Glossar
RAM steht für Random Access Memory, auf Deutsch: Speicher mit wahlfreiem Zugriff. RAM-Speicher speichern Daten nicht kontinuierlich, sondern nur so lange, wie sie unter Strom stehen. RAM-Speicher werden oft als Arbeitsspeicher bei Computern genutzt und werden beim Herunterfahren des Computers automatisch gelöscht.
Siehe Cyberangriff
Reboarding unterstützt Beschäftigte, nach längerer Abwesenheit etwa wegen Krankheit, Elternzeit oder Sabbatical den Wiedereinstieg beim Arbeitgeber oder generell in den Beruf zu schaffen. Nach der Corona-Pandemie wurde der Begriff auch für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter benutzt, die aus dem Homeoffice zurückkehrten ins Büro.
Während der Abwesenheit kann sich beim Arbeitgeber einiges verändert haben: Prozesse und Strukturen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten, Erwartungen und Ziele – und nicht zuletzt die Vorgesetzten. Sinn und Zweck des Reboardings muss den Rückkehrern offen kommuniziert werden, damit sie die Vorteile wertschätzen können. Folgendes Vorgehen bietet sich daher an:
Während der Abwesenheit kann sich beim Arbeitgeber einiges verändert haben: Prozesse und Strukturen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten, Erwartungen und Ziele – und nicht zuletzt die Vorgesetzten. Sinn und Zweck des Reboardings muss den Rückkehrern offen kommuniziert werden, damit sie die Vorteile wertschätzen können. Folgendes Vorgehen bietet sich daher an:
- Sinn und Zweck und natürlich der Ablauf des Reboardings müssen bereits im Vorfeld offen kommuniziert werden, um Vorbehalte bei den Rückkehrern gar nicht erst aufkommen zu lassen.
- Parallel wird intern recherchiert, was sich alles während der Abwesenheit verändert hat, um ein umfassendes und detailliertes Reboarding zu ermöglichen.
- Viele Rückkehrer wollen zeigen, dass sie nichts verlernt haben. Sie trauen sich erst nach einigen Tagen, bestimmte Fragen zu stellen. Führungskräfte sollten weiterhin ihre Hilfe und vor allem Antworten anbieten.
Siehe auch Onboarding
Eine Rechnung ist ein Dokument, in dem ein Unternehmen einen Kunden über das Entgelt informiert, das aufgrund des Kaufvertrags fällig wird. Was alles in einer Rechnung aufgeführt werden muss, ist in § 14 des Umsatzsteuergesetzes festgeschrieben:
- Name und Anschrift sowohl vom Verkäufer als auch vom Kunden
- Steuer- oder Umsatzsteuer-ID des Verkäufers
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Zeitpunkt der Lieferung oder der erbrachten Leistung
- Menge und Art der Lieferung oder Leistung
- Rechnungsbetrag, aufgeteilt in Nettobetrag, Steuersatz und -betrag sowie Bruttobetrag
Angaben wie Kontoverbindung, Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Kundennummer oder Zahlungsfrist sind Standard, aber nicht verpflichtend. Dasselbe gilt übrigens für die Signatur: Sie ist nicht gesetzlich vorgegeben.
Rechnungen können über Papier oder als elektronische Rechnung übermittelt werden. Die Zahl der Papierrechnungen nimmt allmählich ab, da sie nicht elektronisch weiterverarbeitet werden können, sondern erst durch Scannen am MFP digitalisiert werden müssen, bevor sie in Dokumenten-Management-Systemen geprüft und bearbeitet werden können. Derzeit werden viele Rechnungen als PDF oder über EDI und ZUGFeRD verschickt, als neuer Standard wird sich voraussichtlich die maschinenlesbare und automatisch zu verarbeitende XRechnung durchsetzen.
Siehe Digitale Rechnungsprüfung und -bearbeitung
Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen beträgt zehn Jahre. Die genauen Regelungen zu Aufbewahrungspflichten und -fristen sind in den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) festgelegt.
Rechnungen können über Papier oder als elektronische Rechnung übermittelt werden. Die Zahl der Papierrechnungen nimmt allmählich ab, da sie nicht elektronisch weiterverarbeitet werden können, sondern erst durch Scannen am MFP digitalisiert werden müssen, bevor sie in Dokumenten-Management-Systemen geprüft und bearbeitet werden können. Derzeit werden viele Rechnungen als PDF oder über EDI und ZUGFeRD verschickt, als neuer Standard wird sich voraussichtlich die maschinenlesbare und automatisch zu verarbeitende XRechnung durchsetzen.
Siehe Digitale Rechnungsprüfung und -bearbeitung
Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen beträgt zehn Jahre. Die genauen Regelungen zu Aufbewahrungspflichten und -fristen sind in den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) festgelegt.
Die Rechnungsbearbeitung umfasst den Prozess des Erfassens, Prüfens, Freigebens und Archivierens von Rechnungen. Dieser Prozess wird zunehmend über die digitalen Workflows von Dokumenten-Management-Systemen gesteuert.
Siehe Digitale Rechnungsprüfung und -bearbeitung
Siehe Digitale Rechnungsprüfung und -bearbeitung
Als Rechnungsmanagement bezeichnet man den Prozess, mit dem Unternehmen Rechnungen erhalten, verarbeiten und bezahlen. Dieser Prozess wird zunehmend auf digitale Workflows mit Dokumenten-Management-Systemen umgestellt, um schnellere, bequemere und transparentere Abläufe zu ermöglichen.
Siehe auch Digitale Rechnungsprüfung und -bearbeitung
Siehe auch Digitale Rechnungsprüfung und -bearbeitung
Die Rechnungsprüfung ist ein Teil des Rechnungsmanagements bzw. der Rechnungsbearbeitung. Sobald Rechnungen erfasst werden, werden sie inhaltlich wie formell (Sind die gesetzlichen Vorgaben erfüllt?) geprüft, bevor sie freigegeben, bezahlt und archiviert werden können. Dieser Prozess wird zunehmend über die digitalen Workflows von Dokumenten-Management-Systemen gesteuert.
Siehe Digitale Rechnungsprüfung und -bearbeitung
Siehe Digitale Rechnungsprüfung und -bearbeitung
Recovery ist das Wiederherstellen der bis zum Zeitpunkt eines Systemausfalls gespeicherten Daten in den ursprünglichen Zustand.
Recruiting ist das englische Wort für „Personalbeschaffung“. Die Aufgabe des Recruitings besteht darin, Unternehmen, Behörden und andere Organisationen bedarfsgerecht mit ausreichend qualifizierten Arbeitskräften zu versorgen.
Im Idealfall melden sich Kandidatinnen und Kandidaten von selbst, weil sie zu diesem Arbeitgeber wollen. Meist haben solche Arbeitgeber ein überzeugendes und attraktives Employer Branding aufgebaut. In allen anderen Fällen muss der Arbeitgeber nach Arbeitskräften suchen.
Im Idealfall melden sich Kandidatinnen und Kandidaten von selbst, weil sie zu diesem Arbeitgeber wollen. Meist haben solche Arbeitgeber ein überzeugendes und attraktives Employer Branding aufgebaut. In allen anderen Fällen muss der Arbeitgeber nach Arbeitskräften suchen.
In sechs Schritten: der Recruiting-Prozess
- Die Personalabteilung und die jeweilige Fachabteilung klären gemeinsam das Anforderungsprofil für eine zu besetzende Stelle.
- Diese Stellenanzeige wird auf der eigenen Website (idealerweise gibt es eine Karriere-Webseite) sowie über Social Media, Jobbörsen und eventuell regionale Zeitungen veröffentlicht.
- Die eingehenden Bewerbungen werden gesichtet und nach zuvor festgelegten Kriterien gefiltert. Schnelles Feedback an die Bewerberinnen und Bewerber ist Pflicht.
- In Interviews gewinnen beide Seiten einen persönlichen Eindruck voneinander. Manche Unternehmen richten Assessment Center ein, um einen besseren Einblick in die Fähigkeiten der Bewerberinnen und Bewerber zu erhalten.
- Anschließend fällt auf Arbeitgeberseite eine schnelle Entscheidung, denn gute Fachkräfte können sich heute – Stichwort War for Talents – ihren Arbeitgeber aussuchen.
- Der Vertrag wird unterschrieben und der Beginn der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters wird durch einen Onboarding-Prozess unterstützt.
Viele Arbeitgeber legen sich einen „Talent Pool“ mit den Daten aktueller und potenzieller Kandidatinnen oder Kandidaten an, in dem sie bei Bedarf nach geeigneten Bewerberinnen und Bewerbern fischen. Verwaltet wird dieser „Talent Pool“ sinnvollerweise über Dokumenten-Management-Systeme.
Worauf Bewerberinnen und Bewerber wirklich achten
Mit spannenden Aufgaben und einem guten Betriebsklima locken viele Arbeitgeber, doch das allein reicht heute nicht mehr aus, um im War for Talents Kandidatinnen und Kandidaten anzuziehen. Gerade die Jahrgänge der Generation Y (1980 bis etwa 1995) und der Generation Z (ab 1995) haben sehr spezifische Anforderungen an ihren Arbeitgeber. Wichtig sind ihnen flexible Arbeitszeiten (Homeoffice ist als Option ebenso selbstverständlich wie Sabbaticals), eigenverantwortliches Arbeiten und ein rechtzeitiger Feierabend (siehe Work-Life-Balance).
Wer diese scheinbar „weichen“ Faktoren ignoriert, wird sich beim Recruiting schwertun – schwerer, als es in Zeiten des Fachkräftemangels sowieso schon ist.
Siehe auch New Work
Wer diese scheinbar „weichen“ Faktoren ignoriert, wird sich beim Recruiting schwertun – schwerer, als es in Zeiten des Fachkräftemangels sowieso schon ist.
Siehe auch New Work
Bewerber managen mit Bewerbermanagement
Digitales Bewerbermanagement als Teil des Dokumentenmanagements erleichtert das Recruiting. Bewerbungen werden automatisch erfasst, bearbeitet, gespeichert und bei Bedarf auf Knopfdruck bereitgestellt. Die digitalen Workflows zum Bearbeiten sind automatisiert.
Bewerbermanagementlösungen decken den gesamten Bewerbungsprozess ab von der Ausschreibung bis hin zur Vertragsunterzeichnung – und sogar noch darüber hinaus. Die Leistungspalette umfasst:
Bewerbermanagementlösungen decken den gesamten Bewerbungsprozess ab von der Ausschreibung bis hin zur Vertragsunterzeichnung – und sogar noch darüber hinaus. Die Leistungspalette umfasst:
- Qualifikationskatalog: strukturierte Definition benötigter Hard Skills und Soft Skills
- Stellenmanager: einfach erstellte Soll-Profile auf Basis des Qualifikationskatalogs
- Bewerbermanager: strukturiertes Ablegen der Kandidatenprofile (Ist-Profile)
- Matching: automatisierter Abgleich von Soll- und Ist-Profilen
- Workflow-Unterstützung, zum Beispiel mit Vorlagenverwaltung und Serienbrief-Funktion
- Workflow-Funktionalität, zum Beispiel mit Fristüberwachung und Vertreterregelung
- Bewerber-Cockpit: Auswertung aller Daten und Exportmöglichkeiten
- Integration diverser Eingangskanäle von Bewerbungen (zum Beispiel E-Mail, Briefpost oder Portale)
In der Informationstechnologie (IT) wird von Redundanz gesprochen, wenn Ressourcen eines Systems mehrfach vorhanden sind, obwohl sie für einen störungsfreien Betrieb nicht benötigt werden. Manchmal ist die Redundanz beabsichtigt, um etwa den Ausfallschutz oder die Datensicherheit zu steigern. Häufig allerdings wird dadurch unnötig Speicherplatz okkupiert, wenn etwa eine Datei sowohl auf der lokalen Festplatte des Rechners als auch auf dem Fileserver abgespeichert ist.
Datenbank, die nur Verweise und nicht die Objekte selbst verwaltet.
Refurbishment bezeichnet das Überholen und Instandsetzen von Produkten, die anschließend wiederverwendet werden. Dabei werden hohe Qualitätsstandards eingehalten. Refurbishment gibt es für MFPs und andere Bürodrucker ebenso wie für Software, Monitore und sogar Tonerkartuschen.
Remote Leadership ist die Führung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die nicht (ständig) präsent sind. Sie ist damit eine Fähigkeit, die in der hybriden Arbeitswelt von New Work, in der Beschäftigte häufiger im Homeoffice oder von unterwegs (Mobile Working) arbeiten, stark an Bedeutung gewinnt. Remote Leadership fordert von Führungskräften
- Selbstorganisation,
- Motivationsfähigkeit,
- Vertrauen in das Team und
- Empathie.
Während der Corona-Pandemie haben sich drei Spielarten von Remote Leadership herauskristallisiert:
- „Performance Management“. Gut die Hälfte der Führungskräfte zieht ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern weiterhin enge Grenzen, setzt dabei gleichzeitig aber auf erhöhte Motivation – und stärkere Kontrolle.
- „Employee Empowerment“. Ein Drittel der Führungskräfte setzt auf die lange Leine und gibt seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Freiräume. Diese Manager setzen auf Selbstständigkeit und Eigenmotivation.
- „Business as usual“: Die kleinste Gruppe der Führungskräfte sieht den Zwang zur Remote Leadership nur als zeitlich vorübergehendes Phänomen. Sie sieht keinen Anlass, ihr Führungsverhalten zu ändern.
Remote Leadership sehen die erste und die dritte Gruppe von Führungskräften als Belastung, während die „Vertrauensmanager“ (Employee Empowerment) die Corona-Zeit als Chance sehen, ohnehin notwendige Veränderungen schneller anzunehmen und umzusetzen.
Ein Repository (auf Deutsch: Lager oder Depot) ist ein Verzeichnis des Gesamtbestands aller Dokumente und anderer Informationen, die von einem Dokumenten-Management-System verwaltet werden. Damit ist ein Repository eine spezielle Form von Datenbank.
Ein Restart oder Neustart meint das Hochfahren eines Systems nach einem Absturz oder dem Ausfall einzelner Komponenten.
Retrieval meint weniger das „Wiederfinden“ (das wäre die wörtliche Übersetzung) als den Abruf von Informationen oder Dokumenten aus Datenbanken. Formal wird zwischen „Information Retrieval“ und „Document Retrieval“ unterschieden.
Bei einer revisionssicheren Archivierung werden Daten so aufbewahrt, dass die rechtlichen Anforderungen der GoBD in Bezug auf Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Zugriffsschutz erfüllt sind. Dokumente müssen nachvollziehbar vor nachträglichen Änderungen oder anderen Manipulationen geschützt sein.
Archivieren bedeutet, Dokumente zeitlich unbegrenzt aufzubewahren. Archiviert werden können sowohl digitale als auch analoge Dokument (Papierdokumente). Aus steuerrechtlichen Gründen sind Organisationen wie Unternehmen und Behörden verpflichtet, bestimmte Dokumente sechs oder zehn Jahre lang aufzubewahren und diese Unterlagen weder inhaltlich noch bildlich zu verändern. Eine revisionssichere Archivierung liegt erst vor, wenn nachgewiesen werden kann, dass die Dokumente im Originalzustand archiviert wurden. Bei digitalen Dokumenten müssen daher sämtliche Versionen eines Dokuments abgespeichert werden (siehe Versionieren von Dokumenten), um die Abläufe im Nachhinein dokumentieren zu können. Um diese Rechtssicherheit zu erreichen, empfiehlt sich ein digitales Dokumentenmanagement mittels DMS- oder ECM-Lösung. Diese Systeme sorgen zwar nicht automatisch für eine revisionssichere Archivierung, doch ist dieses Ziel unaufwendig erreichbar.
Archivieren bedeutet, Dokumente zeitlich unbegrenzt aufzubewahren. Archiviert werden können sowohl digitale als auch analoge Dokument (Papierdokumente). Aus steuerrechtlichen Gründen sind Organisationen wie Unternehmen und Behörden verpflichtet, bestimmte Dokumente sechs oder zehn Jahre lang aufzubewahren und diese Unterlagen weder inhaltlich noch bildlich zu verändern. Eine revisionssichere Archivierung liegt erst vor, wenn nachgewiesen werden kann, dass die Dokumente im Originalzustand archiviert wurden. Bei digitalen Dokumenten müssen daher sämtliche Versionen eines Dokuments abgespeichert werden (siehe Versionieren von Dokumenten), um die Abläufe im Nachhinein dokumentieren zu können. Um diese Rechtssicherheit zu erreichen, empfiehlt sich ein digitales Dokumentenmanagement mittels DMS- oder ECM-Lösung. Diese Systeme sorgen zwar nicht automatisch für eine revisionssichere Archivierung, doch ist dieses Ziel unaufwendig erreichbar.
Papier bleibt Papier, Digitales bleibt digital
Rechnungen müssen in dem Format gespeichert werden, in dem sie eingegangen sind. Es reicht nicht aus, etwa PDF-Rechnungen auszudrucken und abzuheften. Wird eine Rechnung als Anhang einer E-Mail geschickt, muss auf alle Fälle das Attachment archiviert werden. Hat die E-Mail selbst den Charakter eines Handels- oder Geschäftsbriefs, muss sie ebenfalls (für sechs Jahre) gespeichert werden. Auch hier gilt: Ausdrucken und abheften reicht nicht aus für eine revisionssichere Archivierung. Die E-Mail muss in digitaler Form, also im unveränderten Originalzustand, gespeichert werden.
Revisionssicher archivieren: Es geht um das Verfahren
Um zu erkunden, ob Revisionssicherheit gegeben ist, werden weniger die Dokumente als das eingesetzte Verfahren geprüft. Untersucht wird dabei
- der Nachweis der Verfahrensdokumentation,
- die ordnungsgemäße Nutzung des gewählten Verfahrens,
- der sichere Ablauf und Betrieb des Verfahrens und
- die Organisation des Unternehmens.
Die Software oder das eingesetzte Dokumenten-Management-System allein kann daher keine revisionssichere Archivierung gewährleisten, da immer auf das Verfahren geschaut wird. Die Lösungen müssen richtig eingesetzt und betrieben werden und die genutzten Prozesse und die Arbeitsweise der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter festgelegt, dokumentiert und nachvollziehbar sein.
Betriebsprüfer müssen innerhalb kurzer Zeit das Ablagesystem nachvollziehen und Belege auffinden können – daher ist eine schlüssige Verfahrensdokumentation so wertvoll. Die Dokumentation muss alle technischen und organisatorischen Prozesse aufführen und zeigen, wie die in den GoBD definierten Ordnungsvorschriften umgesetzt wurden.
Betriebsprüfer müssen innerhalb kurzer Zeit das Ablagesystem nachvollziehen und Belege auffinden können – daher ist eine schlüssige Verfahrensdokumentation so wertvoll. Die Dokumentation muss alle technischen und organisatorischen Prozesse aufführen und zeigen, wie die in den GoBD definierten Ordnungsvorschriften umgesetzt wurden.
Zehn Grundsätze fürs revisionssichere Archivieren
- Jedes Dokument wird unveränderbar archiviert.
- Kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
- Jedes Dokument muss (z. B. durch das Indexieren mit Metadaten) wieder auffindbar sein.
- Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist.
- Kein Dokument darf während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
- Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.
- Alle Dokumente müssen zeitnah wiedergefunden werden können.
- Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands möglich ist.
- Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.
- Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders selbst hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.
Rechnungen müssen zehn Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist läuft mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres an. Eine Rechnung aus dem Januar 2022 muss also bis Ende 2032 aufbewahrt werden.
Mit Revisionssicherheit sind die Kriterien der revisionssicheren Archivierung gemeint. Bei der revisionssicheren Archivierung werden Daten so aufbewahrt, dass die rechtlichen Anforderungen der GoBD erfüllt werden in Bezug auf:
- Ordnungsmäßigkeit: Jedes Dokument muss nach den rechtlichen und organisationsinternen Forderungen ordnungsgemäß archiviert werden.
- Vollständigkeit: Keines der archivierten Dokumente darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
- Sicherheit: Jedes Dokument muss so schnell wie möglich archiviert werden.
- Verfügbarkeit: Dokumente im Archiv dürfen frühestens nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
- Nachvollziehbarkeit: Jede Änderung an einem Dokument muss nachvollziehbar protokolliert werden.
- Unveränderbarkeit: Alle elektronisch archivierten Dokumente müssen mit dem originalen Dokument übereinstimmen.
- Zugriffsschutz: Nur berechtigte Benutzer dürfen auf die archivierten Dokumente zugreifen.
Dokumente müssen nachvollziehbar vor nachträglichen Änderungen oder anderen Manipulationen geschützt sein. Bei der Revisionssicherheit wird das eingesetzte Verfahren geprüft und bewertet. Die eingesetzten Verfahren brauchen daher den Nachweis
- einer Verfahrensdokumentation
- der ordnungsgemäßen Nutzung
- des sicheren Ablaufs und Betriebs
und darüber hinaus Informationen über die Organisationsstruktur des Anwenders.
Revisionssicherheit begrenzt sich also nicht auf die Technik oder eine Software, sondern beinhaltet immer das ganze Verfahren der Archivierung.
Revisionssicherheit begrenzt sich also nicht auf die Technik oder eine Software, sondern beinhaltet immer das ganze Verfahren der Archivierung.
Radio Frequency Identification ist eine Technologie zum automatischen und berührungslosen Identifizieren und Lokalisieren von Objekten durch Radiowellen. Ein RFID-System besteht aus zwei Teilen. Ein winziges Funkgerät, der Transponder, ist gekoppelt mit einem Mikrochip, auf dem Kenndaten gespeichert sind – das ist der sogenannte RFID-Tag. Der zweite Teil des Systems ist ein Lesegerät, auch Reader genannt, das die Daten per Funk anfordert und erhält. Der Reader bestätigt die Identität des RFID-Tags.
Man unterscheidet zwischen aktiven und passiven Tags. Aktive Transponder haben eine eigene Stromquelle und sind bei Entfernungen von bis zu einem Meter vom Lesegerät identifizierbar. Passive Transponder werden mit dem vom Lesegerät ausgesendeten elektromagnetischen Feld mit Energie versorgt. Entsprechend dicht – bis auf wenige Zentimeter – müssen Tag und Reader zusammenkommen, damit Daten übermittelt werden können.
RFID-Chips werden beispielsweise in der Logistik eingesetzt, im Warenmanagement und in der Arbeitszeiterfassung. Dabei erhalten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine Karte oder ein Token mit RFID-Chip. Der Chip wird im Falle von TA Zeitblick, dem Arbeitszeiterfassungssystem von TA Triumph-Adler, an den MFP als Terminal gehalten, der die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter identifiziert und den Arbeitsbeginn vermerkt. Auf dieselbe Weise wird das Arbeitsende festgehalten und, wenn gewünscht, auch Pausen.
Man unterscheidet zwischen aktiven und passiven Tags. Aktive Transponder haben eine eigene Stromquelle und sind bei Entfernungen von bis zu einem Meter vom Lesegerät identifizierbar. Passive Transponder werden mit dem vom Lesegerät ausgesendeten elektromagnetischen Feld mit Energie versorgt. Entsprechend dicht – bis auf wenige Zentimeter – müssen Tag und Reader zusammenkommen, damit Daten übermittelt werden können.
RFID-Chips werden beispielsweise in der Logistik eingesetzt, im Warenmanagement und in der Arbeitszeiterfassung. Dabei erhalten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine Karte oder ein Token mit RFID-Chip. Der Chip wird im Falle von TA Zeitblick, dem Arbeitszeiterfassungssystem von TA Triumph-Adler, an den MFP als Terminal gehalten, der die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter identifiziert und den Arbeitsbeginn vermerkt. Auf dieselbe Weise wird das Arbeitsende festgehalten und, wenn gewünscht, auch Pausen.
Auf Computern gibt es RAM- und ROM-Speicher. ROM steht für Read Only Memory: Wie der Name erklärt, kann dieser Datenspeicher nur gelesen, nicht aber beschrieben werden. ROM-Speicher, auch Festwertspeicher genannt, speichern Daten selbst dann, wenn sie von der Stromzufuhr abgekoppelt werden. ROM verwendet beispielsweise das BIOS. Im Gegensatz zu ROM- speichern RAM-Speicher Daten nur so lange, wie sie unter Strom stehen. RAM-Speicher werden als Arbeitsspeicher genutzt.
Siehe Cyberangriff
Router sind Geräte, die unterschiedliche Netzwerke miteinander verbinden und auf diese Weise beispielsweise die Verbindung zum Internet ermöglichen. Dabei leiten und steuern sie Datenpakete. Sie erledigen diese Aufgabe in vier Schritten:
- Ermittlung der verfügbaren Routen
- Auswahl der am besten geeigneten Route unter Berücksichtigung verschiedener Kriterien
- Herstellen einer physikalischen Verbindung zu anderen Netzwerken
Anpassen der Datenpakete an die Übertragungstechnik (Fragmentierung)