09.04.2024

Brauchen wir heute noch Multifunktionsdrucker?

Was ist ein Multifunktionsdrucker? Sie wundern sich vielleicht gerade und denken: Muss man diese Frage heute wirklich noch jemandem stellen?

Multifunktionsdrucker, abgekürzt: MFP (für Englisch: Multi Functional Printer) und umgangssprachlich oft auch schlicht als „Multifunktionsgeräte“ bezeichnet, sind für Büroangestellte seit Langem derart selbstverständlicher Bestandteil des Inventars, dass viele die voluminösen Geräte gar nicht mehr beachten. Es sei denn, es bildet sich gerade eine längere Schlange vor dem Drucker, weil (mal wieder) etwas nicht funktioniert – doch dazu später mehr. Fakt ist: Auch in Zeiten der voranschreitenden Digitalisierung stehen professionelle Bürodrucker – meist handelt es sich dabei heute um MFPs – in praktisch jedem Büro. In größeren Unternehmen können das auch sehr viele sein. Man spricht dann von einer „Druckerflotte“.

Der Begriff „Multifunktionsdrucker“ greift dabei eigentlich zu kurz, denn die Geräte können eben nicht nur Dokumente auf Papier ausdrucken, sondern auch kopieren, scannen und häufig auch noch faxen. Damit haben die Multifunktionsdrucker – wir bleiben bei dem vertrauten Ausdruck, auch wenn er streng genommen etwas unpräzise ist – schon vor Jahren das einstige, oft umständlich zu handhabende Nebeneinander zahlreicher Einzelgeräte abgelöst.

Multifunktionsdrucker, die unterschätzten Alltagshelden

Während man in kleineren Büros mitunter noch immer auf den klassischen Arbeitsplatzdrucker trifft – handliche Geräte mit überschaubarem Funktionsumfang, wie sie auch im privaten Umfeld oder im Homeoffice genutzt werden –, haben sich in den meisten größeren Unternehmen längst Bürodrucker, wie sie zum Beispiel auch von TA Triumph-Adler angeboten werden, als Standard durchgesetzt. Dabei handelt es sich üblicherweise um 3-in-1- bzw. 4-in-1-Systeme, die alle typischen Anwendungsgebiete für Multifunktionsdrucker – also Drucken, Kopieren, Scannen und mitunter auch Faxen – in professioneller Qualität abdecken können. Die MFPs arbeiten sehr schnell: Ein Druckvolumen von 50 Seiten und mehr pro Minute und Scangeschwindigkeiten von deutlich über 250 Bildseiten pro Minute sind nichts Außergewöhnliches. Zusätzlich verfügen MFPs häufig über sogenannte Finisher-Optionen. Damit lassen sich Dokumente bei Bedarf auch gelocht, geheftet oder vorgefalzt direkt am Printer ausgeben. Das spart weitere Arbeitsgänge und sorgt so für mehr Effizienz.

Multifunktionsdrucker sind also echte High-Performer. Ihr überkommener Ruf im Büroalltag könnte hingegen besser sein. Formal sollen die Alleskönner jederzeit funktionsbereit und so bequem wie möglich zu bedienen sein. Wer im Büro arbeitet, weiß jedoch: Gerade bei älteren Modellen ist beides nicht immer gegeben. Geschichten über Warteschlangen vor dem Kopierer oder nervenden Dauer-Papierstau können wohl alle erzählen. Zudem sind die großen Multifunktionsdrucker ein nicht unerheblicher Kostenfaktor im Unternehmen. Die einzelnen Geräte – und erst recht ganze Druckerflotten – verbrauchen gefühlt Unmengen an Papier, Toner muss vorgehalten und der Wartungsservice bezahlt werden. Oft stehen die Geräte der Druckerflotte auf dem Flur oder in gesonderten Räumen, wo sie auch optisch ihrem Namen alle Ehre machen: Wie schwerfällige Schlachtschiffe aus einem anderen Zeitalter wirken die MFPs insbesondere auf viele jüngere Beschäftigte.

Wer druckt denn noch alles aus, wenn Dokumente längst bequem und sicher als PDF vorliegen? Sollte man nicht zudem auf mehr Nachhaltigkeit setzen und versuchen, Papier zu sparen, wo es nur geht? Wozu den High-End-Scanner im Multifunktionsdrucker nutzen, wenn sich ein Dokument auch mit dem Smartphone abfotografieren und dann per E-Mail verschicken lässt? Oder kurz gesagt: Braucht man überhaupt noch MFPs im Unternehmen, wenn immer mehr Vorgänge digitalisiert sind und das papierlose Büro langsam, aber sicher Wirklichkeit wird?

Warum die Antwort darauf ein klares „Ja“ sein muss, welche teils verblüffenden Einsatzmöglichkeiten es für moderne MFPs gibt und wie Unternehmen ihre Druckerflotte fit machen für die digitale Arbeitswelt – das erfahren Sie in den folgenden Kapiteln. So viel sei vorab schon mal verraten: Wer Workflows erfolgreich digitalisieren will, kommt dabei um gute Multifunktionsdrucker nicht herum.

Was ist ein Multifunktionsdrucker heute?

Warum sich die Definition gerade wandelt

Die beiden Begriffe „Bürodrucker“ und „Multifunktionsdrucker“ werden im Alltag oft synonym verwendet. Tatsächlich gibt es aber ein fundamentales Unterscheidungsmerkmal: Während ein Bürodrucker im eigentlichen Sinne immer ein analoges Gerät ist, das Dokumente auf Papier ausdrucken und reproduzieren kann, können MFPs auch scannen, also Papierdokumente digitalisieren. Das macht sie zur Schnittstelle zwischen den Welten – und stellt gleichzeitig die Grundvoraussetzung dar, die Unternehmen überhaupt erst in die Lage versetzt, ihr Dokumentenmanagement ins Digitalzeitalter zu überführen. Oder anders ausgedrückt: Der Weg zum papierlosen Büro führt über den Multifunktionsdrucker – so widersprüchlich das zunächst auch klingen mag.

Der klassische analoge Bürodrucker hingegen wird wohl tatsächlich in absehbarer Zukunft seinen verdienten Platz im Museum der Technologiegeschichte einnehmen. Er hat seine Zeit gehabt. Denn die aktuellen Multifunktionsdrucker mit all ihren digitalen Optionen stehen in einer stolzen Reihe von technischen Weiterentwicklungen.

➔ Zum Weiterlesen: Alles, was Sie über den MFP – und seine historischen Vorgänger – wissen sollten.

Die Evolution: vom Bürodrucker zum MFP

Arbeiten im Büro heißt Arbeiten mit Papier. Über einen sehr langen Zeitraum – der tatsächlich bis in die Antike zurückreicht – war das eine unumstößliche Tatsache, die auch im 20. Jahrhundert, das eine Vielzahl technischer Neuerungen hervorgebracht hat, noch niemand in Frage gestellt hätte. Im Gegenteil: Seit dem Aufkommen der ersten praxistauglichen Kopiergeräte in den 1960er Jahren – damals eine echte Revolution – und vollends mit dem Siegeszug des PC am Arbeitsplatz haben sich der Papierverbrauch und das durchschnittliche Druckaufkommen in den Unternehmen immer weiter erhöht. Entsprechend stieg auch die Leistungsfähigkeit der Bürodrucker. Auf dem Weg zum modernen Multifunktionsdrucker hielten aber zunächst weitere Geräte Einzug im Büro: In den 1980ern eroberte das Telefax die Amtsstuben und zahlreiche Firmen. Ein Faxgerät musste her! Die rasant voranschreitende Computertechnik und die Digitalisierung machten spätestens ab Mitte der 1990er Jahre auch die Anschaffung eines Scanners unumgänglich. Zumal die zuvor lange Zeit sehr unhandlichen und teuren Geräte gerade deutlich platzsparender und erschwinglicher wurden. Die logische Folge der Entwicklung: Eine Vielzahl von Geräten und ein Nebeneinander analoger und digitaler Technologien, teils so unterschiedlich in ihrer Bedienung und Arbeitsgeschwindigkeit, dass sie sich nur schwerlich in einen gemeinsamen Workflow einbinden ließen.

Schluss mit dem Gerätedschungel: Aus vier mach 4-in-1

Vorhang auf für die erste Generation von echten Multifunktionsdruckern: 3-in-1- bzw. 4-in-1-Geräte zum Drucken, Kopieren, Scannen und optional Faxen. Der größte offensichtliche Vorteil: Es wurden endlich weniger Einzelgeräte benötigt, Kosten konnten gesenkt und Arbeitsabläufe zusammengefasst werden. Vor allem die frühen MFPs, wie sie in den ersten beiden Jahrzehnten des 21. Jahrhunderts in jedem größeren Büro anzutreffen waren, erwiesen sich aber mitunter auch als störanfällig und wartungsintensiv. Der wohl größte „Klassiker“: Sobald nur einer der Funktionsbereiche am Gerät gestört war – zum Beispiel durch den berüchtigten „Papierstau“ aufgrund einer verklemmten Seite im Kopiereinzug –, blinkte eine Fehlermeldung auf und es ging erst einmal gar nichts mehr. Auch kein Scannen oder Faxen, obwohl dafür der Papiereinzug eigentlich gar nicht benötigt wurde. Ein anderer häufiger Grund für Probleme mit Multifunktionsdruckern: Bedienfehler durch die Beschäftigten, die, nach Jahren der Arbeit mit zahlreichen Einzelgeräten, den Umgang mit den neuen MFPs natürlich auch erst verinnerlichen mussten. Doch aller teils berechtigten Kritik zum Trotz: Die Multifunktionsdrucker, die in den letzten Jahrzehnten schrittweise die Büros erobert haben, waren eine große Errungenschaft und trugen erheblich zur Effizienzsteigerung bei.

MFPs heute: Der Drucker wird zum Computer

Und heute? Es lohnt sich, den vorhandenen Bestand an Bürodruckern und MFPs einmal gründlich von Experten durchchecken zu lassen. Eine solche MDS-Analyse (MDS steht für Managed Document Services) ist nicht nur hilfreich, um Einsparpotenzial bei den Druckkosten auszumachen. Wer eine in die Jahre gekommene Druckerflotte zumindest teilweise durch Multifunktionsprinter der neuesten Generation ersetzt, wird auch erleben, dass die Geräte mittlerweile die meisten „Kinderkrankheiten“ überwunden haben und weniger störanfällig und sehr intuitiv zu bedienen sind. Hilfreich dabei: ein übersichtliches Display am Gerät. „Die ‚One Touch‘-Bedienung am Display macht den Umgang mit dem MFP ausgesprochen komfortabel“, weiß Olaf Stammer vom Solution & Service Portfolio Management bei TA Triumph-Adler. „Ein gutes Display ist selbsterklärend und bietet alle notwendigen Funktionen.“

Übrigens: Mit den kleinen PC-Druckern für den Hausgebrauch, die aufgrund ihrer häufig integrierten einfachen Scan- und Kopieroptionen manchmal ebenfalls als Multifunktionsdrucker bezeichnet werden, haben professionelle Bürodrucker und Multifunktionsgeräte, mit Ausnahme der Grundfunktionen, nur wenig gemeinsam. MFPs sind im Zeitalter der Digitalisierung selbst zu Computern geworden, die Dokumente erstellen, kategorisieren und auf der eigenen Festplatte intern abspeichern oder in verbundenen Netzwerken teilen können.

➔Multifunktionsdrucker und zeitgemäßes Flottenmanagement: die Angebote von TA Triumph-Adler für Sie im Überblick.

Die Revolution: vom Multifunktionsdrucker zum digitalen „Möglichmacher“

Auch wenn er groß und wuchtig wirkend im Flur zwischen den Büros steht – der Multifunktionsdrucker ist auch im Zeitalter der Digitalisierung alles andere als ein Dinosaurier. Denn seine Kernkompetenzen Drucken und Scannen machen ihn zur logischen Schnittstelle zwischen digitaler und analoger Welt: der Ort, an dem Papierdokumente durch Scannen digital verfügbar werden und auch zuvor ausschließlich digital vorhandene Dokumente bei Bedarf auf Papier ausgedruckt werden können. Ohne den Multifunktionsdrucker wäre es demnach gar nicht möglich, Dokumente zu digitalisieren und ohne Umwege in einen vorhandenen Workflow einzubinden.

Das eröffnet ganz neue Dimensionen für die Bedeutung des Multifunktionsdruckers im Arbeitsalltag: Er wird zur Schaltzentrale für das Dokumentenmanagement und zum „Möglichmacher“ bei der erfolgreichen Umstellung auf digitale Workflows.

Exkurs: Digitales Dokumentenmanagement

Digital ist besser – auf jeden Fall beim Dokumentenmanagement

Machen wir uns nichts vor: Es gibt Spannenderes im Job, als mal wieder die Ablage erledigen zu müssen. Wo ist das Original der Rechnung geblieben und warum wurde der Brief noch nicht eingescannt? Warum liegt die Datei nicht in dem Ordner, in dem sie liegen sollte? Bis zu zwei Stunden täglich beschäftigen sich Büromitarbeiterinnen und -mitarbeiter statistisch gesehen mit solchen und ähnlichen Fragen. Das zehrt nicht nur an den Nerven der Angestellten. Dass auf diese Weise wertvolle Kapazitäten gebunden werden, dürfte jedem Arbeitgeber mittlerweile bewusst sein. Die Lösung: das Dokumentenmanagement digitalisieren. Und zwar als gesamten Prozessablauf und nicht nur, wie längst geschehen, in Teilbereichen. Denn das Neben- und Durcheinander von analogen und digitalen Prozessen sorgt ja eben für genau die beschriebenen Zeitfresser im Workflow. Da werden Rechnungen auf Papier verschickt, die gesamte Kundenkorrespondenz drum herum erfolgt aber per Mail. Und während ein Dokument nacheinander durch verschiedene Abteilungen wandert, muss es jedes Mal in ein neues System eingepflegt werden, um dann schließlich als Ausdruck mit Datumsstempel im Kellerarchiv zu landen. Wo es Jahre später wieder herausgesucht werden muss, um nochmals eingescannt und auf eine Backup-Festplatte gespeichert zu werden. Effiziente Workflows sehen anders aus.

Viel besser: ein einheitliches System für alle mit einer verbindlichen Ordnerstruktur und der Möglichkeit, jederzeit und von überall, zum Beispiel auch aus dem Homeoffice, darauf zugreifen zu können. Genau dafür sind Dokumenten-Management-Lösungen entwickelt worden. Als Bestandteil eines unternehmensweiten ECM-Systems (ECM steht für Enterprise Content Management) erlauben sie die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten – egal ob diese ursprünglich als Datei erstellt oder am MFP eingescannt wurden – in zuvor festgelegten Workflows. So lässt sich der gesamte „Lebenszyklus“ der Dokumente, von der Erfassung über die Verarbeitung bis hin zur Archivierung, in Echtzeit verfolgen und auch zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen. Einer der größten Vorteile: Für alle, die mit dem ECM arbeiten, ist jederzeit klar, wo im Prozess sich ein Dokument gerade befindet und welcher Schritt als nächster ansteht.

➔Zum Weiterlesen: Alles, was Sie schon immer über Dokumentenmanagement wissen wollten.

Multifunktionsdrucker: ein „Must-have“ im ECM-System

Multifunktionsdrucker mit interner Festplatte, die gescannte Dokumente abspeichern und etwa als PDF vorhalten können, gibt es schon seit einer Weile. Über WLAN und Netzwerkanschlüsse verfügen die Geräte ebenfalls standardmäßig (selbst die kleinen Mehrzweckdrucker für den Privatgebrauch sind heute meist netzwerkfähig). Der nächste logische Schritt daher: den MFP in ein vorhandenes Dokumenten-Management-System oder ECM einbinden. Mit aktuellen Modellen von TA Triumph-Adler wird so unter anderem Folgendes ermöglicht:

Dokumente werden direkt beim Scanvorgang korrekt klassifiziert und an den passenden Ordner im System weitergeleitet, von wo aus sie ihren Weg in der digitalen Umlaufbahn antreten können. Auch ein direktes Weiterleiten an die E-Mail-Adresse der jeweils zuständigen Teammitglieder ist möglich. Medienbrüche im Workflow gehören endlich der Vergangenheit an und die Beschäftigten gewinnen wertvolle Zeit.
Dank OCR (Optical Character Recognition) kann der Multifunktionsdrucker gescannte Dokumente für die Volltextsuche aufbereiten, nach standardisierten Parametern durchsuchbar machen (z. B. Rechnungsnummer, Kunde, Eingangsdatum usw.) und an Kundensysteme zur automatischen Weiterverarbeitung übergeben.
Mit TA Cloud Print and Scan ist der MFP auch remote erreichbar. So können beispielsweise auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Homeoffice oder von anderen Standorten aus, sofern sie eine entsprechende Berechtigung haben, Dokumente über die Cloud an den Drucker senden – und umgekehrt ohne Zeitversatz auf Dokumente zugreifen, die im Büro gerade erst „frisch“ eingescannt wurden.
Apropos Berechtigung: Sobald sich ein Mitarbeiter vor Ort am Multifunktionsdrucker authentifiziert, um einen Vorgang zu starten, zeigt der MFP auf seinem Display nur die Funktionen zur Auswahl an, für die dem Mitarbeiter eine Berechtigung zugeordnet wurde. Das erhöht nicht nur die Sicherheit, sondern auch den Bedienkomfort.

Vernetzte Druckerflotten – intelligente Arbeitsteilung

In einer modernen Druckerflotte sind die Multifunktionsdrucker nicht nur mit dem unternehmensinternen ECM-System verbunden, sondern auch zentral verwaltet. Das ermöglicht ein effektives Monitoring des Zustands der einzelnen Geräte und aller laufenden Prozesse. Über diese digitale Schaltzentrale – bei TA Triumph-Adler heißt sie TA Cockpit® – kann jederzeit die Funktionsbereitschaft der einzelnen MFPs sowie deren Standort überblickt werden. Wenn der Toner der Geräte zur Neige geht, kann er automatisch nachbestellt und an den richtigen Standort geliefert werden. Auch Fehlermeldungen und Auffälligkeiten laufen in der digitalen Kommandozentrale auf und werden von dort direkt zum Kundendienst des Herstellers weitergeleitet. Bei geringfügigen Funktionsstörungen ist oft kein „Hausbesuch“ mehr nötig, wenn die Fehlerbehebung auch remote erfolgen kann. Auch verfügbare Updates können automatisch aufgespielt werden, was nicht nur den Wartungsaufwand reduziert, sondern auch die Sicherheit weiter erhöht.

Und die vernetzte Druckerflotte kann noch mehr: Softwarelösungen wie aQrate von TA Triumph-Adler sammeln zentral alle Aufträge, die an die MFPs ergehen, und machen sie über das Netzwerk zugänglich – egal ob jemand vom PC am Arbeitsplatz einen Druckauftrag sendet, gerade ein Dokument einscannt oder via Mobile Printing vom Smartphone aus Zugriff auf einen Firmendrucker benötigt. Mit der passenden Berechtigung können die Beschäftigten dann an jedem freien MFP im System genau ihre Aufträge – und nur diese – abrufen. Follow2Print heißt diese Funktion. Die legendäre Kopierschlange ist damit endgültig Vergangenheit.

So funktioniert aQrate

So funktioniert Follow2Print

MFPs und Sicherheit – Zutritt nur für Mitglieder

Vernetzte Multifunktionsdrucker sind Teil der IT-Infrastruktur im Unternehmen und als solche auch potenzielles Ziel von Cyberattacken. Es ist daher zwingend erforderlich, die Druckerflotte ins IT-Sicherheitskonzept einzubinden. Zudem werden auf den Festplatten der MFPs oft vertrauliche Dokumente wie Arbeitsverträge, Baupläne oder Zeugnisse zwischengespeichert, die vor unbefugtem Zugriff geschützt werden müssen.

Alle Datenübertragungen am MFP erfolgen verschlüsselt. Cyberkriminellen wird so der Wind aus den Segeln genommen. In modernen Systemen wie denen von TA Triumph-Adler ist die Verschlüsselungsfunktion mit dem Protokoll TLS v1.3 standardmäßig integriert und gilt auch für die auf der Festplatte des MFP (zwischen)gespeicherten Informationen. Wurde nun zum Beispiel ein Dokument mit sensiblem Inhalt korrekt weitergeleitet und soll aus dem Speicher des MFP gelöscht werden, überschreibt das System die Festplatte automatisch mehrfach, um eine Wiederherstellung weitestgehend auszuschließen. Mit Secure Boot und Run-Time Integrity Check wird zudem bei jedem Hochfahren und während des Betriebs die Firmware einem Integritätscheck unterzogen.
Ohne Authentifizierung geht gar nichts. Kein Dokument kann gescannt, gedruckt, kopiert, als Fax versendet oder auch nur aus dem Speicher abgerufen werden, bevor eindeutig klar ist: Diese Person ist dazu berechtigt. Authentifizieren können sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter per Chipkarte, PIN, Transponder oder Smartphone. Auch über den Usernamen ist eine Anmeldung am Drucker möglich. Solange keine passende Authentifizierung direkt am Gerät erfolgt, hält der Multifunktionsdrucker den Auftrag automatisch zurück. Bei TA Triumph-Adler funktioniert das über die Software aQrate. Vorbei die Zeiten, als Beschäftigte versehentlich Dokumente mit sensiblen Daten im Ausgabefach finden konnten, weil der Kollege nebenan gerade einen Druckauftrag versendet hatte.

Apropos Authentifizierung: Die Fähigkeit des MFP, als „digitaler Türsteher“ zu fungieren, lässt, nur ein wenig weitergedacht, noch andere interessante „Nebenjoboptionen“ für den Multifunktionsdrucker zu. Warum nicht den ohnehin vorhandenen Authentifizierungs-Transponder gleich noch für die Zeiterfassung nutzen? Die Software TA Zeitblick macht genau das. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich beim Betreten und Verlassen des Büros einfach und bequem am MFP ins Zeiterfassungssystem ein- und wieder ausloggen. Der Multifunktionsdrucker wird zum digitalen Pförtner.

➔ Zum Weiterlesen: Wie moderne MFPs zum Datenschutz beitragen und welche Bedeutung dem Display am Multifunktionsdrucker zukommt.

So verwandeln Sie Ihre Druckerflotte in „Möglichmacher“

Hand aufs Herz: Wie gut kennen Sie Ihre Druckerflotte? Wissen Sie noch genau, wann welche Geräte angeschafft wurden? Welche MFPs sind viel im Einsatz und welche kaum? Wo steht nochmal der Drucker, an dem ständig was kaputt ist? Kennen Sie alle Ihre Ansprechpartner bei den verschiedenen Kundenservice-Diensten? Wenn Sie keine dieser Fragen auf Anhieb beantworten können, sind Sie in guter Gesellschaft. Denn nur allzu oft fehlt es Unternehmen an Zeit und Manpower, um den Zustand der Druckerflotte im Überblick zu behalten. Dadurch wird viel Zeit und Geld verschwendet und Workflows – digitale wie analoge – werden unnötig ineffizient. Durch Investitionen in die Modernisierung der Druckerflotte und ein passgenaues, gut durchdachtes Flottenmanagement lassen sich Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens oft deutlich steigern. Doch bevor Sie entscheiden, ob Geräte neu gekauft, geleast, abgeschafft oder für Cloud-Anwendungen freigeschaltet werden sollen: Führen Sie zunächst unbedingt eine Druckkostenanalyse oder – besser – eine MDS-Analyse über den Ist-Zustand Ihrer Druckerflotte durch.

Davon haben Sie noch nie gehört? Keine Sorge: Bei TA Triumph-Adler arbeiten Expertinnen und Experten, die Ihnen helfen können, auch Ihre Multifunktionsdrucker in digitale „Möglichmacher“ für die Zukunft zu verwandeln. Wie? Das zeigen wir Ihnen gerne – kostenlos!

➔ Hier können Sie direkt einen Beratungstermin für die MDS-Analyse vereinbaren.

Was passiert bei einer MDS-Analyse?

MDS steht für Managed Document Services und geht als Angebot von TA Triumph-Adler über eine typische Druckkostenanalyse, wie sie die meisten Gerätehersteller und Systemhäuser im Programm haben, weit hinaus.

Im Wesentlichen besteht die MDS-Analyse, die wir unseren Kunden einmalig kostenfrei anbieten, aus drei Phasen:

Phase 1: Der Ist-Zustand wird erfasst und analysiert. Wie setzt sich die Druckerflotte im Unternehmen genau zusammen? Wo stehen die MFPs, Bürodrucker, Faxgeräte usw. und wie ist ihr Zustand? Wer ist zuständig für die Bestellung von Verbrauchsmaterial wie Toner und Papier? Wie werden die Geräte gewartet? Sind MFPs bereits in die IT-Infrastruktur eingebunden und, falls ja, wie?
Zusätzlich untersuchen unsere Expertinnen und Experten die Prozesse, bei denen Ihre Druckerflotte zum Einsatz kommt, und führen unter anderem auch Gespräche mit den Beschäftigten. Das Ziel: erkennen, wo es hakt – und Lösungsansätze entwickeln, um Abläufe schlanker, schneller und nutzerfreundlicher zu machen.
Phase 2: Ein Konzept wird entwickelt. Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse entwerfen wir gemeinsam mit Ihnen das Konzept Ihrer idealen Druckerflotte. Was ist die optimale Geräteanzahl für Ihr Unternehmen? Wie soll ein internes Netzwerk aufgebaut sein? Wie lassen sich Lager- und Druckkosten minimieren? Welche Serviceleistungen können ausgelagert werden und was gewinnen Sie dadurch? Und die entscheidende Frage auf dem Weg zum „Möglichmacher“: Wie sollen speziell in Bezug auf den Gebrauch der Multifunktionsdrucker digitale und analoge Workflows künftig miteinander verzahnt werden?
Phase 3: Das Konzept wird umgesetzt. Jetzt wird es ernst: Ihre Druckerflotte wird flott gemacht für die Zukunft. Überflüssige und veraltete Geräte müssen gehen; moderne, softwaregestützt arbeitende MFPs halten Einzug und mit ihnen neue Funktionen und Workflows, an die wir Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Schulungen gezielt und praxisnah heranführen. Denn nur eine Technik, die alle verstehen und akzeptieren, kann wirklich Nutzen bringen.

Multifunktionsdrucker kaufen – oder doch lieber mieten?

Übrigens: Nicht immer bedeutet „modernisieren“, dass Sie alle Geräte neu kaufen müssen. Gerade bei großen Druckerflotten ist Mieten oder Leasen oft die günstigere Option. TA Triumph-Adler bietet Ihnen Mietverträge mit einer Laufzeit von 24 bis 72 Monaten und individuell abgestimmten Servicepaketen, etwa für Monitoring, Sicherheit und Wartung, deren Umfang jederzeit erweitert oder reduziert werden kann, ganz nach Ihrem Bedarf. Bei jeder Vertragsverlängerung haben Sie Anspruch auf die neuesten Modelle der Multifunktionsdrucker aus unserem Sortiment.

➔ Hier erfahren Sie mehr über unser Druckerleasing.

TA Triumph-Adler: Ihr Partner beim Möglichmachen

Bürokommunikation ist unser Kerngeschäft – und unsere Leidenschaft, in die all unsere Expertise aus über 100 Jahren Firmengeschichte einfließt. Auf die Qualität unserer Hardwareprodukte können Sie sich als Entscheider im Unternehmen ebenso verlassen wie auf uns als Rundum-Service-Partner beim Druckerflottenmanagement und unser Portfolio aus den Bereichen digitale Dokumentenablage und ECM. Unsere Expertinnen und Experten besprechen mit Ihnen, was genau Sie wollen und brauchen, und begleiten Sie auf dem Weg in die digitale Arbeitswelt.

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Aktenordner sind so was von 20. Jahrhundert. Die Dokumentenverwaltung von heute läuft über digitale Workflows. Sie beginnt – oft genug – mit dem Scannen am MFP, dem Multifunktionsprinter.