Welche Bürodrucker brauchen wir? Und wie viele davon sollten MFPs sein, also Multifunktionsdrucker? Es spart Zeit und vor allem Kosten, sich Gedanken über die optimale Druckerflotte zu machen.
Eine Druckerflotte umfasst das gesamte Arsenal an Bürodruckern eines Unternehmens, einer Behörde oder einer anderen Organisation. Dabei kann die Druckerflotte über verschiedene Standorte verteilt sein. Die Zahl der Bürodrucker und Kopiersysteme, die nur drucken oder kopieren, sinkt allerdings. Sie werden ersetzt durch MFPs (Multifunktionsprinter), die auch Funktionen wie das Sortieren, Versenden und Speichern von Dokumenten übernehmen. Indem sie Papierdokumente beim Scannen in elektronische Dokumente verwandeln, werden MFPs zu „Möglichmachern“ der Digitalisierung. Faxgeräte werden ebenfalls zur Druckerflotte gezählt, selbst wenn sie nicht in einem MFP integriert sind.
Moderne Drucksysteme sind untereinander vernetzt. Das erleichtert die Verwaltung von Druckerflotten über Drucker-Monitoring. Jeder Hardwarehersteller bietet seine eigene Lösung für das Monitoring der Druckerflotte an (den Standard setzt dabei TA Cockpit®, die digitale Schaltzentrale von TA Triumph-Adler). Die Software weiß jederzeit, was wo passiert – und wo es klemmt. So erkennt Drucker-Monitoring, wenn bei einem System die Verbrauchsmaterialien zu Ende gehen, und bestellt automatisch Nachschub. Im Fall einer technischen Störung wird der Partner über die digitale Schaltzentrale automatisch informiert – wenn es geht, wird die Fehlermeldung gleich mitgeliefert. Effizientes Drucker-Monitoring kann noch mehr. Welcher MFP wird für welche Aufgaben genutzt? Welche Geräte sind reparaturanfällig, welche überlastet und welche stehen meist ungenutzt herum? Und welche Kosten fallen dadurch an? Antworten auf solche Fragen geben Softwarelösungen wie aQrate von TA Triumph-Adler.
Eine Druckerflotte umfasst das gesamte Arsenal an Bürodruckern eines Unternehmens, einer Behörde oder einer anderen Organisation. Dabei kann die Druckerflotte über verschiedene Standorte verteilt sein. Die Zahl der Bürodrucker und Kopiersysteme, die nur drucken oder kopieren, sinkt allerdings. Sie werden ersetzt durch MFPs (Multifunktionsprinter), die auch Funktionen wie das Sortieren, Versenden und Speichern von Dokumenten übernehmen. Indem sie Papierdokumente beim Scannen in elektronische Dokumente verwandeln, werden MFPs zu „Möglichmachern“ der Digitalisierung. Faxgeräte werden ebenfalls zur Druckerflotte gezählt, selbst wenn sie nicht in einem MFP integriert sind.
Moderne Drucksysteme sind untereinander vernetzt. Das erleichtert die Verwaltung von Druckerflotten über Drucker-Monitoring. Jeder Hardwarehersteller bietet seine eigene Lösung für das Monitoring der Druckerflotte an (den Standard setzt dabei TA Cockpit®, die digitale Schaltzentrale von TA Triumph-Adler). Die Software weiß jederzeit, was wo passiert – und wo es klemmt. So erkennt Drucker-Monitoring, wenn bei einem System die Verbrauchsmaterialien zu Ende gehen, und bestellt automatisch Nachschub. Im Fall einer technischen Störung wird der Partner über die digitale Schaltzentrale automatisch informiert – wenn es geht, wird die Fehlermeldung gleich mitgeliefert. Effizientes Drucker-Monitoring kann noch mehr. Welcher MFP wird für welche Aufgaben genutzt? Welche Geräte sind reparaturanfällig, welche überlastet und welche stehen meist ungenutzt herum? Und welche Kosten fallen dadurch an? Antworten auf solche Fragen geben Softwarelösungen wie aQrate von TA Triumph-Adler.
Die Aufgaben des Flottenmanagements
Die Druckerflotte sinnvoll zu planen und über den gesamten Nutzungszeitraum optimal in Schuss zu halten, darin besteht die Aufgabe des Flottenmanagements. Ziel des Fleet Management sind reduzierte Betriebskosten, da die Geräte effektiver genutzt werden und die Produktivität steigt. Regelmäßige Wartungen der Druckerflotte sind beim Flottenmanagement selbstverständlich.
Auch Faxen wird integriert ins Flottenmanagement. So werden E-Mails selbsttätig ins Faxformat umgewandelt, bevor das Dokument verschickt wird. Eingehende Faxe können am MFP mit entsprechender Software wie dem FaxHub von TA Triumph-Adler gedruckt, gespeichert oder per Mail weitergeleitet werden. Dabei werden sie in PDFs umgewandelt und in konfigurierbare E-Mail-Postfächer geschickt. Die Bedienung fällt kinderleicht über Apps wie SmartFax von – genau: TA Triumph-Adler.
Auch Faxen wird integriert ins Flottenmanagement. So werden E-Mails selbsttätig ins Faxformat umgewandelt, bevor das Dokument verschickt wird. Eingehende Faxe können am MFP mit entsprechender Software wie dem FaxHub von TA Triumph-Adler gedruckt, gespeichert oder per Mail weitergeleitet werden. Dabei werden sie in PDFs umgewandelt und in konfigurierbare E-Mail-Postfächer geschickt. Die Bedienung fällt kinderleicht über Apps wie SmartFax von – genau: TA Triumph-Adler.
Der Weg zur optimalen Druckerflotte
Das Monitoring der Druckerflotte bringt oft eine ernüchternde Erkenntnis: Der Gerätepark ist nicht optimal auf die aktuellen Bedürfnisse ausgerichtet. Das lässt sich ändern, etwa mit der kostenlosen MDS-Analyse von TA Triumph-Adler. Bei dieser Analyse – MDS steht für Managed Document Services – wird der bestehende Gerätepark untersucht, daraus werden Empfehlungen abgeleitet. Wie sinnvoll MDS-Analysen sind, zeigt sich regelmäßig in Umfragen, die offenbaren, dass in vielen Unternehmen der Überblick fehlt, wer was wann und wie viel druckt. Einige Drucker sind überlastet, andere unterfordert. In vielen A3-Fächern vergilbt das Papier. Wichtige Kennzahlen wie Auslastung, Nutzungsverhalten, Druckvolumen oder Einsatzgebiete? Fehlanzeige. Verdeckte Kosten etwa durch vermeidbare Störfälle oder hohen Stromverbrauch werden nicht erfasst. Das alles ändert die MDS-Analyse. Die MDS-Analyse bringt die eigene Druckerflotte auf Vordermann. Weg mit überflüssigen und reparaturanfälligen Geräten! Sie werden ersetzt durch moderne Drucksysteme. Die im Netzwerk installierte Software kennt alle Geräte der Druckerflotte und erfasst Kennzahlen wie Auslastung, Nutzungsverhalten oder Druckvolumen.
Verantwortungsbewusste Anbieter wie TA Triumph-Adler führen Jahresgespräche mit ihren Kunden, um zu sehen, ob das umgesetzte Konzept so gut greift wie erwartet. Sie wissen: Da sich viele Arbeitsprozesse weiter digitalisieren, lohnt es sich auch künftig, Prozesse zu optimieren. Es hilft enorm, wenn dabei auf die Grundlagen der MDS-Analyse zurückgegriffen werden kann. TA Triumph-Adler greift für – bei uns übrigens kostenlose! – MDS-Analysen auf das Know-how von jährlich rund 300 Analysen zurück. Resultat: ein individuelles Lösungskonzept für mehr Transparenz und Effizienz, für Zeit- und Kostenersparnis.
Verantwortungsbewusste Anbieter wie TA Triumph-Adler führen Jahresgespräche mit ihren Kunden, um zu sehen, ob das umgesetzte Konzept so gut greift wie erwartet. Sie wissen: Da sich viele Arbeitsprozesse weiter digitalisieren, lohnt es sich auch künftig, Prozesse zu optimieren. Es hilft enorm, wenn dabei auf die Grundlagen der MDS-Analyse zurückgegriffen werden kann. TA Triumph-Adler greift für – bei uns übrigens kostenlose! – MDS-Analysen auf das Know-how von jährlich rund 300 Analysen zurück. Resultat: ein individuelles Lösungskonzept für mehr Transparenz und Effizienz, für Zeit- und Kostenersparnis.
