Glossar
Als Back-end („hinteres Ende“) wird der Teil eines IT-Systems bezeichnet, der im Hintergrund Daten verarbeitet. Meist handelt es sich um Datenbank-Server oder Dateizugriffssysteme. Zur Kommunikation mit dem Back-end brauchen User ein Front-end, auf das sie zugreifen können. Die Begriffsdefinitionen sind nicht trennscharf: Was bei einer IT-Architektur als Back-end und was als Front-end gilt, kann in Grenzfällen frei entschieden werden.
Back-Office-Anwendungen unterstützen die internen Abläufe eines Unternehmens oder generell von Organisationen. Sie betreffen Prozesse wie Produktion, Rechnungswesen oder Personalwesen. Front-Office-Anwendungen dienen der externen Kommunikation.
Siehe Cyberangriff
Siehe Cyberangriff
Ein Batch ist ein Stapel von Befehlen, die der Computer automatisch nacheinander abarbeitet. Häufig wird der Begriff für das Erfassen von Papier- oder elektronischen Dokumenten verwendet (Batch Capture = Stapelerfassung).
Battery Backup Unit: Akku-Notstromversorgung zur Datensicherung
Das Bearbeiten von Dokumenten ist eine der zentralen Aufgaben im Büro. Dabei gibt es zwei Varianten:
- Das Dokument wird geprüft und akzeptiert, ohne dabei inhaltlich verändert zu werden. Anschließend wandert es ins Archiv.
- Das Dokument wird beim Bearbeiten verändert.
Zu den Dokumenten, die nicht verändert werden, zählen beispielsweise Rechnungen oder Lieferscheine. Hier besteht die Aufgabe hauptsächlich darin, die Authentizität des Absenders und die Korrektheit des Inhalts zu verifizieren.
Zu den Dokumenten, die verändert werden, gehören etwa Vertragsentwürfe. Das Bearbeiten des Dokuments bildet den „Work in Progress“ ab, der letztlich zum fertigen Vertrag führt.
Handschriftliche Ergänzungen am Rand oder durchgestrichene Textpassagen machen es auf Papierdokumenten vergleichsweise leicht, Änderungen nachzuvollziehen. Schwieriger wird es bei digitalen Dokumenten. Aus dem archivierten „fertigen“ Dokument erschließt sich keineswegs, wie dieses Dokument ursprünglich aussah und wie viele Versionen es während des „Work in Progress“ gab. Deshalb ist es für eine revisionssichere Archivierung rechtlich notwendig, sämtliche Versionen eines Dokuments (siehe Versionieren von Dokumenten) abzuspeichern, um die Abläufe auch im Nachhinein dokumentieren zu können. Um diese Rechtssicherheit zu erreichen, empfiehlt sich der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagements mittels DMS- oder ECM-Lösung.
Zu den Dokumenten, die verändert werden, gehören etwa Vertragsentwürfe. Das Bearbeiten des Dokuments bildet den „Work in Progress“ ab, der letztlich zum fertigen Vertrag führt.
Handschriftliche Ergänzungen am Rand oder durchgestrichene Textpassagen machen es auf Papierdokumenten vergleichsweise leicht, Änderungen nachzuvollziehen. Schwieriger wird es bei digitalen Dokumenten. Aus dem archivierten „fertigen“ Dokument erschließt sich keineswegs, wie dieses Dokument ursprünglich aussah und wie viele Versionen es während des „Work in Progress“ gab. Deshalb ist es für eine revisionssichere Archivierung rechtlich notwendig, sämtliche Versionen eines Dokuments (siehe Versionieren von Dokumenten) abzuspeichern, um die Abläufe auch im Nachhinein dokumentieren zu können. Um diese Rechtssicherheit zu erreichen, empfiehlt sich der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagements mittels DMS- oder ECM-Lösung.
Eine Benchmark im betriebswirtschaftlichen Sinne ist ein Maßstab, um einen kontinuierlichen Vergleich von Leistungen zu ermöglichen. Benchmarking bedeutet das kontinuierliche Messen und Abgleichen von Produkten, Dienstleistungen und Praktiken an einer Benchmark (etwa dem stärksten Mitbewerber). Mithilfe des Benchmarking können Unternehmen den eigenen Leistungsstand besser einschätzen und anschließend verbessern.
Als Betriebssystem wird die Software bezeichnet, die den Betrieb eines Computers ermöglicht. Das Betriebssystem steuert die Ausführung von Programmen, verwaltet Ein- und Ausgabegeräte und kümmert sich um den Speicher (Festplatte, Arbeitsspeicher). Es bildet die Schnittstelle zwischen den Hardware-Komponenten und der Anwendungssoftware. Der englische Begriff für „Betriebssystem“ lautet „Operating System“, oft OS abgekürzt.
Big Data bezeichnete ursprünglich Datenmengen, die zu groß waren, um sie mit den klassischen Methoden der Datenverarbeitung auszuwerten. Heute wird „Big Data“ oft als Sammelbegriff für Technologien verwendet, die zum Sammeln und Auswerten dieser Datenmengen dienen.
Ein Blick auf die größte Bibliothek der Welt verdeutlicht, um welche Datenmengen es bei Big Data geht. Die British Library beherbergt mehr als 25 Millionen Bücher, hinzu kommen weitere 150 Millionen Zeitungen und Zeitschriften, Karten, Broschüren und andere Medien. Allein Google sammelt tausendmal so viele Daten – und zwar täglich.
Mehr als 98 Prozent aller gespeicherten Informationen gibt es mittlerweile nur in digitaler Form. Solche Datenmengen überfordern nicht nur Computer, sondern auch unser Vorstellungsvermögen. Doch viele Daten allein sind noch keine Big Data. Dazu braucht es den Willen – und die unterstützenden Technologien –, sie zielgerichtet zu nutzen. Dafür setzen Unternehmen auf Data Analytics, die sich zu Business Intelligence ausbauen lassen: strategische Entscheidungen auf Basis valider Daten und Datenauswertung.
Ein Blick auf die größte Bibliothek der Welt verdeutlicht, um welche Datenmengen es bei Big Data geht. Die British Library beherbergt mehr als 25 Millionen Bücher, hinzu kommen weitere 150 Millionen Zeitungen und Zeitschriften, Karten, Broschüren und andere Medien. Allein Google sammelt tausendmal so viele Daten – und zwar täglich.
Mehr als 98 Prozent aller gespeicherten Informationen gibt es mittlerweile nur in digitaler Form. Solche Datenmengen überfordern nicht nur Computer, sondern auch unser Vorstellungsvermögen. Doch viele Daten allein sind noch keine Big Data. Dazu braucht es den Willen – und die unterstützenden Technologien –, sie zielgerichtet zu nutzen. Dafür setzen Unternehmen auf Data Analytics, die sich zu Business Intelligence ausbauen lassen: strategische Entscheidungen auf Basis valider Daten und Datenauswertung.
Mit Big Data anders denken
Big Data hat zudem eine fast schon philosophische Ebene: „Die Wirklichkeit, die uns umgibt, ist anders ist als die Wirklichkeit, von der wir glauben, dass sie uns umgibt“, sagt Oxford-Professor Viktor Mayer-Schönberger. Die Hürde, über die wir Menschen dabei springen müssen, besteht im Abschied vom Ursache-Wirkungs-Denken. Kausalität wird ersetzt durch Korrelation: Die Daten zeigen Verbindungen, ohne Gründe mitzuliefern. Anders gesagt: Bei Big Data geht es um das Was, nicht um das Warum. Die Menge der Daten entwickelt ihre eigene, unausweichliche Überzeugungskraft. Eine gewisse Unschärfe schadet da nicht: Wichtiger ist es, Muster zu erkennen.
Big Data ist – aus dieser Perspektive – derzeit eher Versprechen denn Realität. Viele Unternehmen und andere Organisationen sammeln Daten und speichern sie – in der Hoffnung, den darin verborgenen Schatz eines Tages nutzen zu können.
Big Data ist – aus dieser Perspektive – derzeit eher Versprechen denn Realität. Viele Unternehmen und andere Organisationen sammeln Daten und speichern sie – in der Hoffnung, den darin verborgenen Schatz eines Tages nutzen zu können.
Die kleinste Einheit einer digitalen Information, das Bit, kann zwei Zustände annehmen: 0 oder 1, im Sinne einer Schaltung „Aus“ oder „Ein“. Die elektronische Datenverarbeitung beruht auf dem binären Prinzip. Das Wort „binär“ kommt vom lateinischen „bina“, das „doppelt“ oder „paarweise“ bedeutet.
Datei, die im Unterschied zu einer reinen Textdatei nur aus 0 und 1 besteht.
Die Binary digit (auf Deutsch: binäre Ziffer) ist die kleinste Einheit einer digitalen Information. Ein Bit kann zwei Zustände annehmen, die mit 0 und 1 bezeichnet werden und die Schaltzustände „Aus“ und „Ein“ symbolisieren. Die nächstgrößere Einheit für digitale Informationen ist das Byte.
Siehe Hacker
Siehe Cyberangriff
Die Abkürzung BPM steht für Business Process Management, auf Deutsch (Geschäfts-)Prozessmanagement. BPM beschreibt Methoden und softwaregestützte Techniken, mit denen unterschiedliche Geschäftsprozesse betrachtet, analysiert, angepasst, modelliert und überwacht werden. Ziel sind der reibungslose Ablauf sowie die kontinuierliche Optimierung von digitalen Workflows. Dabei soll zugleich die Flexibilität erhöht werden, um beispielsweise schneller auf sich verändernde Marktbedingungen zu reagieren.
Ein Ziel von BPM ist das Automatisieren von Geschäftsprozessen, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Routine-Aufgaben zu entlasten und gleichzeitig Tempo und Effizienz in den Workflows zu erhöhen. Dazu tragen DMS-Lösungen und ECM-Systeme oft entscheidend bei.
Bei Geschäftsprozessen, bei denen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter spontan reagieren müssen, ist das Adaptive Case Management (Fallbearbeitung) zielführend. Dabei haben die Beschäftigten die Möglichkeit, vom standardisierten Vorgehen abzuweichen.
BPM-Software deckt die verschiedenen Methoden als Plattform ab und erlaubt Mischformen. Plattform-Lösungen decken mit derselben Software sowohl die Prozessdokumentation als auch die Prozessanalyse ab. Mit diesen Informationen lässt sich das Geschäftsprozessmanagement weiter optimieren.
Ein Ziel von BPM ist das Automatisieren von Geschäftsprozessen, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Routine-Aufgaben zu entlasten und gleichzeitig Tempo und Effizienz in den Workflows zu erhöhen. Dazu tragen DMS-Lösungen und ECM-Systeme oft entscheidend bei.
Bei Geschäftsprozessen, bei denen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter spontan reagieren müssen, ist das Adaptive Case Management (Fallbearbeitung) zielführend. Dabei haben die Beschäftigten die Möglichkeit, vom standardisierten Vorgehen abzuweichen.
BPM-Software deckt die verschiedenen Methoden als Plattform ab und erlaubt Mischformen. Plattform-Lösungen decken mit derselben Software sowohl die Prozessdokumentation als auch die Prozessanalyse ab. Mit diesen Informationen lässt sich das Geschäftsprozessmanagement weiter optimieren.
Browser navigieren durch das Internet. Der Browser setzt den HTML-Code, in dem Websites verfasst sind, in die Darstellung für den Bildschirm um. Darüber hinaus können Browser auch Fotos, Grafiken und Formate wie etwa PDFs darstellen. Meist ist auf dem Computer, dem Tablet oder dem Smartphone von Beginn an ein bestimmter Browser eingerichtet. Das Wort „Browser“ kommt vom Verb „to browse“, auf Deutsch: „blättern“.
Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik. Das BSI gibt die Richtlinien zum sicheren Einsatz von IT heraus, einschließlich der Anforderungen an Archivierung und Datensicherheit. Siehe auch: https://www.bsi.bund.de
Die Aufgaben im Büro haben sich im Laufe der Jahrhunderte kaum verändert: Es geht immer darum, den administrativen Bereich des Geschäftslebens abzudecken. Die Werkzeuge dafür haben sich allerdings stark verändert: Nach dem Federkiel kam die Schreibmaschine, die wiederum vom Computer abgelöst wurde. Dessen digitale Möglichkeiten wälzen das Ökosystem „Büro“ allerdings komplett um. Das liegt auch daran, dass digitale Workflows die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Routineaufgaben entlasten. Vor allem aber wandelt sich das Büro: In der hybriden Arbeitswelt wird es zu einem Ort des Austauschs und der Kommunikation, wo neue Ideen generiert und vorangetrieben werden.
Dieses Büro der Zukunft wird schon heute von den Angestellten eingefordert. Sie haben zwei Lehren aus dem Arbeiten unter Corona-Bedingungen gezogen: Im Homeoffice lässt sich produktiv und eigenverantwortlich(er) arbeiten – und am Büro vermissen sie vor allem den Austausch mit Kolleginnen und Kollegen. Diverse Studien belegen, dass die Mehrheit der Angestellten eine Balance zwischen Büro- und Homeoffice-Arbeit anstrebt.
Führungskräfte machen ähnliche Erfahrungen: Sie stellen fest, dass ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice produktiver und selbstständiger arbeiten als erwartet. Und dass keine Videokonferenz den direkten persönlichen Austausch ersetzen kann. Der Rückzug auf virtuelle Meetings führt dazu, dass gerade informell weitergereichte Informationen eben nicht mehr weitergereicht werden. Und er sorgt dafür, dass der produktive Austausch von Ideen – ob formal im Meeting oder informell in der Kaffeeküche – zum Erliegen kommt. Die Angst der Unternehmen: Zu viel Homeoffice schwächt ihre Innovationskraft.
Dieses Büro der Zukunft wird schon heute von den Angestellten eingefordert. Sie haben zwei Lehren aus dem Arbeiten unter Corona-Bedingungen gezogen: Im Homeoffice lässt sich produktiv und eigenverantwortlich(er) arbeiten – und am Büro vermissen sie vor allem den Austausch mit Kolleginnen und Kollegen. Diverse Studien belegen, dass die Mehrheit der Angestellten eine Balance zwischen Büro- und Homeoffice-Arbeit anstrebt.
Führungskräfte machen ähnliche Erfahrungen: Sie stellen fest, dass ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice produktiver und selbstständiger arbeiten als erwartet. Und dass keine Videokonferenz den direkten persönlichen Austausch ersetzen kann. Der Rückzug auf virtuelle Meetings führt dazu, dass gerade informell weitergereichte Informationen eben nicht mehr weitergereicht werden. Und er sorgt dafür, dass der produktive Austausch von Ideen – ob formal im Meeting oder informell in der Kaffeeküche – zum Erliegen kommt. Die Angst der Unternehmen: Zu viel Homeoffice schwächt ihre Innovationskraft.
Gute Gedanken wachsen im persönlichen Austausch
Umso wichtiger ist es, im Büro der Zukunft die Innovationskraft zu stärken. „Wir brauchen die Büros als modernes Lagerfeuer – für den persönlichen Kontakt“, sagt beispielsweise Cawa Younosi, Deutschland-Personalchef des Softwarekonzerns SAP. Als „Ladestation“ sieht der Stararchitekt Thomas Heatherwick das Büro der Zukunft, „wo sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Energie, Loyalität und Teamspirit aufladen“. Das Büro von morgen wird zur Kommunikationsfläche.
Um solche Ziele zu erreichen, muss sich das Aussehen der Räumlichkeiten ändern. Schmale Korridore und enge Räume weichen hellen und wandlosen „Open Space“-Konzepten. Ein weiterer Trend: verschiedene Räume für verschiedene Tätigkeiten. Gruppenarbeitsbereiche für die Teamarbeit, Sitzecken mit Lounge-Möbeln und Bistro-Tischen für das lockere Meeting, es gibt Begegnungsorte zum Kennenlernen, Konzentrationszonen für die Einzelarbeit und sogar Telefonzellen für vertrauliche Gespräche. Genügend Platz ist vorhanden: Wenn immer ein Teil der Belegschaft im Homeoffice arbeitet, wird weniger Fläche für die klassische Schreibtisch-Stuhl-Computer-Kombination benötigt (siehe Desk Sharing). Das schafft Raum für multimodale Lösungen, etwa mit klappbaren und rollbaren Möbeln.
Um solche Ziele zu erreichen, muss sich das Aussehen der Räumlichkeiten ändern. Schmale Korridore und enge Räume weichen hellen und wandlosen „Open Space“-Konzepten. Ein weiterer Trend: verschiedene Räume für verschiedene Tätigkeiten. Gruppenarbeitsbereiche für die Teamarbeit, Sitzecken mit Lounge-Möbeln und Bistro-Tischen für das lockere Meeting, es gibt Begegnungsorte zum Kennenlernen, Konzentrationszonen für die Einzelarbeit und sogar Telefonzellen für vertrauliche Gespräche. Genügend Platz ist vorhanden: Wenn immer ein Teil der Belegschaft im Homeoffice arbeitet, wird weniger Fläche für die klassische Schreibtisch-Stuhl-Computer-Kombination benötigt (siehe Desk Sharing). Das schafft Raum für multimodale Lösungen, etwa mit klappbaren und rollbaren Möbeln.
Unverzichtbar: Digital Workplaces
Der Austausch mit Kolleginnen und Kollegen, die gerade im Homeoffice arbeiten, muss gleichwohl möglich sein. Das bedeutet, dass der heimische Schreibtisch kein Provisorium bleibt, sondern ein ernst zu nehmender Digital Workplace wird. Dieser Workplace benötigt den geeigneten Stuhl, den richtigen Arbeitstisch, die passende Beleuchtung und eine ausreichende technische Ausstattung. Das Homeoffice braucht digitale Verlässlichkeit, und das heißt für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Sie brauchen
- den Zugriff auf alle relevanten Daten – wie im Büro – und
- eine technische Ausrüstung, die intuitiv verständlich und zu nutzen ist.
Umgekehrt braucht es im Büro genügend Orte, wo man sich mit den Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice – etwa per Videokonferenz – austauschen kann, ohne die anderen zu stören.
Übrigens: TA Triumph-Adler richtet Digital Workplaces innerhalb eines halben Tages ein.
Wollen Sie mehr erfahren? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
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Laut Definition ist das Büro ein Arbeitsplatz zum Erledigen von Verwaltungsaufgaben. Das greift allerdings zu kurz. Tatsächlich ist das Büro das Rückgrat der Wirtschaft: Hier werden die Aufgaben geplant, organisiert und koordiniert, die alle anderen Tätigkeiten von Unternehmen überhaupt erst ermöglichen.
Die Aufgabe der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Büro besteht darin, „den Betrieb am Laufen“ zu halten. Das ist mit einer Vielzahl von Aufgaben verbunden. So müssen beispielsweise Geschäftsbeziehungen dokumentiert werden, was mit der Rechnungsprüfung und -bearbeitung beginnt und mit Lieferantenakten noch lange nicht endet. Ebenso müssen die Personalakten und sämtliche Verträge auf dem neuesten Stand gehalten werden. Die Tätigkeiten von Einkauf und Vertrieb (siehe E-Procurement) müssen ebenso dokumentiert werden wie etwa der Zustand der Fahrzeugflotte durch digitale Kfz-Akten.
Viele dieser Tätigkeiten sind Routineaufgaben, die daher in ihrer Wichtigkeit unterschätzt werden. Ihr Wert zeigt sich häufig erst, wenn etwas schiefläuft. Um das an einem Beispiel zu illustrieren: Eine Rechnung wird nicht bezahlt und der Kunde kündigt die Geschäftsbeziehung. Das Gegenbeispiel: Je schneller Rechnungen bezahlt werden, desto besser und belastbarer die Kundenbeziehung.
Die Aufgabe der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Büro besteht darin, „den Betrieb am Laufen“ zu halten. Das ist mit einer Vielzahl von Aufgaben verbunden. So müssen beispielsweise Geschäftsbeziehungen dokumentiert werden, was mit der Rechnungsprüfung und -bearbeitung beginnt und mit Lieferantenakten noch lange nicht endet. Ebenso müssen die Personalakten und sämtliche Verträge auf dem neuesten Stand gehalten werden. Die Tätigkeiten von Einkauf und Vertrieb (siehe E-Procurement) müssen ebenso dokumentiert werden wie etwa der Zustand der Fahrzeugflotte durch digitale Kfz-Akten.
Viele dieser Tätigkeiten sind Routineaufgaben, die daher in ihrer Wichtigkeit unterschätzt werden. Ihr Wert zeigt sich häufig erst, wenn etwas schiefläuft. Um das an einem Beispiel zu illustrieren: Eine Rechnung wird nicht bezahlt und der Kunde kündigt die Geschäftsbeziehung. Das Gegenbeispiel: Je schneller Rechnungen bezahlt werden, desto besser und belastbarer die Kundenbeziehung.
Im Büro wird es digital
Die Aufgaben im Büro haben sich seit Jahrhunderten wenig verändert – ganz im Gegensatz dazu, wie sie angepackt werden. Das handschriftliche Erfassen und Kontrollieren von Informationen wurde durch den Siegeszug der Schreibmaschine verdrängt. Was dabei unverändert blieb: Dokumente wurden auf Papier verschickt, erfasst, bearbeitet und schließlich archiviert.
Im 21. Jahrhundert ersetzen Computer die Schreibmaschine und digitale Workflows das Papier. Immer mehr Unternehmen, Behörden und andere Organisationen setzen auf ein elektronisches Dokumentenmanagement per DMS- oder ECM-Lösung, um Dokumente effizient und automatisiert durch vorgegebene Workflows zu schicken. Das sorgt für Transparenz, da jederzeit klar ist, wo sich ein bestimmtes Dokument befindet und welcher Arbeitsschritt als nächster ansteht. Und es sorgt für Effizienz, da digitale Dokumente nie auf einem Schreibtisch verkramt werden können.
Im 21. Jahrhundert ersetzen Computer die Schreibmaschine und digitale Workflows das Papier. Immer mehr Unternehmen, Behörden und andere Organisationen setzen auf ein elektronisches Dokumentenmanagement per DMS- oder ECM-Lösung, um Dokumente effizient und automatisiert durch vorgegebene Workflows zu schicken. Das sorgt für Transparenz, da jederzeit klar ist, wo sich ein bestimmtes Dokument befindet und welcher Arbeitsschritt als nächster ansteht. Und es sorgt für Effizienz, da digitale Dokumente nie auf einem Schreibtisch verkramt werden können.
Die verschiedenen Formen des Büros
Ein „bureau“ (wörtlich: Schreibtisch) ist im Französischen ein Geschäfts-, Amts- oder Arbeitszimmer. Das heißt auch im eingedeutschten „Büro“ keineswegs, dass Menschen dort allein arbeiten. Es gibt das Büro in verschiedenen Versionen:
- Einzelbüro. Sein Vorteil: Hier lässt es sich ungestört arbeiten. Sein Nachteil: Wer hier sitzt, ist ziemlich abgeschnitten von Informationsflüssen. Da Einzelbüros vergleichsweise teuer sind, sind sie vor allem Führungskräften vorbehalten.
- Mehrpersonenbüro. Ein Büro mit zwei bis vier Arbeitsplätzen eignet sich besonders für kleine Teams, die an gemeinsamen Projekten arbeiten: Die Wege sind kurz, der Austausch einfach. Konzentriertes Für-sich-Arbeiten fällt allerdings relativ schwer.
- Gruppenbüro: Die Zwischengröße zwischen Mehrpersonen- und Großraumbüro ist geeignet für größere Teams, die einen intensiven Austausch pflegen. Die Büros werden meist durch Schränke oder Raumteiler gegliedert. Der Lärmpegel ist meist recht hoch.
- Großraumbüro oder Open Space Office. Jedes Büro mit mehr als 20 Schreibtischen gilt als Großraumbüro. Trotz strukturierender Raumteiler gibt es wenig Privatatmosphäre. Wer entsprechend disponiert ist, kann den unvermeidlichen Lärm als Geräuschkulisse wegfiltern.
- Flexibles Büro. In der hybriden Arbeitswelt gibt es keine Präsenzpflicht mehr, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten auch von unterwegs oder vom Homeoffice aus. Daher haben sie im Büro keine festen Plätze mehr, sondern greifen sich einen beliebigen freien Schreibtisch (siehe Desk Sharing).
Bei flexiblen Büros sparen Arbeitgeber rund 20 Prozent an Bürofläche – und der entsprechenden Miete – ein. Die Kosten sind auch ein Grund dafür, warum viele Unternehmen weiterhin aufs Großraumbüro setzen.
Das Büro als Ort der Begegnung
Allmählich setzt allerdings ein Umdenken ein. In der hybriden Arbeitswelt verändert das Büro seine Funktion, denn die Routineaufgaben lassen sich überall erledigen. Das Büro erfindet sich neu als Ort des Austauschs, wo neue Ideen generiert und vorangetrieben werden. Das spiegelt sich auch in der Architektur wider, mit Rückzugsinseln und anderen Begegnungsorten – auch jenseits der Kaffeeküche.
Siehe auch Büro der Zukunft
Siehe auch Büro der Zukunft
Was ist sinnvoller, das Leasing oder der Kauf von Bürodruckern? Bevor wir uns an die Antwort wagen, ein kurzer Hinweis: Wer von Leasing spricht, meint oft Mieten – Mietverträge sind weniger komplex, ansonsten ist alles gleich. Die Laufzeit dieser Verträge beträgt meist zwischen 24 und 72 Monate, also zwei bis sechs Jahre.
Kleinere Unternehmen, die nur ein oder zwei Bürodrucker für Routine-Aufgaben brauchen, fahren mit dem Kauf oft besser. Die Vorteile des Mietens und des Leasings erschließen sich erst, wenn die damit verbundenen Servicevorteile genutzt werden. So ist es möglich, MFPs während der Vertragslaufzeit mit neuen Funktionen zu „pimpen“. Ebenso wird ein Monitoring der gesamten Druckerflotte möglich: Elektronische Schaltzentralen erkennen, wenn die Verbrauchsmaterialien zur Neige gehen, und bestellen rechtzeitig Nachschub: Das Regal mit dem Papier und den Tonerkartuschen ist nie leer. Im Fall eines technischen Problems kennt der Vertragspartner die Fehlermeldung bereits, wenn er zur Reparatur oder Wartung vorbeikommt. Solch eine elektronische Schaltzentrale – bei TA Triumph-Adler heißt sie TA Cockpit® – kann die Kosten fürs Drucken und Kopieren individuell für jedes Gerät zuordnen. Gibt es irgendwo einen Papierstau, wird er sofort gemeldet.
Vier weitere Gründe sprechen für Leasing und Miete:
Kleinere Unternehmen, die nur ein oder zwei Bürodrucker für Routine-Aufgaben brauchen, fahren mit dem Kauf oft besser. Die Vorteile des Mietens und des Leasings erschließen sich erst, wenn die damit verbundenen Servicevorteile genutzt werden. So ist es möglich, MFPs während der Vertragslaufzeit mit neuen Funktionen zu „pimpen“. Ebenso wird ein Monitoring der gesamten Druckerflotte möglich: Elektronische Schaltzentralen erkennen, wenn die Verbrauchsmaterialien zur Neige gehen, und bestellen rechtzeitig Nachschub: Das Regal mit dem Papier und den Tonerkartuschen ist nie leer. Im Fall eines technischen Problems kennt der Vertragspartner die Fehlermeldung bereits, wenn er zur Reparatur oder Wartung vorbeikommt. Solch eine elektronische Schaltzentrale – bei TA Triumph-Adler heißt sie TA Cockpit® – kann die Kosten fürs Drucken und Kopieren individuell für jedes Gerät zuordnen. Gibt es irgendwo einen Papierstau, wird er sofort gemeldet.
Vier weitere Gründe sprechen für Leasing und Miete:
- Die Steuer: Die monatlichen Raten sind als Betriebsausgaben steuerlich absetzbar.
- Die Bilanz: Mietobjekte erscheinen nicht in der Bilanz, die Raten werden als Betriebsausgaben verbucht.
- Die Sicherheit: Die monatlichen Kosten werden zu Beginn vereinbart und gelten für die gesamte Laufzeit.
- Die Liquidität: Da kein Geld für den Kauf von MFPs aufgebracht werden muss, gibt es größeren finanziellen Spielraum.
Sobald der Leasing- oder Mietvertrag verlängert wird, bekommen Kunden neue Drucker mit den neuesten Technologien. Die bisher genutzten Geräte werden meist wieder in Schuss gebracht (Refurbishment) und weiterverwendet – etwa auf Baustellen, wo auch kurzfristigere Mietverträge möglich sind.
Drucker sind Peripheriegeräte eines Computers zur Ausgabe von Daten in Form von Texten, Grafiken, Bildern und Fotos. Das Drucken findet meist auf Papier statt. Die Begriffe „Drucker“ und „Kopierer“ werden meist synonym gebraucht, da beim Kopieren die kopierte Datei ebenfalls ausgedruckt wird.
Drucker für den Hausgebrauch arbeiten meist mit Tinte (Inkjet-Technologie). Die größeren und leistungsfähigeren Bürodrucker in Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen setzen in der Regel auf Toner (Lasertechnologie).
Auch wenn der Begriff „Bürodrucker“ umgangssprachlich weiterhin gebraucht wird, haben sich die Geräte weiterentwickelt zu Multifunktionsprintern, kurz MFPs. Sie können drucken, kopieren, scannen und häufig auch faxen. Der entscheidende Unterschied zu bloßen Druckern: MFPs sind integraler Bestandteil digitaler Workflows.
Mehr über die Geschichte und die Entwicklung des Kopierens und Druckens finden Sie im Beitrag über den MFP.
Ob es sinnvoller ist, einen Bürodrucker zu mieten, zu leasen oder zu kaufen, erfahren Sie hier.
Drucker für den Hausgebrauch arbeiten meist mit Tinte (Inkjet-Technologie). Die größeren und leistungsfähigeren Bürodrucker in Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen setzen in der Regel auf Toner (Lasertechnologie).
Auch wenn der Begriff „Bürodrucker“ umgangssprachlich weiterhin gebraucht wird, haben sich die Geräte weiterentwickelt zu Multifunktionsprintern, kurz MFPs. Sie können drucken, kopieren, scannen und häufig auch faxen. Der entscheidende Unterschied zu bloßen Druckern: MFPs sind integraler Bestandteil digitaler Workflows.
Mehr über die Geschichte und die Entwicklung des Kopierens und Druckens finden Sie im Beitrag über den MFP.
Ob es sinnvoller ist, einen Bürodrucker zu mieten, zu leasen oder zu kaufen, erfahren Sie hier.
Die optimale Druckerflotte – dank MDS-Analyse
Häufig ist die bestehende Druckerflotte nicht optimal auf die aktuellen Bedürfnisse zugeschnitten. Einige Geräte sind überlastet, andere unterfordert. Wichtige Kennzahlen wie Auslastung, Nutzungsverhalten, Druckvolumen oder Einsatzgebiete sind unbekannt. Das ändert die MDS-Analyse. Das Vorgehen: Fachleute analysieren die bestehende Druckerflotte. Parallel dazu wird untersucht, wie viele Drucksysteme mit welchen Funktionen überhaupt benötigt werden. Daraufhin wird ein Konzept für den optimierten Gerätepark feingeschliffen, freigegeben und umgesetzt: für mehr Transparenz und Effizienz sowie für Zeit- und Kostenersparnis.
Wenn Sie mehr über die MDS-Analyse erfahren wollen: Ablauf und Chancen werden im TA Whitepaper „MDS-Analyse: mit optimierter Druckerflotte in die digitale Zukunft“ beschrieben.
Wenn Sie mehr über die MDS-Analyse erfahren wollen: Ablauf und Chancen werden im TA Whitepaper „MDS-Analyse: mit optimierter Druckerflotte in die digitale Zukunft“ beschrieben.
Business Intelligence ist eine Kombination verschiedener Prozesse und Methoden, um geschäftliche Daten zu analysieren und für operative und strategische Entscheidungen zu nutzen. Es geht um das Sammeln, Auswerten und Darstellen von Geschäftsdaten, um Geschäftsprozesse zu steuern und zu kontrollieren. Idealerweise optimieren Unternehmen ihre Entscheidungsfindung durch lückenlosen Einblick in die aktuellen und historischen Daten in ihrem Geschäftsfeld. Diese Informationen ermöglichen bessere und schnellere Entscheidungen. Dabei wird auch nach vorn geschaut: Business Intelligence erlaubt es, verschiedene Szenarien durchzuspielen und die Ergebnisse zu analysieren.
Business Intelligence steht auf zwei Beinen: Data Analytics und Business Analytics. Data Analytics fragt, warum etwas passiert ist und was als Nächstes geschehen kann. Business Intelligence übersetzt die Ergebnisse dieser Modelle und Algorithmen in eine praktisch umsetzbare Sprache. Business Analytics folgen einem Zyklus (Cycle of Analytic) aus Datenzugriff, Data Discovery, Datenuntersuchung und Informationsweitergabe.
Die Erkenntnisse von Business Intelligence werden häufig als Datenvisualisierungen präsentiert, was für Anschaulichkeit sorgt und so das Verständnis erleichtert. Trends und Muster, die ansonsten verborgen bleiben würden, werden schneller erkannt.
Business Intelligence steht auf zwei Beinen: Data Analytics und Business Analytics. Data Analytics fragt, warum etwas passiert ist und was als Nächstes geschehen kann. Business Intelligence übersetzt die Ergebnisse dieser Modelle und Algorithmen in eine praktisch umsetzbare Sprache. Business Analytics folgen einem Zyklus (Cycle of Analytic) aus Datenzugriff, Data Discovery, Datenuntersuchung und Informationsweitergabe.
Die Erkenntnisse von Business Intelligence werden häufig als Datenvisualisierungen präsentiert, was für Anschaulichkeit sorgt und so das Verständnis erleichtert. Trends und Muster, die ansonsten verborgen bleiben würden, werden schneller erkannt.
Business Intelligence: mehr als eine IT-Aufgabe
Während Business Intelligence früher primär ein Thema für IT-Spezialisten war, besteht ihre Aufgabe heute vor allem darin, die Sicherheit, Genauigkeit und Verfügbarkeit der Daten zu gewährleisten. Über entsprechende Dashboards haben auch andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter direkten Zugriff und können so ihre speziellen Fragestellungen beantworten und bei Bedarf die Erkenntnisse weiterleiten.
Bedeutung und Impact von Business Intelligence werden aufgrund von Künstlicher Intelligenz und Machine Learning weiter zunehmen. Unternehmen werden ihre Datenorientierung ausbauen. Damit werden Datenvisualisierungen zur unverzichtbaren Grundlage für team- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.
Bedeutung und Impact von Business Intelligence werden aufgrund von Künstlicher Intelligenz und Machine Learning weiter zunehmen. Unternehmen werden ihre Datenorientierung ausbauen. Damit werden Datenvisualisierungen zur unverzichtbaren Grundlage für team- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.
Bring Your Own Device bedeutet, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter private mobile Laptops, Tablets oder Smartphones für arbeitsbezogene Aktivitäten verwenden können. Dabei müssen bestimmte Richtlinien eingehalten werden, um Arbeitgeber vor Cyberangriffen wie Ransomware, Hacking oder Datenlecks in ihren Netzwerken zu schützen. Die BYOD-Richtlinien legen die Regeln fest, wann und wie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ihren persönlichen Geräten auf digitale Ressourcen ihres Arbeitgebers zugreifen können.
Das Byte ist eine Maßeinheit der Digitaltechnik. Es steht für eine Folge aus acht Bits. Historisch gesehen war ein Byte die Anzahl der Bits zur Codierung eines einzelnen Schriftzeichens im jeweiligen Computersystem und daher das kleinste adressierbare Element in vielen Rechnerarchitekturen.