TA Triumph-Adler informiert: Warum Ihr digitales Dokumentenmanagement massiv profitiert, wenn Sie die Workflows Ihrer Druckerflotte optimieren und auf mehr Automatisierung setzen.
Was automatisierte Workflows mit Ihrem Flottenmanagement zu tun haben
Das Thema Automatisierung ist wahrlich nicht neu in der Arbeitswelt. Für einige Unternehmensbereiche, etwa in der Fertigung oder beim Logistikmanagement, spielt die weitestgehende Automatisierung von Prozessen seit Langem eine wichtige Rolle. Wie sieht es aber beim Office aus? Was vielen Menschen, die einem typischen „Bürojob“ nachgehen, vielleicht gar nicht auf Anhieb bewusst ist: Auch hier gibt es zahlreiche sich wiederholende Abläufe, die sich für eine Automatisierung anbieten.Mit der fortschreitenden Entwicklung hin zum Digital Office rückt das Thema Workflow-Automatisierung auch im Büroalltag verstärkt in den Fokus. Moderne ECM-Systeme fussen auf der Nutzung standardisierter Workflows, die sich im Detail dann auf die spezifischen Bedürfnisse von Unternehmensbereichen – sei es die Personalabteilung, der Vertrieb oder das Rechnungswesen – „zuschneiden“ lassen.Automatisierung in diesen Bereichen soll, anders als in der Fertigung, nicht etwa menschliche Arbeitskraft ersetzen. Ganz im Gegenteil geht es darum, den Beschäftigten ihren Job zu erleichtern und – indem Routineprozesse automatisiert ablaufen – Kapazitäten freizusetzen für die „menschlicheren“ produktiven und kreativen Aspekte der Arbeit im Büro. „Ganz nebenbei“ werden die Workflows auch effizienter, sprich: weniger fehleranfällig und weniger zeit- und kostenintensiv.Theoretisch. Praktisch sehen sich Unternehmen, die ihre Workflows digitalisieren und dabei auch gleich so weit wie möglich automatisieren möchten, mit einer Reihe von Problemen konfrontiert. Das fängt an bei analogen Prozessen, die sich bei näherer Betrachtung leider nicht eins zu eins in die digitale Welt übertragen lassen, und hört bei skeptischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die in den neuen Tools eher ein Hindernis als eine Erleichterung sehen, noch lange nicht auf.Bei TA Triumph-Adler entwickeln wir seit langem Hardware- und Softwareprodukte für die digitale Transformation in der Arbeitswelt und kennen die Fragen und Stolperfallen, die Unternehmen auf ihrem Weg dorthin begegnen.Um ihre Workflows erfolgreich: effizient, nachvollziehbar und komfortabel für alle Anwender – zu digitalisieren, brauchen Unternehmen vor allem passgenaue Software. Idealerweise eine unternehmensweit einheitlich nutzbare ECM-ung wie von TA Triumph-Adler. ECM steht für Enterprise Content Management und umfasst weit mehr als nur ein digitales Ablagesystem für Bürodokumente.Im folgenden Beitrag gehen wir unter anderem auf diese Aspekte näher ein: Warum Workflow-Management im Büro immer zunächst einmal Dokumentenmanagement bedeutet
Warum Unternehmen, die Workflows automatisieren wollen, sich zuvor intensiv mit ihrer Druckerflotte befassen sollten
Warum Sie auf MFPs setzen sollten und wie Sie das Beste aus diesen „Möglichmachern“ herausholen
Wie Sie mit effektivem Flottenmanagement Ihre Workflows rund um das Handling von Dokumenten (ob gedruckt oder digital) so automatisieren, dass Ihre Beschäftigten von Anfang an die Vorteile erkennen
Workflows im Büro: Wer A wie Automatisierung sagt, muss auch D wie Dokumentenmanagement sagenRechnungen prüfen, Lieferscheine ausstellen, Formulare befüllen, Verträge aufsetzen und diverse schriftliche Geschäftskorrespondenzen erstellen, weiterleiten oder archivieren: Arbeiten im Büro heisst Arbeiten mit Dokumenten. An die Stelle der berühmt-berüchtigten Papierstapel in Ablagekörben und der meterlangen Schränke voller Aktenordner sind mittlerweile Dateien getreten. Immer mehr Unternehmen arbeiten überwiegend – oder sogar ausschliesslich – mit digitalen Dokumenten.Dabei gilt vom automatisierten Rechnungslauf bis zur digitalen Personalakte: Die Workflows sind zunächst grundsätzlich die gleichen wie in analogen Zeiten. Dokumente müssen erstellt, korrekt erfasst und im System verteilt und abgelegt werden. Bearbeitungsfristen müssen eingehalten werden und Dokumente im Archiv dürfen nicht verloren gehen oder sich nachträglich verändern lassen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter brauchen Zugang zu allen für ihre Tätigkeit relevanten Dokumenten und Anwendungen – gleichzeitig muss der Schutz vor unbefugten Zugriffen unbedingt gewährleistet sein. Mit einem digitalen Dokumenten-Management-System – am besten eingebettet in ein unternehmensweit nutzbares ECM – werden alle diese Aufgaben beim Handling von Dokumenten optimiert und in die digitale Sphäre übertragen.Wer beim Abschied von papierbasierten Prozessen im Office-Alltag von Anfang an auf Softwareunterstützung durch ECM setzt, profitiert – unabhängig davon, ob es sich um cloudgestützte (wie bei yuuvis® RAD as a Service oder auf der eigenen IT-Infrastruktur aufgesetzte Softwarelösungen (wie bei enaio®) handelt – von einer ganzen Reihe von Vorteilen: Zeitersparnis
Mit Dokumenten-Management-Lösungen lassen sich Dokumente automatisch den passenden Ablageorten und den jeweils für den nächsten Arbeitsschritt zuständigen Beschäftigten zuordnen. Wer das entsprechende Dokument benötigt, wird umgehend benachrichtigt. Und mittels integrierter Volltextsuche mit Filter- und Sortiermöglichkeit lassen sich Dokumente und Informationen im ECM-System jederzeit rasch auffinden.
Flexible Verfügbarkeit – flexibleres Arbeiten
Einmal im System gespeichert, stehen die Dokumente allen berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jederzeit und von jedem dafür freigeschalteten Endgerät aus zur Verfügung. Und als Endgerät kommt nicht nur der Firmen-PC im Büro in Frage. Es kann genauso gut ein Dienst-Smartphone oder der Laptop einer oder eines Beschäftigten im Homeoffice sein. Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten wird so für viele Unternehmen überhaupt erst ermöglicht.
Revisionssichere Archivierung
Digitale Dokumente lassen sich prinzipiell leichter unbemerkt verändern als ihre Vorfahren auf Papier. Damit daraus keine Probleme erwachsen, hat mittlerweile der Gesetzgeber reagiert und umfassende Regelungen für das digitale Speichern und Archivieren erlassen, die unter anderem in den GoBD festgehalten sind. In einer digitalen Dokumenten-Management-Lösung werden daher immer sowohl die Ursprungsversion eines Dokuments als auch alle Zwischenschritte abgespeichert und verfügbar gehalten. Diese lückenlose Nachvollziehbarkeit ist Voraussetzung für die vom Gesetz geforderte revisionssichere Archivierung. Zudem lassen sich zahlreiche Vorgänge, wie etwa die Einhaltung gesetzlicher Fristen oder die Erstellung von Reportings, weitestgehend automatisieren.
Weniger Kosten – mehr Nachhaltigkeit
Digitale und automatisierte Workflows sind nicht nur sicherer und effizienter: Wenn Hauspost und Umlaufmappen digital werden, sinken automatisch auch die Kosten für Papierverbrauch, Drucker und Toner. Das spart nicht nur Geld, sondern verringert auch den CO2-Fussabdruck Ihres Unternehmens.
Einer der grössten Vorteile von ECM-Systemen besteht aber wohl in ihrer Fähigkeit, tatsächlich den gesamten sogenannten „Dokumenten-Lebenszyklus“ abbilden zu können: von der Erstellung oder dem ersten Eintreffen eines Dokuments im Unternehmen über den vollständigen Bearbeitungsprozess inklusive etwaiger Revisionen bis zur dauerhaften Archivierung oder Löschung.
Der Dreh- und Angelpunkt für automatisierte Workflows? Ihre Druckerflotte!
Bei der Einrichtung digitaler Workflows gilt zunächst: Funktionierende Abläufe, die sich eins zu eins aus der analogen Welt übertragen lassen, sollten auch im Digitalen beibehalten werden. Denn der „Lebenslauf“ eines Dokuments, sein Weg durch die verschiedenen Stationen im Unternehmen, ändert sich durch die Umstellung grundsätzlich nicht. Die wenigen Ausnahmen gilt es bei der Workflow-Gestaltung zu berücksichtigen. Bestes Beispiel: Wie finden die – immer noch vorhandenen – Papierdokumente ihren Weg in den digitalen Workflow? Sie müssen zuallererst eingescannt und dann so schnell und unkompliziert wie möglich – am besten automatisiert – für die Weitergabe im digitalen System flott gemacht werden. Dabei kommt ein Gerät ins Spiel, das manch einer angesichts der fortschreitenden Digitalisierung möglicherweise schon abgeschrieben hatte: der Multifunktionsprinter, kurz: MFP.
Die Möglichmacher fürs digitale Büro
In einem ECM werden alle Dokumente übersichtlich nach einem nach Möglichkeit individualisierten System verschlagwortet und sind damit jederzeit und für alle Abteilungen schnell auffindbar. Anders als ihre Vorgänger, die klassischen Bürodrucker, verfügen moderne MFPs buchstäblich über einen „direkten Draht“ zu dieser digitalen Ordnerstruktur im Unternehmen. Am MFP lassen sich nicht nur analoge Dokumente in Dateien verwandeln – und andersherum –, sondern auch direkt verschlagworten, in Ordnern abspeichern oder an die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weiterleiten. MFPs, so bezeichnen wir das bei TA Triumph-Adler gerne, sind nichts weniger als „Möglichmacher“ der Digitalisierung – und damit auch für die Automatisierung von Prozessen von entscheidender Bedeutung.
So erspart beispielsweise die integrierte Volltextsuche mit OCR (Optical Character Recognition) Ihren Beschäftigten viel Zeit beim Suchen nach abgelegten Dateien im System. Denn diese kleine, aber für digitale Workflows unverzichtbare Software erkennt in Bildern (und als solche werden gescannte Dokumente von Computern zunächst standardmässig klassifiziert) lesbare Buchstaben und Wörter. OCR ist sogar in der Lage, ein Dokument als Rechnung zu erkennen oder einen Barcode auszulesen. Wer nach einem bestimmten Begriff im Schlagwortkatalog sucht, gibt ihn einfach ein – und OCR liefert verlässlich das gewünschte Ergebnis, auch für ursprünglich aus Scans generierte Dokumente.
Jederzeit erreichbar – auch mobil
Im Digital Office gilt: Jedes mit entsprechenden Berechtigungen versehene und im ECM-System angemeldete Endgerät kann für Sie und Ihre Beschäftigten zum Arbeitsplatz werden – selbst von unterwegs oder aus dem Homeoffice, indem der Druckauftrag über die Cloud an einen verbundenen MFP am Firmenstandort gesendet wird. Ist der gewählte Drucker gerade beschäftigt, wird der Druckauftrag automatisch an einen verfügbaren MFP weitergeleitet. Follow&Print heisst diese praktische Funktion der MFPs von TA Triumph-Adler. Druckerwarteschlange ade! 
