Glossar
OCR ist die Abkürzung für Optical Character Recognition, auf Deutsch „Optische Buchstabenerkennung“: Software zur Texterkennung.
OCR spielt eine wichtige Rolle beim Digitalisieren von Arbeitsprozessen. Für digitale Workflows müssen alle Dokumente, die auf Papier vorliegen, eingescannt werden. Der Scanner allerdings speichert jedes Dokument als Bilddatei. Damit sich der Text einer eingescannten Seite mit Programmen wie Word bearbeiten lässt, müssen die Bilder wieder in Text umgewandelt werden. Das gewährleistet OCR.
Die Software zerlegt die Seite in ihre Einzelteile. Per Layoutanalyse stellt OCR fest, an welchen Stellen sich auf einer Seite Text befindet und wo Elemente wie Bilder oder Grafiken stehen. Am Ende der Layoutanalyse erstellt die Software aus dem Dokument eine Sammlung einzelner Zeichen. Im nächsten Schritt müssen die Zeichen korrekt identifiziert werden, bevor aus den Zeichen der Text rekonstruiert und als Textdatei gespeichert wird.
Je unmissverständlicher die Buchstaben, desto fehlerfreier arbeitet die OCR-Software. Bei verschnörkelten Schriften und endgültig bei Handschriften stößt sie an Grenzen. Hier setzen Handprint Character Recognition (HCR) und Intelligent Character Recognition (ICR) an.
OCR spielt eine wichtige Rolle beim Digitalisieren von Arbeitsprozessen. Für digitale Workflows müssen alle Dokumente, die auf Papier vorliegen, eingescannt werden. Der Scanner allerdings speichert jedes Dokument als Bilddatei. Damit sich der Text einer eingescannten Seite mit Programmen wie Word bearbeiten lässt, müssen die Bilder wieder in Text umgewandelt werden. Das gewährleistet OCR.
Die Software zerlegt die Seite in ihre Einzelteile. Per Layoutanalyse stellt OCR fest, an welchen Stellen sich auf einer Seite Text befindet und wo Elemente wie Bilder oder Grafiken stehen. Am Ende der Layoutanalyse erstellt die Software aus dem Dokument eine Sammlung einzelner Zeichen. Im nächsten Schritt müssen die Zeichen korrekt identifiziert werden, bevor aus den Zeichen der Text rekonstruiert und als Textdatei gespeichert wird.
Je unmissverständlicher die Buchstaben, desto fehlerfreier arbeitet die OCR-Software. Bei verschnörkelten Schriften und endgültig bei Handschriften stößt sie an Grenzen. Hier setzen Handprint Character Recognition (HCR) und Intelligent Character Recognition (ICR) an.
Beim Onboarding werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ihrem neuen Arbeits- oder Einsatzbereich eingeführt. „Onboarding“ ist wörtlich übersetzt ein „An-Bord-Nehmen“. Ziel ist eine schnelle und erfolgreiche – auch soziale – Integration von Neulingen. Das Onboarding lässt sich in drei Phasen unterteilen:
- Vorbereitung: Onboarding beginnt deutlich vor dem ersten Tag. Informationen (Broschüren, Handbücher etc. in einer Begrüßungsmappe) über den neuen Arbeitgeber bauen das Fremdeln bereits ab. Als hilfreich hat es sich erwiesen, den „Neuen“ einen Ansprechpartner als Paten zur Seite zu stellen. Ein Einarbeitungsplan sorgt dafür, dass sie sich allmählich ihren Aufgabenbereich erschließen und sich nicht ins kalte Wasser geworfen fühlen.
- Orientierung: Sie beginnt mit dem ersten Arbeitstag. Eine freundliche Begrüßung signalisiert Wertschätzung. Ein Rundgang durch das Gebäude (Wo sind Kaffeeküche und Toiletten?) erleichtert die Orientierung. Der Pate erklärt Abläufe und konkrete Aufgaben und vermittelt im Idealfall die gelebten Unternehmenswerte. Der Arbeitsplatz sollte bereits komplett eingerichtet sein. Absolut sinnvoll ist eine Feedback-Runde nach einer Woche: Wie hat sich die neue Kollegin, der neue Kollege eingelebt, wo gibt es noch Probleme?
- Integration: In der dritten Phase geht es darum, die Bindung zu vertiefen, etwa in Workshops, durch Teambuilding oder durch die Beteiligung an Arbeitsgruppen oder Projekten. Ein weiteres Feedback-Gespräch, etwa nach drei Monaten und spätestens gegen Ende der Probezeit, kann das Onboarding abschließen.
Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind naturgemäß unsicher, ob sie die richtige Wahl (des Arbeitgebers) getroffen haben. Aufmerksamkeit und Wertschätzung steigern die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich von Anfang an wohl fühlen, die Vorbehalte ad acta legen – und sich langfristig binden.
In einem Archiv werden Dokumente geordnet gesammelt, aufbewahrt und nutzbar gemacht. Im Zuge der Digitalisierung werden viele Papierarchive allmählich durch elektronische Pendants ersetzt. Diese Systeme zur elektronischen Archivierung oder Datensicherung werden ebenfalls als Archiv bezeichnet.
Online-Archiv wird jedes elektronische Archiv genannt, auf dessen Inhalte direkt zugegriffen werden kann. Das Medium, auf dem sie gespeichert sind, befindet sich in einem Laufwerk des Computersystems.
Online-Archiv wird jedes elektronische Archiv genannt, auf dessen Inhalte direkt zugegriffen werden kann. Das Medium, auf dem sie gespeichert sind, befindet sich in einem Laufwerk des Computersystems.
Der Online-Speicher ist der Speicherplatz im Internet, auf dem Dateien wie etwa Texte oder Fotos online gespeichert werden. Der Zugriff auf diesen Speicher ist von verschiedenen Endgeräten möglich. Die Dateien in Online-Speichern können mit mehreren Personen geteilt werden, um gemeinsam daran zu arbeiten (siehe Kollaboration).
„On Premise“ bedeutet wörtlich übersetzt „auf dem eigenen Gelände“: Wenn Unternehmen, Behörden oder andere Organisationen Software „on premises“ installieren, betreiben sie diese unter eigener Regie. Für die betriebene Software, die im Normalfall nicht selbst entwickelt wird, muss das Unternehmen Lizenzen erwerben. On-Premise-Software wird im Netzwerk eines Unternehmens installiert und betrieben, im Gegensatz zu Cloud- oder SaaS-Lösungen (SaaS steht für Software as a Service).
Bei der On-Premise-Variante behält das Unternehmen die vollständige Kontrolle über seine Daten und Prozesse. Vor allem Organisationen mit hohen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit wie Banken, Behörden und Kirchen setzen darauf, ihre Daten und Prozesse im eigenen Haus zu verwalten. Allerdings ist es auch möglich, manche Prozesse in die Cloud auszulagern und andere „on premises“ oder kurz „on-prem“ als sogenannte Inhouse-Lösung zu verwalten.
Die fünf wichtigsten Vorteile von On-Premise-Software sind:
Bei der On-Premise-Variante behält das Unternehmen die vollständige Kontrolle über seine Daten und Prozesse. Vor allem Organisationen mit hohen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit wie Banken, Behörden und Kirchen setzen darauf, ihre Daten und Prozesse im eigenen Haus zu verwalten. Allerdings ist es auch möglich, manche Prozesse in die Cloud auszulagern und andere „on premises“ oder kurz „on-prem“ als sogenannte Inhouse-Lösung zu verwalten.
Die fünf wichtigsten Vorteile von On-Premise-Software sind:
- Vollständige Kontrolle, wer Zugriff auf interne Daten bekommt
- Keine Abhängigkeit von externen Dienstleistern
- Tiefere Integration in die eigenen IT-Infrastruktur
- Auf individuelle Anforderungen zugeschnittene Konfigurationen
- Unabhängigkeit von der Qualität der Internetverbindung.
Auch für On-Premise-Modelle ist es möglich, einen Managed Services Provider als Dienstleister in Anspruch zu nehmen, etwa für Monitoring, Support oder Updates.
Mit Open Source werden Programmentwicklungen bezeichnet, bei denen der Quellcode zur Nutzung und Weiterentwicklung frei verfügbar gemacht wird.
Elektronische Dokumente werden in digitalen Ordnern aufbewahrt. Wo welcher Ordner zu finden ist, wird durch die Ordnerstruktur festgelegt. Das Besondere daran: Ordner können eine beliebige Zahl weiterer Ordner enthalten, die wiederum selbst Ordner enthalten … und immer so weiter. Deshalb ist es wichtig, eine Ordnerstruktur zu erstellen, die sowohl selbsterklärend und in sich stimmig ist als auch jedes Suchen vermeidet. Laut einer Arbeitseffizienz-Studie des Fraunhofer-Instituts werden in Büros bis zu 13 Prozent der Arbeitszeit für die Suche nach Dokumenten aufgewendet.
Eine effektive Ordnerstruktur folgt drei Regeln. Sie ist:
Eine effektive Ordnerstruktur folgt drei Regeln. Sie ist:
- Übersichtlich: Auf jeder Ebene sind nur so viele Ordner, dass man sie auf einen Blick erfassen kann.
- Nachvollziehbar: Ihre innere Logik erschließt sich intuitiv.
- Schnell: Kein Matroschka-Prinzip mit Ordner im Ordner im Ordner im Ordner. Mit höchstens drei Klicks sollte die gewünschte Datei gefunden sein.
In vier Schritten zur sinnvollen Ordnerstruktur
- Vor dem Digitalisieren eine geeignete Ordnerstruktur überlegen
Je mehr Dokumente verwaltet werden müssen, desto komplexer muss die Ordnerstruktur sein. Privatpersonen kommen häufig mit einigen wenigen Ordnern aus. Unternehmen und andere Organisationen brauchen Ordner, die Unterordner enthalten (die häufig über weitere Unterordner verfügen usw.), um alle Dokumente sinnvoll zu speichern. Dabei ist es sinnvoll, auf kryptische Ordner-Bezeichnungen zu verzichten. Je klarer aus dem Ordnernamen hervorgeht, was er an Inhalten enthält, umso besser. Sich vor dem Start über die passende Ordnerstruktur ausreichend Gedanken zu machen, lohnt sich, denn eine spätere Umstrukturierung sorgt für erheblichen Aufwand. - Das Ordnersystem mit Dateien füllen
Anschließend kann das Ordnersystem mit den einzelnen Dokumenten gefüllt werden, die gespeichert werden sollen. Im ersten Schritt sollten die bereits digital vorliegenden Dateien entsprechend sortiert werden. Häufig ist es verzichtbar, Papierdokumente einzuscannen. Erfahrungsgemäß werden vor allem ältere Dokumente nur noch selten zur Hand genommen. Eine Option ist es, das gesamte Papierarchiv auszulagern und bei Bedarf benötigte Dokumente anzufordern, die dann eingescannt und damit digitalisiert werden. Dieser Service, den Lager 3000 als Partner von TA Triumph-Adler anbietet, heißt Scan on Demand. - Komplett auf digitale Dokumente umsteigen
Während ältere Papierdokumente nicht unbedingt digitalisiert werden müssen, sollten aktuelle Dokumente umgehend gescannt werden, um digital bearbeitet und gespeichert werden zu können. Nur so gelingt es, Schritt für Schritt komplett auf ein vollständig digitales Dokumentenmanagement umzusteigen und damit Zeit und Kosten zu sparen. - Die Daten schützen
Die Bedeutung der Datensicherheit kann nicht überschätzt werden: Alle IT-Systeme können von Cyberkriminellen angegriffen werden, entsprechend wichtig sind geeignete Schutzmaßnahmen vor Cyberangriffen. Um Dokumente zu schützen, ist es ebenso wichtig, intern Zugriffsrechte zu vergeben: Darin wird geregelt, wer auf welche Dateien zugreifen darf – und wer nicht.
Tipps zum Benennen von Ordnern und Dokumenten
Computer sortieren Dokumente und Ordner gemeinhin alphabetisch. Damit häufig genutzte Ordner prominent auftauchen, sollte ihrem Namen eine Zahl vorangestellt werden, sodass Ordner 01xxx und Ordner 02yyyy ganz vorn auftauchen.
Damit die neuesten Dokumente immer oben stehen, sollte bei der Benennung von Dateien nach dem Muster JahrMonatTag_Dokumentenname (also beispielsweise 20221224_Heiligabend) vorgegangen werden. Damit das System funktioniert, müssen die Monate Januar bis September konsequent mit einer Null gekennzeichnet werden (01 bis 09); das Trennzeichen zwischen Ziffern und Dateiname muss immer dasselbe sein, also entweder immer Unterstrich oder immer Gedankenstrich.
Damit die neuesten Dokumente immer oben stehen, sollte bei der Benennung von Dateien nach dem Muster JahrMonatTag_Dokumentenname (also beispielsweise 20221224_Heiligabend) vorgegangen werden. Damit das System funktioniert, müssen die Monate Januar bis September konsequent mit einer Null gekennzeichnet werden (01 bis 09); das Trennzeichen zwischen Ziffern und Dateiname muss immer dasselbe sein, also entweder immer Unterstrich oder immer Gedankenstrich.
OS ist die Abkürzung für Operating System, auf Deutsch: Betriebssystem. Als OS wird die Software bezeichnet, die den Betrieb eines Computers ermöglicht. Das Operating System steuert die Ausführung von Programmen, verwaltet Ein- und Ausgabegeräte und kümmert sich um den Speicher (Festplatte, Arbeitsspeicher). Es bildet die Schnittstelle zwischen den Hardwarekomponenten und der Anwendungssoftware.
Outsourcing (auf Deutsch: Auslagerung) ist das Abgeben von Aufgaben an externe Dienstleister. Diese spezialisierten Unternehmen erbringen Leistungen, die zuvor intern erbracht wurden. Inhalt und Dauer der Dienstleistungen werden vertraglich festgehalten. Unternehmen nutzen Outsourcing oft, um sich auf ihre Kernaufgaben und -kompetenzen zu konzentrieren. Ziel des Outsourcings ist zugleich, Kosten einzusparen.
Outsourcing hat viele Facetten. Ausgelagert werden können beispielsweise
Outsourcing hat viele Facetten. Ausgelagert werden können beispielsweise
- der Kundenservice
- die Buchhaltung
- Teile des Vertriebs
- Teile des Marketings
- Teile der IT (siehe IT-Outsourcing)
Beim Online-Outsourcing werden beispielsweise Marketing- oder IT-Aufgaben wie Suchmaschinenoptimierung und Webdesign- oder Programmieraufträge von externen Dienstleistern über das Internet erledigt.
Eine Variante des Outsourcings ist das „interne Outsourcing“: Dabei werden bestimmte Aufgaben an ein Tochterunternehmen übergeben.
Eine Variante des Outsourcings ist das „interne Outsourcing“: Dabei werden bestimmte Aufgaben an ein Tochterunternehmen übergeben.