Was ist eine MDS-Analyse?

Welche Bürodrucker und MFPs werden intensiv, welche kaum genutzt? Welche und wie viele Geräte brauchen wir, wo stehen sie am besten? All das findet die MDS-Analyse heraus.

MDS steht für Managed Document Services. Eine MDS-Analyse untersucht die bestehende Druckerflotte eines Unternehmens, einer Behörde oder einer anderen Institution und leitet daraus Empfehlungen für ein optimiertes Flottenmanagement ab. Mehr als 20 Prozent der Druckkosten können erfahrungsgemäß durch die MDS-Analyse eingespart werden. Darüber hinaus beginnt mit ihr oft der Einstieg ins digitale Dokumentenmanagement. Denn ein zweites Ziel der MDS-Analyse liegt darin, ein tieferes Verständnis der Prozesse zu erlangen und so Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Die MDS-Analyse verschafft Unternehmen, Behörden und sonstigen Institutionen die notwendige Transparenz hinsichtlich der Struktur und Leistung der eigenen Druckerflotten. Umfragen bestätigen, dass in vielen Organisationen der Überblick fehlt, wer was wann und wie viel druckt. Einige Drucker sind überlastet, andere unterfordert. Wichtige Kennzahlen wie Auslastung, Nutzungsverhalten, Druckvolumen oder Einsatzgebiete sind unbekannt. Verdeckte Kosten etwa durch vermeidbare Störfälle oder hohen Stromverbrauch werden nicht erfasst. Das ändert die MDS-Analyse.

Die MDS-Analyse besteht aus drei Schritten: der eigentlichen Analyse, dem darauf aufbauenden Konzept und der Umsetzung.

Zuerst wird die Ist-Situation erfasst: Wo stehen welche Bürodrucker und Multifunktionsprinter (MFPs)? Was gibt es an Scannern, Kopierern und Faxgeräten? Wo stehen diese Geräte? Wer kümmert sich um Verbrauchsmaterialien wie Toner? TA Triumph-Adler beginnt die – übrigens kostenlose! – MDS-Analyse damit, durch die einzelnen Büros zu gehen und alle Druck-, Fax- und ähnlichen Geräte zu erfassen. Bei der Analyse sieht man sich auch die IT-Umgebung an, in der die Geräte betrieben werden. Dabei wird beispielsweise erörtert, ob und wie Mobile Printing möglich ist.

Das ist die Pflicht. Die Kür bei Managed Document Services nimmt die Prozesse in Augenschein. Die Abläufe sollen schlanker, schneller und effizienter werden. Deshalb werden Gespräche mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geführt, um zu klären, wie zufrieden sie mit den Geräten sind. So lässt sich herausfinden, wo es derzeit Probleme gibt – und wie sie sinnvoll zu beseitigen sind.

Aus den gewonnenen Erkenntnissen wird ein Konzept für die optimale Druckerflotte entwickelt und mit dem Auftraggeber besprochen. Dieses Konzept für Hard- und Software und nicht zuletzt Services legt die Ziele fest, zeigt die Wege dorthin und liefert die notwendigen Messkriterien.

Im Konzept wird herausgearbeitet, wie viele Geräte gebraucht werden und wo sie stehen sollen. Zugleich wird eine Marschroute festgelegt, um den Wildwuchs an Modellen und Herstellern kurz- bis mittelfristig zu beseitigen. Zu einem validen Konzept zählt auch, die Sicherheitseinstellungen der Multifunktionsdrucker zu optimieren und die Lagerkosten für Zubehör wie Tonerkartuschen zu verringern.

Serviceleistungen des Flottenmanagements wie Monitoring, Tonerstandsmeldungen und -bestellungen, Kostenstellenabrechnungen sowie Wartungs-, Zählerstands- und Fehlermeldungen können ausgelagert werden, etwa an die Betreiber von Druckerflotten.

Auf dem optimierten Gerätepark samt Servicepaket basiert der nächste Schritt im Konzept: effizientere Prozesse im Dokumentenmanagement. Abgedeckt wird der gesamte „Lebenszyklus“ von der Erfassung über die Verarbeitung bis hin zur Archivierung von Dokumenten. Dabei werden digitale und analoge Workflows miteinander verzahnt. Das bringt Drucksysteme an eine Schlüsselposition für digitale Prozesse.

Multifunktionsdrucker als Brücke zwischen analoger und digitaler Arbeitswelt fungieren dabei weniger als Output- denn als Input-Schnittstelle. Soll sagen: Statt Papier auszudrucken (Output), nehmen MFPs vermehrt Informationen aus Papierdokumenten auf, die elektronisch weiterverarbeitet werden (Input). Mehr über diese neue Rolle der Multifunktionsprinter steht im Whitepaper von TA Triumph-Adler „MFP – die Möglichmacher“.

Formal umfasst die Umsetzung vor allem die Installation von Geräten und die Implementierung von Software. Das greift allerdings zu kurz, denn mindestens ebenso wichtig wie die neue Technik und die neuen Workflows sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die tagtäglich damit umgehen.

Deshalb sollten Schulungen immer Bestandteil des Lösungspakets sein: Sobald die Beschäftigten die Vorteile der neuen Workflows selbst erleben, verschwindet das Misstrauen gegenüber dem Neuen.

Die MDS-Analyse spart Kosten und sortiert überflüssige Geräte aus. Reparaturanfällige Geräte werden ersetzt – meist durch Multifunktionsdrucker. Die im Netzwerk installierte Software kennt alle Geräte der Druckerflotte und erfasst Kennzahlen wie Auslastung, Nutzungsverhalten oder Druckvolumen. Services können an spezialisierte Anbieter vergeben werden, wodurch verdeckte Kosten ans Licht kommen.

So sorgt die MDS-Analyse für

Verantwortungsbewusste Anbieter wie TA Triumph-Adler führen Jahresgespräche mit ihren Kunden, um zu sehen, ob das umgesetzte Konzept so gut greift wie erwartet. Sie wissen: Da sich viele Arbeitsprozesse weiter digitalisieren, lohnt es sich auch künftig, Prozesse zu optimieren. Es hilft enorm, wenn dabei auf die Grundlagen der MDS-Analyse zurückgegriffen werden kann.

Wenn Sie mehr über die MDS-Analyse erfahren wollen: Ablauf und Chancen werden im TA Whitepaper „MDS-Analyse: mit optimierter Druckerflotte in die digitale Zukunft“ beschrieben.

Wir bei TA Triumph-Adler verstehen MDS als tiefgehende Analyse und umfassende Optimierung Ihrer Prozesse rund um das gedruckte und digitale Dokument. Unsere strukturierte MDS-Analyse bietet Ihnen eine detaillierte Aufnahme des Ist-Zustands Ihrer Dokumenten-, Informations- und IT-Prozesse. Dabei werden zugleich Ihre Drucksysteme samt Funktionalitäten untersucht. Die darauf aufbauenden Vorschläge für die Prozess- und Systemoptimierung sind immer individuell zugeschnitten. Dabei greifen wir auf unser umfangreiches Know-how auf Basis von jährlich rund 300 Analysen zurück. Resultat: ein individuelles Lösungskonzept für mehr Transparenz und Effizienz sowie für Zeit- und Kostenersparnis.

Können wir Sie von unserem Konzept – basierend auf den Ergebnissen der MDS-Analyse – überzeugen, beginnen wir anschließend mit der Prozess- und Systemoptimierung. Gemeinsam fixieren wir die für Sie optimale Lösung, bestehend aus Hardware-, Software- und Servicekomponenten. Bei der Rollout-Planung können Sie sich auf unsere leistungsstarken Vorinstallations- und Logistikprozesse verlassen. Auf Wunsch übernehmen wir die Schulungen für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, damit der Übergang zur neuen Effizienz reibungslos verläuft.

TA Triumph-Adler ist Ihr Wegbegleiter für den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft. Bei uns bekommen Sie alles aus einer Hand, was für Sie notwendig ist. Unsere Expertinnen und Experten besprechen mit Ihnen, was genau Sie wollen und brauchen. Unsere Kunden müssen nicht Dutzende von Anbietern miteinander abstimmen – das übernimmt TA Triumph-Adler als IT-Lösungsanbieter.

Egal welche digitalen Abläufe Sie einführen wollen, Sie können sich an TA Triumph-Adler wenden mit der Frage: Wie setze ich das um? Das Know-how unserer Beraterinnen und Berater gewährleistet eine kompetente, preisbewusste und individuell passende Antwort. Unser Anspruch: Das Gesamtpaket muss stimmen und überzeugen!