Glossar
Unter Data Analytics versteht man das Erkennen, Interpretieren und Kommunizieren von Mustern in Daten. Das wird schwieriger, je mehr Daten anfallen und gespeichert werden (siehe Big Data). Um Daten zu analysieren und Muster zu erkennen, ist es entscheidend, aussagekräftige Daten zu bekommen oder sie entsprechend aufbereiten zu können. Die eigentliche Analyse beginnt mit den aufbereiteten Daten auf vier aufeinander aufbauenden Ebenen:
- Descriptive Analytics: Der aktuelle Zustand wird beschrieben.
- Diagnostic Analytics: Der aktuelle Zustand wird bewertet.
- Predictive Analytics: Kommende Zustände werden vorhergesagt.
- Prescriptive Analytics: Handlungen werden ausgelöst.
Descriptive Analytics
„Was ist passiert?“ Für Descriptive Analytics werden vorliegende („historische“) Daten nach statistischen Vorgaben gesucht, zusammengefasst und aufbereitet, um Muster zu erkennen. Zwei der dabei verwendeten Techniken sind Datenaggregation und Data Mining. Bei der Datenaggregation werden die Daten vorab sortiert, bevor die Suche nach Mustern bei den vorliegenden Daten beginnt. Dieses Graben („Mining“) wird als Data Mining bezeichnet.
Diagnostic Analytics
„Warum ist etwas passiert?“ Historische Daten werden mit anderen verglichen, um so Ursachen sowie Aus- und Wechselwirkungen von Ereignissen oder Entwicklungen zu erkennen und zu beurteilen.
Predictive Analytics
„Was könnte künftig passieren?“ Bei Predictive Analytics geht es darum, auf Basis der Erkenntnisse von Descriptive und Diagnostic Analytics in die Zukunft zu schauen. Trends und Tendenzen werden erkannt, indem Abweichungen von erwarteten Werten und Mustern wahrgenommen und ausgewertet werden. Obwohl bei Predictive Analytics ausgefeilte Algorithmen verwendet werden, ist die Aussagekraft natürlich begrenzt: Es kann immer anders kommen als gedacht.
Prescriptive Analytics
„Wie setzen wir diese Erkenntnisse um?“ Data Analytics sind nie Selbstzweck, sondern liefern Informationen für konkrete Entscheidungen. Prescriptive Analytics setzen auf den Erkenntnissen von Descriptive, Diagnostic und Predictive Analytics auf und geben Entscheidern die Informationen an die Hand, mit welchen Maßnahmen eine bestimmte strategische oder operative Herausforderung angegangen werden kann.
Um nicht auf veraltetes Material zurückzugreifen, müssen die Daten bei Predicitive Analytics und Prescriptive Analytics ständig aktualisiert, hinterfragt und überprüft werden. So unterstützen und steigern Data Analytics die Business Intelligence.
„Was ist passiert?“ Für Descriptive Analytics werden vorliegende („historische“) Daten nach statistischen Vorgaben gesucht, zusammengefasst und aufbereitet, um Muster zu erkennen. Zwei der dabei verwendeten Techniken sind Datenaggregation und Data Mining. Bei der Datenaggregation werden die Daten vorab sortiert, bevor die Suche nach Mustern bei den vorliegenden Daten beginnt. Dieses Graben („Mining“) wird als Data Mining bezeichnet.
Diagnostic Analytics
„Warum ist etwas passiert?“ Historische Daten werden mit anderen verglichen, um so Ursachen sowie Aus- und Wechselwirkungen von Ereignissen oder Entwicklungen zu erkennen und zu beurteilen.
Predictive Analytics
„Was könnte künftig passieren?“ Bei Predictive Analytics geht es darum, auf Basis der Erkenntnisse von Descriptive und Diagnostic Analytics in die Zukunft zu schauen. Trends und Tendenzen werden erkannt, indem Abweichungen von erwarteten Werten und Mustern wahrgenommen und ausgewertet werden. Obwohl bei Predictive Analytics ausgefeilte Algorithmen verwendet werden, ist die Aussagekraft natürlich begrenzt: Es kann immer anders kommen als gedacht.
Prescriptive Analytics
„Wie setzen wir diese Erkenntnisse um?“ Data Analytics sind nie Selbstzweck, sondern liefern Informationen für konkrete Entscheidungen. Prescriptive Analytics setzen auf den Erkenntnissen von Descriptive, Diagnostic und Predictive Analytics auf und geben Entscheidern die Informationen an die Hand, mit welchen Maßnahmen eine bestimmte strategische oder operative Herausforderung angegangen werden kann.
Um nicht auf veraltetes Material zurückzugreifen, müssen die Daten bei Predicitive Analytics und Prescriptive Analytics ständig aktualisiert, hinterfragt und überprüft werden. So unterstützen und steigern Data Analytics die Business Intelligence.
Data Analytics: vom Modell zur Praxis
In Unternehmen lösen Entscheidungen, die auf Daten gestützt sind, das „Bauchgefühl“ ab. Dafür müssen ausreichend viele und aussagekräftige Daten vorliegen. Data Engineers sammeln Daten aus verschiedenen – nicht nur internen – Quellen und bereiten sie strukturiert auf. Data Scientists bzw. Data Analysts wählen die Daten aus, bereiten sie auf, analysieren sie und bauen darauf Modelle auf. Wie diese Erkenntnisse in die Praxis umgesetzt werden, wird mit den jeweiligen Fachbereichen besprochen. Damit die Kolleginnen und Kollegen dort die Data-Analytics-Erkenntnisse für aussagekräftig halten und nutzen können, sollten sie bereits ins Erstellen der Modelle eingebunden werden.
Siehe Data Analytics
Der Begriff „Data Privacy“ wird häufig gleichbedeutend mit Datenschutz verwendet, was – trotz einer großen Schnittmenge – nicht ganz korrekt ist. Datenschutz schützt Bürgerinnen und Bürger vor Beeinträchtigung ihrer Privatsphäre durch das unbefugte Erheben, Speichern und Weitergeben von Daten, die ihre Person betreffen. Bei Data Privacy geht es statt um personenbezogene um „private“ Daten. Beides ist häufig identisch, muss es aber nicht zwangsläufig sein. Um das an einem Beispiel zu veranschaulichen: Beim Buchen eines Mietwagens werden personenbezogene Daten erhoben, ohne die Data Privacy zu touchieren.
Eine Einheit inhaltlich zusammengehöriger Daten, der auf einem Datenträger oder Speichermedium gespeichert werden kann. Das Kunstwort „Datei“, kreiert vom Deutschen Institut für Normung (DIN), kombiniert Daten und Kartei.
Dateiformate legen fest, wie Daten im Rahmen einer Datei strukturiert, gespeichert und dargestellt werden. Zu erkennen ist das Dateiformat am Kürzel hinter dem eigentlichen Dateinamen – also beispielsweise .doc, .pdf, .exe oder .zip. Prinzipiell lässt sich jede Datei konvertieren, also in ein anderes Dateiformat umwandeln. Allerdings ist dazu oft eine spezialisierte Software erforderlich und nicht immer werden alle Elemente 1:1 übernommen.
Daten sind zum Zweck der Verarbeitung zusammengefasste Zeichen, die eine Information darstellen. Oder anders gesagt: Daten sind Informationen, die in eine Form gebracht werden, die ihr Verarbeiten ermöglicht. In Computern werden Daten aus binären Zeichen (0 und 1) generiert. Die kleinste Einheit von Daten ist ein Bit und stellt nur einen einzigen Wert dar, ein Byte ist bereits acht Binärziffern lang. Die zunehmende Digitalisierung führt zu einem rasanten Anstieg der Datenmenge (siehe Big Data).
Das Wort „Daten“ ist die Mehrzahl von „Datum“, das als Lehnwort auf das lateinische „datum“ zurückgeht, auf Deutsch „gegeben“ bzw. „das Gegebene“.
Das Wort „Daten“ ist die Mehrzahl von „Datum“, das als Lehnwort auf das lateinische „datum“ zurückgeht, auf Deutsch „gegeben“ bzw. „das Gegebene“.
Datenbanken dienen dazu, große Mengen von Daten strukturiert zu speichern und zu verwalten. Sie stellen diese Daten bedarfsgerecht bereit, sobald sie benötigt werden.
Bei der Datenkompression – auch Datenkomprimierung genannt – wird die Menge digitaler Daten verdichtet. Dadurch sinkt der benötigte Speicherplatz und die Übertragungszeit der Daten wird verkürzt.
Von verlustfreier Kompression wird gesprochen, wenn aus den komprimierten Daten wieder exakt die Originaldaten gewonnen werden können. Dieses Verfahren wird vor allem bei Textdateien genutzt. Bei der verlustbehafteten Kompression können die Originaldaten nicht mehr komplett zurückgewonnen werden, ein Teil der Informationen geht verloren. Entsprechend programmierte Algorithmen versuchen, nur „unwichtige“ Informationen auszufiltern. Diese sogenannte Irrelevanzreduktion wird vor allem bei Bild-, Audio- und Videodateien genutzt.
Von verlustfreier Kompression wird gesprochen, wenn aus den komprimierten Daten wieder exakt die Originaldaten gewonnen werden können. Dieses Verfahren wird vor allem bei Textdateien genutzt. Bei der verlustbehafteten Kompression können die Originaldaten nicht mehr komplett zurückgewonnen werden, ein Teil der Informationen geht verloren. Entsprechend programmierte Algorithmen versuchen, nur „unwichtige“ Informationen auszufiltern. Diese sogenannte Irrelevanzreduktion wird vor allem bei Bild-, Audio- und Videodateien genutzt.
Siehe Datenkompression
Bei der Datenmigration werden Daten von einem System in ein anderes verschoben. Dabei kann das Dateiformat verändert werden. Datenmigrationen sind sinnvoll und häufig notwendig, wenn beispielsweise neue IT-Systeme oder Cloud-Lösungen genutzt werden sollen.
Eine Migration von Daten gilt als Herausforderung, da die vorhandenen Daten im neuen System weiterhin nutzbar sein sollen. Weil dafür Schnittstellen eingerichtet werden müssen, wächst die Komplexität der IT-Systeme. Das eigentliche Ziel von Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen besteht allerdings darin, ihre IT-Systeme von jeder unnötigen Komplexität zu befreien.
Eine sinnvolle Datenmigration fragt daher schon vor dem Start danach, welche der vorhandenen Daten überhaupt in den Migrationsprozess aufgenommen werden müssen. Erfahrungsgemäß zeigt sich häufig, dass viele Anwendungen selten bis gar nicht benutzt werden – und daher eigentlich überflüssig sind. Zugleich bietet die Datenmigration die Chance, den vorhandenen Datenbestand zu analysieren und zu gewichten. So kann die Datenmigration im Optimalfall dafür sorgen, die vorhandenen Daten besser etwa für die Belange von Data Analytics und Business Intelligence nutzen zu können.
Eine Migration von Daten gilt als Herausforderung, da die vorhandenen Daten im neuen System weiterhin nutzbar sein sollen. Weil dafür Schnittstellen eingerichtet werden müssen, wächst die Komplexität der IT-Systeme. Das eigentliche Ziel von Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen besteht allerdings darin, ihre IT-Systeme von jeder unnötigen Komplexität zu befreien.
Eine sinnvolle Datenmigration fragt daher schon vor dem Start danach, welche der vorhandenen Daten überhaupt in den Migrationsprozess aufgenommen werden müssen. Erfahrungsgemäß zeigt sich häufig, dass viele Anwendungen selten bis gar nicht benutzt werden – und daher eigentlich überflüssig sind. Zugleich bietet die Datenmigration die Chance, den vorhandenen Datenbestand zu analysieren und zu gewichten. So kann die Datenmigration im Optimalfall dafür sorgen, die vorhandenen Daten besser etwa für die Belange von Data Analytics und Business Intelligence nutzen zu können.
Datenschutz ist der Schutz von Bürgerinnen und Bürgern vor der Beeinträchtigung ihrer Privatsphäre durch das unbefugte Erheben, Speichern und Weitergeben von Daten, die ihre Person betreffen.
Der Datenschutz wird durch diverse Gesetze auf deutscher und europäischer Ebene gewährleistet. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sorgt dafür, dass Arbeitgeber wie Unternehmen, Behörden oder andere Organisationen strenge Vorgaben einhalten müssen. Wird der Schutz persönlicher Daten verletzt, drohen hohe Bußgelder – häufig geht es um Millionensummen. Deshalb sollten alle Daten verschlüsselt übertragen werden (siehe Datenverschlüsselung).
Der Datenschutz wird durch diverse Gesetze auf deutscher und europäischer Ebene gewährleistet. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sorgt dafür, dass Arbeitgeber wie Unternehmen, Behörden oder andere Organisationen strenge Vorgaben einhalten müssen. Wird der Schutz persönlicher Daten verletzt, drohen hohe Bußgelder – häufig geht es um Millionensummen. Deshalb sollten alle Daten verschlüsselt übertragen werden (siehe Datenverschlüsselung).
Datensicherheit meint den generellen Schutz aller Daten eines Unternehmens. Es geht darum, geeignete Maßnahmen einzuführen, um den Schutz aller Daten zu gewährleisten. Damit ist Datensicherheit weniger ein Prozess als das Ziel, das wiederum vier Aspekte umfasst:
- Vertraulichkeit: Die Daten dürfen nur von berechtigten Personen eingesehen werden. Unbefugte Personen haben keinen Zugriff.
- Integrität stellt sicher, dass Daten nicht unbemerkt verändert oder verfälscht werden.
- Verfügbarkeit gewährleistet, dass der Zugriff auf Daten jederzeit möglich ist – selbst bei einem Systemausfall.
- Authentizität bestätigt die Echtheit und Vertrauenswürdigkeit von Daten.
Selbst die höchste Cybersecurity bzw. IT-Sicherheit bietet keinen hundertprozentigen Schutz vor Angriffen auf die Datensicherheit. Daher sollten Daten nur verschlüsselt übermittelt werden (siehe Datenverschlüsselung) und es sollte immer eine Kopie bzw. ein Backup geben. Die Netzwerke sollten durch IT-Spezialisten gesichert sein, eine Firewall ist dann selbstverständlich. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen geschult sein, um Cyberangriffe zu erkennen und zu vereiteln.
Checkliste für mehr Datensicherheit
- Zugang, Zugriff und Zutritt zu den Daten regeln und überwachen
- Systeme mit Passwörtern, Firewalls und anderen Schutzvorkehrungen sichern
- Daten nur verschlüsselt übermitteln
- Daten sichern durch Backups, Kopien und andere Maßnahmen
- Datenveränderungen nachvollziehbar machen
- Mitarbeiter schulen, um Angriffe zu erkennen und zu vereiteln
Die ausgefeilte Form einer solchen Checkliste ist ein Datensicherheitskonzept, das den Umgang mit Datenrisiken gliedert und automatisiert. Basis des Konzepts ist immer eine Bestandsaufnahme inklusive Bewertung der Daten. Ein Vorteil beim Erarbeiten des Konzepts: Parallel wächst das Bewusstsein hinsichtlich der Gefahren für die Datensicherheit.
Ein Hinweis zum Schluss: Die Begriffe „Datensicherheit“ und „Datenschutz“ werden häufig synonym benutzt. Wir sprechen von Datenschutz bei personenbezogenen Daten, Datensicherheit bezieht sich auch auf alle anderen Daten.
Ein Hinweis zum Schluss: Die Begriffe „Datensicherheit“ und „Datenschutz“ werden häufig synonym benutzt. Wir sprechen von Datenschutz bei personenbezogenen Daten, Datensicherheit bezieht sich auch auf alle anderen Daten.
Datensicherung umfasst alle technischen und organisatorischen Maßnahmen, um Verfügbarkeit, Integrität und Konsistenz der auf dem IT-System gespeicherten und für Verarbeitungszwecke genutzten Daten und Software sicherzustellen.
Bei der Datenverschlüsselung werden Daten von einem lesbaren Format konvertiert in ein verschlüsseltes Format, das erst nach einer Entschlüsselung wieder gelesen oder verarbeitet werden kann. Die Verschlüsselung ist ein grundlegender Baustein der Datensicherheit, um zu gewährleisten, dass die Informationen nicht zu betrügerischen Zwecken gestohlen und gelesen werden. Zudem bestätigt Datenverschlüsselung die Authentizität von Informationen: Die Herkunft einer Nachricht lässt sich überprüfen und überdies lässt sich nachweisen, dass die Nachricht während der Übertragung nicht verändert wurde.
Verschlüsselungsverfahren bestehen aus zwei Elementen: Schlüssel und Vorschrift. Wird der Schlüssel gemäß Vorschrift angewendet, verschlüsselt er damit die Botschaft. Mithilfe einer weiteren Vorschrift wird die verschlüsselte Botschaft anhand des Schlüssels wieder entschlüsselt.
Damit Ver- und Entschlüsseln nicht zu viel Zeit fressen, muss dieser Prozess bei entsprechend programmierten Computern und MFPs einfach sein. Für Angreifer, die den Schlüssel nicht kennen, muss das Entschlüsseln praktisch unmöglich sein. Dafür sorgen moderne Verfahren wie der Advanced Encryption Standard (AES). Es gibt zwei grundsätzlich unterschiedliche Ansätze:
Verschlüsselungsverfahren bestehen aus zwei Elementen: Schlüssel und Vorschrift. Wird der Schlüssel gemäß Vorschrift angewendet, verschlüsselt er damit die Botschaft. Mithilfe einer weiteren Vorschrift wird die verschlüsselte Botschaft anhand des Schlüssels wieder entschlüsselt.
Damit Ver- und Entschlüsseln nicht zu viel Zeit fressen, muss dieser Prozess bei entsprechend programmierten Computern und MFPs einfach sein. Für Angreifer, die den Schlüssel nicht kennen, muss das Entschlüsseln praktisch unmöglich sein. Dafür sorgen moderne Verfahren wie der Advanced Encryption Standard (AES). Es gibt zwei grundsätzlich unterschiedliche Ansätze:
- Symmetrische Verschlüsselung, auch symmetrisches Kryptosystem: Für Ver- und Entschlüsselung wird jeweils derselbe Schlüssel verwendet. Das minimiert den Zeitaufwand. Außerdem entfällt das Risiko, dass Hacker den verschickten Schlüssel abfangen könnten.
- Asymmetrische Verschlüsselung, auch asymmetrisches Kryptosystem: Zwei unterschiedliche Schlüssel sind miteinander verknüpft. Der öffentliche Schlüssel kann mit jeder Person geteilt werden, der private Schlüssel bleibt geheim.
In einigen Verschlüsselungslösungen sind die verschlüsselten Daten nur durch ein Passwort geschützt. Deshalb muss das Passwort so sicher wie möglich sein – dank einer willkürlichen Folge von Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen. Passwörter müssen ebenso wie Schlüssel sicher verwahrt werden. Zusätzlich sollte eine Sicherheitskopie des Schlüssels auf einem Datenträger abgelegt werden, der möglichst an einem anderen Ort unter Verschluss gehalten wird.
Siehe Cyberangriff
Beim Desk Sharing entfallen feste Arbeitsplätze, denn es gibt es weniger Schreibtische als Angestellte. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben keinen personalisierten Arbeitsplatz, sondern wählen „ihren“ Schreibtisch täglich neu aus. Der wird abends leer und sauber hinterlassen. Personalisiert ist einzig der abschließbare Rollcontainer, der zum ausgewählten Schreibtisch gerollt wird. Alternativ nutzen Beschäftigte einen bestimmten Platz in einem abschließbaren Schrank.
Je häufiger und selbstverständlicher viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten, desto verbreiteter wird Desk Sharing. Ohne Desk Sharing wären in vielen Büros viele Schreibtische ungenutzt. Deshalb hat beispielsweise Microsoft in seiner Deutschland-Zentrale für 1.900 Angestellte nur 1.100 Schreibtische aufstellen lassen. Bei Accenture – wo die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter meist unterwegs bei Kunden sind –, teilen sich sieben Beschäftigte einen Schreibtisch. Auch wenn dieses Beispiel extrem ist: Durch flexiblere Nutzung lassen sich die Raumkosten um bis zu 60 Prozent reduzieren. Alternativ können Arbeitgeber die frei werdenden Flächen nutzen, um das Büro umzubauen zu einem Ort der Begegnung und des Austauschs (siehe Büro der Zukunft).
Unter Arbeitsforschern ist das Desk Sharing umstritten. Laut Fraunhofer IAO steigen Wohlbefinden und Leistungsfähigkeit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei einer festen Sitzordnung. Arbeitspsychologen weisen darauf hin, dass Menschen „territoriale Wesen“ seien und daher gern vertraute Plätze einnehmen – zu Hause am Esstisch ebenso wie am Büroschreibtisch.
Siehe auch New Work
Je häufiger und selbstverständlicher viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten, desto verbreiteter wird Desk Sharing. Ohne Desk Sharing wären in vielen Büros viele Schreibtische ungenutzt. Deshalb hat beispielsweise Microsoft in seiner Deutschland-Zentrale für 1.900 Angestellte nur 1.100 Schreibtische aufstellen lassen. Bei Accenture – wo die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter meist unterwegs bei Kunden sind –, teilen sich sieben Beschäftigte einen Schreibtisch. Auch wenn dieses Beispiel extrem ist: Durch flexiblere Nutzung lassen sich die Raumkosten um bis zu 60 Prozent reduzieren. Alternativ können Arbeitgeber die frei werdenden Flächen nutzen, um das Büro umzubauen zu einem Ort der Begegnung und des Austauschs (siehe Büro der Zukunft).
Unter Arbeitsforschern ist das Desk Sharing umstritten. Laut Fraunhofer IAO steigen Wohlbefinden und Leistungsfähigkeit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei einer festen Sitzordnung. Arbeitspsychologen weisen darauf hin, dass Menschen „territoriale Wesen“ seien und daher gern vertraute Plätze einnehmen – zu Hause am Esstisch ebenso wie am Büroschreibtisch.
Siehe auch New Work
Device as a Service (DaaS) ist ein Angebot, mobile Hardware wie etwa Laptops oder Tablets samt dazugehöriger Software zu mieten statt zu kaufen. Dabei wird auch die Wartung samt anfallenden Reparaturen während des gesamten Lebenszyklus der Hardware an einen Dienstleister abgegeben. DaaS vereint verschiedene Servicemodelle zu einer umfangreichen, immer passend zu konfigurierenden Komplettlösung.
Die drei wichtigsten Vorteile von Device as a Service sind:
Die drei wichtigsten Vorteile von Device as a Service sind:
- Flexibilität und die neueste IT-Ausstattung
- Rundum-Service und Entlastung der IT-Ressourcen
- IT-Sicherheit auf hohem Niveau
Üblicherweise wird ein monatlicher Pauschalpreis als Miet- oder Leasing-Preis vereinbart. Er umfasst neben Hardware meist auch Zubehörteile, auf jeden Fall Services und Support (Kundendienst). Attraktiv ist das DaaS-Angebot für kleinere Unternehmen. Ihr Vorteil: Sie können ihre IT-Ressourcen auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren.
Siehe Digital Native
Als „Digital Natives“ werden Menschen der Generation Y und Generation Z bezeichnet, die mit Computern und Internet groß geworden sind. Für sie sind beispielsweise Smartphones und das Nutzen von Social Media selbstverständlich. Abgegrenzt von diesen „Natives“ (auf Deutsch: Eingeborene) werden die „Digital Immigrants“ der Generation X. Diese „Einwanderer“ haben digitale Technologien erst als Erwachsene kennengelernt und fremdeln häufig mit ihnen – zumindest geht ihnen die Selbstverständlichkeit der „Digital Natives“ ab.
Als „Digital Office“ werden Geräte und Prozesse im Büro beschrieben, mit denen die tägliche Arbeit organisiert und digitalisiert wird. Mit der eingesetzten Software werden interne Abläufe geplant, gesteuert und kontrolliert. So können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beispielsweise an verschiedenen Standorten – etwa vom Homeoffice aus – über Collaboration Tools gemeinsam arbeiten. Ebenso werden im Digital Office sämtliche geschäftsrelevanten Dokumente wie Rechnungen oder Verträge in digitalen Workflows über DMS- oder ECM-Lösungen elektronisch erfasst, bearbeitet, gespeichert und archiviert.
Siehe auch Büro der Zukunft, Digital Workplace, Managed Services Provider und New Work
Siehe auch Büro der Zukunft, Digital Workplace, Managed Services Provider und New Work
Der Digital Workplace erlaubt es Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, losgelöst von Arbeitsort und Tageszeit alle für sie relevanten digitalen Programme, Systeme und Tools sowie die Software zu nutzen. Zu einem Digital Workplace gehört ein technisch ausreichend eingerichteter Computer-Arbeitsplatz sowie im Back-End eine voll funktionsfähige IT-Infrastruktur. Das Grundprinzip des Digital Workplace ist die Kombination von Kollaboration und Integration: Daten aus den eingesetzten Softwaresystemen werden auf einer zentralen Plattform zusammengebracht, auf die alle Berechtigten zugreifen können, und hier bearbeitet.
4 Vorteile von Digital Workplaces
- Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten wird ermöglicht. Das erlaubt den Einsatz von standortübergreifenden virtuellen Teams, auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice werden problemlos integriert. Dasselbe gilt für das Mobile Working, also wenn Angestellte unterwegs sind (etwa bei Kunden oder auf Veranstaltungen wie Messen).
- Das Interesse an der Option „Homeoffice“ ist seit Corona deutlich gestiegen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben entdeckt, dass es ihnen so leichter fällt, privates und berufliches Leben auszutarieren. Ein Digital Workplace im Homeoffice sorgt für ihre Anbindung. Zugleich steigern Arbeitgeber durch solche Angebote ihre Attraktivität für künftige Angestellte.
- Dank der digitalen Prozesse laufen Arbeitsaufgaben bequemer ab, was gerade administrative Tätigkeiten beschleunigt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben mehr Zeit, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren.
- Digital Workplaces sorgen dafür, dass sämtliche Informationen und Anwendungen jederzeit zur Verfügung stehen, und fördern zudem den Informationsaustausch. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können ihr Wissen oder Dokumente schnell und einfach mit anderen teilen, zusammen an Projekten arbeiten oder Online-Meetings durchführen.
Je nach Perspektive gibt es unterschiedliche Definitionen des Digital Workplace: Die Arbeitswissenschaft betont das agile und vernetzte Arbeiten, aus technischer Sicht ist „Digital Workplace“ ein Sammelbegriff für alle IT-Werkzeuge, die agiles und vernetztes Arbeiten ermöglichen. Um diese begriffliche Verwirrung aufzulösen, wird für alle Arbeitsgeräte (Computer, Laptop, Smartphone) sowie die digitalen Tools und Softwarelösungen des Digital Workplace auch der Begriff Digital Workspace genutzt.
Digital Workplaces mit TA Triumph-Adler
TA Triumph-Adler stattet jeden Desktop-Arbeitsplatz so aus, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter die spezifischen Aufgaben effizient erledigen kann. Wir bieten die passende Hardware und Software sowie die dazugehörigen Services an – beispielsweise Bereitstellung, Konfiguration und Support. TA Triumph-Adler hat auch Managed Workplaces im Angebot, übernimmt also die komplette Verwaltung der Digital Workplaces und koordiniert und steuert dabei sämtliche Produkte und Prozesse.
Wollen Sie mehr erfahren? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
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Der Digital Workplace bietet ein digitales Umfeld für alle Beschäftigten, die orts- und zeitunabhängig auf alle für sie relevanten Dokumente und Programme zugreifen können. Der Digital Workspace bildet den technischen Teilbereich dieses „digitalen Arbeitsplatzes“ ab, nämlich die Arbeitsgeräte (Computer, Laptop, Smartphone) sowie die digitalen Tools und Softwarelösungen. So ermöglicht der Digital Workspace das vernetzte und agile Arbeiten am Digital Workplace.
Digital Workspaces mit TA Triumph-Adler
TA Triumph-Adler stattet jeden Desktop-Arbeitsplatz so aus, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter die spezifischen Aufgaben effizient erledigen kann. Wir bieten die passende Hardware und Software sowie die dazugehörigen Services an – etwa Bereitstellung, Konfiguration und Support. TA Triumph-Adler hat auch Managed Workplaces im Angebot, übernimmt also die komplette Verwaltung der Digital Workplaces und koordiniert und steuert dabei sämtliche Produkte und Prozesse.
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Beim Digitaldruck wird das Druckbild direkt von einem Computer in eine Druckmaschine übertragen. Anders als etwa beim Offsetdruck wird beim Digitaldruck keine feste Druckvorlage (Druckform) benötigt, sodass jeder Bogen anders bedruckt werden kann. Das Druckverfahren ermöglicht personalisierte Drucke wie Rechnungen, Kontoauszüge oder auch gezielt auf den Empfänger abgestimmte Werbung.
Mehr über Digitaldruck erfahren Sie in unseren Beiträgen über Drucken, Kopieren und Production Printing.
Mehr über Digitaldruck erfahren Sie in unseren Beiträgen über Drucken, Kopieren und Production Printing.
Siehe Digitale Workflows
Siehe E-Procurement
Die digitale Kfz-Akte ist ein Modul eines Dokumenten-Management-Systems. Viele ECM-Systeme erlauben digitale Workflows zum Verwalten elektronischer Kfz-Akten. Das beschleunigt Arbeitsprozesse und sorgt für die transparente Übersicht über alle Vorgänge.
Digitale Kfz-Akten erlauben es Unternehmen und anderen Organisationen, ihren Fuhrpark leichter zu managen. Dank der digitalen Kfz-Akten haben sie den eigenen Fahrzeugbestand und -zustand im Blick. Das betrifft Reparaturen, Versicherungen und TÜV-Termine, aber auch Tankkarten und -quittungen, Fahrtenbücher sowie Wartungs- und Reparaturbelege. Hinzu kommen Kfz-Steuern, regelmäßig neue Reifen, Reinigungs- und Pflegemittel und nicht zuletzt die Ausgaben fürs Zulassen und Abmelden.
Darüber hinaus sind mit digitalen Kfz-Akten sämtliche Informationen rund um Reparaturen, Leasingfristen oder Versicherungskonditionen jederzeit in der aktuellsten Version verfügbar. Da zum Fuhrparkmanagement auch die Pflege von Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten und Partnern zählt, wird der elektronische Austausch (E-Mails, Rechnungen, Lieferscheine) in einem Ordnersystem strukturiert gespeichert – und liegt auf Knopfdruck vor.
Digitale Kfz-Akten erlauben es Unternehmen und anderen Organisationen, ihren Fuhrpark leichter zu managen. Dank der digitalen Kfz-Akten haben sie den eigenen Fahrzeugbestand und -zustand im Blick. Das betrifft Reparaturen, Versicherungen und TÜV-Termine, aber auch Tankkarten und -quittungen, Fahrtenbücher sowie Wartungs- und Reparaturbelege. Hinzu kommen Kfz-Steuern, regelmäßig neue Reifen, Reinigungs- und Pflegemittel und nicht zuletzt die Ausgaben fürs Zulassen und Abmelden.
Darüber hinaus sind mit digitalen Kfz-Akten sämtliche Informationen rund um Reparaturen, Leasingfristen oder Versicherungskonditionen jederzeit in der aktuellsten Version verfügbar. Da zum Fuhrparkmanagement auch die Pflege von Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten und Partnern zählt, wird der elektronische Austausch (E-Mails, Rechnungen, Lieferscheine) in einem Ordnersystem strukturiert gespeichert – und liegt auf Knopfdruck vor.
Die Datenmaske sorgt für Übersicht
Jedes einzelne Fahrzeug wird mit seinen Stammdaten geführt. In der Datenmaske liegen alle Informationen gesammelt vor – von der Modellbezeichnung bis zur Sonderausstattung. Wartung, TÜV und Reparaturen können in die digitale Fahrzeugakte ebenso aufgenommen werden wie Rechnungen, Verträge oder Handbücher.
Bei digitalen Kfz-Akten verhindert die automatisch generierte Wiedervorlage, dass Termine verpasst werden. Aus den elektronischen Akten geht hervor, welche Mitarbeiterin und welcher Mitarbeiter seit wann welches Fahrzeug fährt.
Die digitale Kfz-Akte kann erweitert werden: um eine ebenso digitale Einsatzplanung.
Bei digitalen Kfz-Akten verhindert die automatisch generierte Wiedervorlage, dass Termine verpasst werden. Aus den elektronischen Akten geht hervor, welche Mitarbeiterin und welcher Mitarbeiter seit wann welches Fahrzeug fährt.
Die digitale Kfz-Akte kann erweitert werden: um eine ebenso digitale Einsatzplanung.
Den Fuhrpark im Blick mit TA Triumph-Adler
Die digitale Kfz-Akte ist bei TA Triumph-Adler ein Modul der ECM-Lösungen. Sie sorgt für Überblick und bewahrt davor, vor lauter notwendigem Klein-Klein den Überblick zu verlieren.
Wollen Sie mehr erfahren? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
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Die digitale Lieferantenakte ist ein Modul eines Dokumenten-Management-Systems. Viele ECM-Systeme erlauben digitale Workflows zum Verwalten elektronischer Lieferantenakten. Die digitale Akte macht alle Lieferanten-, Bestell-, Vertrags- und Rechnungsvorgänge auf einen Blick verfügbar. Bestellungen oder Rechnungen werden so automatisiert wie gewünscht in digitalen Workflows beim Lauf durchs System geleitet. Bei Nachfragen – auch der Kunden – können die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sofort auf die entsprechenden Daten und Dokumente zugreifen und ebenso aktuell wie valide Auskunft geben.
So beschleunigt die digitale Lieferantenakte einerseits Einkaufsprozesse und sorgt andererseits für die transparente Übersicht über alle Vorgänge. Die Akte führt alle relevanten Dokumente übersichtlich zusammen. Auf einen Blick sind alle Informationen zu sämtlichen Vorgängen zusammenhängend und nachvollziehbar dargestellt. Das betrifft auch den gesamten begleitenden Schriftverkehr. Was elektronisch ausgetauscht wird, legt das ECM-System automatisiert an der gewünschten Stelle ab. Was auf Papier hin und her geht, wird auf dem MFP eingescannt und ebenfalls automatisch im richtigen Ordner abgespeichert.
So sorgen digitale Lieferantenakten zeit- und ortsunabhängig für
So beschleunigt die digitale Lieferantenakte einerseits Einkaufsprozesse und sorgt andererseits für die transparente Übersicht über alle Vorgänge. Die Akte führt alle relevanten Dokumente übersichtlich zusammen. Auf einen Blick sind alle Informationen zu sämtlichen Vorgängen zusammenhängend und nachvollziehbar dargestellt. Das betrifft auch den gesamten begleitenden Schriftverkehr. Was elektronisch ausgetauscht wird, legt das ECM-System automatisiert an der gewünschten Stelle ab. Was auf Papier hin und her geht, wird auf dem MFP eingescannt und ebenfalls automatisch im richtigen Ordner abgespeichert.
So sorgen digitale Lieferantenakten zeit- und ortsunabhängig für
- die direkte Verfügbarkeit aller relevanten Informationen an einem zentralen Ort
- eine revisionssicher archivierte Korrespondenz mit Lieferanten
- bessere Konditionen durch die eigene tadellose Zahlungsmoral
- eingesparte Kosten durch effizientere digitale Workflows
- schnellere Reaktionen auf Markterfordernisse – was Lieferengpässe verhindert
Lieferanten im Blick mit TA Triumph-Adler
Lieferanten-, Bestell-, Vertrags- und Rechnungsvorgänge auf einen Blick: Die digitale Lieferantenakte ist bei TA Triumph-Adler ein Modul der ECM-Lösungen. Sie sorgt für Überblick und beschleunigt die Einkaufsprozesse.
Wollen Sie mehr erfahren? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
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Die digitale Personalakte ist ein Modul eines Dokumenten-Management-Systems. Viele ECM-Systeme erlauben digitale Workflows zum Verwalten elektronisch vorliegender Personaldaten. Die digitale Personalakte übernimmt die Stammdaten aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und bündelt sämtliche Informationen an einem zentralen digitalen Ablageort. Sie gewährt Anwendern per Mausklick den direkten Zugriff auf Zeugnisse, Zertifikate oder Zielvereinbarungen. Zudem erlaubt das Tool die Übersicht über Arbeitsverträge und Urlaubsregelungen, Kündigungsfristen und Gehälter. Ebenso schnell erhalten Nutzer den Überblick über den Stand von Bewerbungsgesprächen und Elternzeiten oder auch die Anforderungen bei Stellenausschreibungen.
Durch eine Reminder-Funktion erinnert das ECM-System per E-Mail bei befristeten Arbeitsverträgen automatisch rechtzeitig vor dem Ablauf der Vertragslaufzeit. Auch die Koordination der jährlichen Mitarbeitergespräche wird einfacher, da Termine individuell abgestimmt und automatisch im Kalender eingetragen werden können. Die digitale Personalakte erfüllt üblicherweise zudem weitere Anforderungen:
Durch eine Reminder-Funktion erinnert das ECM-System per E-Mail bei befristeten Arbeitsverträgen automatisch rechtzeitig vor dem Ablauf der Vertragslaufzeit. Auch die Koordination der jährlichen Mitarbeitergespräche wird einfacher, da Termine individuell abgestimmt und automatisch im Kalender eingetragen werden können. Die digitale Personalakte erfüllt üblicherweise zudem weitere Anforderungen:
- Zentrale digitale Verwaltung aller Personalakten mit individueller Registerstruktur und integrierter Volltextsuche
- Verbindliche Aktenstruktur, die bei Bedarf angepasst werden kann
- Automatische Ablage der Dokumente mit Barcode-Integration auf Basis der Dokumenttypen und Metadaten in der Aktenstruktur
- Zugriff bzw. Lese-Erlaubnis nach Berechtigungsschlüssel
- Protokoll der verschiedenen Versionen eines Dokuments
- Umfassendes Rechtekonzept
- Revisionssichere Archivierung: Sämtliche Änderungen an den Dokumenten bleiben nachvollziehbar und sind vollständig protokolliert.
- Vorlagen- und Fristenverwaltung
- Monitoring von Pflichtdokumenten (wie etwa Arbeitsverträgen)
- Wiedervorlage bei Bedarf
Der Datenschutz wird dadurch gewährleistet, dass sich alle Dokumente – vom Arbeitsvertrag bis zum Urlaubsschein – an einem Ort befinden und der Zugriff darauf über Zugriffsrechte granular gesteuert werden kann.
Da ihre Vorteile gegenüber analogen Akten besonders augenfällig sind, wird die digitale Personalakte oft ausgewählt als Pilotprojekt für den Einsatz von ECM-Lösungen.
Da ihre Vorteile gegenüber analogen Akten besonders augenfällig sind, wird die digitale Personalakte oft ausgewählt als Pilotprojekt für den Einsatz von ECM-Lösungen.
Digitale Workflows wagen: mit der Personalakte von TA Triumph-Adler
Wer erleben will, wie digitale Workflows die tägliche Arbeit erleichtern, setzt auf die digitale Personalakte. Bei den ECM-Lösungen von TA Triumph-Adler ist sie – neben der digitalen Rechnungsprüfung und -bearbeitung – das beliebteste Modul. Aus guten Gründen!
Wollen Sie mehr erfahren? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
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Siehe Elektronische Pflegeakte
Die digitale Projektakte ist ein Modul eines Dokumenten-Management-Systems. Viele ECM-Systeme erlauben digitale Workflows zum Begleiten und Steuern von Projekten. Bei vielen Projekten sind mehrere Abteilungen involviert. Das macht es schwierig, sie zu managen und zu dokumentieren. Digitale Projektakten ermöglichen es, Entwicklung und Fortschritte jedes einzelnen Projekts transparent mitzuverfolgen. Zugleich erlauben sie es, nachzufragen und einzuschreiten, sollte ein Projekt an Fahrt verlieren.
In der digitalen Projektakte werden alle notwendigen Informationen übersichtlich zusammengeführt. Für das Projekt notwendige Daten und Dokumente aus Systemen wie ERP, Finanzbuchhaltung oder CRM werden redundanzfrei, zentral und sicher verwaltet. E-Mails und ihre Anhänge werden archiviert und im richtigen Kontext abgelegt und stehen allen Projektteilnehmerinnen und -teilnehmern zur Verfügung. Funktionen wie Abonnements, Wiedervorlagen und ein Fristenmanagement erleichtern die Zusammenarbeit. Über den Projektstatus sind Geschäftsführung, Management sowie Projektleiterinnen und -leiter jederzeit informiert. Sie bringen sich – ohne aufwendige Meetings – durch automatisch generierte Reports detailliert auf den aktuellen Stand.
Digitale Projektakten integrieren Workflows, die Abläufe beschleunigen, und sorgen damit für ein gemeinsames „Projekt-Verständnis“ aller Beteiligten (siehe Projektmanagement). Gesetzliche Richtlinien werden ebenso festgehalten wie Kontaktdaten. Der Zugriff ist von überall möglich – nicht nur von verschiedenen Standorten, sondern auch vom Homeoffice aus oder von unterwegs (siehe Mobile Working). Somit ermöglichen digitale Projektakten
In der digitalen Projektakte werden alle notwendigen Informationen übersichtlich zusammengeführt. Für das Projekt notwendige Daten und Dokumente aus Systemen wie ERP, Finanzbuchhaltung oder CRM werden redundanzfrei, zentral und sicher verwaltet. E-Mails und ihre Anhänge werden archiviert und im richtigen Kontext abgelegt und stehen allen Projektteilnehmerinnen und -teilnehmern zur Verfügung. Funktionen wie Abonnements, Wiedervorlagen und ein Fristenmanagement erleichtern die Zusammenarbeit. Über den Projektstatus sind Geschäftsführung, Management sowie Projektleiterinnen und -leiter jederzeit informiert. Sie bringen sich – ohne aufwendige Meetings – durch automatisch generierte Reports detailliert auf den aktuellen Stand.
Digitale Projektakten integrieren Workflows, die Abläufe beschleunigen, und sorgen damit für ein gemeinsames „Projekt-Verständnis“ aller Beteiligten (siehe Projektmanagement). Gesetzliche Richtlinien werden ebenso festgehalten wie Kontaktdaten. Der Zugriff ist von überall möglich – nicht nur von verschiedenen Standorten, sondern auch vom Homeoffice aus oder von unterwegs (siehe Mobile Working). Somit ermöglichen digitale Projektakten
- beschleunigte Prozesse
- mehr Transparenz
- kürzere Projektlaufzeiten
- eine einfache Dokumentation
- höhere Rechtssicherheit durch revisionssichere Archivierung und IT-Compliance
- erhebliche Kosteneinsparungen
Über ein Projektportal können auch externe Projektpartner wie Lieferanten, Dienstleister oder Kunden den Zugriff auf Statusinformationen und für sie bestimmte Aktivitäten und Dokumente erhalten.
Projekte effizienter steuern mit TA Triumph-Adler
Der Charme der digitalen Projektakte: Sie kann genau angepasst werden an spezielle Anforderungen – sei es für eine Branche, ein Unternehmen oder eine einzelne Abteilung – und erleichtert in jedem Fall das Projektmanagement. Bei TA Triumph-Adler ist die digitale Projektakte ein Modul der ECM-Systeme, die für den jeweiligen Zweck passgenau konfiguriert werden.
Siehe Digitale Workflows
Die digitale Rechnungsprüfung und -bearbeitung ist ein Modul eines Dokumenten-Management-Systems. Viele ECM-Systeme erlauben digitale Workflows zum Prüfen und Bearbeiten von Rechnungen.
Die digitale Rechnungsprüfung und -bearbeitung ist für viele Unternehmen und andere Organisationen der Einstieg ins digitale Dokumentenmanagement. Das ECM-Modul weiß um Zahlungsfristen und Skonti – und erinnert rechtzeitig an beides. Rechnungen digital mit einem festgelegten digitalen Workflow durchs Unternehmen zu leiten, beschleunigt Prozesse für Prüfung, Freigabe und Bezahlung und senkt Kosten. Stefan Halupka, National Sales Director – Content Services bei TA Triumph-Adler, sagt daher: „An digitalisierten Rechnungsprozessen kommt kein Unternehmen mehr vorbei.“
Die digitale Rechnungsprüfung und -bearbeitung ist für viele Unternehmen und andere Organisationen der Einstieg ins digitale Dokumentenmanagement. Das ECM-Modul weiß um Zahlungsfristen und Skonti – und erinnert rechtzeitig an beides. Rechnungen digital mit einem festgelegten digitalen Workflow durchs Unternehmen zu leiten, beschleunigt Prozesse für Prüfung, Freigabe und Bezahlung und senkt Kosten. Stefan Halupka, National Sales Director – Content Services bei TA Triumph-Adler, sagt daher: „An digitalisierten Rechnungsprozessen kommt kein Unternehmen mehr vorbei.“
Zeit sparen durch digitale Workflows
Ohne digitalisierten Workflow brauchen Rechnungsbelege oft Tage, bis sie in der Buchhaltung eintreffen. Eine Folge: Genervte Lieferanten müssen hingehalten werden. Das alles ist mit einem ECM-System vorbei. Rechnungen laufen digital und in Minuten durchs Unternehmen und sind jederzeit auffindbar. „Typischerweise reduzieren Mitarbeiter eine Recherche von 15 bis 20 Minuten mit einem ECM auf wenige Sekunden“, lobt der Branchenverband Bitkom. Er geht davon aus, „dass Mitarbeitern bis zu 30 Prozent der täglichen Arbeitszeit durch die eingesparte Suchzeit für wichtigere Aufgaben zur Verfügung stehen“.
Der Zugriff auf Rechnungen über ECM-Systeme ist von überall möglich – nicht nur von verschiedenen Standorten, sondern auch vom Homeoffice aus oder von unterwegs (siehe Mobile Working).
Der Zugriff auf Rechnungen über ECM-Systeme ist von überall möglich – nicht nur von verschiedenen Standorten, sondern auch vom Homeoffice aus oder von unterwegs (siehe Mobile Working).
Das Ende der Rechnung auf Papier
Die Zeit von Rechnungen auf Papier läuft ab. Dafür sorgen nicht nur PDF und EDI als digitale Formate für die elektronische Rechnung, sondern auch deren Nachfolger ZUGFeRD und die XRechnung, die für Behörden zum Maß der Dinge wird. Die Tendenz ist eindeutig, denn die digitale Rechnungsprüfung und -bearbeitung sorgt für
- mehr Transparenz und Tempo im gesamten Bearbeitungsprozess
- schnellere, da automatisierte Wege für Prüfung, Freigabe und Bezahlung der Rechnungen
- das Einhalten gesetzlicher Vorgaben nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung (GoBD)
- revisionssichere Archivierung: Sämtliche Änderungen an den Dokumenten bleiben nachvollziehbar und sind vollständig protokolliert.
Rechnungen schneller bearbeiten mit TA Triumph-Adler
Mit digitale Rechnungsbearbeitung und -prüfung steigen viele Unternehmen ins digitale Dokumentenmanagement ein, weil hier Ärger richtig teuer werden kann und Abhilfe so leichtfällt. Die DMS-Lösungen von TA Triumph-Adler erlauben den einfachen Start digitaler Workflows. Ebenso sinnvoll ist es, die Rechnungsprüfung und -bearbeitung als Modul der ECM-Systeme von TA Triumph-Adler zu nutzen: Die Workflows können passgenau auf die jeweiligen Anforderungen zuschnitten werden.
Wollen Sie mehr erfahren? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
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Siehe E-Signatur
Digitale Transformation meint den wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Wandel durch neue – digitale – Technologien. Die Automatisierung von Prozessen durch die Digitalisierung ist die Voraussetzung für die digitale Transformation, bei der Strukturen in Wirtschaft und Gesellschaft grundlegend verändert werden. Beispiele für diese Transformation sind Social Media, Big Data, Cloud Services, das Internet of Things oder die Blockchain.
In Unternehmen findet die digitale Transformation auf verschiedenen Ebenen statt:
In Unternehmen findet die digitale Transformation auf verschiedenen Ebenen statt:
- Digitale Prozesse: Digitale Workflows lösen analoge Abläufe ab. Das sorgt für Transparenz und steigert die Effizienz, etwa im Dokumentenmanagement.
- Umgang mit Kunden: Die Customer Journey von der Informationssuche bis zum Kauf zu optimieren, wird zentrale Aufgabe von Marketing und Vertrieb.
- Digitale Services: Unternehmen lösen Probleme, die im Umfeld der Nutzung eines bestimmten Produkts oder Angebots entstehen.
- Digitale Geschäftsmodelle: Digitale Services, die monetarisiert werden können, werden zu eigenständigen Einnahmequellen.
Unternehmen bleiben gefordert, diese Transformation auch intern umzusetzen: in ihren Abläufen, in ihrer Organisationsstruktur, in ihren Arbeitsweisen und letztlich auch in ihrer Kultur.
Siehe auch New Work
Siehe auch New Work
Ein digitaler Workflow gibt vor, wie beim elektronischen Bearbeiten von Dokumenten bestimmte Arbeitsschritte aufeinander folgen, etwa beim Bearbeiten einer Rechnung von ihrem Eingang bis zum Bezahlen und Archivieren.
- Die Rechnung kommt per E-Mail an.
- Sie wird automatisch indexiert und der Workflow wird angestoßen.
- Die Buchhaltung erhält die Rechnung, prüft sie und gibt sie frei.
- Die Rechnung landet beim zuständigen Projektmanager, der sie freigibt.
- Die freigegebene Rechnung geht zurück an die Buchhaltung und wird kontiert.
- Parallel wird die Rechnung gesetzeskonform archiviert.
In analogen Zeiten wanderte die Rechnung von Schreibtisch zu Schreibtisch, bis sie archiviert wurde. Dieser Abläufe waren zeitaufwendig, zudem war nicht immer klar, auf wessen Schreibtisch eine bestimmte Rechnung sich gerade befand. Das ändern digitale Workflows, indem sie – um beim Beispiel zu bleiben – Rechnungen automatisch Schritt für Schritt durch vorgegebene Workflows führen. Nur wer berechtigt ist, kann die Rechnung beim jeweiligen Prozessschritt bearbeiten. Von außen lässt sich beim digitalen Dokumentenmanagement jederzeit sehen und kontrollieren, bei welchem Schritt eine bestimmte Rechnung gerade ist.
Die festgelegten Abläufe haben drei zentrale Vorteile:
Die festgelegten Abläufe haben drei zentrale Vorteile:
- Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erledigen Aufgaben nach identischen Vorgaben, was eine gleichbleibend hohe Qualität garantiert.
- Menschliche Fehler oder Missverständnisse werden reduziert.
- Workflows, bei denen verschiedene Abteilungen involviert sind, werden für alle Beteiligten nachvollziehbarer, was Verständnis und Zusammenarbeit fördert.
Das Einsparpotenzial von digitalen zu analogen Workflows ist beachtlich: Bis zu 70 Prozent der Kosten lassen sich gegenüber dem Handling von gedruckten Seiten einsparen. Digitale Workflows lassen sich mit DMS-Lösungen und darauf aufbauenden ECM-Systemen problemlos einrichten und umsetzen.
Digitale Workflows mit TA Triumph-Adler
Wer analoge durch digitale Workflows ersetzt, wird belohnt durch mehr Effizienz, Transparenz und Übersicht. Den optimalen Einstieg liefern die Dokumenten-Management-Systeme von TA Triumph-Adler. Wer Wert auf maßgeschneiderte Workflows legt, setzt auf die ECM-Lösungen von TA Triumph-Adler.
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Siehe E-Procurement
Ein Ordner ist ein Aufbewahrungsort für Dokumente. Während Aktenordner die Papierdokumente aufnehmen, bewahren digitale Ordner elektronische Dateien auf. Digitale Ordner haben einen Namen und können selbst weitere Ordner enthalten oder – umgekehrt – in einem Ordner gespeichert sein.
Wo welcher Ordner zu finden ist, wird durch eine Ordnerstruktur festgelegt. Ein Pfad gibt an, wo im Computer sich eine Datei, ein Ordner oder auch eine Verknüpfung befindet.
Wo welcher Ordner zu finden ist, wird durch eine Ordnerstruktur festgelegt. Ein Pfad gibt an, wo im Computer sich eine Datei, ein Ordner oder auch eine Verknüpfung befindet.
Digitales Arbeiten bedeutet im engeren Sinn, Aufgaben am Computer zu erledigen. Weiter gefasst ermöglicht digitales Arbeiten, Aufgaben am Computer zeit- und ortsunabhängig anzugehen und zu erledigen. Damit verändern sich auch Prozesse und Hierarchien in Organisationen: Die Verantwortung des Individuums wächst, die Rolle von Chefs wird neu verhandelt.
Siehe Homeoffice, Hybride Arbeitswelt, Mobile Working und New Work
Siehe Homeoffice, Hybride Arbeitswelt, Mobile Working und New Work
Das digitale Bewerbermanagement ist ein Modul eines Dokumenten-Management-Systems, meist einer ECM-Lösung, als Erweiterung der digitalen Personalakte. Es verwaltet Bewerbungen von der Ausschreibung bis zur Vertragsunterzeichnung (bzw. zur Absage). Dabei werden Anforderungen für die jeweils ausgeschriebene Stelle definiert und eingehende Bewerbungen nach den festgelegten Kriterien ausgewertet.
Im Rahmen des digitalen Bewerbermanagements kann ein Talentpool angelegt werden: Ordner, in denen die Profile von Kandidatinnen und Kandidaten für bestimmte, derzeit allerdings nicht vakante Posten gespeichert werden. Wird eine entsprechende Stelle frei, werden zuerst die Personen aus dem Talentpool angesprochen.
Im Rahmen des digitalen Bewerbermanagements kann ein Talentpool angelegt werden: Ordner, in denen die Profile von Kandidatinnen und Kandidaten für bestimmte, derzeit allerdings nicht vakante Posten gespeichert werden. Wird eine entsprechende Stelle frei, werden zuerst die Personen aus dem Talentpool angesprochen.
Auf der Suche nach qualifizierten Kräften
Qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu gewinnen, ist heute schwierig: Die Nachfrage ist groß, viele der möglichen Bewerberinnen und Bewerber können sich ihren Arbeitgeber aussuchen. Umso wichtiger ist es, sich im Recruiting als attraktiver Arbeitgeber (siehe Employer Branding) zu zeigen – und das von Anfang an. Heute disqualifiziert sich, wer eingehende Bewerbungen erst einmal sammelt, in Ruhe sichtet und intern diskutiert, bevor es Rückmeldungen gibt. Der Eindruck, der sich nach außen vermittelt: „Offenbar bin ich nicht willkommen.“ Die Kandidatinnen und Kandidaten verlagern ihre Aufmerksamkeit und heuern anderswo an. Um das zu verhindern, ist sofortiges Feedback wichtig: „Danke für Ihre Bewerbung, ist eingegangen, wir melden uns!“
Noch wichtiger: Danach darf die Bewerbung keinen Staub ansetzen. Die Einladung zum Gespräch muss so schnell wie möglich folgen, möglichst innerhalb von drei, vier Tagen. Tempo in diese Abläufe bringt das digitale Bewerbermanagement. Es deckt den gesamten Bewerbungsprozess ab, von der Ausschreibung bis hin zur Vertragsunterzeichnung – und sogar noch darüber hinaus. Die Leistungspalette umfasst:
Noch wichtiger: Danach darf die Bewerbung keinen Staub ansetzen. Die Einladung zum Gespräch muss so schnell wie möglich folgen, möglichst innerhalb von drei, vier Tagen. Tempo in diese Abläufe bringt das digitale Bewerbermanagement. Es deckt den gesamten Bewerbungsprozess ab, von der Ausschreibung bis hin zur Vertragsunterzeichnung – und sogar noch darüber hinaus. Die Leistungspalette umfasst:
- Qualifikationskatalog: strukturierte Definition benötigter Hard Skills und Soft Skills
- Stellenmanager: einfach erstellte Soll-Profile auf Basis des Qualifikationskatalogs
- Bewerbermanager: strukturiertes Ablegen der Kandidatenprofile (Ist-Profile)
- Matching: automatisierter Abgleich von Soll- und Ist-Profilen
- Workflow-Unterstützung, zum Beispiel mit Vorlagenverwaltung und Serienbrief-Funktion
- Workflow-Funktionalität, zum Beispiel mit Fristüberwachung und Vertreterregelung
- Bewerber-Cockpit: Auswertung aller Daten und Exportmöglichkeiten
- Integration verschiedener Eingangskanäle für Bewerbungen, also etwa Mail, Post oder Portale
Mithilfe des digitalen Bewerbermanagements können Bewerberinnen und Bewerber automatisiert nach A-, B- und C-Kandidaten sortiert werden. AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) und Datenschutz werden quasi von selbst berücksichtigt. Das Publizieren von Stellenangeboten kann durch eine Erweiterung für E-Recruiting automatisiert werden.
Ist eine Kandidatin oder ein Kandidat offenkundig interessant, passt aber auf keine der ausgeschriebenen Stellen, kann das Profil in den internen Talentpool übernommen werden. Sobald sich die passende Vakanz auftut, meldet sich das digitale Bewerbermanagement.
Ist eine Kandidatin oder ein Kandidat offenkundig interessant, passt aber auf keine der ausgeschriebenen Stellen, kann das Profil in den internen Talentpool übernommen werden. Sobald sich die passende Vakanz auftut, meldet sich das digitale Bewerbermanagement.
Bewerbungen managen mit TA Triumph-Adler
Weil es darum geht, Bewerberinnen und Bewerber zu umgarnen, statt auf eine Antwort warten zu lassen: Digitales Bewerbermanagement ist ein Modul der ECM-Lösungen von TA Triumph-Adler. Passgenaue Workflows erlauben, die am besten geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten herauszufiltern – und einen Talentpool aufzubauen.
Wollen Sie mehr erfahren? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
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Siehe Digital Office
Siehe E-Procurement
Vertragsmanagement beinhaltet die Entwicklung, Verwaltung, Anpassung, Abwicklung und Fortschreibung von Verträgen. Ziel des Contract Management ist neben der Verwaltung die Optimierung der Vertragsbeziehungen eines Unternehmens, einer Behörde oder einer anderen Organisation. Im digitalen Vertragsmanagement werden diese Tätigkeiten digital umgesetzt und dokumentiert.
Zu den Aufgaben des digitalen Vertragsmanagements zählen:
Zu den Aufgaben des digitalen Vertragsmanagements zählen:
- Die Digitalisierung von Verträgen auf Papier durch Scannen am MFP. Die digitalisierten Verträge sind durch OCR-Texterkennung problemlos zu finden.
- Suchen und Finden von Verträgen nach unterschiedlichen Kriterien und Metadaten sowie durch Volltextsuche. Dabei sind auch frühere Versionen der Verträge (siehe Versionieren von Dokumenten) verfügbar.
- Eine revisionssichere Archivierung aller Verträge sowie des begleitenden Schriftverkehrs (etwa E-Mails) wird gewährleistet.
- Anstehende Termine oder ablaufende Fristen werden automatisch überwacht, Erinnerungen rechtzeitig an die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschickt.
Um diese Aufgaben zu erfüllen, ist das digitale Vertragsmanagement als Modul eines Dokumenten-Management-Systems eingebunden in digitale Workflows.
Das DMS als Rückgrat des Vertragsmanagements
Verträge sind tendenziell umfangreich. In Papierakten die gesuchte Stelle zu finden, kann durchaus dauern. Schon deshalb ist es schlau, Verträge zu digitalisieren. Vor allem Lieferanten-, aber auch Miet-, Kredit- und Serviceverträge sind – schon wegen der komplexen, sich häufig ändernden Konditionen – prädestiniert für das digitale Vertragsmanagement.
Das Rückgrat dafür liefert das digitale Dokumentenmanagement. Es begleitet über digitale Workflows jeden Vertrag von Anfang (Anbahnung) bis Ende (Archivierung). Individuell zugeschnittene ECM-Systeme verwalten alle Vertragsunterlagen, ergänzende Dokumente, Notizen, Protokolle sowie die Änderungshistorie. Die Software erinnert automatisch an Fristen für etwaige Zahlungs-, Wartungs- oder Kündigungstermine. Und sie stellt allen Beteiligten die benötigten Informationen auf Knopfdruck und sogar mobil zur Verfügung. So sorgt digitales Vertragsmanagement für:
Das DMS als Rückgrat des Vertragsmanagements
Verträge sind tendenziell umfangreich. In Papierakten die gesuchte Stelle zu finden, kann durchaus dauern. Schon deshalb ist es schlau, Verträge zu digitalisieren. Vor allem Lieferanten-, aber auch Miet-, Kredit- und Serviceverträge sind – schon wegen der komplexen, sich häufig ändernden Konditionen – prädestiniert für das digitale Vertragsmanagement.
Das Rückgrat dafür liefert das digitale Dokumentenmanagement. Es begleitet über digitale Workflows jeden Vertrag von Anfang (Anbahnung) bis Ende (Archivierung). Individuell zugeschnittene ECM-Systeme verwalten alle Vertragsunterlagen, ergänzende Dokumente, Notizen, Protokolle sowie die Änderungshistorie. Die Software erinnert automatisch an Fristen für etwaige Zahlungs-, Wartungs- oder Kündigungstermine. Und sie stellt allen Beteiligten die benötigten Informationen auf Knopfdruck und sogar mobil zur Verfügung. So sorgt digitales Vertragsmanagement für:
- Enorme Zeitersparnis bei der Erstellung, Verwaltung und Korrektur von Verträgen
- Einen ganzheitlichen Überblick über Vertragsprozesse
- Kostenvorteile durch die optimale Ausnutzung von Kontingenten und Konditionen
- Planungssicherheit durch den rechtzeitigen Beginn von Neuverhandlungen bei fristgerechter Kündigung
Übergreifende Workflows reichen von der Vertragserstellung mit der Verwaltung von Vorlagen über Prüf- und Freigabeprozesse bis zur Vertragsverlängerung oder -kündigung. Mithilfe der festgelegten Abläufe erfolgen etwa Abstimmung und Freigabe der Verträge zwischen Fachabteilung, Rechts- und Vertragsabteilung sowie Management elektronisch. Die Vertragsakten können bei Bedarf auch für externe Beteiligte verfügbar gemacht werden, beispielsweise in einem Streitfall für externe Prozessanwälte.
Das digitale Zertifikat ist ein digitaler Datensatz, der nach bestimmten Standards strukturiert ist. Mit dem Datensatz können bestimmte Eigenschaften von Personen oder Objekten durch kryptografische Verfahren geprüft und bestätigt werden. Digitale Zertifikate werden durch eine offizielle Zertifizierungsstelle, die Certification Authority (CA), ausgestellt. Siehe auch Datenverschlüsselung.
Digitalisierung hat zwei Aspekte. Im engeren Sinn meint sie die Umsetzung analoger Informationen in Zahlenwerte und ihre nachfolgende digitale Verarbeitung mit Computern. Weiter gefasst ist mit „Digitalisierung“ auch eine leistungsfähige elektronische Infrastruktur von Prozessen in Wirtschaft, Politik, Kultur und Bildung gemeint.
Ein Directory (auf Deutsch: Verzeichnis) ist ein digitaler Ordner für Dateien, die auf einem Datenträger gespeichert sind.
Mit „Display“ wird allgemein die optische Darstellung von veränderlichen Informationen bezeichnet. Grundsätzlich wird unterschieden in aktive und passive Displays. Aktive Displays verfügen über Elemente, die lichtemittierend (selbstleuchtend) sind. Sie sind vor allem in technischen Geräten und Fahrzeugen sowie bei Produktions- und Fertigungsanlagen zu finden. Bei passiven Displays werden die darzustellenden Bilder oder Grafiken durch die Ausnutzung von Umgebungslicht sowie eine Änderung des Reflexionsgrades erzeugt. Da keine eigene Lichtquelle vonnöten ist, ist der Stromverbrauch niedriger.
Je intuitiver ein Display zu bedienen ist, desto besser. „Ein gutes Display ist selbsterklärend und bietet alle notwendigen Funktionen“, sagt Olaf Stammer, zuständig für Solution & Service Portfolio Management bei TA Triumph-Adler. Am MFP kann ein sehr gutes Display sogar noch mehr: Seine Oberfläche verändert sich – je nachdem, wer das Gerät gerade nutzen will. Die Kollegin aus der Buchhaltung sieht ein anderes Display als der Kollege aus dem Lager. Das wird dadurch möglich, dass sich jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter per Handy, Transponder oder Karte authentifizieren muss. Kein Vertrag wird kopiert und kein Dokument ausgedruckt, bevor klar ist: Diese Person ist dazu berechtigt. Diese Authentifizierung sorgt vor allem für Datensicherheit und Datenschutz – und als angenehmer Nebeneffekt für die passenden Funktionen auf dem Display.
Je intuitiver ein Display zu bedienen ist, desto besser. „Ein gutes Display ist selbsterklärend und bietet alle notwendigen Funktionen“, sagt Olaf Stammer, zuständig für Solution & Service Portfolio Management bei TA Triumph-Adler. Am MFP kann ein sehr gutes Display sogar noch mehr: Seine Oberfläche verändert sich – je nachdem, wer das Gerät gerade nutzen will. Die Kollegin aus der Buchhaltung sieht ein anderes Display als der Kollege aus dem Lager. Das wird dadurch möglich, dass sich jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter per Handy, Transponder oder Karte authentifizieren muss. Kein Vertrag wird kopiert und kein Dokument ausgedruckt, bevor klar ist: Diese Person ist dazu berechtigt. Diese Authentifizierung sorgt vor allem für Datensicherheit und Datenschutz – und als angenehmer Nebeneffekt für die passenden Funktionen auf dem Display.
DMS ist die Abkürzung von Dokumenten-Management-System: Diese Softwarelösungen steuern das Erstellen und Erfassen, Ablegen und Verteilen, Versionieren und Speichern von Dokumenten bis hin zur revisionssicheren Archivierung über digitale Workflows.
Ein DMS soll das Arbeiten im Büro einfacher, bequemer und effizienter machen. Je konkreter die Ziele vor der Einführung digitaler Workflows benannt werden, desto leichter fällt die Auswahl der passgenauen Lösung. Geht es umfassend um betriebliche Abläufe, die optimiert werden sollen? Oder um bestimmte Aufgaben, die digitalisiert werden sollen?
Ein DMS soll das Arbeiten im Büro einfacher, bequemer und effizienter machen. Je konkreter die Ziele vor der Einführung digitaler Workflows benannt werden, desto leichter fällt die Auswahl der passgenauen Lösung. Geht es umfassend um betriebliche Abläufe, die optimiert werden sollen? Oder um bestimmte Aufgaben, die digitalisiert werden sollen?
Die vier Vorteile von DMS-Lösungen
- Zeit sparen
DMS-Lösungen importieren Dokumente automatisch gleich an den richtigen Ort. Wer das jeweilige Dokument benötigt, wird automatisch benachrichtigt. Und wer auf der Suche ist: Mithilfe einer Volltextsuche mit Filter- und Sortiermöglichkeit lassen sich Dokumente und Informationen rasch finden. - Unabhängigkeit gewinnen
Alle gespeicherten Dokumente stehen allen zugriffsberechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung. Dabei erlauben DMS-Lösungen den Zugriff nicht nur vom Firmencomputer aus, sondern auch vom heimischen Laptop, vom Tablet oder auch vom Smartphone. So kann auch unterwegs (siehe Mobile Working)oder vom Homeoffice aus auf die Dokumente zugegriffen werden. - Sicher archivieren
Digitale Dokumente können verändert werden – was für Probleme sorgt, wenn die Ursprungsversion gefragt ist. Deshalb speichern Dokumenten-Management-Systeme sowohl die Ursprungsversion als auch jeden Zwischenschritt ab und archivieren alle Versionen (siehe Versionieren von Dokumenten). - Kosten sparen
Mal abgesehen von effizienteren Prozessen, die dafür sorgen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Arbeitszeit nicht mit Suchen vergeuden: Wenn alles digital bearbeitet und gespeichert wird, sinken automatisch die Kosten für Papier, Drucker und Toner. Die Hauspost wird digital, auch die Umlaufmappen werden digital. Das spart übrigens nicht nur Geld, sondern hilft auch der Umwelt.
Wer eine DMS-Lösung einführen will, sollte mit einem überschaubaren Pilotprojekt starten. Oft werden dafür die Rechnungsprüfung und -bearbeitung, die Personalverwaltung (siehe digitale Personalakte) oder das Vertragsmanagement gewählt.
Was muss ein DMS können? Auf drei Dinge kommt es an
- Es ist leicht zu bedienen
Jede Software ist nur so gut wie ihre Nutzerfreundlichkeit. Je intuitiver, desto besser. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter muss ohne aufwendige Schulungen damit klarkommen. Schließlich soll das DMS die Arbeit erleichtern. Deshalb ist es sinnvoll, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Vorfeld der Einführung einzubinden. Sie kennen die Probleme in den aktuellen Abläufen und haben oft konkrete Vorschläge, wie es besser geht. Werden diese Vorschläge in den neuen, digitalen Abläufen umgesetzt, erleichtert das die Arbeit – und die Akzeptanz. - Berechtigungen sind geklärt
Berechtigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können auf alle Dokumente zugreifen, unabhängig von Zeit und Ort. Wer „berechtigt“ ist, wird durch ein differenziertes Rechte- und Rollenmanagement geklärt. Zugleich muss das DMS an andere Softwaresysteme (ERP, Datev etc.) im Unternehmen andocken können, damit Daten reibungslos in beide Richtungen fließen. - Rechtlich ist alles sicher
Die Datenschutzgrund-Verordnung (DSGVO) legt einheitliche Datenschutzstandards für die gesamte Europäische Union fest. Das hat erhebliche Konsequenzen für Unternehmen und die öffentliche Hand, insbesondere im Hinblick auf den Umgang mit persönlichen Daten und Informationen. Für sich genommen gewährleistet kein DMS den rechtskonformen Umgang mit Dokumenten, es kann aber etwa mit der automatisierten Einhaltung von Löschfristen und revisionssicherer Archivierung „aufgerüstet“ werden. Wichtig ist, dass alle Bearbeitungsschritte nachvollziehbar bleiben (Versionierung).
Blick hinter die Kulissen: Wie funktionieren DMS technisch?
Sobald ein digitales Dokument eintrifft, wird es automatisch erfasst und kategorisiert. Bestimmte Informationen werden ausgelesen und eine Dokumenten-ID wird vergeben. Dank der ID bleibt das Dokument jederzeit klar identifizierbar.
Um Papier zu digitalisieren, wird der MFP als Scanner genutzt. Die Optical Character Recognition (OCR) sorgt dafür, dass die Papierdokumente – etwa Rechnungen als PDF – elektronisch lesbar sind. Andere Rechnungsformate wie EDI (Electronic Data Interchange), ZUGFeRD oder XRechnung kommen bereits elektronisch an und werden vom DMS automatisch verarbeitet.
Jedes Dokument wird mitsamt Metadaten wie Erstelldatum, Version, Status, Kostenstelle, Projektnummer und -bezeichnung etc. verschlüsselt in einer Datenbank gespeichert. Diese Metadaten können entweder automatisiert aus dem Dokument gezogen oder aber durch manuelle Verschlagwortung hinzugefügt werden. So helfen die Metadaten später bei der schnellen Suche.
Dokumente eines Vorgangs lassen sich in sogenannten Mappen, auch elektronische Akten genannt, zusammenfassen. In welchen Mappen oder Akten die Dokumente letztlich gespeichert werden, erkennt das DMS anhand der Kategorisierung. Das System „weiß“, ob es einen Lieferschein, einen Frachtbrief oder einen Miet- oder Servicevertrag verarbeitet – und stößt den passenden Workflow an.
Das Dokument wird automatisch an die zuständigen Bearbeiter gesendet, genauer gesagt: Verschickt wird ein Hyperlink. Das Dokument selbst bleibt im System und ist daher während des gesamten Workflows auch für andere Bearbeiter greifbar.
Um Papier zu digitalisieren, wird der MFP als Scanner genutzt. Die Optical Character Recognition (OCR) sorgt dafür, dass die Papierdokumente – etwa Rechnungen als PDF – elektronisch lesbar sind. Andere Rechnungsformate wie EDI (Electronic Data Interchange), ZUGFeRD oder XRechnung kommen bereits elektronisch an und werden vom DMS automatisch verarbeitet.
Jedes Dokument wird mitsamt Metadaten wie Erstelldatum, Version, Status, Kostenstelle, Projektnummer und -bezeichnung etc. verschlüsselt in einer Datenbank gespeichert. Diese Metadaten können entweder automatisiert aus dem Dokument gezogen oder aber durch manuelle Verschlagwortung hinzugefügt werden. So helfen die Metadaten später bei der schnellen Suche.
Dokumente eines Vorgangs lassen sich in sogenannten Mappen, auch elektronische Akten genannt, zusammenfassen. In welchen Mappen oder Akten die Dokumente letztlich gespeichert werden, erkennt das DMS anhand der Kategorisierung. Das System „weiß“, ob es einen Lieferschein, einen Frachtbrief oder einen Miet- oder Servicevertrag verarbeitet – und stößt den passenden Workflow an.
Das Dokument wird automatisch an die zuständigen Bearbeiter gesendet, genauer gesagt: Verschickt wird ein Hyperlink. Das Dokument selbst bleibt im System und ist daher während des gesamten Workflows auch für andere Bearbeiter greifbar.
Ab in die Cloud?
Einige DMS-Lösungen funktionieren über eine Software, die direkt auf dem Computer installiert wird (bei TA Triumph-Adler: TABO). Andere laufen über einen browserbasierten Webclient. Der Unterschied: Die Software wird nicht auf jedem einzelnen Rechner installiert. Diesen Vorteil haben auch Dokumenten-Management-Systeme, die über die Cloud verwaltet werden. Damit werden die eigenen Server – und die IT-Fachkräfte – entlastet.
Der Cloud-Anbieter übernimmt die Wartung der Cloud-DMS-Lösung, sorgt für einen reibungslosen Betrieb und regelmäßige automatisierte Backups. Damit sinken gemeinhin die laufenden IT-Kosten für das Dokumentenmanagement.
Der Cloud-Anbieter übernimmt die Wartung der Cloud-DMS-Lösung, sorgt für einen reibungslosen Betrieb und regelmäßige automatisierte Backups. Damit sinken gemeinhin die laufenden IT-Kosten für das Dokumentenmanagement.
Im Geschäftsleben besteht hoher Informations- und Dokumentationsbedarf. Hierfür werden Papier- oder elektronische Dokumente erstellt, bearbeitet, kopiert, transportiert und archiviert. Dieser gesamte Dokumenten-Workflow im modernen Büro – sowohl in Papier- als auch in digitaler Form – wird auch Document Business genannt. TA Triumph-Adler ist Spezialist für individuelle und ganzheitliche Lösungen in diesem Bereich.
Ursprünglich ein Schriftstück mit Beweis- und Urkundencharakter, wird „Dokument“ heute im elektronischen Kontext weitgehend synonym mit „Datei“ benutzt.
In modernen Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen werden Unterlagen nicht mehr in endlosen Reihen von Aktenordnern aufbewahrt, sondern digitalisiert und anschließend elektronisch bearbeitet, gespeichert und archiviert.
Digitalisiert werden die Papierdokumente durch Scannen am MFP. Dabei werden die Unterlagen in einem Format gespeichert, in dem sie problemlos bearbeitet werden können. Zugleich werden sie automatisiert richtig in der digitalen Ordnerstruktur abgelegt.
DMS- und ECM-Systeme sorgen dafür, dass alle Dokumente digital so gespeichert sind, dass sie direkt zu finden und per Mausklick aufzurufen sind. Mehr noch: Die digitalen Workflows dieser Systeme leiten Dokumente elektronisch über alle Stationen vom Erfassen über das Bearbeiten bis zum Archivieren. Das sorgt für eine zuvor unbekannte Transparenz: Jederzeit ist klar, wo das Dokument auf seinem Weg durch das Unternehmen ist und welcher Schritt als nächster ansteht.
Digitalisiert werden die Papierdokumente durch Scannen am MFP. Dabei werden die Unterlagen in einem Format gespeichert, in dem sie problemlos bearbeitet werden können. Zugleich werden sie automatisiert richtig in der digitalen Ordnerstruktur abgelegt.
DMS- und ECM-Systeme sorgen dafür, dass alle Dokumente digital so gespeichert sind, dass sie direkt zu finden und per Mausklick aufzurufen sind. Mehr noch: Die digitalen Workflows dieser Systeme leiten Dokumente elektronisch über alle Stationen vom Erfassen über das Bearbeiten bis zum Archivieren. Das sorgt für eine zuvor unbekannte Transparenz: Jederzeit ist klar, wo das Dokument auf seinem Weg durch das Unternehmen ist und welcher Schritt als nächster ansteht.
Was digitalisiert werden muss – und was nicht.
Trotzdem scheuen viele Unternehmen davor zurück, ihre Dokumente zu digitalisieren: Sie fürchten den Aufwand, ihren gesamten Aktenbestand zu scannen. Das ist auch nicht nötig. Sinnvoller ist es, das Papierarchiv auszulagern an spezialisierte Dienstleister. Die verwalten die Papierakten und scannen Dokumente, sollte doch mal eines gebraucht werden. Scan on Demand heißt diese Dienstleistung.
Wer also auf digitale Workflows im Rahmen eines Dokumenten-Management-Systems umsteigen will, hat ungleich weniger zu tun: Nur aktuelle Dokumente müssen – sollten sie nicht eh elektronisch vorliegen – am MFP digitalisiert werden.
Wer also auf digitale Workflows im Rahmen eines Dokumenten-Management-Systems umsteigen will, hat ungleich weniger zu tun: Nur aktuelle Dokumente müssen – sollten sie nicht eh elektronisch vorliegen – am MFP digitalisiert werden.
Dokumente digitalisieren mit TA Triumph-Adler
Der MFP ermöglicht digitale Prozesse. Welche zentrale Rolle der frühere Bürodrucker im Digital Office einnimmt, zeigt das Whitepaper „MFP – die Möglichmacher“.
TA Triumph-Adler hat – neben dem richtigen MFP – auch die passenden Lösungen für das Dokumentenmanagement im Angebot, die den Einstieg in digitale Prozesse erleichtern. Wer gegenüber standardisierten Workflows lieber passgenau konfigurierte Abläufe bevorzugt, setzt auf die ECM-Systeme von TA Triumph-Adler. Ihr Bonus: Sie sind modular aufgebaut und können daher auf die Bedürfnisse einzelner Fachbereiche zugeschnitten werden.
Wollen Sie mehr erfahren? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
TA Triumph-Adler hat – neben dem richtigen MFP – auch die passenden Lösungen für das Dokumentenmanagement im Angebot, die den Einstieg in digitale Prozesse erleichtern. Wer gegenüber standardisierten Workflows lieber passgenau konfigurierte Abläufe bevorzugt, setzt auf die ECM-Systeme von TA Triumph-Adler. Ihr Bonus: Sie sind modular aufgebaut und können daher auf die Bedürfnisse einzelner Fachbereiche zugeschnitten werden.
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Siehe DMS
Ob Rechnungen oder Bescheinigungen, Formulare oder Verträge: Alles wurde früher auf Papier gelesen, bearbeitet und in Aktenordnern abgeheftet. Heute lösen digitale Workflows das Papier ab. Digitales Dokumentenmanagement kümmert sich um das Erstellen und Erfassen, Ablegen und Verteilen, Versionieren und Speichern von Dokumenten. Anschließend werden sie revisionssicher archiviert. Ermöglicht werden diese Workflows durch Dokumenten-Management-Systeme, kurz DMS. Eine individualisierte Variante von DMS-Lösungen sind ECM-Systeme.
Mehr über das Dokumentenmanagement erfahren Sie in unseren Beiträgen über DMS und ECM.
Mehr über das Dokumentenmanagement erfahren Sie in unseren Beiträgen über DMS und ECM.
Dokumente managen mit TA Triumph-Adler
TA Triumph-Adler hat passende Lösungen für das Dokumentenmanagement im Angebot, die den Einstieg in digitale Prozesse erleichtern. Wer gegenüber standardisierten Workflows lieber passagenau konfigurierte Abläufe bevorzugt, setzt auf die ECM-Systeme von TA Triumph-Adler. Ihr Bonus: Sie sind modular aufgebaut und können auf die Bedürfnisse einzelner Fachbereiche zugeschnitten werden.
Wollen Sie mehr erfahren? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
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Im Dokumentenmanagement werden Dokumente nach dem Grad ihrer Strukturierung klassifiziert.
- Strukturierte Dokumente sind Formulare: Sie enthalten bestimmte Informationen immer an den gleichen Positionen.
- Bei halb strukturierten Dokumenten können sich bestimmte Informationen an unterschiedlichen Stellen befinden (etwa Rechnungen oder Lieferscheine).
Bei unstrukturierten Dokumenten sind weder die Art noch die Position von Informationen bekannt ist.
Bei einer Domain (auf Deutsch: Domäne) handelt es sich um einen einmaligen und eindeutigen Namen für einen logisch abgegrenzten Teilbereich des Internets – zum Beispiel eine Website. Dahinter liegt ein ebenso einzigartiger numerischer Code, die sogenannte IP-Adresse.
Siehe Cyberangriff
Drucken bedeutet, eine Vorlage durch Druck zu vervielfältigen. Gemäß dieser Definition wurde bereits vor fast 6.000 Jahren in Mesopotamien und Ägypten „gedruckt“: Mit Roll- und Stempelsiegeln wurden Urkunden, Krüger und manchmal sogar Gräber versiegelt.
Vor rund 1.500 Jahren wurde in China der Blockdruck erfunden. Gedruckt wurde mit Papier auf Matrizen aus Holz, die eingeschnitten und eingefärbt waren. Jede Seite wurde also einzeln auf einer Holztafel geschnitten. Der älteste erhaltene gedruckte Text geht auf das Jahr 750 zurück und wurde im heutigen Korea entdeckt. Der Druck mit beweglichen Lettern stammt ebenfalls aus China, erfunden vom Typografen Bi Sheng etwa im Jahr 1040.
Vor rund 1.500 Jahren wurde in China der Blockdruck erfunden. Gedruckt wurde mit Papier auf Matrizen aus Holz, die eingeschnitten und eingefärbt waren. Jede Seite wurde also einzeln auf einer Holztafel geschnitten. Der älteste erhaltene gedruckte Text geht auf das Jahr 750 zurück und wurde im heutigen Korea entdeckt. Der Druck mit beweglichen Lettern stammt ebenfalls aus China, erfunden vom Typografen Bi Sheng etwa im Jahr 1040.
Geschichte des Druckens: Gutenberg
In der westlichen Welt wurde das Drucken mit Lettern erst vier Jahrhunderte später entdeckt. Kern der Erfindung von Johannes Gutenberg ist die Punze: ein rechteckiger Stahlkörper, an dessen Kopfende das spiegelverkehrte Relief des zu druckenden Letters (Buchstabe, Zahl oder Zeichen) liegt. Durch Einschlagen der Punze wird die Matrize gebildet, in der die Buchstaben gegossen werden. Sie werden anschließend auf einem Tablett angeordnet, mit Druckfarbe bestrichen und auf Papier gedruckt. Gutenbergs Druckerpresse ermöglichte es, Schriften günstig und schnell zu vervielfältigen.
Trotzdem blieb das Drucken jahrhundertelang anstrengende Handarbeit. Das änderte sich erst im 19. Jahrhundert mit den ersten Druckmaschinen, deren Energie von Dampfmaschinen stammte. Diese Maschinen folgten anfangs noch dem Prinzip „flach auf flach“. Schneller ging es mit der 1843 erfundenen Rotationsdruckmaschine, die 1863 um die Rollenpapierzufuhr ergänzt wurde. Wegen der stark erhöhten Produktionsgeschwindigkeiten gilt der Rotationsdruck als eine der bedeutendsten Innovationen der industriellen Revolution.
Trotzdem blieb das Drucken jahrhundertelang anstrengende Handarbeit. Das änderte sich erst im 19. Jahrhundert mit den ersten Druckmaschinen, deren Energie von Dampfmaschinen stammte. Diese Maschinen folgten anfangs noch dem Prinzip „flach auf flach“. Schneller ging es mit der 1843 erfundenen Rotationsdruckmaschine, die 1863 um die Rollenpapierzufuhr ergänzt wurde. Wegen der stark erhöhten Produktionsgeschwindigkeiten gilt der Rotationsdruck als eine der bedeutendsten Innovationen der industriellen Revolution.
Offset- und Laserdruck
Nächster Schritt in der Technik des Druckens war der Offsetdruck. Dabei wird Farbe mithilfe mehrerer Walzen von der Druckplatte über einen Gummituchzylinder auf das Papier gedruckt. Der Offsetdruck ist vor allem für das Drucken hoher Auflagen attraktiv.
Bis Anfang der 1980er Jahre blieb Drucken ausschließlich eine Industrietechnik, da die Geräte zu teuer für Büro und Privathaushalte waren. Das änderte sich mit der Erfindung von Nadel-, Laser- und Inkjet-Druckern. Bei der Lasertechnologie schreibt ein Laserstrahl die Druckvorlage auf eine Druckertrommel. An den beschriebenen Stellen bleibt der Toner haften und wird im nächsten Schritt auf das Papier übertragen und durch Erhitzen fixiert. Schon bald nachdem 1981 die ersten bürotauglichen Laserdrucker auf den Markt kamen, waren die Laserdrucker in jedem Büro unverzichtbar.
Mehr zu Geschichte und Entwicklung des Bürodruckers finden Sie im Beitrag über den MFP.
Bis Anfang der 1980er Jahre blieb Drucken ausschließlich eine Industrietechnik, da die Geräte zu teuer für Büro und Privathaushalte waren. Das änderte sich mit der Erfindung von Nadel-, Laser- und Inkjet-Druckern. Bei der Lasertechnologie schreibt ein Laserstrahl die Druckvorlage auf eine Druckertrommel. An den beschriebenen Stellen bleibt der Toner haften und wird im nächsten Schritt auf das Papier übertragen und durch Erhitzen fixiert. Schon bald nachdem 1981 die ersten bürotauglichen Laserdrucker auf den Markt kamen, waren die Laserdrucker in jedem Büro unverzichtbar.
Mehr zu Geschichte und Entwicklung des Bürodruckers finden Sie im Beitrag über den MFP.
Drucker sind Peripheriegeräte eines Computers zur Ausgabe von Daten wie Texten, Grafiken, Bildern und Fotos. Das Drucken findet meist auf Papier statt. „Drucker“ und „Kopierer“ werden meist synonym gebraucht, da beim Kopieren die kopierten Daten ebenfalls ausgedruckt werden.
Drucker für den Hausgebrauch arbeiten meist mit Tinte (Inkjet-Technologie). Die größeren und leistungsfähigeren Bürodrucker in Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen setzen in der Regel auf Toner (Lasertechnologie). Bürodrucker haben sich längst weiterentwickelt zu Multifunktionsprintern, kurz MFPs, die viele zusätzliche Funktionen übernehmen.
Hier finden Sie mehr über die Entwicklung des Kopierens und Druckens.
Drucker für den Hausgebrauch arbeiten meist mit Tinte (Inkjet-Technologie). Die größeren und leistungsfähigeren Bürodrucker in Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen setzen in der Regel auf Toner (Lasertechnologie). Bürodrucker haben sich längst weiterentwickelt zu Multifunktionsprintern, kurz MFPs, die viele zusätzliche Funktionen übernehmen.
Hier finden Sie mehr über die Entwicklung des Kopierens und Druckens.
Drucker-Monitoring erlaubt einen jederzeit aktuellen Überblick über den Zustand der Druckerflotte und ermöglicht damit ein effektives und effizientes Flottenmanagement (Fleet Management). Sämtliche Informationen laufen in einer digitalen Schaltzentrale zusammen (bei TA Triumph-Adler heißt sie TA Cockpit®). Möglich wird dies dadurch, dass moderne Bürodrucker und MFPs untereinander vernetzt sind und Daten sammeln und weitergeben. So weiß die elektronische Schaltzentrale, was wo passiert im Drucker-Netzwerk und wo es klemmt. Gehen Verbrauchsmaterialien wie Papier oder Toner zur Neige, wird automatisch Nachschub bestellt. Bei technischen Störungen werden die Servicetechniker automatisch bestellt – und die kennen die Fehlermeldung bereits, wenn sie zur Reparatur oder Wartung vorbeikommen.
Effizientes Drucker-Monitoring kann aber noch mehr: Es zeigt, welches Gerät von wem für welche Aufgaben genutzt wird. Es bietet den Überblick, welche Geräte meist unbenutzt herumstehen, welche reparaturanfällig und welche überlastet sind. Und es berechnet die dadurch anfallenden Kosten.
Effizientes Drucker-Monitoring kann aber noch mehr: Es zeigt, welches Gerät von wem für welche Aufgaben genutzt wird. Es bietet den Überblick, welche Geräte meist unbenutzt herumstehen, welche reparaturanfällig und welche überlastet sind. Und es berechnet die dadurch anfallenden Kosten.
Drucker-Monitoring: Komfort und Kostenkontrolle
Das alles kann die Monitoring-Lösung von TA Triumph-Adler aQrate – und mehr: aQrate hilft, die diversen Drucksysteme optimal auszulasten, indem beispielsweise Druckaufträge besser verteilt werden. Die können per PC, Tablet oder Smartphone an den MFP der Wahl gesendet und anschließend abgeholt werden. Gescannte Dokumente lassen sich mit einem Knopfdruck direkt an die eigene E-Mail-Adresse oder ins persönliche Verzeichnis schicken.
Für Benutzer ist eine Sache noch wichtiger als Kostentransparenz und -kontrolle: der Komfort. Für den sorgt die selbsterklärende „One Button“-Bedienung. Bei den MFPs von TA Triumph-Adler wird die Bedienoberfläche an die persönlichen Bedürfnisse angepasst. Das wird dadurch ermöglicht, dass sich jeder User authentifizieren muss: Dank aQrate weiß der MFP also, wer seine Dienste nutzen will – und präsentiert das entsprechende Display. Die Authentifizierung erhöht nicht nur den Komfort, sondern auch die Datensicherheit. Aufträge werden erst weitergegeben, wenn sich die Benutzer über PIN, Codekarte oder Benutzername und Kennwort legitimiert haben. Ausdrucke können also nicht in die falschen Hände geraten.
Ein letzter Punkt: Das Monitoring der Druckerflotte zeigt oft, dass der Gerätepark nicht optimal auf die aktuellen Bedürfnisse ausgerichtet ist. Das lässt sich mit einer MDS-Analyse ändern.
Wenn Sie mehr über die MDS-Analyse erfahren wollen: Ablauf und Chancen werden im TA Whitepaper „MDS-Analyse: Mit optimierter Druckerflotte in die digitale Zukunft“ beschrieben.
Für Benutzer ist eine Sache noch wichtiger als Kostentransparenz und -kontrolle: der Komfort. Für den sorgt die selbsterklärende „One Button“-Bedienung. Bei den MFPs von TA Triumph-Adler wird die Bedienoberfläche an die persönlichen Bedürfnisse angepasst. Das wird dadurch ermöglicht, dass sich jeder User authentifizieren muss: Dank aQrate weiß der MFP also, wer seine Dienste nutzen will – und präsentiert das entsprechende Display. Die Authentifizierung erhöht nicht nur den Komfort, sondern auch die Datensicherheit. Aufträge werden erst weitergegeben, wenn sich die Benutzer über PIN, Codekarte oder Benutzername und Kennwort legitimiert haben. Ausdrucke können also nicht in die falschen Hände geraten.
Ein letzter Punkt: Das Monitoring der Druckerflotte zeigt oft, dass der Gerätepark nicht optimal auf die aktuellen Bedürfnisse ausgerichtet ist. Das lässt sich mit einer MDS-Analyse ändern.
Wenn Sie mehr über die MDS-Analyse erfahren wollen: Ablauf und Chancen werden im TA Whitepaper „MDS-Analyse: Mit optimierter Druckerflotte in die digitale Zukunft“ beschrieben.
Eine Druckerflotte ist das gesamte Arsenal an Bürodruckern und MFPs, auch an verschiedenen Standorten. Faxgeräte werden ebenfalls zur Druckerflotte gezählt, selbst wenn sie nicht in einem MFP integriert sind.
Wie viele und welche Bürodrucker und MFPs ein Unternehmen braucht, lässt sich durch eine MDS-Analyse herausfinden. Um die Verwaltung der Druckerflotte kümmert sich das Drucker-Monitoring bzw. Flottenmanagement (Fleet Management).
Wie viele und welche Bürodrucker und MFPs ein Unternehmen braucht, lässt sich durch eine MDS-Analyse herausfinden. Um die Verwaltung der Druckerflotte kümmert sich das Drucker-Monitoring bzw. Flottenmanagement (Fleet Management).
Neben jedem Schreibtisch ein Drucker? Das war gestern. Heute werden MFPs und Bürodrucker meist in Druckerräumen aufgestellt. Dafür sorgen auch gesetzliche Bestimmungen. Im Rahmen des Arbeitsschutzes soll vermieden werden, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch Emissionen zu schädigen. Beim Kopieren kommt es zu elektrostatischen Aufladungen, bei denen Ozon gebildet wird. Zusätzlich werden beim Verarbeiten des Toners sowohl Benzol, Styrol und Feinstaub als auch flüchtige organische Verbindungen (TVOC) emittiert. Außerdem ist der Geräuschpegel beim Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen der Konzentration von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nicht zuträglich.
Deshalb ist der Drucker am Schreibtisch weitgehend verschwunden. Im Druckerraum steht er wesentlich besser. Für dort nur noch einen Hinweis: MFPs sollten mindestens 30 Zentimeter von der Wand entfernt aufgestellt werden, um eine freie Luftzirkulation zu gewährleisten.
Deshalb ist der Drucker am Schreibtisch weitgehend verschwunden. Im Druckerraum steht er wesentlich besser. Für dort nur noch einen Hinweis: MFPs sollten mindestens 30 Zentimeter von der Wand entfernt aufgestellt werden, um eine freie Luftzirkulation zu gewährleisten.
Die Druckgeschwindigkeit von Druckern, Bürodruckern und MFPs wird in „pages per minute“ (ppm), also Seiten pro Minute, angegeben. Die Leistungen von Inkjet- und Laserdruckern sind ungefähr vergleichbar. Die ppm-Angaben gelten immer für Schwarz-Weiß-Drucke, die Geschwindigkeit bei Farbdrucken ist deutlich geringer. Deshalb machen Hersteller üblicherweise Angaben wie „bis zu xx Seiten“.
Entscheidend für die Druckqualität ist der technische Vorgang des Druckens, also das Übertragen des Toners auf das Papier (siehe Kopieren). Dabei wird das Tonerpulver bei einer Temperatur von rund 200 °C mit einer Fixiereinheit quasi auf das Papier aufgeschmolzen. Aufgrund der Hitze verformt sich minderwertiges Papier, was zu einer schlechten Druckqualität (und zu häufigeren Papierstaus) führt.
Grundsätzlich lässt sich daher sagen: Je besser das Papier, desto besser auch die Druckqualität. Moderne Bürodrucker und MFPs haben einen Qualitätsstandard erreicht, bei dem keine Probleme drohen.
Grundsätzlich lässt sich daher sagen: Je besser das Papier, desto besser auch die Druckqualität. Moderne Bürodrucker und MFPs haben einen Qualitätsstandard erreicht, bei dem keine Probleme drohen.
Die seit 2018 in der Europäischen Union geltende Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO, zwingt Unternehmen und andere Arbeitgeber, datensichere Prozesse einzuführen. „Kein Verantwortlicher in Wirtschaft und Staat kann sich heute von datenschutzrechtlichen Pflichten nichts gehört zu haben“, sagt daher Peter Schaar, früherer Bundesbeauftragter für den Datenschutz.
Ziel der Verordnung ist eine angemessene Balance zwischen Wirtschafts- und Verbraucherinteressen in Zeiten fortschreitender Digitalisierung. Sie stärkt das Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung durch größere Transparenz und mehr Mitbestimmung der Bürgerinnen und Bürger mit Blick auf ihre Daten. Dabei wird die DSGVO alle vier Jahre evaluiert und weiterentwickelt, um sich an neue Entwicklungen anzupassen.
Ziel der Verordnung ist eine angemessene Balance zwischen Wirtschafts- und Verbraucherinteressen in Zeiten fortschreitender Digitalisierung. Sie stärkt das Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung durch größere Transparenz und mehr Mitbestimmung der Bürgerinnen und Bürger mit Blick auf ihre Daten. Dabei wird die DSGVO alle vier Jahre evaluiert und weiterentwickelt, um sich an neue Entwicklungen anzupassen.
Schutz durch Pseudonymisierung
Die DSGVO setzt stärkere Anreize für die Pseudonymisierung von Daten: Name oder andere Identifikationsmerkmale werden ersetzt durch ein Pseudonym, meistens eine mehrstellige Buchstaben- oder Zahlenkombination. Durch Pseudonymisierung können große Datenmengen ohne Personenbezug und deswegen besonders grundrechtsschonend verarbeitet werden – auch für andere Zwecke als den ursprünglichen. Dies ist insbesondere für Big-Data-Analysen wichtig. Zugleich schützt die DSGVO die Privatsphäre von Nutzerinnen und Nutzern bei Big Data, Webtracking und Profilbildung. Sie definiert das „Recht auf „Vergessenwerden“.
Was Bürgerinnen und Bürger schützt, sorgt für Aufwand bei Unternehmen und anderen Arbeitgebern. Die Auskunfts- und Transparenzpflichten gegenüber Kunden sind deutlich erweitert. Wer sich nicht an die Vorgaben der DSGVO hält, muss mit empfindlichen Bußgeldern rechnen.
Was Bürgerinnen und Bürger schützt, sorgt für Aufwand bei Unternehmen und anderen Arbeitgebern. Die Auskunfts- und Transparenzpflichten gegenüber Kunden sind deutlich erweitert. Wer sich nicht an die Vorgaben der DSGVO hält, muss mit empfindlichen Bußgeldern rechnen.