpit® Red, die neueste Ausbaustufe unseres smarten Verwaltungstools für das Flottenmanagement, hat jetzt einen umfangreichen Security Manager für Ihre TA Druckerflotte an Bord.
Das bietet TA Cockpit® Red:
- Sicherheitsrelevante Einstellungen der Drucksysteme von TA Triumph-Adler lassen sich tagesaktuell überprüfen und bei Bedarf korrigieren – anhand individueller Richtlinien und sogar separat für jeden Stellplatz. Manuell oder voll automatisch.
- Tritt ein Sicherheitsfall ein, wird automatisch eine zuvor festgelegte Eskalation per E-Mail ausgelöst.
- Grafische Visualisierungen helfen Ihren IT-Administratoren, den Sicherheitsstatus aller Ausgabesysteme stets im Überblick zu haben.
- Sicherheitsverstöße und Einstellungsänderungen werden protokolliert und bleiben damit vollständig nachvollziehbar.
- Hierdurch unterstützt TA Cockpit® Red dabei, die Empfehlungen des BSI hinsichtlich Ihrer Druckerflotte einzuhalten.
Um eine Software wie TA Cockpit® Red effektiv nutzen zu können, empfiehlt es sich, die eigene IT-Infrastruktur im Allgemeinen und den Umgang mit Sicherheitsbestimmungen und sensiblen Informationen im Unternehmen im Besonderen zunächst auf Herz und Nieren zu prüfen. Etwa mit einer Schwachstellenanalyse oder, darauf aufbauend, einem Penetrationstest, bei dem Experten gezielt versuchen, Sicherheitslücken auszunutzen, um in Ihre IT-Systeme „einzubrechen“. Was sich bedrohlich anhört, dient in diesem besonderen Fall tatsächlich dazu, die IT-Sicherheit Ihres Unternehmens zu erhöhen – und ist unter anderem auch in der Vorbereitungsphase für ein ISO-27001-Auditverfahren mehr als nützlich.
Neben der IT-Sicherheit bieten wir Ihnen noch viele weitere Serviceleistungen rund um Ihre Druckerflotte und IT-Infrastruktur an.
Neben der IT-Sicherheit bieten wir Ihnen noch viele weitere Serviceleistungen rund um Ihre Druckerflotte und IT-Infrastruktur an.
